ฟีเจอร์นี้ค้นหาข้อความที่ตรงกับชื่อขั้นตอน Dive โดยอัตโนมัติจากไฟล์ที่ผูกเป็น "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" ใน SOP จากนั้นแทรกลิงก์เพื่อเปิดแต่ละขั้นตอนโดยตรงพร้อมกัน คุณไม่จำเป็นต้องระบุว่าจะวางไว้ที่แถว หรือเซลล์ใด เนื่องจากเนื้อหาและเลย์เอาต์ไม่เปลี่ยนแปลง คุณจึงสามารถใช้ไฟล์ได้ตามรูปแบบเดิม
หากทำด้วยตนเอง คุณจะต้องค้นหาแต่ละรายการในเอกสาร ค้นหา URL สำหรับแต่ละขั้นตอน และแทรกพวกมัน สำหรับแบบฟอร์มตรวจสอบที่มีรายการหลายสิบรายการ สิ่งนี้จึงไม่เป็นไปได้ในทางปฏิบัติ ฟีเจอร์นี้ทำการจับคู่และแทรกในครั้งเดียว ช่วยให้คุณตรวจสอบรายการ "ขั้นตอนใดตรงกับตำแหน่งใดในไฟล์" ก่อนทำการแทรก
ต่างจากการส่งออก PDF, Excel, PowerPoint ที่สร้างไฟล์ใหม่จากเนื้อหา Dive ส่วนนี้ เพิ่มเฉพาะลิงก์เข้าไปในไฟล์ที่คุณมีอยู่แล้วและส่งคืน ใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อคุณต้องการเชื่อมต่อแบบฟอร์มตรวจสอบหรือมาตรฐานการทำงานที่ใช้ทุกวันที่现場 โดยตรงกับ SOP วิดีโอ โดยไม่ต้องสร้างใหม่.
ฟีเจอร์การส่งออกนี้ใช้ได้กับแพ็กเกจ Pro และ Enterprise จะดำเนินการจากเบราว์เซอร์ PC โดยบุคคลที่สามารถแก้ไข SOP ได้ นอกจากนี้ คุณจำเป็นต้องมีบทบาทผู้ใช้ที่อนุญาตให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบ
ไฟล์ที่เป้าหมาย
ไฟล์ที่ผูกไว้ในแผงควบคุม "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" บนแท็บ "ข้อมูลพื้นฐาน" ของหน้าจอแก้ไข SOP ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขต่อไปนี้ ปุ่ม "เพิ่มลิงก์ Dive" จะแสดงเฉพาะในแถวของไฟล์ที่เป็นไปตามเงื่อนไขเหล่านี้เท่านั้น
- Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm), หรือ PDF (.pdf)
- ไม่รองรับรูปแบบเก่า .doc / .xls / .ppt แม้ว่าจะสามารถอัปโหลดเป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับฟีเจอร์สกัดด้วย AI ได้ แต่ไม่รองรับการแทรกลิงก์ เนื่องจากจำเป็นต้องคืนไฟล์ต้นฉบับเดิม โปรดเตรียมไฟล์ใหม่ที่บันทึกไว้ในรูปแบบใหม่
- ต้องเป็นไฟล์ที่อัปโหลดไป Dive (ไฟล์ภายนอกที่ลงทะเบียนเป็น URL ไม่ได้รับการรองรับเนื่องจากไม่สามารถดึงข้อมูลได้)
- PDF ที่ไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
ไม่เพียงแต่ใช้กับ SOP ที่ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงสำหรับฟีเจอร์สกัดด้วย AI แต่ยังใช้กับแบบฟอร์มตรวจสอบและแบบฟอร์มตรวจสอบที่ผูกไว้ในภายหลังด้วย การตั้งค่า "บทบาท" ของไฟล์ไม่สำคัญ
เพิ่มลิงก์
- เปิดแท็บ "ข้อมูลพื้นฐาน" บนหน้าจอแก้ไข SOP และเปิดแผงควบคุม "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง"
- คลิกที่ "เพิ่มลิงก์ Dive" ในแถวของไฟล์เป้าหมาย
- การจับคู่ข้อความในไฟล์กับชื่อขั้นตอนจะเริ่มขึ้นโดยอัตโนมัติและหน้าจอยืนยันจะเปิด
- หากมีขั้นตอนใดที่คุณไม่ต้องการเพิ่ม ให้ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายทางด้านซ้าย
- คลิกที่ "ดาวน์โหลด" หรือ "แทนที่ไฟล์ที่เกี่ยวข้องใน Dive"
วิธีการอ่านหน้าจอยืนยัน
ผลลัพธ์ของการจับคู่จะแบ่งออกเป็นสามประเภทตามระดับของการจับคู่
- ตรงกันอย่างแน่นอน — ชื่อขั้นตอนและข้อความในไฟล์เหมือนกัน (การเปรียบเทียบไม่สนใจขนาดอักษรแบบเต็มและครึ่ง ช่องว่าง ตัวเลข และสัญลักษณ์ที่จุดเริ่มต้นของบรรทัด)
- ตรงกันบางส่วน — ชื่อขั้นตอนจะอยู่ในข้อความของไฟล์ตามที่กำหนด
- ประมาณการ — ข้อความไม่ตรงกันอย่างสมบูรณ์ สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อข้อความเสียหายในเอกสารที่สแกน ระดับการจับคู่จะแสดงเป็น %
ใน "จุดที่จะวาง" และ "ข้อความ ณ ตำแหน่งนั้น" แสดงตำแหน่งที่ลิงก์ถูกเพิ่มจริงและข้อความที่เขียนไว้ที่นั่น หากไม่ใช่ตำแหน่งที่ตั้งใจไว้ ให้ยกเลิกการเลือก คุณจะไม่เพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนที่ยกเลิกการเลือก
สำหรับ PDF รูปภาพของหน้าจะซ้อนทับกันทางด้านขวา คลิกที่แถวในตารางเพื่อนำทางไปยังตำแหน่งนั้น และกรอบจะกระพริบ กรอบสีส้มคือ "ประมาณการ" คุณสามารถลากเพื่อเปลี่ยนความกว้างของขอบเขตระหว่างตารางและรูปภาพหน้า
ขั้นตอนที่ไม่สามารถเพิ่มลิงก์ได้จะแสดงรายการพร้อมกันที่ด้านบนของหน้าจอ
- ขั้นตอนที่ไม่พบในไฟล์
- ไม่ใช่เป้าหมาย — ขั้นตอนที่มีชื่อขั้นตอนน้อยกว่า 3 ตัวอักษร หรือขั้นตอนที่มีชื่อขั้นตอนที่ซ้ำกัน
ความแตกต่างระหว่างการดาวน์โหลดและการแทนที่
ดาวน์โหลด
ดาวน์โหลดไฟล์ที่มีลิงก์แทรกทันที ชื่อไฟล์จะเป็น "ชื่อไฟล์เดิม_with_links.extension" ใช้สิ่งนี้ถ้าคุณแจกจ่ายนอก Dive
แทนที่ไฟล์ที่เกี่ยวข้องใน Dive
บันทึกไฟล์ที่มีลิงก์แทรก Dive และแทนที่เนื้อหาไฟล์ที่เกี่ยวข้อง ไฟล์ที่เข้าถึงได้จาก SOP จะเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่มีลิงก์เสมอ
แม้หลังจากแทนที่แล้ว ไฟล์ต้นฉบับก่อนเพิ่มลิงก์จะยังคงถูกเก็บไว้ เมื่อคุณเรียกใช้ "เพิ่มลิงก์ Dive" ครั้งต่อไป มันจะถูกสร้างใหม่จากต้นฉบับเสมอ ดังนั้นลิงก์จึงจะไม่ถูกแทรกซ้ำ
ลิงก์ที่ถูกแทรก
สิ่งที่ถูกฝังไว้คือ URL ของ Dive เพื่อเปิดขั้นตอนนั้นโดยตรง เมื่อคุณคลิกที่ลิงก์ หน้าจอเล่น Dive จะเริ่มจากขั้นตอนนั้น
URL นั้นเองไม่มีสิทธิในการดู ว่าจะเปิดได้หรือไม่นั้นถูกกำหนดโดยสิทธิ์ในการเข้าถึงโฟลเดอร์หลังจากเข้าสู่ระบบ Dive หากคุณยังไม่ได้เข้าสู่ระบบหรือไม่มีสิทธิ์ในการดูโฟลเดอร์นั้น SOP จะไม่แสดงแม้ว่าคุณคลิกที่ลิงก์นั้น ไม่สามารถฝัง URL การแชร์ภายนอกได้
วิธีการแชร์ SOP กับบุคคลภายนอก โปรดดู "แชร์ SOP ภายนอก: คำแนะนำการใช้งาน (URL การแชร์ภายนอก / เชิญผู้เยี่ยมชม)"
สิ่งที่เปลี่ยนแปลงและไม่เปลี่ยนแปลงในไฟล์ต้นฉบับ
ข้อความที่มีลิงก์จะแสดงเป็นสีน้ำเงินและขีดเส้นใต้เพื่อให้ผู้รับทราบว่าสามารถคลิกได้ (ยกเว้น PDF) เนื้อหา เลย์เอาต์ และรูปแบบเอกสารไม่เปลี่ยนแปลง
- Excel — ตั้งค่าไฮเปอร์ลิงก์ในเซลล์ที่สอดคล้องกันและทำให้ข้อความเป็นสีน้ำเงินและขีดเส้นใต้ เส้น ตัวเลือกสีพื้นหลัง การจัดแนว และรูปแบบการแสดงผลสืบทอดรูปแบบดั้งเดิม ค่าเซลล์ สูตร ขนาดแถว/คอลัมน์ รูปร่าง และช่องทำเครื่องหมายไม่ได้รับผลกระทบ
- Word — ทำให้ข้อความในย่อหน้าที่สอดคล้องกันเป็นลิงก์ และใช้สไตล์ข้อความ "ไฮเปอร์ลิงก์" มาตรฐานของ Word รูปแบบย่อหน้าและเลย์เอาต์ไม่เปลี่ยนแปลง
- PowerPoint — ทำให้ข้อความในย่อหน้าที่สอดคล้องกันเป็นลิงก์ สี และเส้นใต้จะเป็นไปตามรูปแบบไฮเปอร์ลิงก์ของธีม ตำแหน่ง ขนาดรูปร่าง และขนาดข้อความไม่เปลี่ยนแปลง
- PDF — เพิ่มพื้นที่ลิงก์ไปยังหน้า เนื่องจากไม่มีการปรับเปลี่ยนเนื้อหาของหน้า ลักษณะที่ปรากฏดั้งเดิมจึงถูกรักษาไว้ (ลิงก์ไม่มองไม่เห็น)
เมื่อไม่สามารถเพิ่มลิงก์
เพื่อหลีกเลี่ยงการแจกจ่ายลิงก์ไปยังขั้นตอนที่ผิด เรากำหนดนโยบายไม่เพิ่มสิ่งที่ไม่สามารถระบุได้ ลิงก์จะไม่เพิ่มในกรณีต่อไปนี้
- เมื่อการพูดหรือการสิ้นสุดแตกต่างกัน (เช่น "ล็อกหมุดสอบ" และ "ล็อกหมุดสอบ" ถูกมองว่าเป็นข้อความที่ต่างกัน)
- เมื่อชื่อขั้นตอนน้อยกว่า 3 ตัวอักษร
- เมื่อมีขั้นตอนหลายขั้นตอนที่มีชื่อขั้นตอนเดียวกัน (ไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นขั้นตอนใด ดังนั้นเราจึงไม่เพิ่มลงในทั้งสองขั้นตอน)
- เมื่อข้อความเดียวกันปรากฏในหลายตำแหน่งในไฟล์ เช่น เมื่อชื่อขั้นตอนปรากฏในสารบัญและเนื้อหาหลัก เรายังคงเพิ่มเมื่อจำกัดไว้ในตำแหน่งเดียวในช่วงที่ถูกจำกัดด้วยขั้นตอนที่อยู่รอบข้าง
- ใน Excel เราดูเฉพาะเซลล์ที่มีข้อความ หนึ่งลิงก์ต่อเซลล์ และหนึ่งตำแหน่งต่อขั้นตอน
- ใน Word และ PowerPoint ย่อหน้าที่มีลิงก์ที่ตั้งค่าแล้วไม่ได้รับมอบหมาย (เพื่อหลีกเลี่ยงการทำให้ลิงก์ดั้งเดิมเสียหาย) หากชื่อขั้นตอนขยายไปทั่วย่อหน้าหลาย ๆ ส่วน ก็ไม่สามารถเพิ่มได้
- ใน Word ย่อหน้าภายในกล่องข้อความหรือรูปร่าง หรือย่อหน้าที่มีประวัติการเปลี่ยนแปลงที่เหลือก็ไม่ได้รับมอบหมาย
- ใน PDF ข้อความที่หมุนไม่ได้รับมอบหมาย
หากไม่มีการจับคู่ใดเลย ข้อความ "ไม่พบชื่อขั้นตอนที่ตรงกันในไฟล์" จะแสดงและไฟล์จะไม่ถูกสร้าง ชื่อขั้นตอนจะตรงกันได้ง่ายขึ้นหากคุณทำให้ชื่อเหล่านั้นใกล้เคียงกับวิธีการเขียนในเอกสารต้นฉบับมากขึ้น
เมื่อ SOP ถูกแก้ไข
ลิงก์ที่ถูกแทรกชี้ไปยังหมายเลขลำดับของขั้นตอน หากคุณเปลี่ยนชื่อขั้นตอนหรือจัดเรียงขั้นตอนใหม่หลังจากเพิ่มลิงก์ ลิงก์ในไฟล์ที่ส่งออกจะยังคงชี้ไปยังขั้นตอนที่เลื่อน
เมื่อคุณพยายามเผยแพร่ในสถานะนี้ การยืนยัน "ไฟล์ที่ส่งออกพร้อมลิงก์จะหมดอายุ" จะปรากฏ หลังจากเผยแพร่ ให้รันคำสั่ง "เพิ่มลิงก์ Dive" อีกครั้งจาก "ข้อมูลพื้นฐาน" → "ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง" เพื่อส่งออกไฟล์อีกครั้ง
หากชื่อขั้นตอนและลำดับไม่เปลี่ยนแปลงในการแก้ไข การยืนยันนี้จะไม่ปรากฏ ลิงก์ในไฟล์ที่ส่งออกก็สามารถใช้ได้ตามปัจจุบัน
เกี่ยวกับการจับคู่ชื่อขั้นตอน
การจับคู่ชื่อขั้นตอนกำลังได้รับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โปรดให้ทราบหากคุณสังเกตเห็นตัวอย่างที่วางได้ดีหรือวางในตำแหน่งที่ไม่ต้องการ