Bạn có thể thay đổi quyền đã gán cho người dùng bất cứ lúc nào. Thay đổi được thực hiện từ [Quản lý người dùng], với 3 cách: thay đổi từng người một, thay đổi nhiều người cùng lúc và thay đổi hàng loạt bằng Excel.
Để xem danh sách những việc có thể làm với từng quyền, hãy xem Quyền người dùng và số lượng tài khoản. Các thao tác này thực hiện từ trình duyệt trên PC.
Người có thể thay đổi quyền
- Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm: có thể thay đổi quyền của tất cả người dùng trong nhóm
- Quản trị viên Nhóm: chỉ có thể thay đổi người dùng thuộc nhóm nằm dưới nhóm của mình. Nếu người dùng đó cũng thuộc nhóm nằm ngoài phạm vi quản lý thì không thể thay đổi
- Người tạo / Người dùng chỉ xem / Khách: không thể thay đổi quyền ([Quản lý người dùng] không hiển thị)
Ngoài ra, còn có các quy tắc sau.
- Bạn không thể thay đổi quyền của chính mình (bạn vẫn có thể tự thay đổi tên hiển thị và nhóm trực thuộc)
- Bạn không thể cấp quyền cao hơn quyền của chính mình. Chỉ Chủ sở hữu mới có thể cấp quyền Chủ sở hữu
Thay đổi từng người một
- Mở [Quản lý người dùng] trên thanh bên
- Nhấp vào người dùng cần thay đổi để mở [Chi tiết người dùng]
- Nhấp vào biểu tượng bút chì bên phải [Quyền]
- Chọn quyền mới trong danh sách thả xuống
- Nhấp [Lưu]
Danh sách thả xuống được chia thành Thành viên tổ chức (Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm, Quản trị viên Nhóm, Người tạo, Người dùng chỉ xem) và Người dùng ngoài (Khách). Mỗi lựa chọn đều hiển thị phần giải thích về quyền đó. Các quyền không chọn được sẽ bị làm mờ, và lý do được ghi ngay bên cạnh.
Khi gỡ bỏ quyền quản trị
Khi thay đổi từ Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm hoặc Quản trị viên Nhóm sang quyền thấp hơn, hộp thoại xác nhận sẽ hiển thị. Hãy kiểm tra nội dung các quyền sẽ bị mất, rồi nhấp [Thay đổi].
Thay đổi nhiều người dùng cùng lúc
- Chọn người dùng cần thay đổi bằng ô đánh dấu ở mép trái của Danh sách người dùng
- Nhấp [Thay đổi quyền] trên thanh hiển thị ở phía trên màn hình
- Chọn quyền mới rồi nhấp [Thay đổi]
Khi Quản trị viên Nhóm thực hiện thao tác này, những người dùng nằm ngoài phạm vi quản lý sẽ tự động bị loại khỏi đối tượng, và số người bị loại sẽ hiển thị trên thanh.
Thay đổi hàng loạt bằng Excel
Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm có thể thay đổi quyền của nhiều người dùng cùng lúc bằng tệp Excel. Hãy dùng cách này khi có nhiều người dùng, hoặc khi rà soát quyền cùng với thay đổi tổ chức.
- Nhấp [Thay đổi hàng loạt] ở phía trên màn hình [Quản lý người dùng]
- Tải xuống tệp mẫu
- Trong tab "Danh sách người dùng", dùng danh sách thả xuống để thay đổi cột C "Quyền"
- Tải lên tệp đã lưu, kiểm tra nội dung rồi nhập
Nếu chỉ muốn rà soát quyền, hãy dùng chế độ thêm chênh lệch (những người dùng không có trong bảng tính sẽ được giữ nguyên). Cách điền tệp được ghi trong tab "Cách dùng" của tệp mẫu.
Ảnh hưởng đến số lượng tài khoản
Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm, Quản trị viên Nhóm, Người tạo và Người dùng chỉ xem đều được tính vào cùng một số lượng tài khoản. Dù bạn thay đổi quyền giữa 5 loại này, số lượng tài khoản đang sử dụng cũng không thay đổi.
Khách được tính riêng, không tính vào số lượng tài khoản. Khi chuyển người dùng từ Thành viên tổ chức sang Khách, hoặc từ Khách sang Thành viên tổ chức, cách tính sẽ chuyển sang loại còn lại. Nếu đích đến đã đạt giới hạn số tài khoản, bạn không thể thay đổi và sẽ thấy hướng dẫn gói dịch vụ.
Về cách tính số tài khoản, xem Giới hạn số tài khoản và cách tính. Về khách, xem Mời khách là gì?
Khi không thể thay đổi
Không hiển thị biểu tượng bút chì bên cạnh quyền
Việc này xảy ra khi bạn mở [Chi tiết người dùng] của chính mình, hoặc (đối với Quản trị viên Nhóm) khi người dùng mục tiêu thuộc nhóm nằm ngoài phạm vi quản lý. Để thay đổi quyền của chính mình, hãy nhờ Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm.
Biểu tượng bút chì cũng không hiển thị với người dùng có quyền được quyết định theo chức vụ thông qua Ánh xạ trong đồng bộ danh sách nhân sự (gói Enterprise). Quyền của những người dùng này cũng không thay đổi khi dùng thay đổi hàng loạt hoặc Excel. Để thay đổi quyền, hãy xem lại chức vụ trên hệ thống nhân sự hoặc cài đặt Ánh xạ (Tự động đồng bộ danh sách từ hệ thống nhân sự (SCIM)).
"* Bạn không thể chọn quyền cao hơn quyền của mình" xuất hiện
Bạn không thể cấp quyền cao hơn quyền của chính mình. Để cấp quyền Chủ sở hữu, hãy nhờ người là Chủ sở hữu thực hiện.
"*Không thể hạ cấp vì đây là chủ sở hữu cuối cùng" xuất hiện
Nhóm phải có ít nhất 1 chủ sở hữu. Hãy đổi một người dùng khác thành Chủ sở hữu trước, rồi mới hạ cấp người dùng này.
"* Tài khoản không cần email không thể làm chủ sở hữu" xuất hiện
Không thể cấp quyền Chủ sở hữu cho tài khoản không cần email. Nếu muốn đặt làm Chủ sở hữu, hãy chuyển trước sang tài khoản đăng nhập bằng địa chỉ email (Cách thay đổi thông tin tài khoản).
Không thể đặt người dùng đang được mời làm Chủ sở hữu
Không thể cấp quyền Chủ sở hữu cho người dùng đang được mời mà chưa đăng nhập. Hãy thay đổi sau khi người đó đăng nhập và tham gia nhóm.
Khi thay đổi được áp dụng
Quyền được cập nhật ngay khi bạn nhấp [Lưu] hoặc [Thay đổi]. Nếu người dùng mục tiêu đang đăng nhập, quyền mới sẽ có hiệu lực sau khi họ tải lại màn hình.
Nội dung thay đổi quyền được ghi vào Nhật ký kiểm toán (Xuất Nhật ký kiểm toán ra CSV).