Với từng SOP, bạn có thể kiểm tra trên một màn hình: trong khoảng thời gian đã chọn, SOP được xem bao nhiêu lần; ai đã xem và ai chưa xem; mỗi người đã trả lời các câu hỏi ra sao trong từng lần; và người ta dễ trả lời sai ở điểm kiểm tra nào. Màn hình này được gọi là “Bản ghi xem”.
Màn hình này giống nhau dù bạn mở từ Danh sách SOP, Chi tiết SOP, Báo cáo sử dụng hay Trang cá nhân. Khi mở từ Báo cáo sử dụng, màn hình sẽ giữ nguyên khoảng thời gian và bộ lọc bạn đã chọn ở báo cáo đó.
Cách mở
- Danh sách SOP (Thư mục, kết quả tìm kiếm, Yêu thích, v.v.): Chọn [Bản ghi xem] trong menu […] của SOP. Mục này hiển thị cho Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm và Quản trị viên Nhóm. Không thể chọn với SOP đang ở trạng thái bản nháp.
- Chi tiết SOP: Nhấn [Bản ghi xem] ở đầu màn hình, rồi chọn một trong các mục [Nhóm & người dùng], [Bản ghi thực hiện] hoặc [Bản đồ vấp ngã]. Khi có thay đổi chưa lưu thì không nhấn được.
- Báo cáo sử dụng: Trong tab [Bản ghi xem], đổi cách phân loại sang [SOP], rồi nhấn tên SOP. Nhấn một dòng ở tab [Trạng thái bản nháp] sẽ mở bản ghi thực hiện của SOP đó.
- Tab [Bản ghi xem] trên Trang cá nhân: Nhấn tên SOP để mở màn hình đã lọc theo người đó. Nhấn một dòng trong Lịch sử xem (theo thời gian) để mở chi tiết lần thực hiện đó.
Người tạo và Người dùng chỉ xem chỉ có thể kiểm tra phần của mình (bản ghi thực hiện và bản đồ vấp ngã) từ [Bản ghi xem] trong chi tiết SOP. Màn hình này không hiển thị cho khách.
Cách đọc màn hình
Từ trên xuống, màn hình gồm: đối tượng và khoảng thời gian, phần tóm tắt, và các tab hiển thị ([Nhóm & người dùng], [Bản ghi thực hiện], [Bản đồ vấp ngã]).
Đối tượng và khoảng thời gian
- Đối tượng: Số người nằm trong phạm vi bạn có thể xem. Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm xem toàn bộ Nhóm. Quản trị viên Nhóm xem những người thuộc các nhóm mình quản lý (nhóm trực thuộc trực tiếp và các nhóm cấp dưới của nhóm đó). Quản trị viên Nhóm không thuộc nhóm nào thì chỉ thấy phần của chính mình.
- Khoảng thời gian: Chọn trong [Toàn bộ thời gian], [1 tuần gần nhất], [1 tháng gần đây], [3 tháng gần nhất] hoặc [1 năm gần nhất]. Khi mở từ Báo cáo sử dụng hoặc Trang cá nhân, khoảng thời gian giống màn hình đó sẽ được chọn sẵn.
- [Cập nhật lên bản ghi mới nhất]: Hiển thị ngoại trừ khi mở từ Báo cáo sử dụng. Nhấn để tải lại bản ghi.
Tóm tắt
Hiển thị lượt xem, số người dùng (bao nhiêu % đối tượng đã xem), lượt xem trên mỗi người và lần xem cuối. Nếu SOP có câu hỏi và đã có bản ghi trả lời, thì cũng hiển thị tỷ lệ trả lời sai, vấp ngã và tỷ lệ tự hoàn thành. Tên gọi và ý nghĩa của các con số giống với Báo cáo sử dụng và Trang cá nhân (Kiểm tra hiệu quả triển khai bằng Báo cáo sử dụng).
Kỹ năng liên quan
Khi SOP này được đặt làm SOP liên quan của một kỹ năng, tên kỹ năng sẽ hiển thị phía trên, dưới mục “Kỹ năng liên quan” (dành cho Chủ sở hữu, Quản trị viên Nhóm và Quản trị viên Nhóm). Tùy theo cài đặt đánh giá tự động của Nhóm, Tự làm độc lập và hoàn thành được dùng để xác định cấp độ kỹ năng.
Nhóm & người dùng
Bạn có thể xem ai đã xem SOP này và ai chưa xem.
- [Theo nhóm] hiển thị dạng cây: nhóm → nhóm con → người dùng. [Danh sách] hiển thị mỗi người một dòng (sắp xếp theo số lượt xem, nhiều nhất trước). Nhóm chưa có nhóm nào thì hiển thị dạng danh sách.
- Lọc bằng [Tất cả], [Đã xem], [Chưa xem]. Đã xem và chưa xem được xác định theo việc người đó có xem SOP trong khoảng thời gian đã chọn hay không.
- Gõ vào tiêu đề cột tên để lọc theo tên nhóm hoặc tên người dùng. Nhóm nào khớp với tên nhóm thì hiển thị toàn bộ người trong nhóm đó. Nút ở cuối bên phải tiêu đề chuyển giữa “Mở rộng tất cả” và “Thu gọn tất cả”.
- Cột: Trạng thái xem (dòng nhóm hiển thị “Người đã xem / Số người trong đối tượng”), Lượt xem, Lần xem cuối, Tỷ lệ trả lời sai, Vấp ngã, Tỷ lệ tự hoàn thành và Tự làm độc lập.
- Nhấn tên người dùng để mở trang cá nhân ([Bản ghi xem]) của người đó. Khoảng thời gian đã chọn sẽ được giữ nguyên.
- Nhấn [Hồ sơ của người này] ở một dòng để thu hẹp màn hình chỉ còn người đó. Nhấn [Xem tất cả] để quay lại.
- Cột “Tự làm độc lập”: Được phán định theo cùng cách với đánh giá kỹ năng tự động. Việc phán định dựa trên các lần thực hiện từ trước đến nay, không phụ thuộc vào bộ lọc thời gian hay quyền hạn. (“Số lần để được coi là tự làm độc lập” là cài đặt của Nhóm.) Nhấn vào nhãn để mở bản đồ vấp ngã của người đó với khoảng thời gian đặt ở [Toàn bộ thời gian] ([Xem tất cả] sẽ quay lại khoảng thời gian ban đầu). Nhãn “Cần kiểm tra lại” cũng được hiển thị với người đã vấp ngã sau khi tự làm độc lập, và người chưa thực hiện phiên bản SOP sau sửa đổi. Nếu đã quá “Hạn kiểm tra lại sau sửa đổi” thì hiển thị “Đã hết hạn”. Quản lý có thể dùng [Xử lý kiểm tra lại] bên cạnh nhãn để ghi lại việc đã đào tạo lại (Đã xong), hoặc đưa người đó vào “Ngoài phạm vi kiểm tra lại”. Ở dòng nhóm, hiển thị số người tự làm độc lập và số người cần kiểm tra lại. Mục này hiển thị với SOP có câu trả lời cho câu hỏi, hoặc với SOP liên quan của kỹ năng (Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng từ việc hoàn thành khóa học, lấy chứng chỉ và kết quả SOP).
- Với SOP đã có phiên bản sửa đổi, bạn có thể xuất ra Excel tình trạng kiểm tra lại của từng người đã thực hiện phiên bản trước, bằng [Bản ghi kiểm tra lại] phía trên bảng (Chưa thực hiện / Đã hết hạn / Đã xong / Ngoài phạm vi kiểm tra lại). Mục này dành cho quản lý (gói Pro và Enterprise). (Quản lý kiểm tra lại sau khi sửa đổi (hạn, ghi nhận xử lý, không cần kiểm tra lại, xuất bản ghi))
Bản ghi thực hiện
Với mỗi lần xem, bảng này hiển thị cách người đó đã trả lời từng câu hỏi. Mỗi hàng là một lần thực hiện, mỗi cột là một câu hỏi của phiên bản đó. Bản ghi của phiếu kiểm tra và checklist dùng câu hỏi có phán định đạt/không đạt cũng được kiểm tra tại đây (Câu hỏi đạt/không đạt và bản ghi thực hiện (vận hành phiếu kiểm tra và checklist)).
- Dùng danh sách thả xuống phiên bản để chuyển giữa tất cả các phiên bản hoặc một phiên bản cụ thể.
- Bên dưới bảng, “Tổng hợp (kỳ này)” luôn hiển thị số trường hợp bất thường của từng câu hỏi (với câu nhập số là giá trị trung bình).
- Có thể lọc và sắp xếp theo các cột như trạng thái, ngày giờ thực hiện.
- Nhấn một dòng để mở chi tiết lần thực hiện đó (toàn bộ câu trả lời và bình luận).
- Nhấn [Xuất] để lưu các bản ghi đang hiển thị thành tệp CSV (gói Pro và Enterprise).
Nội dung câu trả lời chỉ hiển thị từ gói Core trở lên. Dưới gói Core, chỉ hiển thị tiêu đề của các câu hỏi.
Bản đồ vấp ngã
Theo từng điểm kiểm tra, hiển thị bao nhiêu người đã sai và họ đã chọn phương án nào. Nhấn tên người đã sai để thu hẹp màn hình chỉ còn người đó. Dùng để tìm SOP có nhiều người vấp ngã cần cải thiện, và tìm người cần hỗ trợ riêng. Có từ gói Core trở lên.
Xem riêng từng người
Khi mở từ [Hồ sơ của người này] trong Nhóm & người dùng, từ tên trên bản đồ vấp ngã, hoặc từ tên SOP trong Trang cá nhân, màn hình sẽ được thu hẹp chỉ còn người đó. Các con số tóm tắt sẽ là số liệu của người đó, và chỉ có hai phần hiển thị là [Bản ghi thực hiện] và [Bản đồ vấp ngã]. Quản lý có thể nhấn [Xem tất cả] để quay về toàn bộ SOP.