Một tính năng cho phép bạn kiểm tra tình hình sử dụng Dive, trạng thái tạo và tác động kinh tế của cả nhóm trên một màn hình. Bằng cách thu hẹp khoảng thời gian và nhóm, bạn có thể nắm được bằng con số và biểu đồ "mức độ sử dụng của nó", "lượng kiến thức nào đã được chuyển thành thủ tục" và "thời gian dành cho đào tạo và trả lời câu hỏi có thể được thay thế bao nhiêu". Sử dụng điều này để chia sẻ nội bộ sau khi triển khai, cập nhật đề xuất đầu tư và báo cáo cho cấp quản lý cấp cao.

Bố cục màn hình có các tùy chọn lọc (thời gian, nhóm, v.v.) ở trên cùng và ba tab dưới: [Bản ghi xem] / [Trạng thái bản nháp] / [Hiệu quả kinh tế / ROI]. Ở đầu tab [Bản ghi xem] là một bản tóm tắt tổng hợp các số liệu của khoảng thời gian (lượt xem, người dùng, thủ tục được tham chiếu, tỷ lệ trả lời sai, tỷ lệ tự hoàn thành, thời gian tạo, số lần xuất bản và tác động kinh tế). Tab [Hiệu quả kinh tế / ROI] và Hiệu quả kinh tế của bản tóm tắt chỉ hiển thị cho Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm.

Về Báo cáo sử dụng

Đây là màn hình báo cáo tổng hợp lần sử dụng Dive thực tế của nhóm bạn trong một khoảng thời gian. Nó hiển thị thông tin chia thành ba quan điểm.

Bản ghi xem: Ai xem thủ tục nào và bao nhiêu lần. Nếu thủ tục có các điểm kiểm tra, kết quả phản hồi cũng hiển thị tỷ lệ trả lời sai, vấp váp và tỷ lệ tự hoàn thành
Trạng thái bản nháp: Trạng thái của các thủ tục đang trong quá trình, bị từ chối hoặc bị chậm lại
Hiệu quả kinh tế / ROI: Tiết kiệm thời gian và chi phí được tính toán từ kết quả xem và xuất bản (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm chỉ)

Tất cả các con số được tổng hợp cho thời gian, nhóm và phạm vi người dùng được chọn.

Cách mở trang

Mở nó từ [Báo cáo sử dụng] trong thanh bên. Ai có thể xem phụ thuộc vào quyền người dùng (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm có thể xem toàn bộ nhóm; Quản trị viên Nhóm chỉ có thể xem các nhóm của riêng họ. Quản trị viên Nhóm không nằm trong bất kỳ nhóm nào chỉ xem của riêng họ). Khi người dùng tạo hoặc người dùng chỉ xem mở [Báo cáo sử dụng], tab [Bản ghi xem] của trang cá nhân của họ mở ra.

Chỉ định khoảng thời gian và bộ lọc

Chọn từ các cài đặt trước về thời gian ở trên cùng của màn hình ([Toàn bộ thời gian] / [1 tuần gần nhất] / [1 tháng gần đây] / [3 tháng gần đây] / [6 tháng gần đây] / [1 năm gần đây]), hoặc chỉ định ngày bắt đầu và kết thúc bằng cách sử dụng lịch [Thời gian]
Lọc theo [Nhóm] nếu cần (cho phép chọn nhiều và chọn phân cấp)
Nhập văn bản trong tiêu đề cột tên của bảng để lọc theo tên thủ tục (trong bảng [Theo Nhóm / Người dùng], theo tên nhóm hoặc tên người dùng). Hàng tổng ở trên cùng vẫn còn ngay cả khi được lọc
Tất cả KPI và bảng được tính toán lại cho các thời gian và nhóm được chọn

Chỉ số hiển thị trong tab [Bản ghi xem]

Tab này hiển thị lượng thủ tục được sử dụng trên sàn trong khoảng thời gian và cách trả lời các điểm kiểm tra. Bạn kiểm tra bằng cách sử dụng tóm tắt ở trên cùng và bảng chi tiết (chuyển đổi giữa [Theo Nhóm / Người dùng] / [Thủ tục]). Tên và ý nghĩa của các con số giống như trong trang cá nhân và bản ghi xem cụ thể của thủ tục.

Chỉ số chính

Lượt xem: Tổng số lần thủ tục được mở trong khoảng thời gian (mỗi lần cùng một người mở cùng một thủ tục được tính là 1). Bao gồm các lượt xem của các phiên bản được sửa đổi trước
Số người dùng: Số lượng người dùng duy nhất thực tế xem thủ tục ít nhất một lần trong khoảng thời gian (không trùng lặp). Bao gồm việc sử dụng trước đó bởi những người dùng đã được vô hiệu hóa (rời khỏi công ty). Trong bảng thủ tục, nó hiển thị phần trăm nhân viên hoạt động nhìn thấy nó (thâm nhập) trong ngoặc đơn
Số SOP được tham chiếu: Số lượng thủ tục duy nhất được xem trong khoảng thời gian (không đếm trùng lặp; một thủ tục được sửa đổi được tính là 1)
Số lượt xem trên mỗi SOP: Trung bình, một thủ tục duy nhất được xem bao nhiêu lần (= Lượt xem ÷ Số SOP được tham chiếu). Giá trị lớn hơn có nghĩa là "được sử dụng lặp lại trên sàn = mọi người tự giải quyết mà không cần hỏi đồng nghiệp" (1,0 = xem một lần, 3,0 = tham chiếu trung bình 3 lần)
Lượt xem trên mỗi người: Trung bình, những người dùng xem thủ tục xem một thủ tục duy nhất bao nhiêu lần (= Lượt xem ÷ Số người dùng). Hiển thị trong bảng thủ tục
Lần xem cuối cùng: Ngày và giờ thủ tục được xem lần cuối cùng trong khoảng thời gian. Hiển thị trong bảng thủ tục
Tỷ lệ trả lời sai: Điểm kiểm tra không chính xác ÷ Tổng số câu trả lời đủ điều kiện chấm điểm. Càng cao thì càng nhiều người bị kẹt ở các điểm kiểm tra
Số lượng câu trả lời: Tổng số câu trả lời cho các điểm kiểm tra đủ điều kiện chấm điểm (mẫu số của tỷ lệ trả lời sai). Hiển thị trong bảng thủ tục
Vấp váp: Số lần mọi người vấp váp ở một điểm kiểm tra (ngay cả khi ai đó sai cùng một điểm kiểm tra nhiều lần trong một lần xem, nó được tính là 1)
Tỷ lệ tự hoàn thành: Trong số các lượt xem hoàn thành, phần trăm vượt qua tất cả các điểm kiểm tra mà không có câu trả lời sai
Thời gian tạo (h): Tổng thời gian làm việc thực tế dành cho chỉnh sửa và tạo thủ tục
Số lần xuất bản: Tổng số thủ tục được xuất bản lần đầu hoặc sửa đổi lần xuất bản trong khoảng thời gian

Tỷ lệ trả lời sai, số lượng câu trả lời, vấp váp và tỷ lệ tự hoàn thành chỉ được hiển thị khi thủ tục có các điểm kiểm tra và có bản ghi câu trả lời trong khoảng thời gian.

Theo Nhóm / Người dùng

Hiển thị dưới dạng cây: Nhóm → nhóm con → người dùng. Một hàng nhóm hiển thị tổng của tất cả những người dưới nó. Nhập văn bản trong tiêu đề cột tên để lọc theo tên nhóm hoặc tên người dùng (nếu tên nhóm khớp, tất cả những người trong nhóm đó sẽ được hiển thị). Sử dụng nút ở đầu bên phải của tiêu đề để chuyển đổi giữa mở rộng tất cả và thu gọn tất cả. Nhấp vào tên người dùng sẽ mở tab [Bản ghi xem] của trang cá nhân của người đó (được mô tả sau).

Thủ tục

Các thủ tục được hiển thị theo thứ tự thư mục (Thư mục → Thủ tục; các số trong tên được sắp xếp theo số, vì vậy chúng xuất hiện theo thứ tự số mục). Một hàng thư mục hiển thị tổng số thủ tục trong đó. Nhấp vào tiêu đề cột số để sắp xếp lại trong mỗi cấp. Khi tìm kiếm các thủ tục có tỷ lệ trả lời sai cao, hãy sắp xếp theo cột tỷ lệ trả lời sai. Nhấp vào tên thủ tục sẽ mở bản ghi xem của thủ tục đó (được mô tả sau).

Kiểm tra các thủ tục chưa xem

Sử dụng bộ lọc [Tất cả / Đã xem / Chưa bao giờ xem] ở trên cùng của danh sách thủ tục để lọc và tìm các thủ tục chưa bao giờ được xem. Bạn có thể khám phá các thủ tục đã được tạo nhưng không bao giờ được sử dụng, và sử dụng điều đó để tạo ra giao tiếp và cải thiện.

Xem phản hồi điểm kiểm tra (Tỷ lệ trả lời sai, Vấp váp, Tỷ lệ tự hoàn thành)

Từ các phản hồi cho các điểm kiểm tra (câu hỏi xác nhận) được đặt trong các thủ tục, bạn có thể kiểm tra "ai, trên thủ tục nào, hoàn thành nó một mình." Bạn có thể xác minh không chỉ "số lượng" xem mà còn cả "chất lượng" hiểu biết. Các con số này xuất hiện trong bản tóm tắt tab [Bản ghi xem] và trong các cột của các bảng [Theo Nhóm / Người dùng] và [Thủ tục].

Dive xác định hoàn thành là khi bạn xem một thủ tục đến cuối và gửi một báo cáo hoàn thành. Tỷ lệ tự hoàn thành là phần trăm các lượt xem hoàn thành nơi người đó vượt qua tất cả các điểm kiểm tra được đặt trên mỗi thủ tục mà không sai được một câu trả lời. Bằng cách thu hẹp khoảng thời gian, bạn có thể hiểu nó là "quý này họ làm đúng mà không sai = sự hiểu biết đã cải thiện."

Khi bạn muốn kiểm tra từng người "liệu người đó có thể tự làm thủ tục này không", hãy sử dụng cột "Tự làm độc lập" trong bản ghi xem của thủ tục. Nó sử dụng cùng một phán đoán như đánh giá kỹ năng tự động, và nhóm chọn bao nhiêu lần để phê duyệt nó (Một lần là đủ / 2–5 lần vào các ngày khác nhau) (Kiểm tra bản ghi xem cụ thể của thủ tục (ai xem, bản ghi thực hiện và bản đồ vấp ngã)).

※ Điều này chỉ áp dụng cho các thủ tục có các điểm kiểm tra được đặt trong các bước. Để biết hướng dẫn về cách đặt các điểm kiểm tra, hãy xem Câu hỏi rायng từng bước.

Bản đồ vấp ngã

Trong bảng [Thủ tục], nhấp vào tên thủ tục sẽ mở bản ghi xem của thủ tục đó. Chuyển đổi sang [Bản đồ vấp ngã] và bạn có thể ngay lập tức xem ở điểm kiểm tra nào, bao nhiêu người và những câu trả lời nào bị kẹt, dẫn đến những cải tiến trong các thủ tục có số lượng vấp ngã cao và phát hiện những người cần theo dõi riêng lẻ. Để biết chi tiết, hãy xem Kiểm tra bản ghi xem cụ thể của thủ tục.

Chỉ số tab [Trạng thái bản nháp]

Tab này làm cho các thủ tục bị kẹt giữa quá trình tạo trở nên rõ ràng. Các thủ tục đã hoàn thành (xuất bản) không được bao gồm.

Đang soạn thảo: Các thủ tục mà người tạo vẫn đang chỉnh sửa
Bị từ chối: Các thủ tục bị từ chối trong quy trình phê duyệt
Chậm lại: Các thủ tục chưa được cập nhật trong thời gian dài kể từ lần sửa đổi cuối cùng

Hiểu theo người dùng có bao nhiêu thủ tục bị kẹt ở tay ai và xác định các nút thắt hoạt động.

Nhấp vào tên thủ tục trong danh sách sẽ mở bản ghi xem của thủ tục đó (bản ghi thực hiện).

Chỉ số tab [Hiệu quả kinh tế / ROI] (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm chỉ)

Dựa trên kết quả xem và xuất bản, chúng tôi hiển thị "thời gian sẽ xảy ra mà không có Dive" dưới dạng tiền tệ. Logic tính toán bao gồm ba thành phần.

Chi tiết hiệu quả

A. Thay thế đào tạo ban đầu = Số lượng lần xem lần đầu trong khoảng thời gian × Thời gian đào tạo cũ mỗi lần xem (mặc định 30 phút)
Đây là sự thay thế cho thời gian nhân viên mới sẽ dành để học orally từ những người lão luyện.
B. Thay thế câu hỏi = Số lượng lần xem lại trong khoảng thời gian × Thời gian trả lời câu hỏi cũ mỗi lần xem (mặc định 15 phút)
Đây là hiệu ứng thay thế cho "nhanh chóng hỏi một đồng nghiệp" được tự giải quyết bằng các thủ tục.
C. Nâng cao hiệu quả tạo = Số lần xuất bản trong khoảng thời gian × (Thời gian tạo cũ − Thời gian tạo Dive)
Theo mặc định, nó tính toán cũ 90 phút − Dive 15 phút = 75 phút tiết kiệm mỗi thủ tục. Khi dữ liệu thời gian chỉnh sửa thực tế có sẵn, giá trị đó được sử dụng.

Ở trên cùng của màn hình, Tổng thời gian tác động (h) / Tổng số tiền tác động (JPY) / Tỷ suất lợi nhuận đầu tư cho gói hiện tại của bạn / Thời gian hoàn vốn (ngày) được hiển thị. Thời gian hoàn vốn được tính toán là Phí hàng tháng ÷ Tiết kiệm mỗi tháng × 30 ngày, và cung cấp cho bạn ý tưởng về bao nhiêu ngày sẽ mất để khôi phục chi phí triển khai Dive.

Điều chỉnh giá trị cơ sở cho con số của công ty bạn

Giá đơn vị và phút làm cơ sở của phép tính có thể được thay đổi từ các mục cài đặt trong [Chi tiết hiệu quả] để phù hợp với tình hình công ty của bạn.

Nhấp vào các mục sau trong [Chi tiết hiệu quả] để bắt đầu chỉnh sửa
- Lương trung bình mỗi giờ (JPY/hr)
- Thời gian đào tạo cũ mỗi lần xem lần đầu (phút)
- Thời gian trả lời câu hỏi cũ mỗi lần xem lại (phút)
- Thời gian tạo thủ tục cũ (phút/thủ tục)
- Thời gian tạo tiêu chuẩn trong Dive (phút/thủ tục, mặc định khi không có dữ liệu thực tế)
Lưu

Sau khi thay đổi, KPI và chi tiết được tính toán lại với các giá trị cơ sở mới.

Khám phá người dùng riêng lẻ (Tab [Bản ghi xem] trang cá nhân)

Nhấp vào tên người dùng trong bảng [Theo Nhóm / Người dùng] sẽ mở trang cá nhân tab [Bản ghi xem] của người dùng đó, nơi bạn có thể kiểm tra trạng thái xem của người dùng đó chi tiết. Khoảng thời gian được chọn trong báo cáo sử dụng được chuyển tiếp. Bạn có thể chuyển đổi bằng một cú nhấp vào các tab khác của trang cá nhân (Giáo dục, Phát triển, Trình độ, So sánh). Để biết chi tiết, hãy xem Trang cá nhân (xem giáo dục, phát triển, trình độ, so sánh và bản ghi xem của một người trong một cái nhìn).

Trong tab [Bản ghi xem] bạn có thể kiểm tra những điều sau.

Tóm tắt (các con số giống như báo cáo sử dụng, nhưng cho người đó)
Thủ tục: Các thủ tục mà người đó xem, được hiển thị theo thứ tự thư mục. Nhấn tên thủ tục sẽ mở bản ghi xem cụ thể của thủ tục đó của người đó
Lịch sử xem (theo thứ tự thời gian): Nhấn một hàng sẽ mở chi tiết bản ghi thực hiện của lần đó
Xu hướng xem hàng ngày / Mẫu hình xem theo giờ trong ngày / Mẫu hình xem theo ngày trong tuần

Điều này rất hữu ích khi bạn muốn hiểu tình hình thực tế trên sàn, chẳng hạn như "người cụ thể nào thường xem các thủ tục nào" hoặc "họ sử dụng nó vào những thời gian nào."

Nhấp vào tên thủ tục mở "Bản ghi xem"

Nhấp vào tên thủ tục trong bảng [Thủ tục] sẽ mở bản ghi xem của thủ tục đó. Nó chuyển tiếp khoảng thời gian và bộ lọc được chọn trong báo cáo sử dụng, và cho phép bạn chuyển đổi giữa [Theo Nhóm / Người dùng] (ai xem và ai chưa xem) / [Bản ghi thực hiện] (câu trả lời cho các điểm kiểm tra của mỗi lần xem) / [Bản đồ vấp ngã]. Đối với các thủ tục có chứa các điểm kiểm tra đúng/sai, bản ghi thực hiện trở thành bản ghi biểu mẫu thanh tra và danh sách kiểm tra. Để biết chi tiết, hãy xem Kiểm tra bản ghi xem cụ thể của thủ tục và Điểm kiểm tra đúng/sai và bản ghi thực hiện.

Xuất ra Excel

Từ nút [Xuất ra Excel] ở trên cùng bên phải của màn hình, bạn có thể tải xuống tất cả tổng báo cáo sử dụng dưới dạng một tệp Excel (chứa các trang tính để tóm tắt / Theo Nhóm & Người dùng / Theo Thủ tục / Xu hướng hàng ngày / Vấp váp / Tỷ lệ trả lời sai / Vấp váp / Theo nhóm / Trạng thái bản nháp / Theo nhóm / Trạng thái bản nháp / Danh sách mục / Hiệu quả kinh tế / ROI). Sử dụng nó để dán vào các tài liệu và báo cáo nội bộ, hoặc chuyển đổi vào các báo cáo hàng tháng.

Phạm vi xuất khẩu tuân theo các bộ lọc thời gian, nhóm và quyền được chọn hiện tại selected period, groups, and permissions (trạng thái bản nháp áp dụng cho toàn bộ thời gian bất kể bộ lọc thời gian). Trang tính Hiệu quả kinh tế / ROI chỉ được xuất cho Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm.

Mẹo sử dụng trong Đề xuất và Báo cáo nội bộ

Mỗi con số trong báo cáo sử dụng hiển thị một khía cạnh khác nhau của tác động. Bằng cách chọn các chỉ số phù hợp cho tình huống, bạn có thể hiển thị lợi ích triển khai Dive từ các quan điểm ngoài việc chỉ giảm lao động.

Khi bạn muốn hiển thị "Bậc tự giải quyết"

Hiển thị liệu "không hỏi đồng nghiệp, mọi người tự giải quyết bằng cách xem thủ tục."

Số lượt xem trên mỗi SOP: 1,0 = "xem một lần," 2,0+ = "tham chiếu lặp lại," 3,0+ = "phụ thuộc vào sàn"
Số người dùng (thâm nhập): Phần trăm sàn nào có nó được áp dụng
B. Thay thế câu hỏi (Tab Hiệu quả kinh tế): Số lần xem lại × số tiền thay thế thời gian trả lời câu hỏi

Khi bạn muốn hiển thị "Trực quan hóa kiến thức"

Hiển thị khối lượng kiến thức ngầm định đã có hình dạng của các thủ tục.

Số lần xuất bản: Số thủ tục được xuất bản lần đầu hoặc sửa đổi lần xuất bản trong khoảng thời gian
Số SOP được tham chiếu: Số thủ tục thực sự được sử dụng trên sàn (có thể được sử dụng để tương phản với các tài sản ngủ yên)
Số thủ tục chưa xem: Các thủ tục được tạo nhưng chưa đến sàn (được trình bày như là chỗ để cải tiến)
C. Nâng cao hiệu quả tạo (Tab Hiệu quả kinh tế): Hiệu ứng tiết kiệm từ sự khác biệt giữa thời gian tạo cũ và mới

Khi bạn muốn hiển thị "Hiệu quả đào tạo"

Hiển thị hiệu ứng tiết kiệm thời gian trên đào tạo nhân viên mới và đào tạo tại chỗ.

A. Thay thế đào tạo ban đầu (Tab Hiệu quả kinh tế): Số lượng lần xem lần đầu × số tiền thay thế thời gian đào tạo
Số lượng lần xem lần đầu của người dùng cá nhân: Có thể được đọc cho mỗi nhân viên mới như là số thủ tục được tự dạy mà không học từ một người lão luyện
Mẫu hình xem theo giờ trong ngày: Bạn thấy việc sử dụng thực tế trong các kịch bản đào tạo như trước buổi họp sáng, trong giờ làm việc và bài học cuối ngày

Khi bạn muốn hiển thị "Trực quan hóa hiểu biết"

Khi bạn muốn hiển thị không chỉ "số lượng" xem mà cả "chất lượng" hiểu biết, trước tiên hãy sử dụng tỷ lệ trả lời sai, vấp váp và tỷ lệ tự hoàn thành của tab [Bản ghi xem] (bản tóm tắt và cột bảng). Đối với các thủ tục có các điểm kiểm tra, bạn trực quan hóa liệu sàn có thể vượt qua lần đầu tiên (không có câu trả lời sai) không.

Tỷ lệ tự hoàn thành: Hiển thị liệu mọi người xem thủ tục có thể vượt qua một mình đến cuối hay không
Bản đồ vấp ngã (mở từ tên thủ tục trong bản ghi xem): Bạn có thể thấy ở các bước nào và các điểm kiểm tra nào những người có xu hướng bị kẹt, rõ ràng cho thấy các nút thắt giáo dục

Để theo dõi thành thạo liên tục và có hệ thống, bạn có thể kết hợp các tính năng sau trong hoạt động của mình.

Tính năng điểm kiểm tra: Đặt các điểm kiểm tra ở mỗi bước, và ngăn chặn tiến tới bước tiếp theo cho đến khi câu trả lời đúng được đưa ra, để xác nhận sự hiểu biết (xem Câu hỏi rایng từng bước)
Bản đồ kỹ năng: Kết hợp một kế hoạch giáo dục với các tiêu chuẩn đánh giá (Lv1–Lv4) để liên tục đánh giá và theo dõi sự tiến triển thành thạo (xem Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc Dấu hiệu kỹ năng)

Bằng cách kết hợp "tỷ lệ tự hoàn thành" và "những thay đổi Lv trên Bản đồ kỹ năng" với số lượng xem của báo cáo sử dụng, bạn có thể tổ chức cả số lượng (xem) và chất lượng (hiểu biết) trong một báo cáo.

Chỉ số thay thế khi rút ngắn dòng thời gian thành thạo khó định lượng

Rút ngắn dòng thời gian thành thạo có thể khó định lượng tùy thuộc vào loại công việc và thành phần lực lượng lao động. Trong trường hợp đó, bạn có thể hiển thị tác động triển khai từ các góc độ này bằng cách sử dụng các chỉ số ở trên.

"Câu hỏi cho đồng nghiệp giảm" được hiển thị bằng số tiền tích lũy trong "B. Thay thế câu hỏi"
"Công việc tạo thủ tục nó self nhanh hơn" được hiển thị bằng "C. Nâng cao hiệu quả tạo" và thời gian chỉnh sửa thực tế
"Được sử dụng trên sàn / không sử dụng thủ tục có thể nhìn thấy" được hiển thị bằng "Số thủ tục chưa xem" và "Số lượt xem trên mỗi SOP"
"Chất lượng đào tạo được làm cho nhất quán" được hiển thị bằng "Số người dùng," "Tỷ lệ tự hoàn thành" và "Phân phối Lv trên Bản đồ kỹ năng"

Bằng cách theo dõi các chỉ số này hàng tháng hoặc theo quý, bạn có thể dễ dàng trình bày chúng hơn dưới dạng tác động tích lũy.