Undangan Tamu adalah metode mengundang pengguna, dihitung terpisah dari Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat / Pengguna hanya-lihat mana pun, dirancang untuk berbagi informasi saja (hanya lihat / tidak termasuk dalam agregasi untuk Pelatihan, Pengembangan, Laporan Pemanfaatan, dll.).
Dive menghitung dua hal berikut secara terpisah.
- Jumlah akun: Untuk operator reguler (dapat menggunakan Buat, Edit, Pelatihan, Laporan Pemanfaatan, dll.). "Jumlah akun" dalam paket langganan Anda sesuai dengan ini.
- Undangan Tamu: Untuk mitra, vendor, staf di lokasi, dll., yang tidak ingin Anda campur ke dalam operasi normal Dive (hanya lihat)
Izin pengguna dapat diubah kapan saja dengan bebas, dan ketika Anda mengubah izin, jumlahnya secara otomatis beralih antara keduanya (Contoh: Ketika Anda mengubah pengguna hanya-lihat menjadi Tamu, satu slot Jumlah akun terbuka dan Anda menggunakan satu Undangan Tamu). Tidak ada aturan "setelah Anda membuat seseorang menjadi tamu, Anda tidak dapat mengembalikan".
Apa yang dapat dan tidak dapat Anda lakukan dengan Undangan Tamu
- SOP hanya lihat (Anda tidak dapat membuat atau mengedit)
- Tidak termasuk dalam Pelatihan (Kursus) atau Pengembangan (Peta Keterampilan)
- Daftar SOP tidak ditampilkan dalam hierarki folder, hanya menampilkan SOP yang dapat dilihat orang tersebut di satu layar (tidak ada kebocoran struktur organisasi internal)
- Tampilan Tamu tidak termasuk dalam agregasi untuk Laporan Pemanfaatan dll. (tamu itu sendiri masih dapat menggunakan Riwayat lihat saya dan Favorit secara normal)
Undangan Tamu vs. URL Berbagi Eksternal: manakah yang harus Anda gunakan?
Ada dua cara untuk berbagi SOP secara eksternal: ① Berbagi Eksternal (URL tampilan yang tidak memerlukan login) dan ② Undangan Tamu (artikel ini). Berikut adalah panduan kasar tentang cara menggunakan masing-masing.
- Berbagi Eksternal: Menerbitkan satu URL per SOP. Cocok untuk berbagi sekali-sekali, instan seperti "Saya ingin menampilkan hanya SOP ini ke kontak ini". Tidak perlu pengaturan di pihak mereka (cukup buka URL).
- Undangan Tamu: Menampilkan beberapa SOP bersama di tingkat folder. Cocok untuk orang yang ingin Anda tampilkan beberapa SOP secara berkelanjutan, seperti kontraktor jangka panjang atau staf di lokasi. Juga berguna ketika Anda ingin memberlakukan log audit, pembatasan IP, atau SSO.
Untuk perbandingan terperinci dan bagan keputusan, lihat Berbagi SOP ke Pihak Eksternal: Panduan Penggunaan.
Paket yang Tersedia dan Jumlah Orang
"Jumlah akun" dan "Undangan Tamu" dihitung secara terpisah, dan batas-batas berikut ditetapkan untuk setiap paket. Untuk paket yang mendukung Undangan Tamu, tiga kali Jumlah akun disediakan (Contoh: Untuk paket Core, Jumlah akun adalah 25 / Undangan Tamu adalah 3 kali, 75 orang)
Ketika Anda membeli satu akun tambahan, Undangan Tamu secara otomatis meningkat 3. Ketika Anda mengubah izin pengguna, jumlah mereka secara otomatis beralih antara Jumlah akun dan Undangan Tamu.
Menentukan folder mana yang akan diberikan akses kepada pengguna Undangan Tamu
Pengguna Undangan Tamu hanya dapat melihat SOP di folder di mana [Izinkan Akses Pengguna Tamu] diaktifkan.
- Buka folder target dan klik [Pengaturan Folder]
- Di modal Pengaturan Pembatasan Akses, aktifkan [Izinkan Akses Pengguna Tamu]
- Setelah disimpan, SOP di folder tersebut akan muncul di layar tamu (ditampilkan bersama di satu halaman dalam daftar)
Untuk detail, lihat Pengaturan Pembatasan Akses Folder.
Mengundang sebagai Undangan Tamu / Mengubah pengguna yang ada
Untuk undangan baru, gunakan proses yang sama dengan undangan email normal dari layar undangan pengguna, menetapkan peran ke [Tamu]. Untuk petunjuk undangan, lihat Tambah pengguna (Undangan email / Terbitkan akun tanpa email).
Anda juga dapat mengubah pengguna yang sudah terdaftar menjadi Undangan Tamu (atau mengubahnya kembali dari Tamu ke pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) kapan saja, dengan bebas dari layar Manajemen pengguna. Tidak perlu mengundang lagi atau mendaftar ulang.
Kasus ketika Undangan Tamu tidak sesuai (Izin Pemilik hingga Hanya-lihat direkomendasikan)
Karena Undangan Tamu adalah berbagi informasi saja, kami merekomendasikan penggunaan izin Pemilik hingga Hanya-lihat dalam kasus berikut.
- Anda ingin pihak lain juga membuat dan mengedit SOP: Undangan Tamu tidak memungkinkan Buat, Edit, atau Unggah. Jika pengeditan kolaboratif diperlukan, terbitkan Pengguna pembuat atau lebih tinggi.
- Anda ingin menugaskan Pelatihan (Kursus) atau melacak status penyelesaian: Undangan Tamu tidak termasuk dalam ruang lingkup penugasan kursus. Jika pelatihan diperlukan, undang sebagai Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
- Anda ingin mengevaluasi dan mencatat kemampuan dalam Peta Keterampilan: Undangan Tamu tidak termasuk dalam ruang lingkup Pengembangan (Peta Keterampilan). Jika pelacakan pengembangan diperlukan, undang sebagai Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
- Anda ingin melacak aktivitas tampilan orang itu di Laporan Pemanfaatan: Tampilan Undangan Tamu tidak termasuk dalam agregasi. Untuk anggota tim internal di mana visibilitas tampilan diperlukan, kami merekomendasikan Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi.
- Anda ingin orang itu mencari SOP menurut hierarki folder: Layar tamu hanya menampilkan daftar dengan semua SOP bersama, dan tidak dapat menampilkan tampilan pohon folder. Untuk penggunaan internal di mana hierarki penting secara operasional, pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi lebih sesuai.
Sebaliknya, jika bahkan satu dari berikut ini berlaku, kami sangat merekomendasikan penggunaan Undangan Tamu.
- Pihak lain adalah eksternal (mitra, vendor, staf di lokasi, dll.) dan Anda tidak ingin mengungkapkan struktur organisasi internal Anda
- Anda tidak ingin mereka termasuk dalam ruang lingkup Pelatihan atau manajemen Keterampilan, tetapi Anda ingin menempatkan mereka di bawah kontrol log audit, pembatasan IP, dan SSO
- Anda ingin tampilan mereka tidak termasuk dalam laporan internal untuk agregasi
Pertanyaan Umum
Q. Mana yang harus saya gunakan, Undangan Tamu atau URL Berbagi Eksternal?
A. Jika mereka akan menonton secara berkelanjutan dari waktu ke waktu, gunakan Undangan Tamu; jika sekali-sekali, gunakan URL Berbagi Eksternal. Anda dapat memutuskan dengan mudah dengan panduan penggunaan bagan keputusan.
Q. Dapatkah saya mengubah seseorang dari Undangan Tamu kembali ke pengguna normal (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) nanti?
A. Anda dapat mengubahnya kapan saja. Cukup ubah peran dari layar Manajemen pengguna dan jumlah mereka secara otomatis beralih dari Undangan Tamu ke Jumlah akun (dan sebaliknya, tentu saja). Tidak perlu mengundang lagi atau mendaftar ulang.
Q. Apakah Undangan Tamu dihitung dalam Jumlah akun saya?
A. Tidak. Anda menggunakan satu Undangan Tamu per orang, tetapi dihitung terpisah dari Jumlah akun. Untuk paket Core atau lebih tinggi, 3 kali Jumlah akun secara otomatis disediakan (Core=75 / Pro=150 / Enterprise=300).
Q. Dapatkah saya menggunakan pengguna hanya-lihat sebagai gantinya jika pihak eksternal tidak memerlukan manajemen Pelatihan dan Pengembangan?
A. Kami merekomendasikan Undangan Tamu untuk pihak eksternal, sebagai aturan umum. Pengguna hanya-lihat melihat layar yang sama dengan anggota tim internal, jadi nama folder dan pengaturan internal dari departemen lain akan terlihat (bahkan jika mereka tidak dapat melihat isinya, mereka dapat melihat nama folder). Tamu tidak dapat melihat hierarki, jadi hanya SOP yang dapat mereka lihat ditampilkan di satu layar tanpa folder, dan informasi organisasi internal Anda tidak kebocoran.
Sebaliknya, jika Anda ingin anggota tim internal hanya menonton / termasuk dalam pelatihan / dilacak di Laporan Pemanfaatan, izin Pemilik hingga Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih sesuai.
Q. Dapatkah saya membuat SOP sebagai Undangan Tamu?
A. Tidak. Undangan Tamu adalah berbagi informasi saja, dan Buat, Edit, dan Unggah tidak diizinkan. Jika pembuatan diperlukan, gunakan Pengguna pembuat atau lebih tinggi.
Q. Dapatkah saya menerapkan pembatasan IP atau SSO ke pengguna Undangan Tamu?
A. Ya. Pengguna Undangan Tamu berada di bawah pengaturan keamanan tim yang sama dengan pengguna normal, jadi mereka termasuk dalam pembatasan IP, kontrol SSO, dan log audit.
Q. Dapatkah saya mengundang anggota tim internal sebagai Undangan Tamu?
A. Ya. Anda dapat menjalankan pihak internal atau eksternal mana pun sebagai Undangan Tamu jika Anda ingin mereka hanya menonton. Namun, mereka tidak akan termasuk dalam Pelatihan (Kursus) atau Pengembangan (Peta Keterampilan).
Q. Dapatkah tamu melihat hierarki folder dalam Daftar SOP?
A. Tidak. Tamu hanya melihat SOP yang dapat mereka lihat ditampilkan bersama di satu layar tanpa folder. Mereka tidak dapat melihat hierarki, jadi nama folder dan pengaturan internal tidak muncul (ini dengan desain untuk mencegah kebocoran struktur organisasi internal).
Sebaliknya, jika Anda ingin anggota tim internal mencari SOP menurut hierarki, izin Pemilik hingga Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi) lebih sesuai.
Q. Dapatkah saya melihat riwayat tampilan Undangan Tamu di Laporan Pemanfaatan?
A. Tidak, tidak termasuk dalam agregasi. Tampilan tamu tidak termasuk dalam agregasi untuk Laporan Pemanfaatan, modal Catatan lihat, tab Kendala, dll. (tamu itu sendiri masih dapat menggunakan Riwayat lihat dan Favorit mereka sendiri secara normal). Untuk pelacakan aktivitas tampilan di sisi manajemen, kami merekomendasikan izin Pemilik hingga Hanya-lihat (Pengguna hanya-lihat atau lebih tinggi).