Đối với mẫu chu kỳ đã được xác định ở STEP2, hãy phân loại từng yếu tố theo 3 tiêu chí: Thao tác thực / Công việc phụ trợ / Lãng phí. Nội dung được sắp xếp ở đây sẽ trở thành "Tình trạng hiện tại (trước cải tiến)" và trở thành tiêu chuẩn cho STEP4 (cải tiến).
Bài viết này là STEP3 trong chuỗi phân tích công việc. Để xem toàn bộ hình ảnh, vui lòng tham chiếu Tổng quan phân tích công việc và cách bắt đầu.
Trạng thái khi mở STEP3
Khi bạn nhấp vào "Tiếp tục với mẫu này" ở STEP2 (hoặc "Tiếp tục như hiện tại" trong trường hợp video 1 chu kỳ), STEP3 sẽ mở ra với bản nháp của các yếu tố đã được nhập. Các khoảng trống trong video (thời gian chờ đợi) sẽ được tự động bổ sung dưới dạng "Thời gian chờ đợi".
Tiếp theo, bạn chỉ cần sửa bản nháp một cách nhẹ nhàng mà thôi.
Cách hiểu 3 tiêu chí phân loại
- Thao tác thực (xanh lam): Công việc tạo ra giá trị gia tăng (gia công, lắp ráp, kiểm tra, v.v. – chính là mục đích ban đầu)
- Công việc phụ trợ (xám): Công việc cần thiết kèm theo thao tác thực (chuẩn bị, di chuyển, khởi động, v.v.)
- Lãng phí (đỏ): Các chuyển động hoặc thời gian chờ không cần thiết (tìm kiếm, vận chuyển, chờ đợi, làm lại, v.v.)
Ở STEP4, bạn sẽ ưu tiên cắt bỏ lãng phí, nén công việc phụ trợ và duy trì thao tác thực để tạo ra video công việc hiệu quả.
Chỉnh sửa yếu tố
Tinh chỉnh các điểm chia cắt (kéo biên giới của thanh Gantt)
Ở biểu đồ Gantt bên dưới, bạn có thể kéo các đầu của thanh yếu tố để tinh chỉnh vị trí chia cắt. Vì các đầu của yếu tố liền kề sẽ chuyển động liên động, nên tính liên tục của toàn bộ chia cắt sẽ được duy trì.
Thêm điểm chia cắt (tách tại vị trí phát)
- Phát video và tạm dừng tại vị trí mà bạn muốn tách
- Nhấp vào "Tách tại vị trí phát" ở trên cùng bên trái của Gantt
- Yếu tố sẽ được chia thành 2 phần ở vị trí đó, và yếu tố mới sẽ ở trạng thái trống tên và được chọn
Nhập tên yếu tố
Ở danh sách yếu tố ở trên cùng bên phải, hãy nhập tên cho từng yếu tố. Tên yếu tố cũng sẽ được sử dụng trong phụ đề của video xuất ra.
Thay đổi phân loại công việc (3 tiêu chí)
Nhấp vào dấu chấm màu (xanh lam / xám / đỏ) của mỗi yếu tố trong danh sách yếu tố, và nó sẽ xoay vòng theo thứ tự: Thao tác thực → Công việc phụ trợ → Lãng phí.
Thêm yếu tố
Từ "Thêm" ở trên cùng bên phải danh sách yếu tố, hoặc từ các thao tác của từng yếu tố riêng lẻ, bạn có thể thêm yếu tố mới bằng cách lấy 1 giây từ thời gian của yếu tố liền kề.
Xóa yếu tố
Bạn có thể xóa các yếu tố không cần thiết từ thùng rác trong danh sách yếu tố. Khoảng thời gian bị xóa sẽ được yếu tố trước đó (nếu không có thì yếu tố tiếp theo) hấp thụ, và tính liên tục sẽ được duy trì.
Hiểu tình trạng hiện tại thông qua biểu đồ cấu trúc
Biểu đồ cấu trúc công việc được hiển thị ở phía dưới bên phải của màn hình. Thời gian chiếm giữ của mỗi trong 3 tiêu chí được trực quan hóa dưới dạng các thanh dọc, vì vậy bạn có thể xem ngay tỷ lệ lãng phí trong tình trạng hiện tại.
Đặt lại bản nháp
Từ thanh công cụ ở dưới cùng của màn hình, bạn có thể thực hiện các thao tác sau.
- "Khôi phục": Hủy các chỉnh sửa của STEP3 và quay lại trạng thái ban đầu ngay sau mẫu chu kỳ
- Hoàn tác / Thử lại (Ctrl+Z / Ctrl+Shift+Z): Hoàn tác/Làm lại các chỉnh sửa trong bước này
※ Nếu bạn muốn phân tích lại thời gian của thao tác yếu tố bằng AI, hãy quay lại STEP2 (trích xuất) và thực thi "Phân tích lại" (các chỉnh sửa của mẫu, phân loại và cải tiến sẽ bị xóa).
Tiến tới STEP4
Sau khi sắp xếp xong, hãy nhấp vào "Tiếp theo" ở giữa phía dưới của màn hình. Phân loại hiện tại sẽ được xác định là tiêu chuẩn trước cải tiến và bạn sẽ tiến tới STEP4 (cải tiến).
※ Nếu bạn thay đổi cấu trúc (thêm / xóa / tách) hoặc ranh giới của STEP3 sau khi đi vào STEP4 hoặc các bước sau, một thông báo cảnh báo sẽ xuất hiện (chỉnh sửa sẽ không bị loại bỏ). Vì nó có thể ảnh hưởng đến nội dung cải tiến, vui lòng xem xét lại STEP4 nếu cần thiết.
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Đối với các yếu tố mà bạn có thể chấp nhận bản nháp của AI như hiện tại, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn bắt đầu bằng cách chia thành các phần lớn hơn thay vì cố gắng chia nhỏ quá mức
- Yếu tố "thời gian chờ đợi" sẽ được tự động bổ sung dưới dạng đỏ (lãng phí). Tuy nhiên, trong thực tế, có những khoảng chờ cần thiết như một công việc phụ trợ, vì vậy hãy thay đổi phân loại để phù hợp với thực tế
- Thay vì ôm ấu 1 yếu tố = 1 hành động, hãy chia theo các nhóm có ý nghĩa để STEP4 dễ dàng cắt hơn
- Định nghĩa yếu tố này cũng được sử dụng làm tiêu chuẩn ở STEP6 (so sánh). Với dự tính để so sánh, hãy sắp xếp cẩn thận tên yếu tố và ranh giới để dễ dàng hiểu rõ sự khác biệt với đối tượng sau này