Bạn có thể đặt ngưỡng quyền người dùng cho mỗi tính năng (như xuất SOP, tải tư liệu, chia sẻ bên ngoài, v.v.). Người dùng không được phép sẽ thấy các nút và menu liên quan được vô hiệu hóa (hiển thị mờ) và không thể hoạt động.
Gói có sẵn
Tính năng này khả dụng với gói Enterprise.
Ai có thể cấu hình
Chỉ những người dùng có quyền Chủ sở hữu.
Tính năng có thể kiểm soát
Trên tab Bảo mật, trong thẻ "Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng", bạn có thể đặt ngưỡng vai trò cho các tính năng sau:
- Xuất tệp SOP (PDF / Excel / MP4 / PowerPoint)
- Xuất Excel của thư mục: Tính năng xuất thông tin SOP hoặc danh sách URL trong thư mục
- Chia sẻ bên ngoài: Phát hành URL chia sẻ bên ngoài có hạn thời gian (nếu cài đặt cấm chia sẻ ra ngoài được bật cho Nhóm, bạn không thể sử dụng nó bất kể cài đặt vai trò)
- Tải tư liệu: Tải trực tiếp video và hình ảnh từ thư viện tư liệu
- Tải xuống tệp đính kèm: Tải xuống tệp đính kèm và tệp liên quan trong SOP (cả xem và chỉnh sửa)
- Xuất bản đồ kỹ năng: Lưu bản đồ kỹ năng (Excel)
- Xuất báo cáo sử dụng: Xuất báo cáo sử dụng thành Excel/CSV
Các bước cấu hình
- Mở "Chức năng dành cho chủ sở hữu" từ menu bên
- Chọn tab "Bảo mật" ở trên cùng và mở thẻ "Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng"
- Chọn "Vai trò được phép" từ danh sách thả xuống cho mỗi hàng tính năng
- Mọi người (bao gồm khách)
- Vai trò trở lên (Người dùng chỉ xem trở lên / Người tạo trở lên / Quản trị viên Nhóm trở lên / Quản trị viên Nhóm trở lên)
- Chỉ Chủ sở hữu
- Bên phải bảng, các vai trò được kiểm tra (dấu kiểm màu xanh) sẽ được phản ánh ngay lập tức
- Nhấp "Lưu" cho mỗi tính năng hoặc "Mặc định" để quay lại cài đặt ban đầu
Thao tác hàng loạt (thay đổi nhiều tính năng cùng lúc)
Sử dụng các nút sau ở trên cùng bảng để thay đổi tất cả các tính năng cùng lúc:
- "Vô hiệu hóa tất cả cho mọi người": Thu chẹp tất cả các tính năng thành "Chỉ Chủ sở hữu" để không ai khác có thể sử dụng. Bạn có thể quay lại từng cái một sau đó
- "Khôi phục tất cả về mặc định": Đưa tất cả các tính năng về ngưỡng vai trò tiêu chuẩn
Điều này rất hữu ích khi bạn muốn tạm thời vô hiệu hóa cho mọi người cho những dự án nhạy cảm cao.
Cách hoạt động hiển thị
- Người dùng không được phép sẽ thấy các nút và menu liên quan được vô hiệu hóa (hiển thị mờ)
- Vì chúng không thể nhấp được, người dùng biết tính năng tồn tại nhưng không thể hoạt động
- Chia sẻ bên ngoài được kiểm soát bởi cài đặt cấm chia sẻ ra ngoài trên toàn bộ Nhóm, vì vậy nếu nó bị vô hiệu hóa, bạn không thể sử dụng nó bất kể cài đặt này
Mẹo sử dụng tốt
- Với các Nhóm xử lý SOP nhạy cảm cao, hãy đặt xuất PDF/Excel/MP4/PowerPoint và các tính năng tải xuống thành ngưỡng cao hơn như Quản trị viên Nhóm trở lên
- Nếu bạn muốn ngăn chặn việc sử dụng lại tư liệu, hãy đặt tải tư liệu và tải tệp đính kèm thành chỉ Chủ sở hữu
- Kiểm soát theo giai đoạn triển khai: Lỏng lẻo khi bắt đầu, sau đó siết chặt khi ổn định
- Thông báo trước cho người dùng trong các vai trò bị ảnh hưởng để giảm các câu hỏi từ bộ phận