Đây là một tính năng cho phép bạn lấy các tệp hiện có từ Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) và Google Drive (bao gồm cả ổ dùng chung) trực tiếp vào Dive dưới dạng tài liệu mà không cần tải xuống máy tính. Sau khi lấy vào, bạn có thể sử dụng chúng để phân tích AI, tạo SOP và liên kết với các tệp liên quan, giống như tài liệu được tải lên từ máy tính của bạn.
Lấy vào và kết nối có sẵn trên các gói Lite, Core, Pro và Enterprise. Chỉ những người dùng có quyền Người tạo trở lên mới có thể thiết lập kết nối. Bạn có thể thực hiện điều này từ bất kỳ trình duyệt web nào trên máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình, hoặc từ ứng dụng Dive (iPhone hoặc Android).
Bài viết này trước tiên giải thích cách sử dụng các kết nối này nói chung, sau đó trình bày các khác biệt cho mỗi dịch vụ trong "Với Microsoft 365" và "Với Google Drive" bên dưới.
Những gì bạn có thể làm với lấy vào
Khi bạn chọn một tệp từ màn hình chọn tệp của dịch vụ, nó sẽ được đăng ký dưới dạng tài liệu trong Dive. Bạn có thể lấy vào bất kỳ định dạng tệp nào có thể tải lên Dive. Video, hình ảnh, PDF và các loại tệp khác đều có thể, với cùng các giới hạn về định dạng, kích thước và độ dài khi tải lên từ máy tính của bạn.
Đối với video, máy chủ của Dive nhận chúng trực tiếp từ dịch vụ. Vì nội dung tệp không đi qua trình duyệt của bạn, nó không tiêu thụ băng thông cục bộ của bạn. Khi bạn tải xuống video 5GB rồi tải lên lại, 10GB sẽ đi qua kết nối của bạn, nhưng bạn có thể tránh điều đó hoàn toàn với tính năng này.
Những gì vào Dive là một bản sao tại thời điểm lấy vào. Bản gốc vẫn ở nguồn, và Dive không sửa đổi bản gốc (trừ khi bạn thêm liên kết SOP, như mô tả bên dưới).
Kết nối với một dịch vụ
Mỗi người dùng cần kết nối một lần cho mỗi thiết bị họ sử dụng. Nếu chủ sở hữu kết nối, nó không chuyển sang người khác. Mọi người sử dụng lấy vào phải tự kết nối một lần.
- Mở menu người dùng ở góc trên bên phải màn hình và nhấp vào "Tích hợp dịch vụ bên ngoài"
- Trong hàng cho dịch vụ bạn muốn sử dụng, nhấp vào "Kết nối Microsoft 365" hoặc "Kết nối với Google Drive"
- Màn hình đăng nhập của dịch vụ sẽ mở. Đăng nhập bằng tài khoản bạn muốn sử dụng
- Khi màn hình quyền xuất hiện, hãy xem xét và đồng ý
- Bạn quay lại màn hình ban đầu và thấy "Đã nhập" - thiết lập hoàn tất
Bạn có thể sử dụng một tài khoản khác để thiết lập kết nối so với tài khoản mà bạn sử dụng để đăng nhập vào Dive. Tài khoản nào đã được sử dụng cho kết nối sẽ được ghi lại trong nhật ký kiểm tra.
Với ứng dụng Dive, việc đăng nhập và xem xét quyền diễn ra trong trình duyệt của thiết bị của bạn (Safari trên iPhone, Chrome trên Android). Khi hoàn thành, bạn sẽ quay lại màn hình ban đầu của ứng dụng.
Lấy vào một tệp
- Mở "Tài liệu" trong thanh bên
- Chọn một tab cho loại bạn muốn lấy vào (video, hình ảnh, PDF hoặc khác)
- Nhấp vào thẻ thêm tài liệu và chọn "Teams / SharePoint" hoặc "Google Drive" dưới "Lấy từ trên mây"
- Màn hình chọn tệp cho dịch vụ mở ra. Chọn các tệp bạn muốn lấy vào (bạn có thể chọn nhiều tệp cùng một lúc)
- Sau khi chọn, bạn sẽ thấy cùng một màn hình xác nhận như khi tải lên từ máy tính của bạn (các tùy chọn xử lý AI, phạm vi chia sẻ, v.v.)
- Kiểm tra nội dung và thực thi - việc lấy vào bắt đầu
Bạn chỉ có thể chọn các tệp loại được hiển thị trên tab hiện tại. Trên tab video, chỉ các tệp video xuất hiện. Trên tab "Khác", không có lọc theo loại.
Lấy vào mất bao lâu
Vì máy chủ của Dive nhận video trực tiếp, bạn có thể đóng trình duyệt sau khi bắt đầu lấy vào và nó sẽ tiếp tục. Tiến trình xuất hiện trong danh sách tài liệu. Đối với các tệp không phải video, lấy vào đi qua trình duyệt của bạn, vì vậy hãy giữ màn hình Dive mở cho đến khi nó hoàn tất.
Các tài liệu đã nhập tính vào giới hạn tải lên hàng ngày. Được lấy vào từ một dịch vụ không cấp cho bạn một giới hạn riêng.
Khi bản gốc được cập nhật sau khi lấy vào
Các tài liệu được lấy vào từ một dịch vụ có dấu hiệu thể hiện nguồn. Khi bạn chọn một tài liệu, Dive sẽ kiểm tra trạng thái của bản gốc. Nếu bản gốc đã được cập nhật kể từ khi lấy vào, dấu hiệu sẽ chuyển thành biểu tượng cảnh báo.
Nhấp vào biểu tượng cảnh báo cho phép bạn lấy vào nội dung mới nhất dưới dạng một tài liệu riêng biệt khác. Các tài liệu mà bạn đã nhập sẽ vẫn như cũ, vì vậy SOP được tạo bằng phiên bản cũ hơn không bị hỏng.
Dive chỉ kiểm tra bản gốc khi bạn chọn chính tài liệu đó - không phải khi bạn mở danh sách. Nếu bạn không được kết nối, bản gốc đã bị xóa hoặc bạn thiếu quyền, nó không thể kiểm tra, vì vậy dấu hiệu không thay đổi.
Thêm liên kết SOP vào tệp gốc
Các tệp được lấy vào từ một dịch vụ có thể được chọn làm đích đến cho chèn liên kết SOP tự động trong các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có - cụ thể là, tệp ở vị trí gốc của nó. Mà không cần tải xuống và chia sẻ một bản sao mới, bất kỳ ai mở bảng kiểm tra trên dịch vụ đều có thể nhảy trực tiếp đến SOP.
- Mở màn hình chỉnh sửa SOP, nhấp vào "Thông tin cơ bản" và mở bảng "Tệp liên quan"
- Trong hàng cho tệp mục tiêu, nhấp vào "Thêm liên kết Dive"
- Xem xét kết quả khớp và bỏ chọn bất kỳ SOP nào bạn không muốn thêm
- Nhấp vào "Thêm vào tệp Microsoft 365" hoặc "Thêm vào tệp trên Google Drive"
Tính năng này có sẵn trên các gói Pro và Enterprise. Các định dạng được hỗ trợ là Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm) và PDF (.pdf). Đối với Google Drive, Tài liệu Google, Bảng tính và Bản trình bày cũng được hỗ trợ. Video và hình ảnh không phù hợp.
Nếu bản gốc đã thay đổi kể từ lần cuối cùng Dive nhìn thấy nó, việc cập nhật sẽ không xảy ra. Điều này ngăn chặn việc ghi đè các chỉnh sửa của người khác. Xem các phần liên quan bên dưới để biết ghi chú dành riêng cho dịch vụ.
Ngắt kết nối
Mở menu người dùng ở góc trên bên phải → "Tích hợp dịch vụ bên ngoài", và nhấp vào "Ngắt kết nối" cho dịch vụ bạn muốn ngắt kết nối. Thông tin kết nối trên thiết bị này bị xóa và bạn quay lại trạng thái chưa được kết nối. Các tài liệu đã nhập vẫn còn.
Nếu bạn dùng chung máy tính, hãy ngắt kết nối khi bạn hoàn tất. Khi bạn đăng xuất khỏi Dive, thông tin kết nối cũng bị loại bỏ.
Tắt kết nối cho toàn bộ nhóm
Trong cài đặt của Nhóm, trên tab "Tích hợp", bạn có thể đặt xem có "Dùng tệp trong Microsoft 365 cho nhóm này" và "Dùng tệp trong Google Drive cho nhóm này" cho mỗi dịch vụ hay không. Bỏ chọn sẽ tắt cả kết nối và lấy vào cho dịch vụ đó trên nhóm đó. Mặc định là "Dùng".
Chỉ những chủ sở hữu gói Enterprise mới có thể thay đổi cài đặt này. Các nhóm trên các gói khác giữ cài đặt mặc định "Dùng".
Với Microsoft 365
Bạn có thể nhập tệp từ Teams, SharePoint và OneDrive. Để thêm tài liệu, hãy sử dụng "Teams / SharePoint".
- Tài khoản bạn có thể sử dụng: Tài khoản công ty hoặc trường học (OneDrive cho Business / SharePoint). Các tài khoản Microsoft cá nhân không phù hợp
- Những gì Dive có thể truy cập: Chỉ các tệp mà bạn ban đầu có quyền xem. Dive không truy cập bất kỳ tệp nào bạn không có quyền
- Quyền được yêu cầu khi kết nối: Quyền chỉ đọc. Quyền ghi cho tệp gốc được yêu cầu riêng biệt khi bạn thêm liên kết SOP vào tệp. Màn hình quyền chỉ được hiển thị lần đầu tiên bạn chạy - sau khi bạn đồng ý, nó không xuất hiện lại. Nếu bạn không sử dụng ghi lại, Dive không bao giờ có quyền ghi
Ngay sau khi kết nối, bạn có thể thấy "Còn 1 bước". Điều này có nghĩa là quyền duyệt tệp cho SharePoint và OneDrive chưa được hoàn thành. Nhấp vào "Cho phép duyệt tệp" trên màn hình để hoàn thành bước này - sau đó, bạn sẽ không thấy xác nhận quyền khi chỉnh sửa SOP.
Khi thêm liên kết SOP vào tệp đang mở trong Excel, Word, PowerPoint hoặc SharePoint, việc cập nhật không thể xảy ra. Đóng nó trước tiên, chờ một lúc và thử lại. Nếu nó được kiểm tra, bạn phải kiểm tra nó trước tiên.
Thông báo "Bạn không thể tự phê duyệt"
Microsoft 365 của bạn được đặt để yêu cầu phê duyệt quản trị viên để sử dụng ứng dụng này. Yêu cầu bộ phận CNTT của bạn phê duyệt Dive (được xuất bản bởi: EPISOTECH LTD.) để kết nối. Chúng tôi có thể cung cấp hướng dẫn phê duyệt, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Thông báo "Kết nối có thể đã bị chặn bởi chính sách Microsoft 365"
Chính sách trên Microsoft 365, chẳng hạn như truy cập có điều kiện, đã chặn kết nối. Yêu cầu bộ phận CNTT của bạn kiểm tra.
Với Google Drive
Ngoài các tệp trong Ổ dùng của tôi và ổ dùng chung, bạn cũng có thể nhập các tệp mà những người khác đã chia sẻ với bạn. Để thêm tài liệu, hãy sử dụng "Google Drive".
- Tài khoản bạn có thể sử dụng: Các tài khoản Google Workspace hoạt động, cũng như các tài khoản Google cá nhân
- Những gì Dive có thể truy cập: Chỉ các tệp mà bạn chọn trên màn hình chọn tệp. Dive không truy cập bất kỳ tệp nào khác
- Quyền được yêu cầu khi kết nối: Quyền xem và chỉnh sửa cho các tệp đã chọn được yêu cầu cùng nhau. Thiết kế của Google Drive không cho phép yêu cầu quyền chỉ xem riêng biệt. Nếu bạn bỏ chọn mục "Google Drive" trên màn hình quyền, kết nối sẽ thất bại
Tài liệu Google, Bảng tính và Bản trình bày
Khi bạn chọn chúng từ tab PDF, chúng sẽ nhập dưới dạng PDF. Khi bạn chọn chúng từ tab Khác, chúng sẽ nhập ở định dạng Word, Excel hoặc PowerPoint. Do thông số kỹ thuật của Google Drive, các tệp lớn hơn 10MB không thể xuất được. Trong trường hợp đó, tải xuống dưới dạng PDF hoặc định dạng Office từ Google Drive rồi lấy vào.
Khi bạn thêm liên kết SOP, các liên kết sẽ được thêm trực tiếp vào Tài liệu, Bảng tính hoặc Bản trình bày Google gốc. Chúng tôi không chuyển đổi sang định dạng Office và tải lên một bản sao mới, vì vậy bình luận, gợi ý và định dạng vẫn còn nguyên vẹn.
Sau khi bạn nhập các tệp này, kiểm tra bản gốc sẽ hiển thị "có thể đã được cập nhật" nếu thậm chí chỉ tên hoặc cài đặt chia sẻ thay đổi.
Bạn chỉ có thể kết nối với tài khoản đã chọn tệp
Khi bạn thêm liên kết SOP hoặc đưa phiên bản mới nhất, bạn sử dụng tài khoản Google đã chọn tệp. Nếu người khác trong nhóm thực hiện điều này hoặc bạn kết nối lại bằng tài khoản Google khác, bạn sẽ thấy "Vui lòng cấp quyền truy cập tệp này". Chọn tệp từ "Chọn tệp và cấp quyền", và bạn có thể tiếp tục mà không cần nhập lại.
Khi sử dụng ứng dụng Dive
Màn hình chọn tệp mở trong trình duyệt của thiết bị của bạn (Safari trên iPhone, Chrome trên Android). Khi bạn hoàn thành lựa chọn, hãy nhấn "Quay lại ứng dụng Dive" để quay lại ứng dụng và tiến hành lấy vào. Trên iPhone, khi màn hình chọn tệp mở, bạn có thể thấy đăng nhập Google hoặc "Vui lòng cho phép cookie". Làm theo hướng dẫn trên màn hình.
Điều này không hoạt động với ứng dụng kính thông minh. Mở Dive trên trình duyệt máy tính hoặc điện thoại thông minh để lấy vào. Các tài liệu đã nhập cũng hoạt động trên ứng dụng kính thông minh.
Khi bạn ngắt kết nối
Google cũng thu hồi quyền truy cập mà nó cấp cho Dive. Nếu thu hồi không thành công, hãy đi tới Tài khoản Google của bạn "Bảo mật → Các ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba" (myaccount.google.com/connections), chọn Dive và thu hồi nó.
Thông báo "Cần được quản trị viên của tổ chức cho phép"
Quản trị viên Google Workspace hạn chế việc sử dụng ứng dụng của bên thứ ba. Yêu cầu bộ phận CNTT của bạn đặt Dive làm ứng dụng đáng tin cậy trong bảng điều khiển quản trị viên dưới "Bảo mật → Điều khiển API → Kiểm soát Truy cập Ứng dụng". Chúng tôi có thể cung cấp hướng dẫn thiết lập, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Thông báo "Truy cập Google Drive không được phép"
Mục "Google Drive" trên màn hình quyền không được chọn. Nhấn "Kết nối với Google Drive" lại và giữ hộp được chọn khi bạn tiến hành.
Thông báo "Không thể nhập vì tải xuống bị hạn chế"
Tệp này có tính năng tải xuống của người xem bị tắt trên Google Drive. Kiểm tra cài đặt chia sẻ của tệp.
Khi có điều gì đó không hoạt động (chung)
Nhấn "Teams / SharePoint" hoặc "Google Drive" hiển thị lời nhắc kết nối
Bạn chưa kết nối trên thiết bị này. Sử dụng liên kết "Tới cài đặt tích hợp" xuất hiện. Nếu bạn có các chỉnh sửa chưa lưu, hãy lưu chúng trước khi đi.
Thông báo "Tích hợp không được phép trong cài đặt nhóm"
Tab "Tích hợp" trong cài đặt Nhóm được đặt để không sử dụng dịch vụ đó. Chủ sở hữu gói Enterprise có thể thay đổi điều này. Nếu bạn thấy điều này trên một gói khác và không thể thay đổi nó, hãy liên hệ với hỗ trợ.
Thông báo "Gói hiện tại của bạn không dùng được chức năng này"
Kết nối không có sẵn trên gói Free. Nó có sẵn trên Lite và trên đó.