Chia sẻ bản nháp là tính năng cho phép bạn hiển thị SOP đang ở trạng thái bản nháp (chưa công bố) cho những người dùng hoặc nhóm được chỉ định riêng biệt với quy trình phê duyệt, để họ có thể xem và bình luận. Bạn sử dụng tính năng này khi muốn kiểm tra nội dung với nhân viên tại hiện trường hoặc những nhân viên có kinh nghiệm trước khi công bố.

Người được chia sẻ không có quyền chỉnh sửa. Họ không thể chỉnh sửa, lưu, phê duyệt hoặc xóa các bước, mà chỉ có thể để lại bình luận.

Chia sẻ bản nháp là gì

Theo mặc định, SOP ở trạng thái bản nháp chỉ có thể được mở bởi người khởi tạo và những người trong quy trình phê duyệt. Do đó, trong tình huống "muốn cho nhân viên hiện trường (không phải là người phê duyệt) xem nội dung trước khi công bố", bạn chỉ có thể công bố ngay hoặc xem cùng nhau trên màn hình.

Bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ bản nháp, người khởi tạo chỉ cần chỉ định đối tượng chia sẻ (người dùng hoặc nhóm), và những người được chia sẻ có thể mở bản nháp, xem nội dung và để lại bình luận. Bạn có thể chia sẻ với những người không có quyền truy cập vào thư mục chứa (chia sẻ bản nháp là một đường dẫn độc lập với hạn chế truy cập thư mục). Vì đây là cơ chế riêng biệt với quy trình phê duyệt, nên nó không ảnh hưởng đến quy trình phê duyệt.

● Màn hình: Tab "Chia sẻ bản nháp" trên màn hình chỉnh sửa SOP (từ góc nhìn của người khởi tạo)

[Hình ảnh: draftshare_tab_owner]

Yêu cầu

• Quyền hạn: Chỉ người khởi tạo bản nháp mới có thể cấu hình đối tượng chia sẻ. Những người khác (người phê duyệt hoặc những người được chia sẻ) sẽ không thấy cài đặt chia sẻ và chỉ có thể sử dụng bình luận
• Đối tượng có thể được chỉ định là người được chia sẻ: Người dùng và nhóm trong cùng nhóm của bạn. Người dùng khách và những người dùng đang được mời nhưng chưa tham gia không thể được chỉ định
• Đối tượng: Chỉ SOP ở trạng thái bản nháp. Tab "Chia sẻ bản nháp" sẽ không hiển thị đối với SOP đã công bố (đã phát hành)
• Gói: Có sẵn trong Gói Lite trở lên
• Vị trí: Được cấu hình từ tab [Chia sẻ bản nháp] ở phía trên màn hình chỉnh sửa SOP

Cấu hình đối tượng chia sẻ (người khởi tạo)

1. Mở [SOP] → [Bản nháp / Duyệt] trong menu bên trái và nhấp vào SOP mục tiêu từ tab [Bản nháp]
2. Mở tab [Chia sẻ bản nháp] ở phía trên màn hình chỉnh sửa
3. Nhấp vào [Thay đổi đối tượng chia sẻ]
4. Chọn một cá nhân trong Người dùng được chia sẻ hoặc chọn một nhóm trong Nhóm được chia sẻ (bạn cũng có thể sử dụng cả hai)
5. Nhấp vào [Lưu cài đặt chia sẻ]

● Màn hình: Hộp thoại cài đặt chia sẻ mở từ [Thay đổi đối tượng chia sẻ]

Sau khi lưu, chỉ những người được thêm vào đối tượng chia sẻ mới sẽ nhận được email thông báo kèm liên kết trực tiếp tới SOP mục tiêu. Những người đã được chia sẻ sẽ không nhận được email này gửi lại.

Chia sẻ theo nhóm

Khi bạn nhấp vào tên nhóm trong nhóm được chia sẻ, trạng thái chọn sẽ thay đổi như sau:

• Lần thứ 1: Chia sẻ với các thành viên của nhóm đó và tất cả các nhóm con
• Lần thứ 2: Chia sẻ chỉ với người dùng trực tiếp của nhóm (không bao gồm các nhóm con)
• Lần thứ 3: Bỏ chọn

Đối tượng chia sẻ được xác định khi các thành viên được mở rộng. Những người tham gia nhóm sau khi lưu sẽ không được thêm tự động, vì vậy nếu cần thiết, hãy lưu lại.

Không cần thiết chia sẻ với người phê duyệt

Những người dùng trong yêu cầu phê duyệt có thể tự động xem bản nháp. Không cần chỉ định lại họ ở đối tượng chia sẻ.

Cách hiển thị đối với người được chia sẻ

Những người được chia sẻ có thể mở bản nháp bằng một trong những cách sau:

• Mở từ liên kết trong email thông báo
• Mở [SOP] → [Bản nháp / Duyệt] trong menu bên trái và mở từ tab [Bản nháp được chia sẻ] (nếu là người dùng chỉ xem, tên menu sẽ hiển thị là [Bản nháp được chia sẻ])

● Màn hình: Tab [Bản nháp được chia sẻ] trong "Bản nháp / Duyệt"

Khi mở, một thẻ có nội dung [Bản nháp được chia sẻ (chỉ xem và bình luận)] sẽ hiển thị ở phía trên màn hình, và tab [Bình luận về bản nháp] sẽ mở trước tiên. Bạn có thể xem nội dung SOP từ tab [Nội dung bước].

Ở trạng thái này, bạn không thể thực hiện chỉnh sửa, lưu, công bố (yêu cầu phê duyệt), phê duyệt, sửa đổi, sao chép, xóa hoặc chia sẻ bằng mã QR. Bạn chỉ có thể để lại bình luận.

Trao đổi bình luận

1. Mở tab [Chia sẻ bản nháp] (đối với người được chia sẻ là [Bình luận về bản nháp])
2. Nhập bình luận vào trường nhập liệu ở phía dưới màn hình và nhấp vào [Đăng bình luận]

Sau khi đăng, người khởi tạo và những người đã bình luận trước đây về SOP này (ngoại trừ chính bạn) sẽ nhận được email thông báo chứa nội dung bình luận. Những người được chia sẻ chưa bình luận sẽ không nhận được thông báo.

Bình luận được phản ánh ngay sau khi đăng và được cập nhật trên màn hình của tất cả những người đang mở bản nháp. Tên người đăng và thời gian đăng sẽ được hiển thị cùng với bình luận.

● Màn hình: Danh sách bình luận bản nháp và trường nhập liệu

Hủy liên kết chia sẻ

Người khởi tạo mở [Chia sẻ bản nháp] → [Thay đổi đối tượng chia sẻ], bỏ chọn người dùng hoặc nhóm muốn xóa và nhấp vào [Lưu cài đặt chia sẻ]. SOP đó sẽ biến mất từ tab [Bản nháp được chia sẻ] của những người đã bị xóa.

Ngoài ra, khi bạn công bố SOP, nó sẽ tự động biến mất khỏi tab [Bản nháp được chia sẻ]. Sau khi công bố, quyền xem sẽ tuân theo giới hạn truy cập của thư mục chứa.

Câu hỏi thường gặp

Có khả năng người được chia sẻ sẽ chỉnh sửa SOP không?
Không. Trên màn hình của những người được chia sẻ, các nút liên quan đến chỉnh sửa, lưu và phê duyệt sẽ không hiển thị, và nó sẽ ở chế độ chỉ đọc.

Có thể chia sẻ với những người không có quyền truy cập thư mục không?
Có thể. Chia sẻ bản nháp là một cơ chế cho phép xem độc lập với giới hạn truy cập thư mục. Vì bạn sẽ hiển thị SOP chưa công bố, vui lòng xác nhận đối tượng chia sẻ trước khi cấu hình.

Có thể chia sẻ với người dùng khách không?
Không thể. Người dùng khách sẽ không xuất hiện trong các ứng cử viên đối tượng chia sẻ.

Sau khi công bố, những bình luận khi bản nháp sẽ xảy ra điều gì?
Vì SOP đã công bố không hiển thị tab "Chia sẻ bản nháp", nên trường bình luận cũng sẽ không hiển thị.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bản nháp được chia sẻ cũng ở trạng thái "Đang chờ bạn duyệt"?
Quy trình phê duyệt sẽ được ưu tiên. Nếu bạn mở nó dưới vai trò người phê duyệt, nó sẽ không ở chế độ chỉ đọc và bạn có thể thực hiện các thao tác phê duyệt và từ chối như bình thường.

Thông tin liên quan

Giới hạn truy cập vào SOP được phát hành và các tài liệu khác

Quyền người dùng và khung quyền

Cách chỉnh sửa lại SOP bị từ chối (bị trả lại) trong quy trình phê duyệt