Trước tiên cần biết: Có 2 cách chia sẻ SOP với bên ngoài

Dive cung cấp 2 cách sau đây để hiển thị SOP cho bên ngoài, công ty hợp tác, đối tác thương mại hoặc những người mà bạn không muốn trộn lẫn vào hoạt động vận hành thông thường của Dive. Vui lòng lựa chọn phương pháp phù hợp với mục đích của bạn.

• ① URL chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập): Phát hành URL chỉ xem được bảo vệ bằng thời hạn hoặc mật khẩu, chỉ cần chia sẻ URL để cho người khác xem. Không cần đăng nhập và không cần chuẩn bị ở phía người nhận. Vì hệ thống phát hành URL cho từng SOP, nên phù hợp để chia sẻ một lần hoặc theo điểm.
• ② Mời khách (khung mời khách): Phát hành quyền chỉ dành cho chia sẻ thông tin (chỉ xem / không nằm trong phạm vi khóa học, phát triển kỹ năng, báo cáo sử dụng) với yêu cầu đăng nhập vào Dive, và vận hành dưới quản lý giống như người dùng khác (giới hạn thư mục, nhật ký kiểm toán, giới hạn IP, SSO). Vì hệ thống hiển thị theo từng thư mục, nên phù hợp cho những người xem dài hạn hoặc thường xuyên.

※ Từ góc độ bảo mật, về nguyên tắc chúng tôi khuyến nghị ② Mời khách. Nếu chỉ chia sẻ một lần, vui lòng sử dụng ① URL chia sẻ bên ngoài được bảo vệ bằng thời hạn + mật khẩu.

※ Mời khách có thể thay đổi thành quyền khác (người dùng chỉ xem trở lên) bất kỳ lúc nào, lúc đó khung được sử dụng cũng sẽ tự động chuyển đổi giữa khung mời khách ↔ khung quyền chủ sở hữu đến chỉ xem. Không cần mời lại.

Chọn cách nào? (quyết định đơn giản)

Chỉ cần trả lời 3 câu hỏi dưới đây, bạn sẽ biết phương pháp nào cần lựa chọn.

1. Người nhận có xem cùng một SOP lâu dài / lặp lại không? (Muốn hiển thị nhiều SOP cùng nhau không?)
   • Có → Mời khách (có thể chia sẻ cùng nhau theo từng thư mục)
   • Không (chỉ một lần / vài ngày thôi / muốn gửi từng cái một) → URL chia sẻ bên ngoài
2. Cần kiểm soát nhật ký kiểm toán / giới hạn địa chỉ IP / SSO không?
   • Có → Mời khách (sẽ áp dụng kiểm soát giống như người dùng khác)
   • Không → Cả hai cách đều được
3. Không muốn tiêu thụ khung quyền không?
   • Có → URL chia sẻ bên ngoài
   • Không → Mời khách (sẽ tiêu thụ khung, nhưng Core trở lên có khung mời khách gấp 3 lần số tài khoản)

Bảng so sánh (Khác nhau ở chỗ nào?)

Cách sử dụng chi tiết cho từng cách

• ① URL chia sẻ bên ngoài: Cách sử dụng tính năng chia sẻ bên ngoài (các bước phát hành, bảo vệ mật khẩu, quản lý lịch sử, thu hồi)
• ① Kích hoạt / vô hiệu hóa URL chia sẻ bên ngoài (dành cho quản trị viên): Cài đặt cấm chia sẻ ra ngoài (kích hoạt / vô hiệu hóa chia sẻ bên ngoài)
• ② Mời khách: Mời khách là gì? (chi tiết, mời, cấp phép truy cập)

Tham khảo

• Muốn in mã QR / sao chép URL chia sẻ
• Cài đặt hạn chế truy cập thư mục (bao gồm cài đặt cho phép người dùng khách)
• Cách hiểu quyền người dùng và khung quyền