การแชร์ฉบับร่าง เป็นฟีเจอร์ที่อนุญาตให้คุณแชร์ SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่างที่ยังไม่เผยแพร่กับผู้ใช้หรือกลุ่มที่ระบุ แยกจากกระบวนการอนุมัติ โดยอนุญาตให้พวกเขาดูและแสดงความคิดเห็น ใช้เมื่อคุณต้องการให้พนักงานในสนามหรือผู้มีประสบการณ์พิจารณาเนื้อหาก่อนการเผยแพร่
ผู้รับการแชร์ไม่สามารถแก้ไขฉบับร่างได้ พวกเขาไม่สามารถแก้ไข บันทึก อนุมัติ หรือลบขั้นตอน—สามารถเหลือไว้เพียงความคิดเห็นเท่านั้น
การแชร์ฉบับร่างคืออะไร
ตามค่าเริ่มต้น SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่างสามารถเปิดได้เฉพาะโดยผู้ริเริ่มและผู้ที่อยู่ในกระบวนการอนุมัติเท่านั้น ดังนั้นเมื่อคุณต้องการให้"พนักงานในสนามที่ไม่ใช่ผู้อนุมัติดูฉบับร่างก่อนการเผยแพร่" คุณจะต้องเผยแพร่ชั่วคราวหรือแสดงหน้าจออย่างไร้สาย
ด้วยการแชร์ฉบับร่าง ผู้ริเริ่มเพียงแค่ระบุผู้รับการแชร์ (ผู้ใช้หรือกลุ่ม) และผู้รับสามารถเปิดฉบับร่าง พิจารณา และเหลือไว้ซึ่งความคิดเห็น คุณสามารถแชร์กับผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ (การแชร์ฉบับร่างทำงานอย่างอิสระจากข้อจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์) เนื่องจากแยกจากกระบวนการอนุมัติ จึงไม่ส่งผลต่อกระบวนการอนุมัติ
●หน้าจอ: แท็บ "การแชร์ฉบับร่าง" บนหน้าจอแก้ไข SOP (มุมมองจากผู้ริเริ่ม)
[รูปภาพ: draftshare_tab_owner]
สิ่งที่คุณต้องการ
- สิทธิ์: เฉพาะผู้ริเริ่มของฉบับร่างเท่านั้นที่สามารถตั้งค่าผู้รับการแชร์ได้ ผู้อนุมัติและผู้ที่มีฉบับร่างแชร์ให้ไม่เห็นการตั้งค่าการแชร์—พวกเขาสามารถใช้ความคิดเห็นเท่านั้น
- ใครสามารถเป็นผู้รับได้: ผู้ใช้และกลุ่มจากทีมเดียวกัน ผู้ใช้ที่เป็นแขกและผู้ใช้ที่กำลังถูกเชิญแต่ยังไม่ได้เข้าร่วมไม่สามารถเป็นผู้รับได้
- ขอบเขต: เฉพาะ SOP ที่อยู่ในสถานะฉบับร่างเท่านั้น แท็บ "การแชร์ฉบับร่าง" ไม่ปรากฏบน SOP ที่เผยแพร่แล้ว (ออกแบบมาแล้ว)
- แพ็กเกจ: ใช้ได้กับ แพ็กเกจ Lite ขึ้นไป
- ตำแหน่ง: กำหนดค่าจากแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] ที่ด้านบนของหน้าจอแก้ไข SOP
ตั้งค่าผู้รับการแชร์ (ผู้ริเริ่ม)
- ในเมนูด้านซ้าย เปิด [SOP] → [ฉบับร่าง / การอนุมัติ] และคลิก SOP เป้าหมายจากแท็บ [ฉบับร่าง]
- เปิดแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] ที่ด้านบนของหน้าจอแก้ไข
- คลิก [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์]
- เลือกบุคคลใน ผู้ใช้ที่แชร์ให้ หรือกลุ่มใน กลุ่มที่แชร์ให้ (คุณสามารถใช้ทั้งสองอย่างร่วมกัน)
- คลิก [บันทึกการตั้งค่าการแชร์]
●หน้าจอ: กล่องโต้ตอบการตั้งค่าการแชร์ที่เปิดโดย [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์]
เมื่อคุณบันทึก อีเมลแจ้งเตือนพร้อมลิงก์โดยตรงไปยัง SOP เป้าหมายจะถูกส่ง เฉพาะให้กับผู้รับที่เพิ่งเพิ่มเข้าไปในรายการแชร์เท่านั้น ผู้รับที่มีฉบับร่างแชร์อยู่แล้วไม่ได้รับอีเมลที่ซ้ำกัน
แชร์ตามกลุ่ม
ทุกครั้งที่คุณคลิกชื่อกลุ่มใน "กลุ่มที่แชร์ให้" สถานะการเลือกจะเปลี่ยนดังนี้:
- คลิกครั้งแรก: แชร์กับกลุ่มและสมาชิกของ กลุ่มย่อยทั้งหมด
- คลิกครั้งที่สอง: แชร์กับ เฉพาะสมาชิกโดยตรง ของกลุ่ม (ไม่รวมกลุ่มย่อย)
- คลิกครั้งที่สาม: ยกเลิกการเลือก
ผู้รับการแชร์จะได้รับการยืนยันเมื่อสมาชิกถูกขยาย ผู้ใช้ที่เพิ่มเข้าไปในกลุ่มหลังจากบันทึกจะไม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติ หากจำเป็น ให้บันทึกการตั้งค่าการแชร์อีกครั้ง
ไม่จำเป็นต้องแชร์กับผู้อนุมัติ
ผู้ใช้ในคำขอการอนุมัติสามารถดูฉบับร่างโดยอัตโนมัติ คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าให้พวกเขาเป็นผู้รับการแชร์อีกครั้ง
วิธีที่มันปรากฏบนด้านผู้รับ
ผู้รับสามารถเปิดฉบับร่างได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:
- ผ่านลิงก์ในอีเมลแจ้งเตือน
- ในเมนูด้านซ้าย เปิด [SOP] → [ฉบับร่าง / การอนุมัติ] จากนั้นเปิดจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] (สำหรับผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว รายการเมนูปรากฏเป็น [ฉบับร่างที่แชร์])
●หน้าจอ: แท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] บน "ฉบับร่าง / การอนุมัติ"
เมื่อเปิด แท็บที่แสดง [ฉบับร่างที่แชร์ (ดู·แสดงความคิดเห็นเท่านั้น)] ปรากฏที่ด้านบนของหน้าจอ และแท็บ [ความคิดเห็นต่อร่าง] จะเปิดขึ้นก่อน คุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดขั้นตอนจากแท็บ [รายละเอียดขั้นตอน]
ในสถานะนี้ คุณไม่สามารถแก้ไข บันทึก เผยแพร่ (ขออนุมัติ) อนุมัติ แก้ไข ทำซ้ำ ลบ หรือแชร์ผ่าน QR Code ได้ เฉพาะความคิดเห็นเท่านั้นที่สามารถทำได้
แลกเปลี่ยนความคิดเห็น
- เปิดแท็บ [การแชร์ฉบับร่าง] (หรือหากคุณเป็นผู้รับ แท็บ [ความคิดเห็นต่อร่าง])
- ป้อนความคิดเห็นในช่องข้อความที่ด้านล่างของหน้าจอแล้วคลิก [โพสต์ความคิดเห็น]
เมื่อคุณโพสต์ อีเมลแจ้งเตือนที่มีความคิดเห็นจะถูกส่งให้กับ ผู้ริเริ่มและใครก็ตามที่แสดงความคิดเห็นมาก่อน (ยกเว้นตัวคุณเอง) ผู้รับที่ยังไม่ได้แสดงความคิดเห็นจะไม่ได้รับการแจ้งเตือน
ความคิดเห็นจะแสดงขึ้นทันทีหลังจากการโพสต์และได้รับการอัปเดตบนหน้าจอทั้งหมดที่ดูฉบับร่าง ชื่อผู้โพสต์และเวลาการโพสต์ปรากฏร่วมกัน
●หน้าจอ: รายการความคิดเห็นฉบับร่างและช่องป้อนข้อมูล
หยุดการแชร์
ผู้ริเริ่มเปิด [การแชร์ฉบับร่าง] → [เปลี่ยนเป้าหมายที่แชร์] ยกเลิกการเลือกผู้ใช้หรือกลุ่มที่ต้องการลบ และคลิก [บันทึกการตั้งค่าการแชร์] SOP จะถูกลบออกจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] สำหรับผู้รับนั้น
เมื่อ SOP ถูกเผยแพร่ จะถูกลบออกโดยอัตโนมัติจากแท็บ [ฉบับร่างที่แชร์] หลังจากการเผยแพร่ ผู้ที่สามารถดูได้ขึ้นอยู่กับข้อจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์
คำถามที่พบบ่อย
ผู้รับสามารถแก้ไข SOP โดยไม่ตั้งใจได้หรือไม่?
ไม่ ผู้รับไม่เห็นปุ่มแก้ไข บันทึก หรือการอนุมัติใดๆ—หน้าจอจะอ่านได้เท่านั้น
ฉันสามารถแชร์กับผู้ที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ได้หรือไม่?
ได้ การแชร์ฉบับร่างทำงานอย่างอิสระจากข้อจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์เพื่ออนุญาตการดู เนื่องจากคุณแชร์ SOP ฉบับร่างก่อนการเผยแพร่ โปรดยืนยันผู้รับการแชร์อย่างระมัดระวัง
ฉันสามารถแชร์กับผู้ใช้แขกได้หรือไม่?
ไม่ ผู้ใช้แขกไม่ปรากฏเป็นตัวเลือกสำหรับผู้รับการแชร์
เกิดอะไรขึ้นกับความคิดเห็นเกี่ยวกับฉบับร่างหลังจากการเผยแพร่?
หลังจากการเผยแพร่ แท็บ "การแชร์ฉบับร่าง" จะไม่ปรากฏบน SOP อีกต่อไป ดังนั้นส่วนความคิดเห็นจึงหายไป
จะเกิดอะไรขึ้นหากฉบับร่างที่แชร์ยังอยู่ใน "รอการอนุมัติจากคุณ"?
กระบวนการอนุมัติมีความสำคัญมากที่สุด หากคุณเปิดเป็นผู้อนุมัติ หน้าจออ่านไม่ได้เท่านั้น และคุณสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธตามปกติได้