このステップでは、組織体制に合わせてグループを設定し、メンバーを割り当てます。次の順で進めます。
- グループの考え方を理解する
- グループを作成する（組織の階層に合わせて）
- ユーザーを追加し、グループへ割り当てる
- 承認フローを設定する
グループとは？
グループは、組織の単位（部署・課・プロジェクトなど）です。ユーザーがどのグループに属するかによって、次の3つが決まります。
- どのフォルダ（手順書）にアクセスできるか
- 手順書を発行するとき、どの承認フローが使われるか
- スキルマップ（スキル内容・レベル定義）を管理する単位
このステップでは、あなたの組織体制やプロジェクト体制に沿ってグループを設定していきましょう。
チームとグループの違い
チームは契約の単位で、御社の会社全体にあたります（Diveの中に1つだけ）。その中のユーザーを、部署・課・プロジェクトなどの単位でまとめたものがグループです。
イメージとしては、チーム＝会社、グループ＝その中の「部署」や「課」。グループは階層（例：製造部 → 製造2課）にでき、1人のユーザーが複数のグループに所属することもできます。
グループとは別に、会社の組織上の部署・役職を、名簿の項目として登録することもできます。部署・役職は名簿とスキルマップの表示・並び・絞り込みに使うもので、手順書の見える範囲や承認はグループで決まります（部署・役職を登録する（名簿の部署・役職・ふりがな・人事の項目））。
アクセス制限とグループ
手順書が誰に見えるかは、手順書が入っているフォルダのアクセス制限で決まります。フォルダの[アクセス制限設定]で[絞り込みをする]を選び、見せるグループを指定します。絞り込みをしないフォルダは、ゲストを除くチーム内の全員が見られます。
Diveの仕様（初期状態）
- 下のグループの人は、上のグループの一員として扱われます。たとえば第1課の人は、製造部で絞り込んだフォルダも見られます。
- 上のグループに所属しているだけでは、下のグループで絞り込んだフォルダは見られません。たとえば製造部の人は、第1課で絞り込んだフォルダを見られません。
- 親フォルダの絞り込みは、中のフォルダにも効きます。親フォルダを開けない人は、中のフォルダも開けません。
- オーナーとチーム管理者は、絞り込みにかかわらずすべてのフォルダを見られます。
こうしたいときは
- 上の部署の人に、下の部署のフォルダも見せたい：オーナー向け機能の[業務ルール]→[フォルダの閲覧範囲]で、[所属グループより下のグループ向けのフォルダも閲覧できるようにする]をオンにします
- 下の部署の人に、上の部署の手順書を見せたくない：同じ欄の[上位のグループで絞り込んだフォルダの手順書を、下のグループの人に表示しない]をオンにします
- 組織図どおりに見せたい：上の2つを両方オンにします。手順は 部署の階層どおりに手順書の見える範囲を分ける をご参照ください
- 部署をまたぐプロジェクトのメンバーに見せたい：「改善プロジェクト」のようなグループを作ってメンバーを所属させ、そのグループでフォルダを絞り込みます。1人が複数のグループに所属できます
- 特定の人にも見せたい：その人を、フォルダを絞り込んだグループにも所属させます
グループは、まず今の組織の階層どおりに作り、部署をまたぐグループが必要になったら追加すると、管理しやすくなります。
グループの設定をやってみよう
- サイドバーの人アイコン（ユーザー管理）をクリックします。
2. [グループ管理]をクリックします。
3. [+ 最初のグループを作成] をクリックします。
4. グループ名を入力し、[追加]をクリックします。
5. グループが設定されました！（この例では「製造部」グループを作成しました）
続いて、階層定義のために子グループを作成していきます。作成したグループにマウスをのせると出てくる右側の[・・・]をクリックします。
6. [子グループを追加] をクリックします。
7. グループ名を入力し、[追加]をクリックします。
8. 子グループが作成され、階層を定義できました！（この例では、製造部→製造2課）
最後[保存]をクリックします。
9. グループ作成が完了しました！
ユーザーをグループのメンバーに追加しましょう
- せっかくなので、今あるユーザーをグループに追加しましょう。追加したいグループをクリックします（この例では、製造2課）。そうすると、右側の画面が製造2課の情報に変わります。現在はだれもいません。
- [メンバー追加]をクリックします。
- [追加するユーザーを選択]をクリックし、対象のユーザーを選択し、[追加する]をクリックします。
-
グループメンバーとして、ユーザーが追加されました！
新しく他のユーザーを追加しよう
利用するメンバーをユーザーとして追加して、利用環境を整えましょう。追加には「メールで招待」と、「メール不要アカウント発行」の2つの方法があります。多人数を一度に登録する場合は、Excelでの一括インポートも利用できます。
追加の詳しい手順（招待・メール不要アカウント発行・エクセル一括インポート）は、次の記事にまとめています。
ユーザーを追加したら、上の「ユーザーをグループのメンバーに追加しましょう」と同じ要領で、各グループへ割り当ててください。
承認フローを設定しよう
最後に、必要に応じて承認フローを設定します。承認フローを設定すると、手順書の発行・改訂時に、指定した承認者の承認が必要になります。
承認フローは、チームの全員が選べる全社共通のものと、そのグループに所属する方だけが選べるグループの承認フローを、用途ごとに何本でも用意できます。設定は、この画面（ユーザー管理）の上部にある対象バーで「全社(チーム)」または対象のグループを選び、［承認フロー］から行います。グループを作成していないチームでも、全社共通の承認フローはご利用いただけます。
設定手順の詳細は 承認フロー をご参照ください。
お疲れ様でした！これでグループ設定が完了しました◎
Diveの利用範囲が増えてきたり、会社の組織編制が変わったら、またこちらを見直して設定してみてください！次のステップで最後です。
次のステップ ＞ Step6 現場の声から手順書を育てよう