Quy trình phê duyệt là cơ chế đảm bảo việc ban hành hoặc sửa đổi SOP chỉ được thực hiện khi những người đã định sẵn phê duyệt. Nếu bạn chọn một quy trình phê duyệt rồi xuất bản, SOP sẽ không được xuất bản cho đến khi toàn bộ người phê duyệt đã phê duyệt.

Chỉ khách hàng thuộc gói Pro và Enterprise mới sử dụng được tính năng này. Cài đặt được thực hiện từ trình duyệt trên PC.

Các loại quy trình phê duyệt

Có hai loại quy trình phê duyệt: “Chung toàn công ty” mà mọi người trong nhóm đều có thể chọn, và “Quy trình phê duyệt nhóm” mà chỉ những người thuộc nhóm đó mới có thể chọn. Mỗi loại đều có thể tạo nhiều quy trình tùy theo mục đích, và khi xuất bản SOP bạn chọn một quy trình.

Quy trình phê duyệt chung toàn công ty – Do Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm (Team) tạo. Mọi người trong nhóm đều có thể chọn. Ngay cả nhóm chưa tạo nhóm con (group) nào cũng có thể sử dụng.
Quy trình phê duyệt nhóm – Quản trị viên Nhóm (Group) của nhóm đó trở lên mới tạo được. Những người thuộc nhóm đó có thể chọn.

Tạo quy trình phê duyệt

Nhấp vào biểu tượng người (Quản lý người dùng) ở thanh bên.
Trên thanh Đối tượng ở phía trên, nếu muốn tạo quy trình phê duyệt chung toàn công ty thì chọn “Toàn công ty (Nhóm)”, còn nếu muốn tạo quy trình phê duyệt nhóm thì chọn nhóm đối tượng.
Nhấp vào [Quy trình phê duyệt] trên thanh Đối tượng.
Nhấp vào [Tạo], rồi nhập tên (ví dụ: Quy trình thẩm định đăng ký) và mô tả.
Với mỗi bước, thiết lập nhãn và điều kiện người phê duyệt (xem “Chỉ định người phê duyệt” bên dưới).
Nhấp vào [Lưu].

Từ danh sách, bạn có thể sửa, sao chép, vô hiệu hóa hoặc xóa các quy trình phê duyệt đã tạo. Khi vô hiệu hóa, quy trình vẫn còn trong danh sách nhưng không thể chọn khi xuất bản.

Chỉ định người phê duyệt

Quy trình phê duyệt không chỉ định trực tiếp từng người. Thay vào đó, bạn đặt “vị trí của người phê duyệt”. Người phê duyệt thực tế được quyết định bởi người khởi tạo, cùng với nhóm trực thuộc và tình trạng chứng chỉ của người khởi tạo tại thời điểm đó.

Có năm điều kiện sau có thể chỉ định cho một bước.

Cấp trên tính từ người khởi tạo – Dựa theo nhóm trực thuộc của người khởi tạo, những người có quyền được chỉ định trong Nhóm trực thuộc, nhóm cao hơn 1 cấp, nhóm cao hơn 2 cấp hoặc nhóm cao hơn 3 cấp sẽ trở thành ứng viên. Một quy trình phê duyệt có thể dùng chung cho mọi bộ phận.
Quản trị viên của Nhóm – Những người có quyền quản trị trong nhóm đã chỉ định sẽ trở thành ứng viên. Dùng khi chỉ định các bộ phận ngang hàng, như người quản lý an toàn hoặc đảm bảo chất lượng.
Quản trị viên trong Nhóm – Bất kể nhóm nào, những người có quyền được chỉ định trong toàn bộ Team sẽ trở thành ứng viên.
Một cá nhân cụ thể – Chỉ định trực tiếp một người. Vì quy trình dễ bị đình trệ khi người đó điều chuyển hoặc nghỉ việc, nên khuyến nghị chỉ định theo nhóm.
Người có chứng chỉ – Những người đang có hiệu lực chứng chỉ đó sẽ trở thành ứng viên. Người đã hết hạn sẽ tự động bị loại khỏi danh sách ứng viên.

Khi đặt nhiều điều kiện trong một bước, bất kỳ ai khớp với một trong các điều kiện đó sẽ trở thành ứng viên (ví dụ: Quản lý trực tiếp hoặc Người có chứng chỉ). Bạn có thể đặt nhãn cho bước như “Quản lý trực tiếp” hay “Quản lý an toàn”.

“Bất kỳ quyền quản trị nào”, lựa chọn để thu hẹp theo quyền, nghĩa là những người có một trong các quyền Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm (Team) hoặc Quản trị viên Nhóm (Group) sẽ trở thành ứng viên.

Chỉ những người có quyền Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm (Team) hoặc Quản trị viên Nhóm (Group) mới có thể trở thành người phê duyệt. Người được chỉ định là “Một cá nhân cụ thể” cũng bắt buộc phải có một trong ba quyền này. Người tạo, Người dùng chỉ xem và Khách không thể được chỉ định. Ngoại lệ là “Người có chứng chỉ”: bất kể quyền nào, những người đang có chứng chỉ đó đều trở thành ứng viên (Người tạo và Người dùng chỉ xem cũng có thể trở thành người phê duyệt theo cách này). Ngoài ra, nếu sau khi chỉ định bạn đổi quyền của người đó xuống thấp hơn Quản trị viên Nhóm (Group), người đó sẽ bị loại khỏi danh sách ứng viên phê duyệt.

Cài đặt nâng cao (loại, điều kiện thông qua, không chờ phê duyệt)

Mở [Cài đặt nâng cao] ở mỗi bước để cấu hình ba mục sau. Nếu không mở, bước sẽ hoạt động theo cách mặc định: “Sắp xếp các bước phê duyệt theo thứ tự”.

Loại – “Phê duyệt” là quyết định cuối cùng, còn “Xem lại” là kiểm tra nội dung. Hai loại này được ghi riêng trong lịch sử phê duyệt.
Điều kiện thông qua – “Chọn một người khi khởi tạo”: người khởi tạo chỉ định một người trong số ứng viên. “Bất kỳ một người”: chỉ cần một ứng viên bất kỳ phê duyệt là đủ. “Tất cả”: cần phê duyệt của toàn bộ ứng viên, không phân biệt thứ tự.
Không chờ phê duyệt – Khi bật, người ở bước đó chỉ nhận thông báo, và quy trình chuyển sang bước tiếp theo mà không chờ họ phê duyệt. Chỉ có thể thiết lập khi loại là “Xem lại”.

Kiểm tra sẽ đi tới ai

Vì người phê duyệt được chỉ định theo vị trí, người phê duyệt thực tế thay đổi tùy theo người khởi tạo. Nếu bạn tạm chọn một người khởi tạo trong [Kiểm tra sẽ đi tới ai] ở màn hình chỉnh sửa, người phê duyệt tại thời điểm đó sẽ được hiển thị. Lựa chọn ở đây không ảnh hưởng đến nội dung đã lưu.

Nếu có bước không xác định được, người khởi tạo đó không thể bắt đầu yêu cầu. Ví dụ, nếu người thuộc nhóm cao nhất đi qua bước “Quản trị viên của Nhóm” ở “Nhóm cao hơn 1 cấp”, sẽ không xác định được người phê duyệt vì không có nhóm nào cao hơn.

Đặt quy trình phê duyệt mặc định

Ở phía trên màn hình Danh sách quy trình phê duyệt, bạn có thể chọn “Mặc định toàn công ty” hoặc “Mặc định của nhóm này”. Quy trình đã đặt làm mặc định sẽ được chọn sẵn khi xuất bản SOP. Người khởi tạo cũng có thể chọn lại.

Liên kết lý do sửa đổi với quy trình phê duyệt

Đăng ký “Lý do sửa đổi” để chọn khi xuất bản, và liên kết một quy trình phê duyệt cho mỗi lý do. Khi đã liên kết, quy trình phê duyệt tương ứng sẽ được chọn ngay lúc lý do đó được chọn.

Trên màn hình Danh sách quy trình phê duyệt, mở [Lý do sửa đổi].
Đặt tên lý do (ví dụ: thay đổi liên quan đến chất gây dị ứng, sửa lỗi chính tả) và Quy trình phê duyệt tương ứng.
Nếu cần, đặt “Lý do được chọn sẵn từ đầu” cho “Khi xuất bản lần đầu” và “Từ lần thứ hai trở đi (sửa đổi)”.

Nếu đặt làm mặc định một lý do đã liên kết với quy trình phê duyệt không có phê duyệt (quy trình không có bước nào), thì khi giữ nguyên mặc định, SOP sẽ được xuất bản mà không qua phê duyệt. Khi thiết lập, xin lưu ý.

Yêu cầu phê duyệt

Trên màn hình chỉnh sửa SOP, nhấp [Xuất bản] để hiển thị màn hình chọn quy trình phê duyệt.

Chọn lý do sửa đổi (nếu đã thiết lập).
Chọn quy trình phê duyệt. Quy trình phê duyệt chung toàn công ty và quy trình phê duyệt nhóm được liệt kê cùng trong một danh sách.
Nếu bạn thuộc nhiều nhóm, chọn “Lấy nhóm trực thuộc nào làm chuẩn?”. Người phê duyệt như “Quản lý trực tiếp” sẽ được xác định dựa trên nhóm trực thuộc bạn chọn ở đây.
Với bước đặt “Chọn một người khi khởi tạo”, chọn người phê duyệt trong số ứng viên. Không cần chỉ định khi chỉ có một ứng viên, hoặc với các bước đặt “Bất kỳ một người” hay “Tất cả”.
Nhấp vào [Yêu cầu].

Nếu có bước chưa xác định được người phê duyệt, bạn không thể bắt đầu yêu cầu như hiện tại. Hãy chọn lại quy trình phê duyệt hoặc nhờ quản trị viên kiểm tra cài đặt. Nếu có người phê duyệt không xem được thư mục lưu trữ, thông báo sẽ hiển thị. Yêu cầu vẫn được gửi đến và người đó vẫn xem được nội dung lần gửi này, nhưng sau khi xuất bản họ sẽ không mở được SOP đó. Việc phê duyệt vẫn thực hiện được ngay cả với người phê duyệt không được phép chỉnh sửa thư mục lưu trữ. Mặt khác, nếu người khởi tạo chọn một thư mục lưu trữ mà chính họ không xem được, thì không thể bắt đầu yêu cầu. Vui lòng chọn lại thư mục rồi gửi yêu cầu.

Khi bắt đầu yêu cầu, người phê duyệt và nội dung các bước tại thời điểm đó sẽ được lưu lại phía người gửi yêu cầu. Dù sau này có chỉnh sửa quy trình phê duyệt, các yêu cầu đã bắt đầu sẽ không bị ảnh hưởng.

Chọn có yêu cầu kiểm tra lại sau sửa đổi hay không

Với nhóm dùng Bản đồ kỹ năng (gói Core, Pro và Enterprise), khi yêu cầu phê duyệt cho phiên bản đã sửa đổi, ở mục “Kiểm tra lại sau sửa đổi” bạn có thể chọn có yêu cầu người đã thực hiện phiên bản trước kiểm tra lại phiên bản sau sửa đổi hay không. Với các sửa đổi không thay đổi nội dung, như sửa lỗi chính tả, hãy chọn [Không yêu cầu kiểm tra lại cho bản sửa đổi này (sửa lỗi chính tả, v.v.)]. Người phê duyệt sẽ thấy lựa chọn của người khởi tạo, nên nếu không đúng, hãy từ chối và báo lại cho người khởi tạo. Khi xuất bản mà không qua phê duyệt, chỉ lựa chọn của Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm (Team) hoặc Quản trị viên Nhóm (Group) được gắn vào. Chi tiết, xem Quản lý kiểm tra lại sau khi sửa đổi SOP (thời hạn, ghi nhận phản hồi, không cần kiểm tra lại, xuất bản ghi nhận).

Phê duyệt hoặc trả lại

Người phê duyệt sẽ nhận thông báo qua email. Mở SOP đích từ “Bản nháp / Duyệt”, kiểm tra nội dung, rồi phê duyệt hoặc từ chối (trả lại).

Khi trả lại, bạn chọn nơi quy trình tiếp tục sau khi người khởi tạo đã sửa. Mặc định là “Làm lại từ đầu”. Nếu chọn “Cho phép tiếp tục từ bước của tôi”, quy trình sẽ tiếp tục từ bước của người đã trả lại. Dùng khi thay đổi nhỏ, như sửa lỗi chính tả. Chủ sở hữu có thể cấm sử dụng lựa chọn này trong cài đặt.

Thêm người phê duyệt tiếp theo khi phê duyệt

Nếu trong quá trình phê duyệt bạn thấy “nội dung này cũng nên để người khác xem”, bạn có thể thêm người phê duyệt tiếp theo sau bạn ngay khi phê duyệt. Tính năng này dùng được khi Chủ sở hữu đã bật [Cho phép người phê duyệt thêm người phê duyệt tiếp theo của mình khi phê duyệt] trong “Cài đặt phê duyệt” (xem “Đặt quy tắc phê duyệt (chủ sở hữu)” bên dưới).

Ở màn hình phê duyệt, trong ô [Thêm người phê duyệt (tùy chọn)], chọn người muốn thêm từ [Chọn người phê duyệt sau tôi].
Kiểm tra nội dung rồi phê duyệt.

Người bạn chọn sẽ tham gia với tư cách người phê duyệt của bước ngay sau bước của bạn.

Nếu chọn nhiều người, tất cả sẽ nhận yêu cầu, và quy trình chuyển sang bước tiếp theo khi bất kỳ một người nào trong số đó phê duyệt.
Chỉ có thể thêm người có quyền Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm (Team) hoặc Quản trị viên Nhóm (Group). Bạn không thể chọn chính mình hoặc những người đã ở bước hiện tại hay các bước sau.
Nếu thêm vào bước cần phê duyệt của tất cả, yêu cầu sẽ được gửi đến người vừa thêm sau khi tất cả mọi người ở bước đó đã phê duyệt.
Ngay cả khi SOP bị trả lại và gửi lại, bước đã thêm vẫn được giữ. Nếu yêu cầu bị rút lại thì bước đã thêm sẽ không còn.
Nếu chọn người không xem được thư mục lưu trữ, thông báo sẽ hiển thị. Yêu cầu vẫn được gửi đến, nhưng sau khi xuất bản người đó sẽ không mở được SOP.
Ô này không hiển thị ở các bước có loại là “Xem lại”.

Về cách chỉnh sửa lại SOP bị từ chối (trả lại) trong quy trình phê duyệt, xem Cách chỉnh sửa lại SOP bị từ chối (trả lại) trong quy trình phê duyệt.

Rút lại yêu cầu

Người khởi tạo có thể rút lại yêu cầu khi đang trong quá trình phê duyệt. Nhấp [Rút lại] ở phía trên SOP, bên cạnh dòng “Đang trong luồng phê duyệt”, SOP sẽ quay lại trạng thái bản nháp, và bạn có thể chỉnh sửa rồi gửi lại. Cũng dùng được khi phê duyệt không thể tiến tới, chẳng hạn người phê duyệt đã nghỉ việc hoặc bị vô hiệu hóa.

Chỉ người đã gửi yêu cầu mới có thể rút lại. Việc rút lại được ghi vào lịch sử sửa đổi.

Đặt quy tắc phê duyệt (chủ sở hữu)

Nội dung quy trình phê duyệt (ai phê duyệt) được cài đặt trong Quản lý người dùng, còn việc cho phép những gì do Chủ sở hữu cài đặt. Trong tab [Quy tắc nghiệp vụ] của [Chức năng dành cho chủ sở hữu], bạn có thể cài đặt bảy mục sau trong “Cài đặt phê duyệt”.

Người phê duyệt chọn theo chứng chỉ cũng được kiểm tra thời hạn tại thời điểm phê duyệt (mặc định: bật).
Cho phép chính người khởi tạo cũng làm người phê duyệt (mặc định: tắt).
Cho phép xuất bản không cần phê duyệt (mặc định: tắt).
Cho phép dựng quy trình phê duyệt ngay tại chỗ khi xuất bản (mặc định: tắt).
Cho phép người phê duyệt thêm người phê duyệt tiếp theo của mình khi phê duyệt (mặc định: tắt).
Cho phép tiếp tục từ bước của người đã trả lại (mặc định: bật).
Bắt buộc chọn lý do sửa đổi khi xuất bản (mặc định: tắt).