Mời khách là một cách vận hành được tính riêng biệt từ Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo / Người dùng chỉ xem bên trong công ty, dành cho chia sẻ thông tin chuyên dụng (chỉ xem / không nằm trong phạm vi tổng hợp của Đào tạo (Khóa học), Phát triển (bản đồ kỹ năng), Báo cáo sử dụng, v.v.). Dive tính 2 loại người dùng riêng biệt.

Số lượng tài khoản: Dành cho những người vận hành bình thường (những người có thể tạo, chỉnh sửa, đào tạo, sử dụng báo cáo sử dụng, v.v.). "Số lượng tài khoản" trong kế hoạch hợp đồng tương ứng với loại này.
Mời khách: Dành cho các công ty liên kết, đối tác thương mại, những nơi cư trú thường xuyên, v.v., những người không muốn trộn lẫn với vận hành bình thường của Dive (chỉ xem)

Quyền của người dùng có thể thay đổi tự do bất kỳ lúc nào, và khi thay đổi quyền, người đó tự động chuyển sang cách tính sẽ thay đổi (ví dụ: nếu bạn thay đổi Người dùng chỉ xem thành Khách, một Số lượng tài khoản sẽ được giải phóng và một Mời khách sẽ được sử dụng). "Nếu bạn đã cho phép Khách một lần, bạn không thể quay lại" không phải là sự thật.

Những gì có thể và không thể làm với Mời khách

SOP - chỉ xem (không thể tạo hoặc chỉnh sửa)
Ngoài phạm vi của Đào tạo (Khóa học) và Phát triển (bản đồ kỹ năng)
Ở vị trí cao nhất của danh sách SOP, thư mục có thể truy cập cao nhất (thường là thư mục mà bạn cho phép truy cập cho khách) sẽ được sắp xếp ở đầu tiên. Các thư mục bên ngoài nó và các thư mục không thể truy cập sẽ không được hiển thị (cấu trúc tổ chức nội bộ sẽ không bị rò rỉ ra bên ngoài). Các thư mục con và SOP bên trong thư mục đó được hiển thị khi bạn mở thư mục đó
Khách xem được coi là ngoài phạm vi tổng hợp của báo cáo sử dụng, v.v. (bản thân khách có thể sử dụng bình thường lịch sử xem và yêu thích của họ)

Chia sẻ bên ngoài URL và cái nào nên sử dụng?

Có hai cách để chia sẻ SOP cho bên ngoài: ① Chia sẻ bên ngoài (URL xem không cần đăng nhập) và ② Mời khách (bài viết này). Cách phân biệt sơ bộ như sau.

Chia sẻ bên ngoài: Phát hành URL cho từng SOP. Phù hợp với chia sẻ duy nhất và chính xác như "Tôi chỉ muốn cho bên kia xem 1 bản này". Không cần chuẩn bị ở phía nhận (chỉ cần mở URL).
Mời khách: Hiển thị theo thư mục. Phù hợp với các công ty liên kết dài hạn, những nơi cư trú thường xuyên, v.v., những người tiếp tục muốn chia sẻ nhiều SOP. Cũng nên sử dụng khi bạn muốn kiểm soát thông qua nhật ký kiểm toán, giới hạn địa chỉ IP, SSO, v.v..

Để so sánh chi tiết và biểu đồ quyết định, hãy xem Chia sẻ SOP với bên ngoài: Hướng dẫn sử dụng.

Các kế hoạch và số lượng người dùng khả dụng

"Số lượng tài khoản" và "Mời khách" được tính riêng biệt, và giới hạn sau được đặt cho mỗi kế hoạch. Khi sử dụng kế hoạch có chức năng Mời khách, 3 lần Số lượng tài khoản sẽ được cung cấp tự động (ví dụ: Kế hoạch Core là Số lượng tài khoản 25 / Mời khách 3 lần của nó là 75 người).

Nếu bạn mua thêm 1 tài khoản, Mời khách sẽ tự động tăng 3 người. Khi bạn thay đổi quyền của người dùng, cách tính sẽ tự động thay đổi giữa hai loại này (Số lượng tài khoản ↔ Mời khách).

Chỉ định các thư mục mà khách có thể truy cập

Người dùng Mời khách chỉ có thể xem SOP trong thư mục có [Cho phép truy cập của khách] được bật.

Mở thư mục mục tiêu và nhấp vào [Cài đặt thư mục]
Trong modal Cài đặt hạn chế truy cập, bật [Cho phép truy cập của khách]
Khi lưu, thư mục đó sẽ xuất hiện trong danh sách SOP của khách, và họ có thể xem SOP bên trong

Nếu bạn bật ở thư mục cấp cao hơn, các thư mục con (bao gồm cả những thư mục được tạo sau này) cũng được cho phép cho khách. Vui lòng chỉ bật ở những thư mục bạn cho phép tiết lộ. Ngoài ra, nếu bạn bật ở thư mục không có bộ lọc (thư mục cấp cao hơn cũng không có bộ lọc), nó sẽ được hiển thị cho tất cả khách trong nhóm. Nếu bạn muốn hiển thị các thư mục khác nhau cho các công ty khác nhau, hãy tạo bộ lọc theo nhóm công ty trước rồi bật.

Để biết chi tiết, hãy xem Cài đặt hạn chế truy cập thư mục.

Mời khách hoặc thay đổi người dùng hiện tại

Để mời khách mới, hãy truy cập màn hình mời người dùng và làm theo quy trình mời email bình thường, nhưng đặt vai trò thành [Khách]. Để biết quy trình mời, hãy xem Thêm người dùng (mời email / Cấp tài khoản không cần email).

Bạn cũng có thể thay đổi người dùng hiện tại thành Mời khách (hoặc thay đổi từ khách trở lại Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) từ màn hình Quản lý người dùng bất kỳ lúc nào tự do. Không cần phải mời lại hoặc đăng ký lại.

Trường hợp Mời khách không thích hợp (khuyến khích sử dụng quyền Chủ sở hữu ~ Chỉ xem)

Vì Mời khách là chia sẻ thông tin chuyên dụng, nên chúng tôi khuyến khích sử dụng Chủ sở hữu ~ Quyền chỉ xem trong các trường hợp sau.

Bạn muốn phía kia tạo hoặc chỉnh sửa SOP: Mời khách không thể tạo, chỉnh sửa hoặc tải lên. Nếu cần chỉnh sửa chung, hãy phát hành Người tạo hoặc cao hơn.
Bạn muốn gán Đào tạo (Khóa học) hoặc theo dõi tình trạng hoàn thành: Mời khách không phải đối tượng gán khóa học. Nếu là đối tượng đào tạo, hãy mời Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
Bạn muốn đánh giá và ghi lại năng lực trong Bản đồ kỹ năng: Mời khách không phải đối tượng của Phát triển (bản đồ kỹ năng). Nếu là đối tượng phát triển, hãy mời Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
Bạn muốn theo dõi tình trạng xem của người đó trong Báo cáo sử dụng: Mời khách xem được coi là ngoài phạm vi tổng hợp. Đối với các thành viên nội bộ mà bạn cần theo dõi, khuyến khích Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
Bạn muốn cho người dùng tìm kiếm SOP từ toàn bộ cấu trúc thư mục nội bộ: Màn hình khách chỉ hiển thị các thư mục được cho phép, không thể truy cập các tầng bên ngoài. Đối với việc sử dụng nội bộ muốn sử dụng toàn bộ cấu trúc thư mục, Chủ sở hữu ~ Quyền chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.

Ngược lại, nếu bất kỳ điều sau đây phù hợp, chúng tôi rất khuyến khích sử dụng Mời khách.

Bên kia là bên ngoài công ty (công ty liên kết, đối tác thương mại, những nơi cư trú thường xuyên, v.v.) và bạn không muốn tiết lộ cấu trúc tổ chức nội bộ
Bạn không muốn họ là đối tượng của đào tạo / quản lý kỹ năng nhưng muốn kiểm soát thông qua nhật ký kiểm toán, giới hạn địa chỉ IP, SSO, v.v.
Bạn muốn xem ngoài phạm vi tổng hợp của báo cáo nội bộ

Các câu hỏi thường gặp

Q. Tôi nên sử dụng Chia sẻ bên ngoài hay Mời khách?
A. Nếu bên kia xem dài hạn, hãy sử dụng Mời khách. Nếu là một lần, hãy sử dụng Chia sẻ bên ngoài. Bạn có thể quyết định dễ dàng thông qua biểu đồ quyết định của hướng dẫn sử dụng.

Q. Tôi có thể chuyển người dùng Mời khách trở lại người dùng bình thường (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) sau này không?
A. Có thể quay lại bất kỳ lúc nào. Chỉ cần thay đổi vai trò từ màn hình Quản lý người dùng, cách tính của người đó sẽ tự động chuyển từ Mời khách sang Số lượng tài khoản (tất nhiên là ngược lại cũng được). Không cần mời lại hoặc đăng ký lại.

Q. Mời khách có được tính vào Số lượng tài khoản không?
A. Không. Mời khách sử dụng một lượt Mời khách riêng biệt, không được tính trong Số lượng tài khoản. Trên kế hoạch Core trở lên, 3 lần Số lượng tài khoản sẽ tự động được cung cấp (Core = 75 / Pro = 150 / Enterprise = 300).

Q. Đối với những người bên ngoài không cần đào tạo / quản lý kỹ năng, tôi có thể thay thế bằng Người dùng chỉ xem không?
A. Đối với bên ngoài, chúng tôi khuyến khích Mời khách. Người dùng chỉ xem sử dụng màn hình giống như thành viên nội bộ, vì vậy tên thư mục của các phòng ban khác và cách sắp xếp nội bộ sẽ được nhìn thấy (mặc dù không thể mở đó). Màn hình khách chỉ hiển thị các thư mục được cho phép, các thư mục bên ngoài và các thư mục không thể truy cập sẽ không được hiển thị, vì vậy thông tin tổ chức nội bộ sẽ không bị rò rỉ ra bên ngoài.
Ngược lại, nếu bạn muốn cho thành viên nội bộ xem chỉ / đào tạo / theo dõi báo cáo, Chủ sở hữu ~ Quyền chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.

Q. Mời khách có thể tạo SOP không?
A. Không. Mời khách là chia sẻ thông tin chuyên dụng, không thể tạo, chỉnh sửa, tải lên. Nếu cần tạo, hãy phát hành Người tạo hoặc cao hơn.

Q. Tôi có thể áp dụng Giới hạn địa chỉ IP hoặc SSO cho Mời khách không?
A. Có. Mời khách nằm dưới cùng Cài đặt bảo mật nhóm như người dùng bình thường, vì vậy Giới hạn địa chỉ IP, kiểm soát SSO, Nhật ký kiểm toán đều có thể áp dụng.

Q. Tôi có thể mời thành viên nội bộ là Mời khách không?
A. Có thể. Nếu bạn muốn cho người xem chỉ, Mời khách có thể vận hành bất kể nội bộ hay bên ngoài. Tuy nhiên, họ sẽ không là đối tượng của Đào tạo (Khóa học) / Phát triển (bản đồ kỹ năng).

Q. Khách có thể thấy cấu trúc phân cấp thư mục trong danh sách SOP không?
A. Không thể thấy các tầng trên thư mục được cho phép. Ở cấp cao nhất của màn hình khách, chỉ thư mục có thể truy cập cao nhất sẽ được sắp xếp, các thư mục bên ngoài nó và những thư mục không thể truy cập sẽ không được hiển thị (đây là thiết kế để không tiết lộ cấu trúc tổ chức nội bộ). Khi bạn mở thư mục đó, bạn có thể truy cập các thư mục con có thể truy cập được.
Ngược lại, đối với thành viên nội bộ muốn tìm kiếm từ toàn bộ cấu trúc thư mục nội bộ, Chủ sở hữu ~ Quyền chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.

Q. Tôi có thể xem lịch sử xem Mời khách trong Báo cáo sử dụng không?
A. Ngoài phạm vi tổng hợp, vì vậy nó sẽ không xuất hiện. Mời khách xem không được bao gồm trong Báo cáo sử dụng, bản ghi xem SOP (bản ghi thực hiện, bản đồ vấp ngã) và các tổng hợp khác (bản thân khách có thể sử dụng lịch sử xem và yêu thích của họ bình thường). Nếu bạn cần theo dõi tình trạng xem, hãy sử dụng Chủ sở hữu ~ Quyền chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn).

Trang liên quan