Ketika menggunakan Dive untuk operasi lintas departemen, penting untuk mengkonfigurasi "anggota departemen mana yang dapat melihat SOP mana". Halaman ini memberikan panduan tentang cara melakukan konfigurasi ini.
Alur Pengaturan Awal
- Mencerminkan struktur organisasi (dilakukan oleh Pemilik/Admin Tim)
- Buat folder untuk penggunaan di seluruh perusahaan, multi-departemen, dan departemen individual
Mencerminkan Struktur Organisasi
SOP yang dapat diakses pengguna tergantung pada pembatasan akses yang dikonfigurasi di folder tempat SOP tersebut disimpan. Pembatasan akses ini berarti "pengguna yang termasuk dalam grup yang dikonfigurasi dapat mengakses".
Di sini adalah referensi untuk konfigurasi. Kami merekomendasikan alur pengaturan yang efisien berikut:
Jumlah grup yang dapat dibuat dan jumlah level sub-grup berbeda menurut paket. Anda tidak dapat membuat grup di paket Free atau Lite. Untuk detail selengkapnya, silakan lihat Beroperasi dengan beberapa perusahaan/pabrik (Tugas rutin administrator dan desain izin).
- Pertama kali tentukan struktur organisasi di Dive
- Kemudian gunakan impor Excel untuk mencerminkan afiliasi grup untuk setiap pengguna secara massal
Buat Folder untuk Penggunaan di Seluruh Perusahaan, Multi-Departemen, dan Departemen Individual
Konfigurasi pembatasan akses untuk setiap folder. Folder dapat memiliki struktur pohon. Di bawah ini adalah alur yang direkomendasikan untuk konfigurasi:
- Pengguna Pemilik/Admin Tim terlebih dahulu membuat folder tingkat atas berdasarkan struktur organisasi (misalnya "Divisi Bisnis XXX").
- Konfigurasi pembatasan akses untuk setiap folder yang dibuat. Untuk metode konfigurasi itu sendiri, silakan lihat di sini.
- Setelah itu, Admin Grup membuat folder level lebih rendah berdasarkan struktur organisasi atau tujuan.
*Dalam beberapa kasus, pengguna Pemilik/Admin Tim juga dapat melakukan langkah ini. -
Pengguna Pemilik/Admin Tim membuat folder di seluruh perusahaan di level teratas. Jangan konfigurasi pembatasan akses untuk folder ini.
Catatan: Ketika pembatasan akses dikonfigurasi di folder induk dan folder anak, hanya pengguna yang termasuk dalam kedua grup yang dapat mengakses. Jika Anda menentukan lokasi di level induk dan departemen di level anak, pengguna yang termasuk dalam departemen tersebut tetapi tidak berada di grup lokasi tidak akan dapat melihat. Konfigurasi pembatasan hanya di level yang diperlukan.
Catatan tentang Operasi
Kebijakan Pembuatan dan Distribusi SOP
Ketika membuat SOP dan menerbitkan, Anda perlu menyimpannya di folder. Anda hanya dapat menyimpan SOP di folder yang dapat diakses pengguna yang membuat. Jika konfigurasi di atas telah selesai, Anda dapat mendorong penyimpanan di folder yang sesuai.
*Catatan: Pengguna Pemilik dan Admin Tim dapat mengakses semua folder, harap perhatikan ini jika pembuatan juga akan terjadi.
Operasi Selama Revisi
Setelah diterbitkan, pengguna selain pengguna yang awalnya membuat juga dapat merevisi jika mereka dapat mengakses SOP (yaitu dapat mengakses folder). Namun, jika "Grup yang juga dapat mengedit" ditentukan dalam pembatasan akses folder, hanya Admin Grup dan pengguna pembuat dalam grup tersebut yang dapat merevisi (Pemilik dan Admin Tim dapat selalu merevisi). Bahkan jika pengguna pembuat berubah, operasi berkelanjutan dimungkinkan jika pengguna yang bersangkutan telah diatur dengan benar di grup.
Catatan: Setelah perubahan, bahkan jika pembuat baru tidak memiliki video target dalam materi, mereka masih dapat mengakses materi yang merupakan target unggah dari layar pengeditan revisi.