Bạn có thể đặt ngưỡng vai trò người dùng cho mỗi tính năng (Xuất SOP, Tải tư liệu, Chia sẻ bên ngoài, v.v.) có thể được sử dụng. Người dùng không được phép sẽ thấy các nút hoặc menu là không khả dụng (được tô màu xám), ngăn họ thực hiện thao tác.
Các gói khả dụng
Tính năng này có sẵn với gói Enterprise.
Ai có thể cấu hình điều này
Chỉ những người dùng có quyền Chủ sở hữu mới có thể thực hiện việc này.
Tính năng bạn có thể kiểm soát
Trên tab Bảo mật, hãy sử dụng thẻ Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng để đặt vai trò ngưỡng cho từng tính năng sau:
- Xuất SOP dạng tệp (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4): Các thao tác tạo tệp mới từ nút Xuất trên màn hình SOP. Điều này bao gồm sao chép vào định dạng của công ty (định dạng xuất), lưu hình ảnh và PDF được liên kết với SOP, và tải từ liên kết email hoàn thành MP4. (Mặc định: Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn)
- Tải xuống SOP dạng tệp: Các thao tác mở và lưu SOP trong đó chính tệp là nội dung chính (Word, Excel, PowerPoint, PDF, v.v.). Cài đặt này áp dụng bất kể bạn mở tệp từ đâu: thư mục, kết quả tìm kiếm, Yêu thích, lịch sử, Trang chủ, Ngoại tuyến hoặc liên kết được chia sẻ. Trong khi chưa được đặt, điều này kế thừa cài đặt "Xuất SOP dạng tệp". Sau khi lưu, nó trở nên độc lập và được áp dụng riêng biệt.
- Xuất Excel danh sách SOP (theo thư mục): Từ menu hành động của thư mục, xuất danh sách SOP trong thư mục đó sang Excel. Xuất bao gồm danh sách (tên, sửa đổi, vị trí, v.v.) mà không phải là nội dung SOP (văn bản thủ tục hoặc video). (Mặc định: Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn)
- Chia sẻ bên ngoài: Phát hành URL chia sẻ bên ngoài có thời hạn và mã QR. Nếu nhóm có chia sẻ bên ngoài bị vô hiệu hóa, điều này không thể sử dụng bất kể cài đặt vai trò. (Mặc định: Người tạo hoặc cao hơn)
- Tải tư liệu: Tải trực tiếp các tệp gốc (video, hình ảnh, PDF, v.v.) từ thư viện tư liệu. Điều này cũng bao gồm các video gốc đã được xử lý bằng phân tích AI. (Mặc định: Người tạo hoặc cao hơn)
- Tải xuống tệp đính kèm: Tải tệp được đính kèm hoặc liên kết với SOP (trong khi xem hoặc chỉnh sửa). Cài đặt này cũng kiểm soát tải các tệp chứng chỉ được đăng ký làm bằng chứng đủ điều kiện. (Mặc định: Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn)
- Xuất Đào tạo, Chứng chỉ và Giáo dục: Xuất Excel của Bản đồ kỹ năng (phát triển), sổ cấp chứng chỉ và đào tạo (tình trạng hoàn thành khóa học). Điều này áp dụng cho cả xuất từ màn hình danh sách và xuất từ các tab Phát triển và Chứng chỉ của trang Cá nhân. Xuất bao gồm tên và trạng thái đánh giá/mua lại. (Mặc định: Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn)
- Xuất báo cáo sử dụng: Xuất Excel của Báo cáo sử dụng và xuất PowerPoint cho các đề xuất kinh doanh. Điều này cũng bao gồm xuất từ tab bản ghi xem của trang Cá nhân. Tuy nhiên, nếu một cá nhân xuất bản ghi của riêng họ, cài đặt này có thể được sử dụng trừ khi được đặt thành "Vô hiệu hóa tất cả cho mọi người." (Mặc định: Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn)
- Xuất Bản ghi xem và bảng kiểm tra: Các thao tác xuất sang CSV những người xem SOP và khi nào, cũng như cách họ trả lời câu hỏi. Khi sử dụng làm bảng kiểm tra, điều này bao gồm các bản ghi thực hiện. Cài đặt này áp dụng bất kể bạn mở từ màn hình nào: Báo cáo sử dụng, Trang cá nhân hoặc Bản ghi xem SOP. (Mặc định: Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn)
- Xuất phân tích công việc (Phân tích nhanh, so sánh với SOP, phân tích thời gian): Các thao tác xuất kết quả phân tích công việc sang Excel. Xuất bao gồm tên chủ đề, ngày/giờ phân tích và kết quả so sánh với các thành viên nhóm khác. Tạo video tiêu chuẩn (xuất sang thư viện tư liệu) không được bao gồm. (Mặc định: Người tạo hoặc cao hơn)
- Xuất Kế hoạch tạo: Các thao tác xuất kế hoạch tạo SOP sang Excel. Điều này áp dụng cho kế hoạch tổng thể, kết quả danh sách được lọc và "Việc tôi phụ trách", đồng thời bao gồm tên người được phân công, thời hạn và tiến độ. (Mặc định: Người tạo hoặc cao hơn)
Di chuột qua biểu tượng ⓘ bên cạnh tên từng tính năng để xem những gì bị hạn chế bởi tính năng đó. Đối với một số tính năng, các vai trò thấp hơn sẽ không có tác dụng không được hiển thị dưới dạng tùy chọn.
●Lưu ý quan trọng khi hạn chế tải xuống SOP dạng tệp
Nếu bạn đã đăng ký các định dạng không thể mở mà không tải (Word, Excel, PowerPoint, v.v.) dưới dạng SOP dạng tệp, việc hạn chế cài đặt này sẽ ngăn người dùng của vai trò được chỉ định xem chính SOP. Nếu bạn muốn hiển thị trên màn hình, hãy chuyển đổi sang PDF trước khi đăng ký.
Các bước cấu hình
- Mở Chức năng dành cho chủ sở hữu trong menu bên
- Chọn tab Bảo mật ở trên cùng và mở thẻ Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng
- Đối với mỗi hàng tính năng, chọn Vai trò được phép từ menu thả xuống
- Mọi người (bao gồm khách)
- Từng vai trò hoặc cao hơn (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn, Người tạo hoặc cao hơn, Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn, Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn)
- Chỉ Chủ sở hữu
- Phía bên phải của bảng ngay lập tức phản ánh vai trò nào được kiểm tra (dấu kiểm xanh)
- Đối với mỗi tính năng, nhấp vào Lưu hoặc sử dụng Khôi phục mặc định để quay lại cài đặt mặc định
Hoạt động hàng loạt (thay đổi nhiều tính năng cùng lúc)
Sử dụng các nút sau ở trên cùng của bảng để thay đổi tất cả tính năng cùng lúc:
- Vô hiệu hóa tất cả cho mọi người: Hạn chế tất cả tính năng thành "Chỉ Chủ sở hữu" để không ai ngoài Chủ sở hữu có thể sử dụng chúng. Bạn có thể khôi phục các cài đặt riêng lẻ sau
- Khôi phục tất cả về mặc định: Khôi phục tất cả tính năng về ngưỡng vai trò tiêu chuẩn
Điều này hữu ích khi bạn muốn tạm thời hạn chế tất cả người dùng cho các dự án bảo mật.
Cách nó trông và hoạt động
- Đối với người dùng không được phép, các nút hoặc menu có liên quan sẽ xuất hiện là không khả dụng (được tô màu xám)
- Vì không thể nhấp vào, người dùng có thể thấy tính năng tồn tại nhưng không thể vận hành
- Khi bạn di chuột qua một nút bị vô hiệu hóa, một thông báo sẽ xuất hiện giải thích lý do tại sao nó không khả dụng
- Chia sẻ bên ngoài được kiểm soát bởi cài đặt chia sẻ bên ngoài bị vô hiệu hóa trên toàn nhóm, vì vậy nếu nó bị vô hiệu hóa, nó không thể sử dụng bất kể cài đặt này
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Đối với các nhóm xử lý SOP bảo mật cao, đặt ngưỡng cao hơn (chẳng hạn như Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn) cho PDF, Excel, Word, MP4 và PowerPoint xuất và tải
- Để ngăn chặn việc sử dụng lại tư liệu, hạn chế tải tư liệu và tải đính kèm thành Chỉ Chủ sở hữu
- Kiểm soát dần dần dựa trên giai đoạn hoạt động: Cài đặt lỏng lẻo ở giai đoạn đầu nhập, siết chặt sau khi ổn định
- Thông báo cho người dùng của các vai trò bị ảnh hưởng trước khi thực hiện thay đổi sẽ giảm các truy vấn từ hiện trường