Pada langkah ini, Anda akan mengatur grup agar sesuai dengan struktur organisasi dan menetapkan anggota. Ikuti langkah-langkah di bawah ini secara berurutan.

1. Memahami cara kerja grup
2. Membuat grup (sesuai hierarki organisasi)
3. Menambahkan pengguna dan menetapkannya ke grup
4. Mengatur alur persetujuan

Apa itu grup?

Grup adalah unit organisasi (seperti departemen, seksi, atau proyek). Grup mana saja yang diikuti pengguna akan menentukan tiga hal berikut:

• Folder (SOP) mana saja yang dapat diakses pengguna
• Alur persetujuan mana yang digunakan saat SOP diterbitkan
• Unit untuk mengelola Peta Keterampilan (detail keterampilan dan definisi level)

Pada langkah ini, atur grup agar sesuai dengan struktur organisasi dan proyek Anda.

Perbedaan antara tim dan grup

Tim adalah unit kontrak dan mewakili seluruh perusahaan Anda (di Dive hanya ada satu tim). Unit yang mengelompokkan pengguna dalam tim berdasarkan departemen, seksi, atau proyek disebut grup.

Bayangkan seperti ini: tim = perusahaan, grup = "departemen" atau "seksi" di dalam perusahaan. Grup dapat disusun secara hierarki (misalnya, Departemen Produksi → Seksi Produksi 2), dan satu pengguna dapat menjadi anggota beberapa grup.

Selain grup, Anda juga dapat mendaftarkan departemen dan jabatan perusahaan sebagai item di daftar anggota. Departemen dan jabatan digunakan untuk menampilkan, mengurutkan, dan menyaring daftar anggota serta Peta Keterampilan. Siapa saja yang dapat melihat SOP dan bagaimana SOP tersebut disetujui ditentukan oleh grup (Daftarkan Departemen / Jabatan (departemen, jabatan, Furigana, dan Kolom HR dalam daftar anggota)).

Batasan akses dan grup

Siapa yang dapat melihat SOP ditentukan oleh batasan akses pada folder tempat SOP tersebut disimpan. Di [Pengaturan Pembatasan Akses] folder, pilih [Terapkan filter], lalu tentukan grup yang ditampilkan. Folder yang tidak diberi filter dapat dilihat oleh semua anggota tim kecuali Tamu.

Spesifikasi Dive (kondisi awal)

• Orang di grup tingkat bawah diperlakukan sebagai anggota grup tingkat atas. Misalnya, orang di Seksi 1 juga dapat melihat folder yang disaring dengan Departemen Produksi.
• Hanya menjadi anggota grup tingkat atas tidak memungkinkan melihat folder yang disaring dengan grup tingkat bawah. Misalnya, orang di Departemen Produksi tidak dapat melihat folder yang disaring dengan Seksi 1.
• Filter pada folder induk juga berlaku untuk folder di dalamnya. Orang yang tidak dapat membuka folder induk juga tidak dapat membuka folder di dalamnya.
• Pemilik dan Admin Tim dapat melihat semua folder terlepas dari filter.

Jika ingin melakukan hal berikut

• Ingin menampilkan folder departemen bawah juga kepada orang di departemen atas: di Fungsi Pemilik, buka [Aturan kerja] → [Cakupan tampilan folder], lalu aktifkan [Izinkan melihat folder untuk grup di bawah grup pengguna].
• Tidak ingin orang di departemen bawah melihat SOP departemen atas: aktifkan [Jangan tampilkan kepada orang di grup bawah SOP dari folder yang disaring grup atas] di kolom yang sama.
• Ingin menampilkan sesuai bagan organisasi: aktifkan kedua pilihan di atas. Untuk langkahnya, lihat Atur rentang tampilan SOP sesuai hierarki departemen.
• Ingin menampilkan kepada anggota proyek lintas departemen: buat grup seperti "Proyek Perbaikan", tambahkan anggota ke grup tersebut, lalu saring folder dengan grup itu. Satu orang dapat menjadi anggota beberapa grup.
• Ingin menampilkan kepada orang tertentu juga: tambahkan orang tersebut ke grup yang digunakan untuk menyaring folder.

Mulailah dengan membuat grup sesuai hierarki organisasi Anda saat ini, lalu tambahkan grup lintas departemen saat dibutuhkan. Dengan begitu, grup akan lebih mudah dikelola.

Mari atur grup

1. Klik ikon orang (Manajemen pengguna) di sidebar.

2. Klik [Manajemen grup].

3. Klik [+ Buat grup pertama].

4. Masukkan nama grup, lalu klik [Tambah].

5. Grup telah diatur! (Dalam contoh ini, grup "Departemen Produksi" dibuat.)
Selanjutnya, buat subgrup untuk menentukan hierarki. Klik [...] di sebelah kanan yang muncul saat kursor diarahkan ke grup yang sudah dibuat.

6. Klik [Tambah subgrup].

7. Masukkan nama grup, lalu klik [Tambah].

8. Subgrup telah dibuat dan hierarki dapat ditentukan! (Dalam contoh ini: Departemen Produksi → Seksi Produksi 2)

Terakhir, klik [Simpan].

9. Pembuatan grup selesai!

Tambahkan pengguna sebagai anggota grup

1. Sekalian saja, mari tambahkan pengguna yang sudah ada ke dalam grup. Klik grup yang ingin Anda tambahkan (dalam contoh ini, Seksi Produksi 2). Setelah itu, panel di sebelah kanan akan menampilkan informasi Seksi Produksi 2. Saat ini belum ada siapa pun di dalamnya.
   
2. Klik [Tambah anggota].
   
3. Klik [Pilih pengguna yang akan ditambahkan], pilih pengguna yang dituju, lalu klik [Tambah].
   
   
   

4. Pengguna telah ditambahkan sebagai anggota grup!

   

Tambahkan pengguna baru

Tambahkan anggota yang akan menggunakan Dive sebagai pengguna agar lingkungan penggunaannya siap. Ada dua cara untuk menambahkan pengguna: "Undang lewat email" dan "Terbitkan akun tanpa email". Jika ingin mendaftarkan banyak orang sekaligus, Anda juga dapat menggunakan impor massal dari Excel.

Langkah-langkah lengkap untuk menambahkan pengguna (undangan, penerbitan akun tanpa email, dan impor massal Excel) dirangkum dalam artikel berikut.

• Tambah pengguna (undangan email dan penerbitan akun tanpa email)

Setelah menambahkan pengguna, tetapkan mereka ke setiap grup dengan cara yang sama seperti pada bagian "Tambahkan pengguna sebagai anggota grup" di atas.

Atur alur persetujuan

Terakhir, atur alur persetujuan jika diperlukan. Setelah alur persetujuan diatur, persetujuan dari pemberi persetujuan yang ditentukan diperlukan saat SOP diterbitkan atau direvisi.

Anda dapat menyiapkan alur persetujuan sebanyak yang diperlukan untuk setiap keperluan, yaitu alur Bersama seluruh perusahaan yang dapat dipilih oleh seluruh anggota tim, dan alur persetujuan grup yang hanya dapat dipilih oleh anggota grup tersebut. Untuk mengatur, pilih "Seluruh perusahaan (tim)" atau grup yang dituju pada bilah target di bagian atas layar ini (Manajemen pengguna), lalu atur dari [Alur persetujuan]. Tim yang belum membuat grup pun tetap dapat menggunakan alur persetujuan Bersama seluruh perusahaan.

Untuk detail langkah pengaturan, lihat Alur persetujuan.

Terima kasih sudah mengikuti langkah-langkahnya! Pengaturan grup sudah selesai ◎

Jika penggunaan Dive semakin luas atau struktur organisasi perusahaan berubah, silakan kembali ke halaman ini untuk meninjau dan mengatur ulang! Langkah berikutnya adalah yang terakhir.

Langkah berikutnya > Step 6: Kembangkan SOP dari masukan lapangan