Trong bước này, bạn sẽ thiết lập Nhóm theo cấu trúc tổ chức của mình và phân công thành viên. Thực hiện theo các bước sau:
- Hiểu cách Nhóm hoạt động
- Tạo Nhóm (theo cấp bậc tổ chức của bạn)
- Thêm người dùng và phân công vào Nhóm
- Thiết lập Quy trình phê duyệt
Nhóm là gì?
Nhóm là các đơn vị tổ chức (bộ phận, team, dự án, v.v.). Dựa trên Nhóm mà một người dùng thuộc về, ba điều sau sẽ được xác định:
- Thư mục (SOP) nào họ có thể truy cập
- Quy trình phê duyệt nào được sử dụng khi phát hành SOP
- Đơn vị quản lý Bản đồ kỹ năng (nội dung kỹ năng và định nghĩa level)
Trong bước này, hãy thiết lập Nhóm của bạn theo cấu trúc tổ chức hoặc cấu trúc dự án của mình.
Sự khác biệt giữa Nhóm và Toàn công ty
Nhóm là đơn vị hợp đồng và đại diện cho toàn bộ công ty của bạn (chỉ một trên Dive). Nhóm là cách bạn tổ chức những người dùng trong đó theo bộ phận, team, dự án, v.v.
Hình dung như sau: Toàn công ty = Công ty, Nhóm = bộ phận hoặc team trong đó. Nhóm có thể có cấp bậc (ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Bộ phận Sản xuất 2), và một người dùng có thể thuộc về nhiều Nhóm.
Giới hạn truy cập và Nhóm
Ai có thể xem một SOP tùy thuộc vào hạn chế truy cập của Thư mục chứa nó. Trong "Cài đặt hạn chế truy cập" của Thư mục, chọn "Áp dụng bộ lọc" và chỉ định Nhóm nào nên xem nó. Thư mục không lọc có thể được xem bởi tất cả thành viên Nhóm (ngoại trừ khách).
Thông số kỹ thuật Dive (Trạng thái mặc định)
- Người dùng ở Nhóm thấp hơn được coi là thành viên của Nhóm trên. Ví dụ, thành viên của Bộ phận Sản xuất 2 cũng có thể xem Thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất.
- Chỉ thuộc về Nhóm trên không cho phép bạn truy cập Thư mục được lọc theo Nhóm thấp hơn. Ví dụ, nhân viên Bộ phận Sản xuất không thể xem Thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất 2.
- Lọc ở cấp Thư mục cha cũng áp dụng cho Thư mục bên trong nó. Nếu ai đó không thể mở Thư mục cha, họ cũng không thể mở Thư mục bên trong nó.
- Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem tất cả Thư mục bất kể lọc.
Nếu bạn muốn...
- Hiển thị Thư mục từ bộ phận thấp hơn cho nhân viên bộ phận trên: Trong "Chức năng dành cho chủ sở hữu" → "Quy tắc nghiệp vụ" → "Phạm vi xem thư mục", bật "Cho phép xem Thư mục cho Nhóm dưới Nhóm của người dùng"
- Ẩn SOP từ bộ phận trên khỏi nhân viên bộ phận dưới: Trong phần tương tự, bật "Không hiển thị SOP từ Thư mục được lọc theo Nhóm trên cho người dùng ở Nhóm dưới"
- Hiển thị theo sơ đồ tổ chức của bạn: Bật cả hai tùy chọn trên. Xem Chia khả năng hiển thị SOP theo cấp bậc bộ phận để biết hướng dẫn
- Hiển thị cho thành viên của dự án xuyên bộ phận: Tạo một Nhóm như "Dự án Cải thiện", phân công thành viên cho nó và lọc Thư mục theo Nhóm đó. Một người có thể thuộc về nhiều Nhóm
- Hiển thị cho các cá nhân cụ thể: Thêm người đó vào Nhóm cho Thư mục được lọc
Sẽ dễ dàng quản lý hơn nếu bạn trước tiên tạo Nhóm theo cấp bậc tổ chức hiện tại của mình, sau đó thêm Nhóm xuyên bộ phận khi cần thiết.
Hãy thiết lập Nhóm
- Nhấp vào biểu tượng người dùng ở thanh bên (Quản lý người dùng).
2. Nhấp vào "Quản lý nhóm".
3. Nhấp vào "+ Tạo nhóm đầu tiên".
4. Nhập tên nhóm và nhấp vào "Thêm".
5. Nhóm của bạn đã được thiết lập! (Trong ví dụ này, chúng tôi đã tạo Nhóm "Bộ phận Sản xuất".) Tiếp theo, để xác định cấp bậc, hãy tạo nhóm con. Di chuột qua Nhóm bạn vừa tạo và nhấp vào "..." ở phía bên phải.
6. Nhấp vào "Thêm nhóm con".
7. Nhập tên nhóm và nhấp vào "Thêm".
8. Nhóm con đã được tạo và cấp bậc đã được xác định! (Trong ví dụ này, Bộ phận Sản xuất → Bộ phận Sản xuất 2)
Cuối cùng, nhấp vào "Lưu".
9. Thiết lập Nhóm hoàn tất!
Thêm người dùng làm thành viên Nhóm
- Bây giờ hãy thêm những người dùng hiện có vào Nhóm. Nhấp vào Nhóm mà bạn muốn thêm thành viên (trong ví dụ này là Bộ phận Sản xuất 2). Phía bên phải màn hình sẽ thay đổi để hiển thị thông tin cho Bộ phận Sản xuất 2. Hiện tại không có thành viên nào.
- Nhấp vào "Thêm thành viên".
- Nhấp vào "Chọn Người dùng để thêm", chọn người dùng mong muốn và nhấp vào "Thêm".
-
Người dùng đã được thêm làm thành viên Nhóm!
Thêm người dùng mới
Thêm người dùng để thiết lập môi trường sử dụng của bạn. Có hai phương pháp thêm người dùng: "Mời qua email" và "Cấp tài khoản không cần email". Để đăng ký nhiều người dùng cùng lúc, bạn cũng có thể sử dụng nhập khẩu hàng loạt qua Excel.
Hướng dẫn chi tiết để thêm người dùng (mời qua email, cấp tài khoản không cần email và nhập khẩu hàng loạt Excel) được cung cấp trong bài viết sau.
Sau khi thêm người dùng, hãy phân công họ vào từng Nhóm bằng cách tương tự như "Thêm người dùng làm thành viên Nhóm" ở trên.
Thiết lập Quy trình phê duyệt
Cuối cùng, thiết lập Quy trình phê duyệt khi cần thiết. Khi Quy trình phê duyệt được cấu hình, phê duyệt của người phê duyệt được chỉ định là bắt buộc khi phát hành hoặc sửa đổi SOP.
Bạn có thể chuẩn bị nhiều Quy trình phê duyệt: Quy trình chung toàn công ty mà mọi người trên Nhóm đều có thể chọn, và Quy trình phê duyệt dành riêng cho Nhóm mà chỉ thành viên của Nhóm đó có thể chọn. Cấu hình được thực hiện qua "Quy trình phê duyệt" trong thanh lọc ở phía trên của màn hình này (Quản lý người dùng), chọn "Chung toàn công ty (Nhóm)" hoặc Nhóm mong muốn. Ngay cả những Nhóm không có Nhóm con cũng có thể sử dụng Quy trình phê duyệt chung toàn công ty.
Để biết hướng dẫn cấu hình chi tiết, hãy xem Quy trình phê duyệt.
Tuyệt vời! Bạn đã hoàn thành thiết lập Nhóm.
Nếu việc sử dụng Dive của bạn mở rộng hoặc cấu trúc tổ chức của công ty thay đổi, hãy quay lại và xem lại các cài đặt này. Bước tiếp theo là bước cuối cùng.
Bước tiếp theo >Bước 6: Phát triển SOP của bạn với phản hồi từ bộ phận