Tính năng này tự động tạo, cập nhật và vô hiệu hóa tài khoản Dive theo việc nhân viên vào làm, chuyển bộ phận và nghỉ việc, dựa trên hệ thống nhân sự hoặc nhà cung cấp danh tính (IdP) như Microsoft Entra ID hoặc Okta. Phòng ban, chức vụ và mã số nhân viên cũng được gửi tới danh sách nhân sự của Dive. Tính năng hỗ trợ SCIM 2.0, tiêu chuẩn chung của ngành.

Tính năng này dùng được với gói Enterprise. Chủ sở hữu thiết lập từ trình duyệt trên PC. Tính năng thường được dùng cùng với Đăng nhập một lần (SSO), nhưng các team không dùng SSO cũng có thể dùng.

Những việc có thể làm với Đồng bộ danh sách nhân sự

• Người được thêm trong hệ thống nhân sự hoặc IdP sẽ được tạo thành người dùng Dive. Người có địa chỉ email được tạo với trạng thái "Đang mời", còn người không có địa chỉ email được tạo thành tài khoản không cần email
• Các thay đổi về tên, phòng ban, phòng ban kiêm nhiệm, chức vụ, cách đọc (kana), mã số nhân viên, ngày vào làm, hình thức làm việc và ngày nghỉ việc sẽ được phản ánh vào danh sách nhân sự của Dive
• Người bị vô hiệu hóa hoặc xóa trong hệ thống nhân sự hoặc IdP sẽ được vô hiệu hóa trong Dive. Hồ sơ xem và đào tạo vẫn được giữ lại
• Nhóm trực thuộc có thể được quyết định theo phòng ban nhân sự, còn quyền theo chức vụ (xem phần "Quyết định nhóm và quyền từ phòng ban và chức vụ (ánh xạ)" bên dưới)

Những người được tạo bởi đồng bộ sẽ được tính vào số lượng tài khoản. Họ được tạo với quyền Người dùng chỉ xem (có thể đổi bằng ánh xạ). Quyền Chủ sở hữu không được cấp qua đồng bộ.

Về bản thân các phòng ban và chức vụ, xem Đăng ký phòng ban và chức vụ (phòng ban, chức vụ, cách đọc và mục nhân sự của danh sách).

Cách cài đặt

Phát hành khóa trong Dive

1. Mở [Chức năng dành cho chủ sở hữu] ở menu bên
2. Chọn tab [Bảo mật] ở phía trên, rồi mở [Đồng bộ danh sách nhân sự (SCIM)]
3. Bật [Dùng đồng bộ danh sách nhân sự]
4. Trong ô [Khóa (secret token)], nhập ghi chú mục đích (ví dụ: Entra ID), rồi nhấn [Phát hành khóa]
5. Sao chép khóa được hiển thị. Khóa chỉ hiển thị trên màn hình này. Hãy dán khóa vào cài đặt của hệ thống nhân sự hoặc IdP trước khi đóng màn hình

Ở phía hệ thống nhân sự hoặc IdP, hãy cài đặt URL hiển thị trong [URL nhận (URL của tenant)] trên thẻ (https://app.divedx.com/api/scim/v2) cùng với khóa đã phát hành.

Có tối đa 5 khóa còn hiệu lực. Với khóa không còn dùng, hãy nhấn [Thu hồi] trong danh sách để dừng khóa đó. Khóa đã thu hồi sẽ hiển thị "Đã thu hồi" trong danh sách, và đồng bộ từ hệ thống nhân sự hoặc IdP đang dùng khóa đó sẽ dừng lại. Trong danh sách, [Lần dùng gần nhất] cho biết khóa được dùng lần cuối vào lúc nào.

Đối với Microsoft Entra ID

1. Trong Trung tâm quản trị Microsoft Entra, mở [Ứng dụng doanh nghiệp], nhấn [Ứng dụng mới], rồi chọn [Tạo ứng dụng của riêng bạn]
2. Nhập tên ứng dụng (ví dụ: Dive), chọn [Tích hợp bất kỳ ứng dụng nào khác mà bạn không tìm thấy trong thư viện (Non-gallery)] rồi tạo ứng dụng. Ngay cả khi các ứng dụng trong thư viện có tên tương tự xuất hiện trong gợi ý, đừng chọn chúng
3. Mở [Cấp phát] của ứng dụng bạn vừa tạo, rồi tạo cấu hình mới
4. Đặt [Chế độ xác thực] thành [Xác thực Bearer], nhập URL nhận của Dive vào [URL của tenant] và khóa đã phát hành trong Dive vào [Mã thông báo bí mật], nhấn [Kiểm tra kết nối] để xác nhận kết nối được, rồi lưu. Sau khi tạo, bạn có thể kiểm tra và thay đổi các cài đặt này trong [Kết nối] ở menu bên trái
5. Trong [Người dùng và nhóm], gán những người bạn muốn đồng bộ vào Dive
6. Trong [Cấp phát], mở [Ánh xạ] (trên màn hình mới là [Ánh xạ thuộc tính] ở menu bên trái), đặt [Provision Microsoft Entra ID Groups] thành tắt ([Không]), rồi lưu. Dive không hỗ trợ đồng bộ nhóm, nên nếu để bật, khi gán nhóm phía Entra ID sẽ báo lỗi. Ngay cả khi đã gán nhóm, những người trong nhóm vẫn được đồng bộ
7. Nhấn [Bắt đầu cấp phát] (việc cấp phát cũng bắt đầu nếu bạn đặt [Trạng thái cấp phát] trong [Cấp phát] thành [Bật] rồi lưu)

Ánh xạ thuộc tính người dùng ([Provision Microsoft Entra ID Users]) có thể giữ nguyên mặc định của Entra ID, và tên, phòng ban, chức vụ, mã số nhân viên sẽ được gửi tới Dive. Để đồng bộ bằng cách gán nhóm, phía Entra ID cần giấy phép Microsoft Entra ID P1 trở lên (với tenant miễn phí, hãy gán từng người dùng một).

Sau khi nhấn [Bắt đầu cấp phát], đồng bộ chạy khoảng 40 phút một lần. Để kiểm tra ngay, bạn có thể gửi từng người một bằng [Cấp phát theo yêu cầu] trong Entra ID. Về cách thao tác trên màn hình Entra ID, xin xem trợ giúp của Microsoft.

Đối với Okta hoặc hệ thống nhân sự khác

Các IdP và hệ thống nhân sự khác hỗ trợ SCIM 2.0, như Okta, cũng được cài đặt bằng cùng URL nhận và khóa. Về phương thức xác thực, hãy chọn phương thức dùng khóa (Bearer token). Về các bước cài đặt, xin xem trợ giúp của từng dịch vụ. Nếu bạn gửi từ hệ thống tự xây dựng, bạn cũng có thể đồng bộ bằng cách gửi theo chuẩn SCIM 2.0.

Các mục nhận

Nếu có phòng ban hoặc chức vụ không có trong danh sách được gửi tới, hệ thống sẽ tạo chúng trong danh sách Phòng ban / Chức vụ của Dive. Không nhận nhóm (SCIM Groups). Để quyết định nhóm và quyền từ phòng ban và chức vụ, hãy dùng ánh xạ.

Trên thẻ, mở [Các mục nhận và cách đồng bộ hoạt động] để xem trong một danh sách các mục nhận và cách đồng bộ hoạt động. Bạn có thể nhấn vào URN của phần mở rộng Dive để sao chép.

Cách xử lý giá trị nhân sự

• Với phòng ban, phòng ban kiêm nhiệm, chức vụ và mục nhân sự, chỉ những mục được gửi tới mới trở thành giá trị nhân sự. Các mục có giá trị nhân sự được đánh dấu [Đồng bộ nhân sự] trong [Chi tiết người dùng], và không còn thay đổi được từ màn hình danh sách hoặc Excel
• Các mục không được gửi tới giữ nguyên giá trị đã nhập trong Dive và vẫn có thể thay đổi trên màn hình danh sách hoặc trong Excel
• Nếu một mục từng được gửi tới nhưng không còn được gửi nữa, giá trị của mục đó sẽ bị xóa
• Tên và cách đọc cũng có thể thay đổi trên màn hình. Nếu nhân sự gửi một giá trị khác, giá trị đó sẽ ghi đè lên
• Địa chỉ email đăng nhập không bị thay đổi bởi đồng bộ (chỉ địa chỉ email lời mời của người đang ở trạng thái "Đang mời" mới được thay đổi)

Đăng nhập của người được tạo bởi đồng bộ

Người có địa chỉ email được tạo với trạng thái "Đang mời". Email lời mời không được gửi tự động.

• Nhóm dùng SAML SSO: tài khoản được liên kết tự động khi người đó đăng nhập bằng SSO lần đầu
• Nhóm dùng SSO của Microsoft Entra ID (OIDC), hoặc nhóm không dùng SSO: mở [Quản lý người dùng], mở [Chi tiết người dùng] của người đó, rồi nhấn [Gửi lại email mời] từ menu [...] ở góc trên bên phải. Người đó đăng ký từ email lời mời
• Người có tài khoản không cần email: mật khẩu ban đầu không được cấp qua đồng bộ. Từ menu [...] ở góc trên bên phải của [Chi tiết người dùng], hãy cấp mật khẩu bằng [Cấp lại mật khẩu] rồi trao cho người đó

Trong khi đang dùng đồng bộ, không thực hiện tự động đăng ký người đăng nhập SSO lần đầu (bước 4 của Cài đặt Đăng nhập một lần (SSO)). Điều này nhằm ngăn người không có trong hệ thống nhân sự đăng nhập bằng SSO và sử dụng tài khoản. Người đã đăng ký rồi vẫn có thể đăng nhập bằng SSO.

Nghỉ việc và vô hiệu hóa

• Người bị vô hiệu hóa hoặc xóa trong hệ thống nhân sự hoặc IdP sẽ được vô hiệu hóa trong Dive. Hồ sơ danh sách cùng hồ sơ xem, đào tạo và năng lực không bị xóa
• Nếu được bật lại trong hệ thống nhân sự hoặc IdP, người đó sẽ được bật lại trong Dive ở lần đồng bộ tiếp theo
• Chủ sở hữu có thể bị vô hiệu hóa bởi đồng bộ, nhưng để bật lại thì dùng màn hình [Quản lý người dùng] (Khôi phục người dùng đã vô hiệu hóa)
• Chủ sở hữu cuối cùng của team không bị vô hiệu hóa bởi đồng bộ

Quyết định nhóm và quyền từ phòng ban và chức vụ (ánh xạ)

Dựa trên phòng ban và chức vụ được nhân sự gửi tới, nhóm trực thuộc và quyền có thể được quyết định tự động. Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm thiết lập phần này.

1. Mở [Quản lý người dùng] ở thanh bên, rồi nhấn [Phòng ban / Chức vụ] ở phía trên màn hình
2. Mở tab [Ánh xạ] và bật [Dùng ánh xạ]
3. Trong [Phòng ban → Nhóm], chọn nhóm Dive cho từng phòng ban. Nếu tích [Phòng ban không có ánh xạ sẽ kế thừa ánh xạ của phòng ban cha], phòng ban chưa chọn nhóm sẽ thuộc nhóm của phòng ban cha
4. Trong [Chức vụ → Quyền], chọn quyền cho từng chức vụ. Người thuộc chức vụ được đặt [Không ánh xạ (không thay đổi)] sẽ giữ nguyên quyền
5. Nhấn [Kiểm tra nội dung thay đổi], rồi xem [Nội dung sẽ thay đổi khi áp dụng] (người bị ảnh hưởng, người bị thay đổi quyền, thêm vào Nhóm, xóa khỏi Nhóm)
6. Nhấn [Lưu và áp dụng], rồi nhấn [Lưu và áp dụng] trên màn hình xác nhận

• Sau khi lưu, quyền và nhóm trực thuộc của người được thêm bằng đồng bộ nhân sự sẽ được ghi lại ngay. Từ đó trở đi, ánh xạ được áp dụng mỗi khi nhân sự gửi thay đổi
• Ánh xạ chỉ áp dụng cho phòng ban và chức vụ được nhân sự gửi tới. Ánh xạ không quyết định gì từ phòng ban hoặc chức vụ được nhập trên màn hình hoặc trong Excel
• Quyền có thể chọn từ Người dùng chỉ xem, Người tạo, Quản trị viên Nhóm (Group Administrator) và Quản trị viên Nhóm (Team Administrator). Bạn chỉ có thể gán quyền tới mức quyền mà chính bạn được phép gán
• Không áp dụng ánh xạ cho Chủ sở hữu và Khách
• Nhóm trực thuộc của các nhóm không có trong bảng ánh xạ (ví dụ: nhóm liên phòng ban chỉ tạo trong Dive) sẽ không thay đổi
• Quyền và nhóm trực thuộc được quyết định bằng ánh xạ không còn thay đổi được từ màn hình danh sách hoặc Excel

Khi đạt giới hạn số tài khoản

• Không tạo hoặc kích hoạt vượt quá giới hạn số tài khoản. Lỗi vẫn còn ở phía hệ thống nhân sự hoặc IdP, và sẽ được thử lại ở lần đồng bộ tiếp theo
• Trên thẻ [Đồng bộ danh sách nhân sự (SCIM)], những người không thể tạo hoặc kích hoạt được hiển thị theo từng ngày (30 ngày gần nhất)
• Khoảng 8 giờ sáng hôm sau của ngày có người không thể tạo, chủ sở hữu sẽ nhận thông báo qua email (chỉ ghi số người và ngày)
• Khi bạn tăng số lượng tài khoản, những người này sẽ được tạo ở lần đồng bộ tiếp theo từ hệ thống nhân sự hoặc IdP
• Thay đổi về tên, phòng ban và các mục khác, cũng như việc vô hiệu hóa, được áp dụng bất kể giới hạn

Dừng đồng bộ

Khi tắt [Dùng đồng bộ danh sách nhân sự], đồng bộ sẽ dừng. Các mục đã bị khóa không cho sửa vì có giá trị nhân sự sẽ lại có thể thay đổi trên màn hình danh sách hoặc trong Excel. Các thay đổi nhận được từ hệ thống nhân sự hoặc IdP trong lúc dừng sẽ không được áp dụng.

Nếu gói hợp đồng không còn là Enterprise, đồng bộ cũng sẽ dừng. Trên thẻ, bạn chỉ có thể dừng đồng bộ và thu hồi khóa.

Việc bật hoặc tắt đồng bộ, phát hành hoặc thu hồi khóa, và các thay đổi danh sách do đồng bộ thực hiện đều được ghi vào nhật ký kiểm tra (Xuất nhật ký kiểm tra ra CSV).

Câu hỏi thường gặp

Q. Có thể đồng bộ cả nhóm không?
A. Không hỗ trợ đồng bộ nhóm (SCIM Groups). Để quyết định nhóm trực thuộc và quyền từ phòng ban và chức vụ của nhân sự, hãy dùng ánh xạ.

Q. Các team không dùng SSO cũng dùng được không?
A. Được. Với người có địa chỉ email, hãy gửi lại email mời từ màn hình danh sách để họ đăng ký. Người không có địa chỉ email sẽ được tạo thành tài khoản không cần email.

Q. Quyền của người được tạo bằng đồng bộ là gì?
A. Là Người dùng chỉ xem. Nếu dùng ánh xạ, bạn có thể quyết định quyền theo chức vụ. Bạn cũng có thể thay đổi từng người trên màn hình danh sách (trừ những người có quyền được quyết định bằng ánh xạ).

Q. Những người đã có trong Dive có bị tạo hai lần không?
A. Người đã có trong danh sách được đối chiếu theo địa chỉ email và liên kết. Cùng một người sẽ không bị tạo hai lần.

Thông tin liên quan

Cài đặt Đăng nhập một lần (SSO) (Microsoft Entra ID / SAML 2.0)

Đăng ký phòng ban và chức vụ (phòng ban, chức vụ, cách đọc và mục nhân sự của danh sách)

Tổng quan về Cài đặt bảo mật (Chức năng dành cho chủ sở hữu)

Thêm người dùng (mời qua email / Cấp tài khoản không cần email)