Dari tombol [Bagikan] pada SOP Anda, Anda dapat menerbitkan URL berbagi eksternal yang dapat diakses tanpa login. Gunakan ini ketika Anda ingin berbagi SOP dengan kontraktor, mitra bisnis, peserta acara, dan orang lain yang tidak memiliki akun Dive.

💡 Jika Anda tidak yakin tentang perbedaan antara "URL berbagi eksternal dan izin tamu," silakan baca terlebih dahulu Berbagi SOP dengan eksternal: panduan penggunaan. Sumber daya satu halaman ini mencakup bagan keputusan dan tabel perbandingan.

URL yang Anda terbitkan dilindungi oleh salah satu atau kedua cara berikut:

Tanggal kedaluwarsa: URL menjadi tidak dapat diakses setelah tanggal yang ditentukan
Kata sandi: Kata sandi harus dimasukkan saat menampilkan

Setelah diterbitkan, Anda dapat kemudian mengubah tanggal kedaluwarsa, memutar kata sandi, menonaktifkan, atau mengaktifkan kembali URL. Riwayat mencatat siapa yang menerbitkan SOP mana dan kapan.

Sebelum penggunaan: Aktivasi tim diperlukan

Berbagi eksternal dinonaktifkan secara default untuk alasan keamanan. Untuk menggunakannya, Pemilik harus mengaktifkannya dalam pengaturan tim.

Untuk langkah aktivasi, lihat Cara mengonfigurasi dan menggunakan "Berbagi Eksternal"

Setelah aktivasi, pengguna dengan peran yang sesuai dapat menggunakan fitur ini.

Terbitkan URL berbagi eksternal

Buka SOP yang ingin Anda bagikan dengan eksternal
Klik tombol [Bagikan] di bagian atas
Di modal yang muncul, buka tab [Berbagi eksternal (tanpa login)]
Nyalakan [Atur masa berlaku] dan pilih tanggal kedaluwarsa (batas waktu adalah 23:59 pada tanggal yang ditentukan)
Jika diperlukan, nyalakan [Lindungi dengan kata sandi] dan masukkan kata sandi (lihat detail di bawah)
Jika diperlukan, nyalakan [Buka dari langkah yang ditentukan] dan pilih langkah (penerima akan mulai dari langkah yang dipilih, bukan dari awal)
Jika diperlukan, masukkan Komentar (misalnya, "Untuk Perusahaan XX," "Untuk presentasi," dll. Ini akan dicatat dalam riwayat dan log audit)
Klik [Terbitkan URL]. URL secara otomatis disalin ke papan klip Anda dan kode QR ditampilkan

Di bawah kode QR, Anda dapat mengklik [Tampilkan layar cetak] untuk mencetak kode QR dalam tata letak yang ramah cetak.

Aturan wajib untuk penerbitan (tanggal kedaluwarsa ATAU kata sandi)

Saat menerbitkan, setidaknya salah satu hal berikut harus dipenuhi:

Tanggal kedaluwarsa AKTIF dan tanggal hari ini atau setelahnya ditentukan
Lindungi dengan kata sandi AKTIF dan kata sandi dimasukkan

Anda tidak dapat menerbitkan "URL permanen telanjang" dengan keduanya dimatikan. Jika Anda ingin menonaktifkan tanggal kedaluwarsa (membuatnya permanen), perlindungan kata sandi wajib.

Lindungi dengan kata sandi

Entri manual: Anda dapat menetapkan kata sandi apa pun (hingga 64 karakter)
Buat otomatis: Klik tombol [Buat otomatis] di sebelah kolom input untuk membuat kata sandi acak 8 karakter dalam satu klik, menggunakan karakter yang mudah dibedakan (tidak termasuk 0/O, 1/l/I, dll.)
Beritahu penerima secara terpisah dari URL: Untuk keamanan, disarankan untuk mengirim kata sandi melalui saluran berbeda dari URL (bukan dalam email yang sama). Kata sandi disimpan sebagai hash PBKDF2 dan tidak disimpan di mana tamu (penerima) dapat membaca teks biasa secara langsung
Setelah penerbitan, tampilan di bawah URL menunjukkan "URL ini dilindungi kata sandi. Kata sandi: XXXX" dan Anda dapat menyalin hanya kata sandi dari tombol salin

Perilaku segera setelah penerbitan

URL secara otomatis disalin ke papan klip Anda. Tempel langsung ke email atau obrolan untuk berbagi
Kode QR ditampilkan segera. Gunakan untuk pemindaian di tempat di presentasi dan acara lainnya
Jika perlindungan kata sandi AKTIF, jangan lupa memberitahu kata sandi melalui saluran terpisah

Tentukan bahasa saat membuka

Ketika Anda mengaktifkan kotak centang [Buka dengan bahasa yang ditentukan] di modal berbagi, URL dan kode QR yang Anda terbitkan akan menentukan bahasa tampilan (29 bahasa) dan target terjemahan saat dibuka. Ini memungkinkan Anda mendistribusikan URL ke kantor luar negeri dan staf asing yang terbuka dalam bahasa mereka dari awal.

Pengaturan ini hanya berlaku ketika URL tersebut dibuka. Pemirsa dapat memilih bahasa berbeda setelah membuka, dan ini tidak menimpa pengaturan bahasa biasa mereka. Untuk detail, lihat Cara mencetak kode QR / menyalin URL berbagi.

Pengalaman penerima

Penerima dapat melihat SOP tanpa akun Dive atau login - cukup dengan membuka URL
Untuk URL yang dilindungi kata sandi, layar input [Dilindungi kata sandi] muncul segera setelah membuka. SOP ditampilkan setelah memasukkan kata sandi yang benar. Kata sandi yang salah mencegah akses
Ketika waktu kedaluwarsa (23:59 pada tanggal yang ditentukan) berlalu, URL menjadi tidak dapat diakses
Ketika URL yang dinonaktifkan diakses, URL tidak dapat dilihat

Lihat dan kelola riwayat penerbitan

Di bawah tab [Bagikan] → [Berbagi eksternal (tanpa login)] dari SOP yang sama, riwayat (daftar mini) URL yang diterbitkan untuk SOP tersebut ditampilkan.

Salin URL: Salin ulang URL yang sama dari setiap baris dalam riwayat
Tampilkan dinonaktifkan / kedaluwarsa: Beralih dengan sakelar (secara default, hanya URL aktif yang ditampilkan)
Saya / Semua orang beralih: Pemilik dan Admin Tim dapat melihat URL yang diterbitkan oleh semua anggota tim
[Edit / Detail]: Dari sudut kanan atas daftar mini, buka daftar "URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan" lengkap

Daftar URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan (fitur lengkap)

Dalam daftar lengkap, Anda dapat:

Salin URL: Salin URL yang ada untuk berbagi ulang
Ubah tanggal kedaluwarsa: Pilih tanggal/waktu baru untuk memperpanjang atau mempersingkat tanggal kedaluwarsa (jika membuatnya permanen, perlindungan kata sandi wajib)
Ubah kata sandi (rotasi): Pertahankan URL yang sama tetapi ganti kata sandi dengan yang baru. Berguna ketika penerima Anda berubah atau ada kemungkinan kebocoran
Hapus perlindungan kata sandi: Anda hanya dapat menghapus perlindungan kata sandi dari URL terbatas waktu (Anda tidak dapat menghapus perlindungan dari URL permanen karena kata sandi adalah satu-satunya penghalang)
Nonaktifkan: Cegah akses melalui URL tersebut ke depan (berguna untuk masalah yang tidak disengaja atau kemitraan yang berakhir)
Aktifkan kembali: Aktifkan kembali URL yang dinonaktifkan (gunakan dengan perubahan tanggal jika kedaluwarsa telah berlalu)
Saring: Cari berdasarkan nama SOP, penerbit, atau komentar; saring berdasarkan keadaan; beralih antara cakupan "hanya saya" dan "seluruh tim"

Catatan: Penerbit, Pemilik, dan Admin Tim dapat melihat kata sandi yang dikonfigurasi (teks biasa) dari daftar lengkap (untuk berbagi ulang dalam organisasi Anda dan mengatasi kesenjangan komunikasi). Token yang dibaca pemirsa (penerima) secara langsung tidak berisi teks biasa - hanya hash PBKDF2 yang disimpan.

Audit dan kepatuhan

Semua penerbitan, penonaktifan, pengaktifan kembali, perubahan tanggal kedaluwarsa, dan perubahan kata sandi untuk URL berbagi eksternal dicatat dalam Log audit. Karena mencatat siapa yang menerbitkan SOP mana, kapan, dan dengan komentar apa, Anda dapat menggunakannya untuk operasi internal dan persyaratan audit Anda.

Praktik terbaik

Jaga tanggal kedaluwarsa tetap singkat: Tetapkan kedaluwarsa minimum yang diperlukan untuk kasus penggunaan Anda (default adalah 7 hari dari sekarang)
Gunakan perlindungan kata sandi untuk berbagi sensitif: Selain tanggal kedaluwarsa, melindungi dengan kata sandi berarti bahwa bahkan jika URL bocor, tidak dapat dilihat. Triknya adalah mengirim kata sandi melalui saluran terpisah dari URL
Selalu lindungi dengan kata sandi URL yang dapat digunakan kembali jangka panjang: URL permanen memerlukan perlindungan kata sandi. Dengan memutar hanya kata sandi secara berkala, Anda dapat menjaga distribusi URL tidak berubah sambil mempertahankan keamanan
Manajemen komentar: Memasukkan nama penerima dan tujuan dalam komentar saat penerbitan membuat daftar riwayat lebih mudah dibedakan
Nonaktifkan ketika tidak lagi diperlukan: Menonaktifkan URL setelah presentasi berakhir atau kontrak berakhir mengurangi risiko kebocoran
Hati-hati dengan SOP sensitif: Desain memungkinkan siapa pun yang memiliki URL untuk mengaksesnya. Konfirmasi bahwa konten sesuai untuk berbagi dengan eksternal sebelum penerbitan

Terkait