オーナー向け機能の「文書番号」で、手順書の画面で文書番号を手で入力・変更できる人と、公開の前に文書番号を必須にするかを決めます。社外の文書管理システムで番号を取っている会社や、Dive で振った番号を書き換えられないようにしたい会社のための設定です。
Enterprise プランでご利用いただけます。設定できるのはオーナーです。初期状態は、手順書を編集できる方（作成ユーザー以上）が入力・変更でき、公開の前の必須はオフです。
●画面: オーナー向け機能の「文書番号」
設定方法
- オーナー権限でログインし、サイドメニューの［オーナー向け機能］を開きます
- 上部タブの［業務ルール］を選び、「文書番号」を開きます
- ［手順書の画面で文書番号を入力・変更できる人］と［公開の前に文書番号を必須にする］を設定します
- ［保存］をクリックします
［デフォルトに戻す］で初期状態に戻せます。採番のルール（番号の形・当てるフォルダ）は、ここではなく作成ルールの「文書番号」で決めます。
手順書の画面で文書番号を入力・変更できる人
次から選びます。
- 作成ユーザー以上（既定）：手順書を編集できる方が入力・変更できます（今までと同じ）
- グループ管理者以上・チーム管理者以上・オーナーだけ：その役割に届かない方は、文書番号を見るだけになります
- 全員不可：だれも手で入力・変更できません。番号は採番と、手順書一覧の Excel の読み込みだけで入ります
役割を絞った時は、番号の担当の方が、ほかの方の下書きにも番号を入れられます。承認の依頼を受けた画面や、下書き共有で共有された下書きを開き、文書番号の欄の［番号を入れる］で番号を入れてください。その役割以上で、手順書の格納フォルダを閲覧できる方が使えます。初期状態のままでは、文書番号を入れられるのは下書きの起案者（編集の画面）と承認者（承認の画面の［番号を入れる］）です。
この設定は、文書番号の台帳の［番号を直す］にも効きます（オーナー・チーム管理者のうち、手で入力・変更できる役割の方だけが使えます）。また、役割を絞っている間は、手順書をコピーした時にコピーの番号を空にします。
公開の前に文書番号を必須にする
オンにすると、文書番号が入っていない手順書は公開できなくなります。止まるのは、起案者が公開する時と、最後の承認の前です。番号を入れてから、もう一度公開・承認してください。
次の手順書は、番号が空でも止まりません。
- 公開した時に自動で振る採番のルールが当たる手順書（公開した時に振られます）
- 採番のルールが当たるフォルダで、前の版の番号を引き継ぐ改訂
承認を依頼する時は、依頼する方が番号を入れられる（または［番号を取る］で取れる）場合だけ止まります。入れられない場合は依頼をそのまま送り、承認までに番号の担当の方が入れるよう案内が出ます。
［手順書の画面で文書番号を入力・変更できる人］が全員不可の間は、必須にできません（採番のルールが当たらない手順書に、番号を入れる人がいなくなるため）。
使い分け
Dive で番号を振る場合
作成ルールで採番のルールを作り、［公開した時に自動で振る］にします。振った番号を手で書き換えられないようにしたい時は、入力・変更できる人をチーム管理者以上などに絞ります。
社外の文書管理システムで番号を取っている場合
そのフォルダには採番のルールを当てません。入力・変更できる人を番号を登録する担当の役割に絞り、［公開の前に文書番号を必須にする］をオンにします。番号の担当の方が、承認までに［番号を入れる］で番号を入れます。たくさんの手順書にまとめて入れる時は、文書番号の台帳の［手順書一覧の Excel から読み込む］を使います。
プランを変えた時
Enterprise プランから変えると、この設定は効かなくなり、手順書を編集できる方が文書番号を入力・変更できる状態に戻ります。設定の内容は残ります。