Ở bước này, bạn sẽ thiết lập nhóm phù hợp với cơ cấu tổ chức và phân công thành viên. Hãy thực hiện theo các bước dưới đây theo thứ tự.
- Hiểu cách hoạt động của nhóm
- Tạo nhóm (theo cấu trúc phân cấp của tổ chức)
- Thêm người dùng và gán vào nhóm
- Thiết lập quy trình phê duyệt
Nhóm là gì?
Nhóm là các đơn vị tổ chức (như phòng ban, tổ hoặc dự án). Tùy thuộc vào việc người dùng thuộc nhóm nào, ba điều sau đây sẽ được quyết định:
- Người dùng có thể truy cập những thư mục (SOP) nào
- Quy trình phê duyệt nào được áp dụng khi phát hành SOP
- Đơn vị dùng để quản lý Bản đồ kỹ năng (nội dung kỹ năng và định nghĩa cấp độ)
Ở bước này, hãy thiết lập nhóm theo cấu trúc tổ chức và cấu trúc dự án của bạn.
Khác biệt giữa team và nhóm
Team là đơn vị hợp đồng và tương ứng với toàn bộ công ty của bạn (trong Dive chỉ có một team duy nhất). Các đơn vị gom người dùng trong team theo phòng ban, tổ hoặc dự án được gọi là nhóm.
Hãy hình dung như sau: team = công ty, nhóm = các "phòng ban" hoặc "tổ" bên trong công ty. Nhóm có thể được sắp xếp theo cấu trúc phân cấp (ví dụ: Bộ phận Sản xuất → Tổ Sản xuất 2), và một người dùng có thể thuộc nhiều nhóm.
Ngoài nhóm, bạn cũng có thể đăng ký phòng ban và chức vụ trong tổ chức của công ty làm mục trong danh sách nhân sự. Phòng ban và chức vụ được dùng để hiển thị, sắp xếp và lọc danh sách nhân sự và Bản đồ kỹ năng. Phạm vi SOP mà mọi người có thể xem và cách phê duyệt được quyết định bởi nhóm (Đăng ký Phòng ban / Chức vụ (Phòng ban, Chức vụ, Furigana và Mục nhân sự trong danh sách)).
Giới hạn truy cập và nhóm
Ai có thể xem một SOP được quyết định bởi giới hạn truy cập của thư mục chứa SOP đó. Trong [Cài đặt hạn chế truy cập] của thư mục, chọn [Áp dụng bộ lọc] rồi chỉ định các nhóm được hiển thị. Các thư mục không đặt bộ lọc có thể được xem bởi tất cả thành viên trong team, ngoại trừ Khách.
Cách hoạt động của Dive (trạng thái ban đầu)
- Nhóm cấp dưới được coi là thành viên của nhóm cấp trên. Ví dụ: người thuộc Tổ 1 cũng có thể xem các thư mục được lọc theo Bộ phận Sản xuất.
- Chỉ thuộc nhóm cấp trên thì không thể xem các thư mục được lọc theo nhóm cấp dưới. Ví dụ: người thuộc Bộ phận Sản xuất không thể xem các thư mục được lọc theo Tổ 1.
- Bộ lọc của thư mục cha cũng áp dụng cho các thư mục nằm bên trong. Người không mở được thư mục cha thì cũng không mở được các thư mục bên trong.
- Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem tất cả thư mục, bất kể bộ lọc.
Khi bạn muốn làm như sau
- Muốn cho người thuộc phòng ban cấp trên xem cả thư mục của phòng ban cấp dưới: trong Chức năng dành cho chủ sở hữu, mở [Quy tắc nghiệp vụ] → [Phạm vi xem thư mục], rồi bật [Cho phép xem thư mục của các nhóm cấp dưới so với nhóm của người dùng].
- Muốn ngăn người thuộc phòng ban cấp dưới xem SOP của phòng ban cấp trên: bật [Không hiển thị cho người thuộc nhóm cấp dưới các SOP trong thư mục đã được lọc theo nhóm cấp trên] ở cùng mục.
- Muốn hiển thị thư mục đúng theo sơ đồ tổ chức: bật cả hai tùy chọn ở trên. Các bước thực hiện, xem Thiết lập phạm vi xem SOP theo cấu trúc phân cấp phòng ban.
- Muốn hiển thị thư mục cho thành viên của một dự án trải qua nhiều phòng ban: tạo một nhóm như "Dự án cải tiến", thêm thành viên vào nhóm đó, rồi lọc thư mục theo nhóm này. Một người có thể thuộc nhiều nhóm.
- Muốn hiển thị thư mục cho một người cụ thể: thêm người đó vào nhóm mà thư mục đang được lọc.
Trước hết, hãy tạo nhóm theo đúng cấu trúc phân cấp tổ chức hiện tại, rồi thêm các nhóm liên phòng ban khi cần. Như vậy sẽ dễ quản lý hơn.
Hãy thử thiết lập nhóm
- Nhấp vào biểu tượng người (Quản lý người dùng) ở thanh bên.
2. Nhấp vào [Quản lý nhóm].
3. Nhấp vào [+ Tạo nhóm đầu tiên].
4. Nhập tên nhóm rồi nhấp vào [Thêm].
5. Nhóm đã được thiết lập! (Trong ví dụ này, chúng ta đã tạo nhóm "Bộ phận Sản xuất".)
Tiếp theo, hãy tạo các nhóm con để xác định cấu trúc phân cấp. Nhấp vào [...] ở bên phải xuất hiện khi di chuột vào nhóm vừa tạo.
6. Nhấp vào [Thêm nhóm con].
7. Nhập tên nhóm rồi nhấp vào [Thêm].
8. Nhóm con đã được tạo và cấu trúc phân cấp đã được xác định! (Trong ví dụ này: Bộ phận Sản xuất → Tổ Sản xuất 2)
Cuối cùng, nhấp vào [Lưu].
9. Hoàn tất tạo nhóm!
Hãy thêm người dùng vào nhóm làm thành viên
- Nhân tiện, hãy thêm những người dùng hiện có vào một nhóm. Nhấp vào nhóm bạn muốn thêm (trong ví dụ này là Tổ Sản xuất 2). Khi đó, khung bên phải sẽ hiển thị thông tin của Tổ Sản xuất 2. Hiện tại chưa có ai trong nhóm này.
- Nhấp vào [Thêm thành viên].
- Nhấp vào [Chọn Người dùng để thêm], chọn người dùng mục tiêu, rồi nhấp vào [Thêm].
-
Người dùng đã được thêm vào nhóm làm thành viên!
Thêm người dùng mới
Hãy thêm các thành viên sẽ sử dụng Dive dưới dạng người dùng để hoàn tất môi trường sử dụng. Có hai cách thêm người dùng: "Mời qua email" và "Cấp tài khoản không cần email". Nếu cần đăng ký nhiều người cùng lúc, bạn cũng có thể dùng tính năng nhập hàng loạt từ Excel.
Chi tiết các bước thêm người dùng (mời, cấp tài khoản không cần email và nhập hàng loạt bằng Excel) được tổng hợp trong bài viết sau.
Sau khi thêm người dùng, hãy gán họ vào từng nhóm theo cách đã mô tả ở phần "Hãy thêm người dùng vào nhóm làm thành viên" phía trên.
Thiết lập quy trình phê duyệt
Cuối cùng, nếu cần, hãy thiết lập quy trình phê duyệt. Khi đã thiết lập quy trình phê duyệt, người phê duyệt được chỉ định sẽ phải phê duyệt khi SOP được phát hành hoặc sửa đổi.
Bạn có thể tạo nhiều quy trình phê duyệt tùy theo từng mục đích: các quy trình Chung toàn công ty mà mọi người trong team đều có thể chọn, và các quy trình phê duyệt theo nhóm mà chỉ thành viên của nhóm đó mới chọn được. Để thiết lập, hãy chọn "Toàn công ty (Nhóm)" hoặc nhóm mục tiêu ở thanh đối tượng phía trên màn hình này (Quản lý người dùng), rồi thực hiện từ [Quy trình phê duyệt]. Ngay cả team chưa tạo nhóm nào vẫn có thể dùng quy trình phê duyệt chung toàn công ty.
Chi tiết cách thiết lập, xem Quy trình phê duyệt.
Cảm ơn bạn đã làm theo các bước! Đến đây là đã hoàn tất thiết lập nhóm ◎
Khi phạm vi sử dụng Dive mở rộng hoặc cơ cấu tổ chức của công ty thay đổi, hãy quay lại đây để xem lại và thiết lập! Bước tiếp theo là bước cuối cùng.
Bước tiếp theo > Bước 6: Hoàn thiện SOP dựa trên phản hồi từ hiện trường