Quy trình phê duyệt là cơ chế ngăn chặn việc phát hành hoặc sửa đổi SOP trừ khi những người được chỉ định cho phép. Khi bạn chọn quy trình phê duyệt và xuất bản, SOP sẽ không được xuất bản cho đến khi tất cả những người phê duyệt đã cho phép.

Chỉ có sẵn cho khách hàng gói dịch vụ Pro và Enterprise. Cài đặt được thực hiện từ trình duyệt web của bạn.

Loại quy trình phê duyệt

Có hai loại quy trình phê duyệt: "Chung toàn công ty" mà tất cả các thành viên nhóm có thể chọn, và "Quy trình phê duyệt Nhóm" mà chỉ những người thuộc nhóm đó mới có thể chọn. Cả hai đều có thể tạo bao nhiêu lần tùy theo mục đích sử dụng, và bạn chọn một khi xuất bản SOP.

Quy trình phê duyệt chung toàn công ty … Có thể được tạo bởi Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm. Tất cả các thành viên nhóm có thể chọn. Có thể được sử dụng ngay cả trong các nhóm chưa tạo nhóm con.
Quy trình phê duyệt Nhóm … Có thể được tạo bởi Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn cho nhóm đó. Có thể được chọn bởi những người thuộc nhóm đó.

Tạo quy trình phê duyệt

Nhấp vào biểu tượng người (Quản lý người dùng) trong thanh bên.
Trong thanh mục tiêu ở phía trên, chọn "Toàn công ty (Nhóm)" nếu tạo quy trình phê duyệt chung toàn công ty, hoặc chọn nhóm mục tiêu nếu tạo quy trình phê duyệt Nhóm.
Nhấp vào "Quy trình phê duyệt" trong thanh mục tiêu.
Nhấp vào "Tạo", sau đó nhập tên (ví dụ: Quy trình phê duyệt đăng ký) và mô tả.
Cho mỗi bước, đặt nhãn và điều kiện của người phê duyệt (xem "Chỉ định những người phê duyệt" bên dưới).
Nhấp vào "Lưu".

Bạn có thể chỉnh sửa, sao chép, vô hiệu hóa hoặc xóa quy trình phê duyệt đã tạo từ danh sách. Khi vô hiệu hóa, quy trình vẫn ở trong danh sách nhưng không thể chọn khi xuất bản.

Chỉ định những người phê duyệt

Thay vì trực tiếp quyết định ai sẽ phê duyệt, bạn đặt "những người ở vị trí nào sẽ phê duyệt". Những người phê duyệt thực tế được xác định dựa trên ai khởi tạo yêu cầu và trạng thái nhóm trực thuộc cũng như chứng chỉ của họ tại thời điểm đó.

Có 5 điều kiện có thể được chỉ định cho mỗi bước:

Cấp trên tính từ người khởi tạo … Dựa trên nhóm trực thuộc của người khởi tạo, những ứng viên bao gồm những người có quyền hạn mục tiêu từ nhóm trực thuộc / một cấp cao hơn / hai cấp cao hơn / ba cấp cao hơn. Một quy trình phê duyệt có thể được sử dụng lại trên tất cả các phòng ban.
Quản trị viên của Nhóm … Những người có quyền quản lý trong một nhóm được chỉ định trở thành ứng viên. Sử dụng khi chỉ định các phòng ban chéo như quản lý an toàn hoặc đảm bảo chất lượng.
Quản trị viên trong Nhóm … Bất kể nhóm nào, những người có quyền hạn mục tiêu trên toàn bộ nhóm trở thành ứng viên.
Một cá nhân cụ thể … Bạn trực tiếp chỉ định người đó. Điều này có xu hướng dừng lại do thay đổi công việc hoặc từ chức, vì vậy chỉ định nhóm được khuyến nghị.
Người có chứng chỉ … Những người nắm giữ chứng chỉ đó trở thành ứng viên. Những người có chứng chỉ hết hạn sẽ tự động được loại khỏi ứng viên.

Khi nhiều điều kiện được liệt kê cho một bước, bất kỳ ai phù hợp với bất kỳ điều kiện nào trở thành ứng viên (ví dụ: người quản lý trực tiếp hoặc người có chứng chỉ). Một bước có thể được gắn nhãn như "Người quản lý trực tiếp" hoặc "Quản lý an toàn".

Tùy chọn "Bất kỳ quyền quản trị nào" để lọc theo quyền hạn có nghĩa là bất kỳ ai nắm giữ bất kỳ quyền Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm hoặc Quản trị viên Nhóm nào trở thành ứng viên.

Cài đặt nâng cao (Loại, Điều kiện thông qua, Không chờ phê duyệt)

Khi bạn mở "Cài đặt nâng cao" cho mỗi bước, bạn có thể đặt 3 tùy chọn sau. Nếu không mở, hành vi sẽ là "các bước phê duyệt được sắp xếp theo trình tự".

Loại … "Phê duyệt" là quyết định, "Xem lại" là xác minh nội dung. Chúng được ghi lại riêng biệt trong lịch sử phê duyệt.
Điều kiện thông qua … "Chọn một người khi khởi tạo" có nghĩa là người khởi tạo chỉ định một trong những ứng viên. "Bất kỳ một người" có nghĩa là quy trình thông qua nếu bất kỳ người ứng viên nào phê duyệt. "Tất cả" yêu cầu phê duyệt từ tất cả những ứng viên, thứ tự không quan trọng.
Không chờ phê duyệt … Khi bật, những người ở bước đó chỉ nhận được thông báo và tiếp tục bước tiếp theo mà không cần chờ phê duyệt. Chỉ có thể đặt khi loại là "Xem lại".

Kiểm tra sẽ đi tới ai

Vì những người phê duyệt được chỉ định theo vị trí, những người phê duyệt thực tế thay đổi tùy thuộc vào ai khởi tạo. Trong màn hình chỉnh sửa, nhấp vào "Kiểm tra sẽ đi tới ai" và tạm thời chọn người khởi tạo sẽ hiển thị những người phê duyệt cho trường hợp đó. Lựa chọn của bạn tại đây không ảnh hưởng đến nội dung được lưu.

Nếu có một bước không thể giải quyết được, người khởi tạo đó không thể bắt đầu yêu cầu. Ví dụ: nếu một người thuộc nhóm cấp cao nhất đi qua một bước cho "quản trị viên nhóm một cấp cao hơn", không có nhóm cao hơn, vì vậy không có người phê duyệt được xác định.

Đặt quy trình phê duyệt mặc định

Ở phía trên màn hình danh sách quy trình phê duyệt, bạn có thể chọn "Mặc định toàn công ty" hoặc "Mặc định của nhóm này". Quy trình phê duyệt được đặt làm mặc định sẽ được chọn sẵn khi xuất bản SOP. Người khởi tạo cũng có thể thay đổi nó.

Liên kết với lý do sửa đổi

Bạn có thể đăng ký "lý do sửa đổi" để chọn khi xuất bản và liên kết quy trình phê duyệt với mỗi lý do. Khi được liên kết, quy trình phê duyệt tương ứng sẽ được tự động chọn khi lý do đó được chọn.

Trên màn hình danh sách quy trình phê duyệt, mở "Lý do sửa đổi".
Đặt tên của lý do (ví dụ: Thay đổi liên quan đến chất gây dị ứng, Sửa chữa lỗi chính tả) và quy trình phê duyệt tương ứng.
Khi cần, đặt lý do nào được chọn sẵn "Khi xuất bản lần đầu" và "Từ lần thứ hai trở đi (sửa đổi)".

Nếu bạn đặt một lý do liên kết với quy trình phê duyệt mà không phê duyệt (quy trình không có bước) làm mặc định, nó sẽ xuất bản mà không cần thông qua phê duyệt với cài đặt mặc định. Vui lòng cẩn thận khi cấu hình.

Yêu cầu phê duyệt

Trong màn hình chỉnh sửa SOP, khi bạn nhấp vào "Xuất bản", một màn hình để chọn quy trình phê duyệt sẽ được hiển thị.

Chọn lý do sửa đổi (nếu được cấu hình).
Chọn quy trình phê duyệt. Quy trình phê duyệt chung toàn công ty và nhóm xuất hiện trong một danh sách.
Nếu bạn thuộc nhiều nhóm, chọn "Lấy nhóm trực thuộc nào làm chuẩn?". Những người phê duyệt như "người quản lý trực tiếp" được xác định dựa trên nhóm trực thuộc bạn chọn tại đây.
Đối với các bước có "Chọn một người khi khởi tạo", chỉ định người phê duyệt từ những ứng viên. Nếu chỉ có một ứng viên, hoặc cho các bước có "Bất kỳ một người" hoặc "Tất cả", chỉ định không cần thiết.
Nhấp vào "Yêu cầu phê duyệt".

Nếu có một bước mà không có người phê duyệt nào được xác định, bạn không thể bắt đầu yêu cầu như vậy. Hãy chọn một quy trình phê duyệt khác hoặc yêu cầu quản trị viên xem lại cài đặt. Nếu người phê duyệt không thể truy cập thư mục nơi SOP được lưu trữ, điều này sẽ được cho biết. Yêu cầu sẽ được gửi và nội dung hiện tại có thể được xem, nhưng SOP không thể được mở sau khi xuất bản.

Khi yêu cầu được khởi tạo, những người phê duyệt hiện tại và chi tiết bước được giữ lại ở phía yêu cầu. Ngay cả khi bạn sau đó chỉnh sửa quy trình phê duyệt, các yêu cầu đã được khởi tạo sẽ không bị ảnh hưởng.

Phê duyệt hoặc từ chối

Những người phê duyệt nhận được thông báo qua email. Từ "Bản nháp / Duyệt", mở SOP mục tiêu, xem xét nội dung và phê duyệt hoặc từ chối (gửi lại).

Khi từ chối, chọn vị trí người khởi tạo sẽ bắt đầu lại sau khi sửa chữa. Mặc định là "Làm lại từ đầu". Nếu bạn chọn "Bắt đầu lại từ bước của tôi", nó sẽ bắt đầu lại từ bước mà bạn gửi lại. Sử dụng khi những thay đổi nội dung là nhỏ, chẳng hạn như sửa lỗi chính tả. Cài đặt của Chủ sở hữu có thể cấm lựa chọn này.

Để chỉnh sửa lại một SOP đã bị từ chối, vui lòng tham khảo Cách chỉnh sửa lại SOP bị từ chối bởi quy trình phê duyệt.

Rút lại yêu cầu

Người khởi tạo yêu cầu có thể rút lại nó trong quá trình phê duyệt. Ở phía trên SOP, nhấp vào "Rút lại" bên cạnh chỉ báo "Đang trong luồng phê duyệt", và SOP quay trở lại dự thảo nơi bạn có thể chỉnh sửa và gửi lại như bình thường. Sử dụng khi người phê duyệt đã từ chức hoặc bị vô hiệu hóa và phê duyệt không tiến triển.

Chỉ người khởi tạo yêu cầu mới có thể rút lại nó. Một bản ghi về việc rút lại vẫn còn trong lịch sử sửa đổi.

Đặt quy tắc phê duyệt (Chủ sở hữu)

Nội dung của quy trình phê duyệt (ai phê duyệt) được đặt từ Quản lý người dùng, và Chủ sở hữu đặt cái gì để phê duyệt. Trong tab "Bảo mật" dưới Cài đặt Bảo mật, bạn có thể cấu hình 6 tùy chọn sau:

Những người phê duyệt có chứng chỉ là điều kiện kiểm tra ngày hết hạn tại thời điểm phê duyệt cũng (mặc định: bật)
Cho phép chính người khởi tạo cũng làm người phê duyệt (mặc định: tắt)
Cho phép xuất bản không cần phê duyệt (mặc định: tắt)
Cho phép dựng quy trình phê duyệt ngay tại chỗ khi xuất bản (mặc định: tắt)
Cho phép bắt đầu lại từ bước của người từ chối sau khi bị từ chối (mặc định: bật)
Bắt buộc chọn lý do sửa đổi khi xuất bản (mặc định: tắt)