Trước khi công bố quy trình hoàn chỉnh, bạn có thể để AI xác minh rằng nó phù hợp với những gì tổ chức của bạn đã quyết định. Bạn không chỉ có thể kiểm tra cách diễn đạt của văn bản mà còn kiểm tra tính nhất quán với quy định nội bộ, định dạng xuất, thư mục chứa, lý do công bố và bản tóm tắt cũng như thẻ - tất cả trên một màn hình. Tính năng này thay thế "Kiểm tra tính nhất quán" trước đó.
Nó hiển thị cho những người dùng có thể chỉnh sửa quy trình. Bạn truy cập nó từ trình duyệt PC của mình.
Cách mở
- Mở màn hình chỉnh sửa quy trình
- Nhấp vào "Thêm" ở bên phải "Xuất bản" ở góc trên cùng bên phải
- Chọn "Kiểm tra trước khi công bố"
7 trục
Màn hình được chia thành cách chọn các trục ở phía bên trái. Chỉ các trục bạn mở mới chạy, vì vậy bạn có thể nhanh chóng kiểm tra chỉ những trục bạn muốn xem. Ở bên trái, mỗi trục hiển thị trạng thái như "Chưa chạy", "Đang kiểm tra", "Không có vấn đề", "Không có", v.v. Các tính năng của các gói cao hơn được đánh dấu bằng biểu tượng khóa. Trước khi mở, bạn có thể thấy những gì có thể được kiểm tra cho quy trình này ngay bây giờ.
Những điều đã quyết định
Nó hiển thị mục đích, độc giả, loại và phạm vi được quyết định trong "Tư vấn AI trước khi làm". Các trục sau, nếu có những điều được quyết định ở đây, sẽ đánh giá dựa trên chúng làm tiêu chí.
Quy định
Trong khi AI đọc văn bản gốc của các quy định nội bộ đã đăng ký từng trang một, nó kiểm tra xem quy trình có xung đột với các quy định hay không. Những phát hiện luôn kèm theo nguồn (tên quy định và số trang) và trích dẫn từ văn bản gốc là cơ sở. Từ "Quy định mục tiêu" bạn có thể mở các quy định đó ngay tại chỗ và xác minh văn bản gốc.
Những phát hiện cho biết trường nào của bước đó (tên bước / nội dung công việc / mẹo / cảnh báo / an toàn) cần được sửa và đề xuất cho văn bản đã sửa. Đối với mỗi trường, bạn có thể áp dụng hàng loạt những phát hiện bằng cách chọn "Đưa vào ô này". Nếu không thể đưa ra đề xuất cho một trường, bạn có thể tự viết từ "Sửa ở đây". Không có giới hạn về số lượng phát hiện.
Cách viết
Văn bản của mỗi bước được so sánh với cách viết (cách diễn đạt / cách viết, các mục bị cấm, cách diễn đạt thông thường). Những nơi nên được cải thiện xuất hiện từng bước và bạn có thể ngay lập tức áp dụng chúng vào phần chính với "Áp dụng".
Định dạng xuất
Nó kiểm tra xem nội dung hiện tại có phù hợp với định dạng hay không. Nếu có một kết quả phù hợp hơn trong các định dạng xuất đã đăng ký, nó sẽ hiển thị nó dưới dạng "Biểu mẫu phù hợp hơn". Nếu định dạng được chọn có các mục không có dung chứa, nó sẽ hiển thị "Xuất theo biểu mẫu này sẽ làm mất nội dung đã viết". Nếu không có vấn đề gì, nó sẽ hiển thị "Toàn bộ nội dung đã viết đều vào bản xuất".
Thư mục lưu trữ
Nó chỉ ra một thư mục chứa nhiều quy trình có nội dung tương tự. Bằng cách so sánh với "Thư mục hiện tại", bạn có thể quyết định có nên di chuyển hay không. Bạn có thể di chuyển ngay từ hàng ứng cử viên. Đối với các quy trình mà bạn đã quyết định điểm tạo trước khi tạo, nếu nó ở vị trí khác, nó sẽ hiển thị "Nó nằm ở nơi khác với nơi tạo đã quyết định khi tạo".
Lý do công bố và bản tóm tắt
Nó xuất bản dự thảo "Lý do xuất bản" và "Tóm tắt" được nhập trong yêu cầu xuất bản. Lý do được chọn từ các lý do xuất bản đã đăng ký trong nhóm của bạn, và từ đó quy trình phê duyệt được rút ra. Bản tóm tắt trở thành "Tóm tắt bản đầu tiên" cho bản đầu tiên hoặc "Tóm tắt thay đổi" cho các bản sửa đổi. Bản tóm tắt không được tự động điền; bạn sao chép và sử dụng nó. Nếu những gì được quyết định bao gồm lý do xuất bản, nó cũng sẽ hiển thị liệu có bất kỳ xung đột nào với nó hay không.
Thẻ
Nó kiểm tra xem các thẻ nên được gắn dựa trên nội dung quy trình có bị thiếu hay không. Bạn có thể gắn chúng ngay tại chỗ với "Gắn thẻ này". Đối với các nhóm chưa đăng ký từ vựng thẻ, nó sẽ hiển thị "Chưa đăng ký từ vựng thẻ".
2 cách đánh giá
Tiêu chí đánh giá thay đổi tùy thuộc vào việc quy trình có "nội dung được quyết định trước khi tạo" hay không. Cách nó đang đánh giá được hiển thị trên màn hình.
- Đang đối chiếu với những điều đã quyết định khi tạo: Một quy trình mà bạn đã quyết định mục đích, loại, điểm tạo và định dạng trong "Tư vấn AI trước khi làm" trước khi tạo. Nó đánh giá theo sự khác biệt so với những gì được quyết định
- Hiện đang đánh giá bằng cách suy đoán từ nội dung SOP.: Một quy trình không có nội dung được quyết định. Nó đánh giá từ nội dung quy trình
Các trục có thể sử dụng
Đối với mỗi trục, đánh giá được thực hiện khi bạn sử dụng tính năng đó.
- Quy định, cách viết: Gói Enterprise
- Định dạng xuất: Gói Enterprise
- Lý do công bố và bản tóm tắt: Gói Pro và Enterprise
- Thẻ: Gói Core, Pro và Enterprise (gắn thẻ có thể thực hiện được trong tất cả các gói. Sự khác biệt ở đây là phần AI đưa ra đề xuất)
- Những điều đã quyết định, thư mục chứa: Tất cả các gói
Chấp nhận hoặc từ chối những phát hiện
Bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những phát hiện xuất hiện. Chọn "Đã sửa" hoặc "Không cần xử lý" từng cái một. Cách bạn chọn được ghi lại và trở thành cơ sở cho các cập nhật đối với các đề xuất về cách viết và đọc quy định. Nếu có những phát hiện được từ chối lặp lại trong trường, chúng trở thành tài liệu để xem xét lại chính sách được quyết định.
Bạn sử dụng kiểm tra trước khi công bố càng nhiều thì cách viết và đọc quy định càng gần gũi với trường. Đó là mối quan hệ trong đó bạn có thể tinh chỉnh bản thân các tiêu chí trong khi kiểm tra.
Ứng phó với những phát hiện và hoàn thành từng mục
Đối với mỗi phát hiện xuất hiện, chọn "Đã sửa" hoặc "Không cần xử lý". Bạn cũng có thể chọn chúng hàng loạt. Khi bạn điền tất cả vào, "Đánh dấu đã kiểm tra xong" ở phía dưới cùng của màn hình sẽ khả dụng. Khi đánh dấu hoàn tất, bạn có thể để lại một ghi chú ngắn về lý do quyết định (tùy chọn).
Danh sách ở bên trái hiển thị kết quả, ngày giờ thực hiện và thời điểm hoàn thành cho mỗi mục. Bạn có thể luôn quay lại với "Hủy đánh dấu hoàn tất". Nếu bạn muốn làm lại một mục, bạn cũng có thể hoàn nguyên nó để "Chưa chạy" cùng với kết quả.
Các mục mà xác minh không thành công không thể được đánh dấu hoàn tất. Sử dụng "Kiểm tra lại" để thử lại.
Cách kết quả được lưu giữ
Kết quả xác minh được lưu. Ngay cả khi bạn đóng màn hình, nó cũng sẽ không biến mất, vì vậy bạn có thể đọc nó như cũ khi mở lại. Bạn không cần chạy xác minh nhiều lần với cùng một nội dung.
- Nếu bạn sửa quy trình sau khi xác minh nó, "Quy trình đã được chỉnh sửa sau đó" sẽ được hiển thị và phán quyết hoàn thành bị xóa
- Khi bạn sửa đổi kết quả được mang lại. Khi bạn sao chép thành SOP riêng kết quả không được mang lại (để SOP chưa bao giờ được kiểm tra không xuất hiện như đã được kiểm tra)
- Khi quy định được sửa đổi, kết quả không đáng tin cậy ngay cả khi bạn không sửa quy trình. Một thông báo về điều đó sẽ được hiển thị trên màn hình, vì vậy vui lòng kiểm tra lại
Những gì người dùng phê duyệt thấy
Những người dùng không thể chỉnh sửa quy trình cũng có thể đọc kết quả kiểm tra của tác giả trong danh sách tương tự. Nội dung chỉ có thể được mở cho các mục mà tác giả đã đánh dấu "Đã kiểm tra xong". Thực hiện xác minh yêu cầu quyền chỉnh sửa, vì vậy nó không thể được chạy ở giai đoạn phê duyệt.
Nhận thức trong quá trình chỉnh sửa
Màn hình chỉnh sửa quy trình có một bảng điều khiển để tích lũy nhận thức. Không có gì xuất hiện trong quá trình viết, nhưng khi bạn viết xong một bước, chỉ số lượng được hiển thị dưới dạng một huy hiệu.
Những gì xuất hiện ở đây chỉ là những gì có thể hiểu được mà không cần gọi AI (một trường bắt buộc trống, loại chưa quyết định, quy định đã được cập nhật, các điểm chưa giải quyết trong quy định, văn bản gốc quy định chưa được kiểm tra so với, kết quả kiểm tra trước đó đã cũ). Kiểm tra so với văn bản gốc của quy định được thực hiện từ kiểm tra trước khi công bố này.
Liên quan
Xác định cách viết quy trình (phản ánh cách diễn đạt và tiêu chuẩn của tổ chức của bạn cho AI)
Xuất quy trình theo định dạng của riêng bạn (định dạng xuất)