Chia sẻ bản nháp cho phép bạn chia sẻ SOP vẫn đang ở trạng thái bản nháp (chưa xuất bản) với những người dùng hoặc nhóm cụ thể, tách biệt với quy trình phê duyệt, để họ xem và bình luận. Hãy dùng tính năng này khi bạn muốn nhân viên hiện trường hoặc đồng nghiệp giàu kinh nghiệm kiểm tra nội dung trước khi xuất bản.

Những người được chia sẻ sẽ không có quyền chỉnh sửa. Họ không thể chỉnh sửa, lưu, phê duyệt hoặc xóa các bước, chỉ có thể để lại bình luận.

Chia sẻ bản nháp là gì?

Theo mặc định, SOP ở trạng thái bản nháp chỉ có thể được mở bởi Người khởi tạo và những người thuộc quy trình phê duyệt. Vì vậy, khi bạn muốn nhân viên hiện trường không phải người phê duyệt kiểm tra nội dung trước khi xuất bản, trước đây bạn chỉ có thể xuất bản trước, hoặc ngồi cùng nhau xem trực tiếp trên màn hình.

Khi dùng Chia sẻ bản nháp, Người khởi tạo chỉ cần chọn đối tượng chia sẻ (người dùng hoặc nhóm), và những người đó có thể mở bản nháp, kiểm tra nội dung và để lại bình luận. Bạn cũng có thể chia sẻ cho những người không có quyền truy cập thư mục lưu trữ (Chia sẻ bản nháp là một đường dẫn riêng biệt, độc lập với giới hạn truy cập thư mục). Vì tính năng này tách biệt với quy trình phê duyệt, nên không ảnh hưởng đến việc phê duyệt.

●Màn hình: Tab “Chia sẻ bản nháp” trong màn hình chỉnh sửa SOP (góc nhìn của Người khởi tạo)

[Hình ảnh: draftshare_tab_owner]

Những điều cần có

Quyền: Chỉ Người khởi tạo của bản nháp đó mới có thể thiết lập đối tượng chia sẻ. Đối tượng chia sẻ hiển thị với tất cả mọi người có thể mở bản nháp, nhưng nút [Thay đổi đối tượng chia sẻ] chỉ hiển thị với Người khởi tạo. Những người khác ngoài Người khởi tạo (Người phê duyệt và những người được chia sẻ bản nháp) chỉ có thể sử dụng bình luận.
Ai có thể được chọn làm đối tượng chia sẻ: Người dùng và nhóm thuộc cùng team. Người dùng khách và người dùng có trạng thái Đang mời (chưa tham gia) không thể được chọn
Đối tượng: Chỉ SOP ở trạng thái bản nháp. SOP đã xuất bản sẽ không hiển thị tab “Chia sẻ bản nháp”.
Gói: Có thể dùng từ gói Lite trở lên.
Vị trí: Cấu hình tại tab [Chia sẻ bản nháp] ở phía trên màn hình chỉnh sửa SOP.

Cấu hình đối tượng chia sẻ (Người khởi tạo)

Từ menu bên trái, mở [SOP] → [Bản nháp / Duyệt], rồi nhấp vào SOP đối tượng trong tab [Bản nháp].
Mở tab [Chia sẻ bản nháp] ở phía trên màn hình chỉnh sửa.
Nhấp vào [Thay đổi đối tượng chia sẻ].
Chọn cá nhân trong mục Người dùng được chia sẻ, hoặc chọn nhóm trong mục Nhóm được chia sẻ. (Có thể dùng cả hai.)
Nhấp vào [Lưu cài đặt chia sẻ].

●Màn hình: Hộp thoại cài đặt đối tượng chia sẻ mở từ [Thay đổi đối tượng chia sẻ]

Khi lưu, chỉ những người vừa được thêm mới làm đối tượng chia sẻ mới nhận được email thông báo có đường dẫn trực tiếp đến SOP đối tượng. Những người đã được chia sẻ trước đó sẽ không nhận lại email đó.

Chia sẻ theo nhóm

Ở mục Nhóm được chia sẻ, mỗi lần nhấp vào tên nhóm, trạng thái chọn sẽ chuyển theo thứ tự sau.

Lần nhấp thứ nhất: Chia sẻ cho thành viên của nhóm đó và toàn bộ nhóm con thuộc nhóm đó
Lần nhấp thứ hai: Chỉ chia sẻ cho người dùng thuộc trực tiếp nhóm đó (không bao gồm nhóm con)
Lần nhấp thứ ba: Bỏ chọn

Đối tượng chia sẻ được cố định theo các thành viên tại thời điểm mở rộng danh sách thành viên của nhóm. Người tham gia nhóm sau khi đã lưu sẽ không được tự động thêm vào, nên nếu cần, hãy lưu lại.

Không cần chia sẻ cho người phê duyệt

Người dùng đang được yêu cầu phê duyệt có thể xem bản nháp tự động. Bạn không cần thêm họ vào đối tượng chia sẻ.

Người được chia sẻ sẽ thấy gì

Người được chia sẻ có thể mở bản nháp theo một trong hai cách sau.

Mở từ đường dẫn trong email thông báo
Từ menu bên trái, mở [SOP] → [Bản nháp / Duyệt], rồi mở tab [Bản nháp được chia sẻ]. (Với người dùng chỉ xem, tên menu hiển thị là [Bản nháp được chia sẻ].)

●Màn hình: Tab [Bản nháp được chia sẻ] trên trang “Bản nháp / Duyệt”

Khi mở, thẻ [Bản nháp được chia sẻ (chỉ xem và bình luận)] sẽ hiển thị ở phía trên màn hình, và tab [Bình luận về bản nháp] sẽ mở đầu tiên. Bạn có thể xem nội dung các bước ở tab [Nội dung bước].

Ở trạng thái này, bạn không thể chỉnh sửa, lưu, xuất bản (yêu cầu phê duyệt), phê duyệt, sửa đổi, nhân bản, xóa hoặc chia sẻ bằng Mã QR. Bạn chỉ có thể để lại bình luận.

Trao đổi bình luận

Mở tab [Chia sẻ bản nháp] (người được chia sẻ mở tab [Bình luận về bản nháp]).
Nhập bình luận vào ô nhập liệu ở phía dưới màn hình, rồi nhấp vào [Đăng bình luận].

Khi đăng, email thông báo có nội dung bình luận sẽ được gửi đến Người khởi tạo và những người đã từng bình luận về SOP đó (trừ bạn). Những người được chia sẻ chưa bình luận sẽ không nhận được thông báo.

Bình luận được cập nhật ngay khi đăng và hiển thị trên màn hình của tất cả những người đang mở bản nháp. Tên người đăng và ngày giờ đăng được hiển thị cùng nhau.

●Màn hình: Danh sách Bình luận bản nháp và ô nhập

Hủy chia sẻ

Người khởi tạo mở [Chia sẻ bản nháp] → [Thay đổi đối tượng chia sẻ], bỏ chọn những người dùng hoặc nhóm cần gỡ, rồi nhấp vào [Lưu cài đặt chia sẻ]. SOP sẽ biến mất khỏi tab [Bản nháp được chia sẻ] của những người đã bị gỡ.

Ngoài ra, khi SOP được xuất bản, SOP sẽ tự động bị gỡ khỏi tab [Bản nháp được chia sẻ]. Sau khi xuất bản, ai có thể xem SOP sẽ theo giới hạn truy cập của thư mục lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

Người được chia sẻ có thể chỉnh sửa SOP không?
Không. Trên màn hình của người được chia sẻ, các nút liên quan đến chỉnh sửa, lưu và phê duyệt sẽ không hiển thị, và bản nháp ở chế độ chỉ đọc.

Tôi có thể chia sẻ cho những người không có quyền truy cập thư mục không?
Có. Chia sẻ bản nháp cho phép xem độc lập với giới hạn truy cập thư mục. Vì bạn sẽ cho xem SOP chưa xuất bản, hãy kiểm tra kỹ đối tượng chia sẻ trước khi thiết lập.

Tôi có thể chia sẻ cho người dùng khách không?
Không. Người dùng khách không hiển thị trong danh sách đối tượng chia sẻ.

Bình luận để lại khi SOP đang ở bản nháp sẽ ra sao sau khi xuất bản?
SOP đã xuất bản sẽ không hiển thị tab “Chia sẻ bản nháp”, nên khu vực bình luận cũng không còn hiển thị.

Nếu bản nháp đã chia sẻ cũng nằm trong “Đang chờ bạn duyệt” thì sao?
Quy trình phê duyệt sẽ được ưu tiên. Nếu bạn mở với tư cách người phê duyệt, bản nháp sẽ không ở chế độ chỉ đọc, và bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối như bình thường.

Thông tin liên quan

Giới hạn truy cập đối với SOP đã xuất bản và tài liệu

Quyền người dùng và số lượng tài khoản

Cách chỉnh sửa lại SOP bị từ chối (trả lại) trong quy trình phê duyệt