Mời khách là một cách mời với khung quyền riêng biệt, khác với Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo / Người dùng chỉ xem, dành cho chia sẻ thông tin chuyên dụng (chỉ xem / ngoài phạm vi của đào tạo, phát triển, báo cáo sử dụng, v.v.).
Dive có 2 loại khung quyền riêng biệt.
- Khung quyền từ Chủ sở hữu đến xem: Dành cho các nhà điều hành thông thường (có thể sử dụng tạo, chỉnh sửa, đào tạo, báo cáo sử dụng, v.v.). "Số lượng tài khoản" trong gói hợp đồng tương ứng với cái này.
- Khung mời khách: Dành cho những người bạn không muốn trộn lẫn vào hoạt động thông thường của Dive, chẳng hạn như công ty đối tác, đối tác giao dịch, địa điểm thường trú (chỉ xem)
Quyền của người dùng có thể thay đổi tự do bất kỳ lúc nào, và khi thay đổi quyền, khung mà người đó chiếm giữ cũng tự động hoán đổi (ví dụ: nếu thay đổi người dùng chỉ xem thành khách, khung xem sẽ giải phóng 1 và sử dụng 1 khung mời khách). Không có chuyện "một khi là khách thì không thể quay lại".
Những gì có thể và không thể làm với mời khách
- SOP chỉ xem (không thể tạo hoặc chỉnh sửa)
- Ngoài phạm vi của Đào tạo (Khóa học) và Phát triển (bản đồ kỹ năng)
- Danh sách SOP không hiển thị theo cấu trúc thứ bậc của Thư mục, chỉ các SOP mà người đó có thể xem được sắp xếp cùng nhau trên một màn hình (thông tin tổ chức nội bộ không bị rò rỉ ra ngoài)
- Lượt xem của khách ngoài phạm vi tổng hợp của báo cáo sử dụng, v.v. (chính khách có thể sử dụng lịch sử xem và yêu thích của tôi bình thường)
URL chia sẻ bên ngoài so với mời khách - nên sử dụng cái nào?
Có 2 cách để hiển thị SOP cho bên ngoài: ① Chia sẻ bên ngoài URL (URL xem không cần đăng nhập) và ② Mời khách (bài viết này). Sự phân biệt cơ bản như sau.
- Chia sẻ bên ngoài URL: Một cơ chế phát hành URL cho từng SOP. Phù hợp với chia sẻ một lần, cụ thể khi bạn muốn "chỉ hiển thị SOP này cho đối tác này". Không cần chuẩn bị ở phía đối tác (chỉ mở URL).
- Mời khách: Một cơ chế hiển thị theo từng Thư mục. Phù hợp với những đối tác như công ty hợp tác dài hạn, địa điểm thường trú - những nơi muốn hiển thị liên tục nhiều SOP. Cũng phù hợp khi muốn kiểm soát bằng nhật ký kiểm toán, giới hạn IP, SSO.
Để so sánh chi tiết và biểu đồ quyết định, vui lòng tham khảo Hướng dẫn chia sẻ SOP bên ngoài: Cách phân biệt.
Gói và khung quyền có sẵn
"Khung quyền từ Chủ sở hữu đến xem" và "khung mời khách" được tính riêng biệt, và các giới hạn sau được đặt cho mỗi gói. Đối với các gói có chức năng mời khách, 3 lần số lượng tài khoản sẽ được cấp (ví dụ: đối với gói Core, số lượng tài khoản 25 / mời khách 75 người, gấp 3 lần đó)
Khi mua thêm 1 tài khoản, khung mời khách sẽ tự động tăng 3 cái. Khi thay đổi quyền của người dùng, khung mà người đó chiếm giữ sẽ tự động chuyển đổi (Khung quyền từ Chủ sở hữu đến xem ↔ Khung mời khách).
Chỉ định Thư mục để cho phép người dùng mời khách truy cập
Người dùng mời khách chỉ có thể xem các SOP mà [Cho phép truy cập của Người dùng khách] được BẬT trong Thư mục đó.
- Mở Thư mục mục tiêu và nhấp vào [Cài đặt thư mục]
- Bật [Cho phép truy cập của Người dùng khách] trong modal cài đặt hạn chế truy cập
- Khi bạn lưu, các SOP trong Thư mục đó sẽ xuất hiện trong màn hình khách (danh sách được sắp xếp cùng nhau trên một trang)
Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo Cài đặt hạn chế truy cập Thư mục.
Mời khách / thay đổi người dùng hiện có
Để mời mới, hãy từ màn hình mời người dùng, làm theo cùng các bước như lời mời email thông thường, nhưng đặt vai trò thành [Khách]. Để biết hướng dẫn mời, vui lòng tham khảo Thêm người dùng (mời email / cấp tài khoản không cần email).
Bạn cũng có thể thay đổi người dùng đã đăng ký thành mời khách (hoặc quay lại từ khách đến người dùng chỉ xem trở lên) bất kỳ lúc nào từ màn hình quản lý người dùng. Không cần mời lại hoặc đăng ký lại.
Trường hợp mời khách không phù hợp (khuyến nghị quyền từ Chủ sở hữu đến xem)
Vì mời khách là chia sẻ thông tin chuyên dụng, chúng tôi khuyến nghị sử dụng quyền từ Chủ sở hữu đến xem trong các trường hợp sau.
- Bạn muốn đối tác cũng tạo / chỉnh sửa SOP: Với mời khách, không thể tạo, chỉnh sửa hoặc tải lên. Nếu cần chỉnh sửa chung, hãy cấp Người tạo hoặc cao hơn.
- Bạn muốn gán Đào tạo (Khóa học) / theo dõi tiến độ hoàn thành: Mời khách nằm ngoài phạm vi gán khóa học. Nếu là đối tượng đào tạo, hãy mời với Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
- Bạn muốn đánh giá và ghi lại năng lực bằng bản đồ kỹ năng: Mời khách nằm ngoài phạm vi Phát triển (bản đồ kỹ năng). Nếu là đối tượng phát triển, hãy mời với Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
- Bạn muốn theo dõi tình trạng xem của người đó bằng báo cáo sử dụng: Lượt xem của khách ngoài phạm vi tổng hợp. Đối với các thành viên nội bộ cần hiển thị tình trạng xem, chúng tôi khuyến nghị Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
- Bạn muốn để người đó tìm kiếm SOP theo cấu trúc thứ bậc Thư mục: Màn hình khách chỉ là danh sách được sắp xếp cùng nhau, không thể xem dạng cây Thư mục. Đối với việc sử dụng nội bộ khi cấu trúc thứ bậc quan trọng về mặt kinh doanh, Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn phù hợp hơn.
Ngược lại, nếu bất kỳ điều nào sau đây đúng, chúng tôi rất khuyến khích bạn sử dụng mời khách.
- Đối tác là bên ngoài (công ty hợp tác, đối tác giao dịch, địa điểm thường trú, v.v.) và bạn không muốn tiết lộ cấu trúc tổ chức nội bộ
- Bạn không muốn đưa vào phạm vi đào tạo và quản lý kỹ năng, nhưng muốn đặt dưới kiểm soát của nhật ký kiểm toán, giới hạn IP, SSO
- Bạn muốn đặt lượt xem ngoài phạm vi tổng hợp của báo cáo nội bộ
Các câu hỏi thường gặp
Q. Nên sử dụng URL chia sẻ bên ngoài hay mời khách?
A. Nếu đối tác xem trong thời gian dài và liên tục thì sử dụng mời khách, nếu là một lần thì sử dụng Chia sẻ bên ngoài URL. Bạn có thể đưa ra quyết định dễ dàng bằng biểu đồ quyết định trong hướng dẫn cách phân biệt.
Q. Tôi có thể quay lại thành người dùng thông thường (người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) sau khi mời ai đó làm khách không?
A. Bạn có thể quay lại bất kỳ lúc nào. Chỉ cần thay đổi vai trò từ màn hình quản lý người dùng, khung quyền mà người đó chiếm giữ sẽ tự động chuyển từ khung mời khách → khung quyền từ Chủ sở hữu đến xem (hoặc ngược lại, tất nhiên). Không cần mời lại hoặc đăng ký lại.
Q. Mời khách có tiêu tốn khung quyền không?
A. Có, nó tiêu tốn 1 khung mời khách. Tuy nhiên nó nằm trong khung riêng biệt từ khung quyền từ Chủ sở hữu đến xem, và đối với các gói Core trở lên, gấp 3 lần số lượng tài khoản sẽ tự động được chuẩn bị (Core=75 / Pro=150 / Enterprise=300).
Q. Nếu bên ngoài không cần quản lý đào tạo và phát triển, liệu người dùng chỉ xem có thể được sử dụng thay thế không?
A. Chúng tôi khuyến nghị chủ yếu sử dụng mời khách cho bên ngoài. Người dùng chỉ xem sử dụng cùng một màn hình với thành viên nội bộ, vì vậy tên Thư mục của các bộ phận khác và cách sắp xếp bên trong sẽ hiển thị (ngay cả khi không nhìn thấy nội dung, tên Thư mục vẫn hiển thị). Khách không thể xem dưới dạng cấu trúc thứ bậc và chỉ các SOP mà người đó có thể xem được hiển thị trên một màn hình mà không có Thư mục, vì vậy thông tin tổ chức nội bộ không bị rò rỉ.
Ngược lại, nếu bạn muốn để thành viên nội bộ chỉ xem / muốn đưa vào phạm vi đào tạo / muốn theo dõi bằng báo cáo sử dụng, thì sử dụng quyền từ Chủ sở hữu đến xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.
Q. Tôi có thể để người dùng mời khách tạo SOP không?
A. Không. Mời khách là chia sẻ thông tin chuyên dụng và không thể tạo, chỉnh sửa hoặc tải lên. Đối với những người cần tạo, hãy sử dụng lời mời Người tạo hoặc cao hơn.
Q. Có thể áp dụng giới hạn IP hoặc SSO cho người dùng mời khách không?
A. Có. Người dùng mời khách nằm dưới cài đặt bảo mật Nhóm giống như người dùng thông thường, vì vậy họ là đối tượng của giới hạn địa chỉ IP, kiểm soát SSO và nhật ký kiểm toán.
Q. Tôi có thể mời thành viên nội bộ làm khách không?
A. Có thể. Bạn có thể điều hành thành viên nội bộ và bên ngoài bằng mời khách nếu bạn chỉ muốn để họ xem. Tuy nhiên, họ sẽ không nằm trong phạm vi Đào tạo (Khóa học) và Phát triển (bản đồ kỹ năng).
Q. Khách có thể xem cấu trúc thứ bậc Thư mục trong danh sách SOP không?
A. Không. Màn hình khách chỉ hiển thị các SOP mà người đó có thể xem trên một màn hình mà không có Thư mục. Không thể xem dưới dạng cấu trúc thứ bậc, vì vậy tên Thư mục và cách sắp xếp bên trong cũng không xuất hiện (đây là thiết kế để không tiết lộ cấu trúc tổ chức nội bộ).
Ngược lại, nếu bạn muốn để thành viên nội bộ, v.v. tìm kiếm SOP bằng cấu trúc thứ bậc, thì quyền từ Chủ sở hữu đến xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.
Q. Có thể xem lịch sử xem của mời khách trong báo cáo sử dụng không?
A. Nằm ngoài phạm vi tổng hợp nên không. Lượt xem của khách không được đưa vào tổng hợp của báo cáo sử dụng, modal bản ghi xem, tab vấp ngã, v.v. (chính khách có thể sử dụng lịch sử xem và yêu thích của tôi bình thường). Đối với những người muốn theo dõi tình trạng xem từ phía quản lý, chúng tôi khuyến nghị sử dụng quyền từ Chủ sở hữu đến xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn).