คุณสามารถตั้ง เกณฑ์บทบาทผู้ใช้ สำหรับแต่ละฟีเจอร์ (ส่งออก SOP ดาวน์โหลดสื่อ แชร์ภายนอก เป็นต้น) ที่สามารถใช้ได้ ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตจะเห็นปุ่มหรือเมนูเป็น ไม่พร้อมใช้งาน (สีเทา) ซึ่งป้องกันไม่ให้พวกเขาดำเนินการ
แผนที่พร้อมใช้งาน
ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับ แผน Enterprise
ใครสามารถกำหนดค่านี้ได้
เฉพาะผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เจ้าของเท่านั้นที่สามารถทำได้
ฟีเจอร์ที่คุณสามารถควบคุมได้
บนแท็บ ความปลอดภัย ให้ใช้การ์ด สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์ เพื่อตั้งบทบาทเกณฑ์สำหรับแต่ละฟีเจอร์ต่อไปนี้:
- ส่งออก SOP เป็นไฟล์ (PDF Excel Word PowerPoint MP4): การดำเนินการที่สร้างไฟล์ใหม่จากปุ่ม ส่งออก บนหน้าจอ SOP ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบรูปแบบของบริษัท (รูปแบบการส่งออก) การบันทึกรูปภาพและ PDF ที่เกี่ยวข้องกับ SOP และการดาวน์โหลดจากลิงก์อีเมล MP4 ที่เสร็จสิ้น (ค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า)
- ดาวน์โหลด SOP ที่ใช้ไฟล์: การดำเนินการที่เปิดและบันทึก SOP ซึ่งไฟล์นั้นเองคือเนื้อหาหลัก (Word Excel PowerPoint PDF เป็นต้น) การตั้งค่านี้ใช้ได้ไม่ว่าคุณจะเปิดไฟล์จากที่ใด: โฟลเดอร์ ผลการค้นหา รายการโปรด ประวัติ หน้าแรก ออฟไลน์ หรือลิงก์ที่แชร์ ขณะที่ยังไม่ได้ตั้งค่า จะใช้การตั้งค่า "ส่งออก SOP เป็นไฟล์" หลังจากบันทึกแล้ว จะกลายเป็นอิสระและใช้ได้แยกต่างหาก
- ส่งออก Excel รายการ SOP(ต่อโฟลเดอร์): จากเมนูการดำเนินการของโฟลเดอร์ ส่งออกรายการ SOP ในโฟลเดอร์นั้นไปยัง Excel การส่งออกรวมเฉพาะรายการ (ชื่อ การแก้ไข ตำแหน่ง ฯลฯ) ไม่ใช่เนื้อหา SOP (ข้อความขั้นตอนหรือวิดีโอ) (ค่าเริ่มต้น: ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า)
- แชร์ภายนอก: การออกใบอนุญาต URL แชร์ภายนอกที่มีกำหนดเวลาและโค้ด QR หากทีมมี การแชร์ภายนอกที่ปิดใช้งาน สิ่งนี้ไม่สามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่าบทบาท (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างหรือสูงกว่า)
- ดาวน์โหลดสื่อ: ดาวน์โหลดโดยตรงของไฟล์ต้นฉบับ (วิดีโอ รูปภาพ PDF เป็นต้น) จากไลบรารีสื่อ ซึ่งยังรวมถึงวิดีโอต้นฉบับที่ได้รับการประมวลผลโดยการวิเคราะห์ AI (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างหรือสูงกว่า)
- ดาวน์โหลดไฟล์แนบ: ดาวน์โหลดไฟล์ที่แนบหรือเชื่อมโยงกับ SOP (ขณะดู หรือแก้ไข) การตั้งค่านี้ยังควบคุมการดาวน์โหลดไฟล์ใบรับรองที่ลงทะเบียนเป็นหลักฐานการรับรอง (ค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า)
- ส่งออกการพัฒนา, คุณสมบัติ, การอบรม: ส่งออก Excel ของ Skill Map (พัฒนา) สมุดรับรอง และการอบรม (สถานะการเสร็จสิ้นหลักสูตร) ซึ่งใช้ได้กับการส่งออกจากหน้าจออพยพและการส่งออกจากแท็บ พัฒนา และ คุณสมบัติ ของหน้าส่วนตัว การส่งออกรวมชื่อและสถานะการประเมิน/การหา (ค่าเริ่มต้น: ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า)
- ส่งออกรายงานการใช้งาน: ส่งออก Excel ของ รายงานการใช้งาน และส่งออก PowerPoint สำหรับข้อเสนอทางธุรกิจ ซึ่งยังรวมถึงการส่งออกจากแท็บ บันทึกการดู ของหน้าส่วนตัว อย่างไรก็ตาม หากบุคคลส่งออกบันทึกของตนเอง การตั้งค่านี้สามารถใช้ได้เว้นแต่ว่าจะถูกตั้งเป็น "ปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคน" (ค่าเริ่มต้น: ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า)
- ส่งออกบันทึกการดู, แบบตรวจสอบ: การดำเนินการส่งออก CSV ว่าใครดู SOP และเมื่อ รวมถึงวิธีที่พวกเขาตอบคำถาม เมื่อใช้เป็นแบบตรวจสอบ ขั้นตอนนี้จะรวมถึงบันทึกการดำเนินการ การตั้งค่านี้ใช้ได้ไม่ว่าคุณจะเปิดจากหน้าจอใด: รายงานการใช้งาน หน้าส่วนตัว หรือ บันทึกการดู SOP (ค่าเริ่มต้น: ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า)
- ส่งออกการวิเคราะห์การทำงาน (วิเคราะห์อย่างรวดเร็ว การเปรียบเทียบกับ SOP การวิเคราะห์เวลา): การดำเนินการส่งออกผลการวิเคราะห์การทำงานไปยัง Excel การส่งออกรวมชื่อของหัวข้อ วันที่/เวลาการวิเคราะห์ และผลการเปรียบเทียบกับสมาชิกทีมอื่น การสร้างวิดีโอมาตรฐาน (ส่งออกไปยังไลบรารีสื่อ) ไม่รวม (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างหรือสูงกว่า)
- ส่งออกแผนการสร้าง: การดำเนินการส่งออกแผนการสร้าง SOP ไปยัง Excel การตั้งค่านี้ใช้ได้กับแผนโดยรวม ผลการกรองรายการ และ "งานมอบหมายของฉัน" และรวมชื่อผู้ได้รับมอบหมาย วันครบกำหนด และความก้าวหน้า (ค่าเริ่มต้น: ผู้สร้างหรือสูงกว่า)
ชี้เมาส์ไปที่ไอคอน ⓘ ข้างชื่อของแต่ละฟีเจอร์เพื่อดูว่าฟีเจอร์นั้นจำกัดอะไร สำหรับฟีเจอร์บางอย่าง บทบาทที่ต่ำกว่าซึ่งไม่มีผลจะไม่แสดงเป็นตัวเลือก
●หมายเหตุสำคัญเมื่อจำกัดการดาวน์โหลด SOP ที่ใช้ไฟล์
หากคุณได้ลงทะเบียนรูปแบบที่ไม่สามารถเปิดได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลด (Word Excel PowerPoint เป็นต้น) เป็น SOP ที่ใช้ไฟล์ การจำกัดการตั้งค่านี้จะป้องกันผู้ใช้ของบทบาทที่ระบุ จากการดู SOP เอง หากคุณต้องการแสดงบนหน้าจอ ให้แปลงเป็น PDF ก่อนลงทะเบียน
ขั้นตอนการกำหนดค่า
- เปิด ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ ในเมนูด้านข้าง
- เลือกแท็บ ความปลอดภัย ที่ด้านบนและเปิดการ์ด สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์
- สำหรับแต่ละแถวฟีเจอร์ ให้เลือก บทบาทที่อนุญาต จากรายการแบบเลื่อนลง
- ทุกคน (รวมแขก)
- แต่ละบทบาทหรือสูงกว่า (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า ผู้สร้างหรือสูงกว่า ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า ผู้ดูแลทีมหรือสูงกว่า)
- เจ้าของเท่านั้น
- ด้านขวาของตารางจะสะท้อนทันที บทบาทใดถูกตรวจสอบ (เครื่องหมายถูกสีเขียว)
- สำหรับแต่ละฟีเจอร์ ให้คลิก บันทึก หรือใช้ คืนค่าเริ่มต้น เพื่อกลับไปที่การตั้งค่าเริ่มต้น
การดำเนินการเป็นกลุ่ม (เปลี่ยนแปลงหลายฟีเจอร์พร้อมกัน)
ใช้ปุ่มต่อไปนี้ที่ด้านบนของตารางเพื่อเปลี่ยนแปลงฟีเจอร์ทั้งหมดพร้อมกัน:
- ปิดใช้งานทั้งหมดสำหรับทุกคน: จำกัดฟีเจอร์ทั้งหมดเป็น "เจ้าของเท่านั้น" เพื่อไม่ให้ใครนอกเจ้าของสามารถใช้ได้ คุณสามารถคืนค่าการตั้งค่าแต่ละรายการในภายหลัง
- คืนค่าเริ่มต้นทั้งหมด: คืนค่าฟีเจอร์ทั้งหมดไปยังเกณฑ์บทบาทมาตรฐาน
สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการ จำกัดผู้ใช้ทั้งหมดชั่วคราว สำหรับโครงการที่เป็นความลับ
วิธีที่มันดูและทำงาน
- สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต ปุ่มหรือเมนูที่เกี่ยวข้องจะปรากฏเป็น ไม่พร้อมใช้งาน (สีเทา)
- เนื่องจากไม่สามารถคลิกได้ ผู้ใช้สามารถเห็นว่าฟีเจอร์นั้นมีอยู่ แต่ไม่สามารถทำงานได้
- เมื่อคุณชี้เมาส์ไปที่ปุ่มที่ปิดใช้งาน ข้อความจะปรากฏอธิบายว่าทำไมจึงไม่พร้อมใช้งาน
- แชร์ภายนอกถูกควบคุมโดยการตั้งค่า แชร์ภายนอกที่ปิดใช้งาน ทั่วทั้งทีม ดังนั้นหากปิดใช้งาน จึงไม่สามารถใช้ได้โดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่านี้
เคล็ดลับการใช้งานอย่างมีประสิทธิผล
- สำหรับทีมจัดการ SOP ที่เป็นความลับสูง ให้ตั้งเกณฑ์สูงกว่า (เช่น ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า) สำหรับ PDF Excel Word MP4 และ PowerPoint ส่งออกและดาวน์โหลด
- เพื่อป้องกันการใช้สื่อซ้ำ ให้จำกัดการดาวน์โหลดสื่อและการดาวน์โหลดแนบให้เป็นเจ้าของเท่านั้น
- การควบคุมแบบค่อยเป็นค่อยไปตามขั้นตอนการทำงาน: การตั้งค่าแบบหลวมในช่วงแรกของการแนะนำ ปิดหลังจากเสถียร
- แจ้ง ผู้ใช้ของบทบาทที่ได้รับผลกระทบ ก่อนการเปลี่ยนแปลงจะช่วยลดการสอบถามจากพื้นที่