Ketika Anda mendaftarkan file dokumen standar kerja yang digunakan perusahaan Anda, Anda dapat mengekspor SOP Dive dalam format tersebut. Daftarkan format yang digunakan tim Anda di "Kamus / Templat" dan pilih untuk digunakan dari "Ekspor" pada layar detail SOP.
Anda dapat mendaftarkan format Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), dan PowerPoint (.pptx / .pptm).
Tersedia dengan paket Enterprise. Admin Tim dan di atasnya dapat mendaftarkan dan menghapus format. Siapa pun yang memiliki izin untuk mengekspor SOP dapat mengekspor. Gunakan browser PC.
Apa itu format ekspor?
Ekspor standar Dive mengekspor sesuai urutan yang ditentukan Dive. Ketika Anda menggunakan format ekspor, konten SOP ditranskripsikan ke format perusahaan Anda sambil mempertahankan garis kisi, lebar kolom, logo, judul, font, pengaturan cetak, rumus, dan makro persis seperti adanya.
Dalam file Anda, tulis "tag penggabung" di tempat-tempat di mana Anda ingin menyisipkan konten. Konten yang sesuai dengan tag tersebut masuk ke lokasi tempat Anda menulis tag. File yang berisi makro (.xlsm / .docm / .pptm) diekspor sambil mempertahankan makro.
Satu-satunya perbedaan antara format adalah cara kotak berkembang
Langkah-langkah dikelilingi dalam "kotak" dari {{step_begin}} hingga {{step_end}} untuk setiap langkah. Cara penulisannya sama untuk ketiga format, tetapi perilaku ketika langkah bertambah berbeda.
| Format | Cara menempatkan kotak | Ketika langkah bertambah |
|---|---|---|
| Word | Hanya tempatkan satu kotak | Kotak bertambah sesuai jumlah langkah |
| PowerPoint | Jika Anda menempatkan satu langkah per slide, hanya tempatkan satu kotak di slide itu. Jika Anda menempatkan tabel di satu slide, baris tabel menjadi kotak | Slide atau baris tabel bertambah |
| Excel | Tempatkan sebanyak kotak yang diperlukan dan tulis angka seperti {{step_begin:1}} dalam tag awal | Jangan bertambah. Kotak yang tidak digunakan tetap kosong, dan pesan kesalahan muncul jika langkah melebihi jumlah kotak |
Excel berbeda karena menambah atau menghapus baris akan menggeser referensi sel yang dirujuk oleh rumus, pemformatan bersyarat, baris judul cetak, dan makro. Kami merancangnya sehingga tidak ada baris yang bergerak sama sekali.
Siapkan templat
Buat dari sampel
Ketika membuat untuk pertama kalinya, menggunakan sampel yang disediakan Dive sebagai dasar lebih cepat.
- Buka "Kamus / Templat" dari menu samping
- Tab "Templat" → Buka "Format ekspor"
- Dari "Contoh template Excel", "Contoh template Word", atau "Contoh template PowerPoint", klik format yang ingin Anda buat
- Edit file yang diunduh agar sesuai dengan format perusahaan Anda
Jika Anda sudah memiliki file dokumen standar kerja yang digunakan, Anda juga dapat menggunakannya hanya dengan menambahkan tag penggabung ke file itu.
Tag penggabung
Ketikkan tag untuk konten yang ingin Anda transkripsikan langsung ke tempat yang Anda inginkan. Anda dapat menyalin tag dari daftar di layar dengan mengklik. Jika Anda mengetik secara manual, kesalahan ketik akan membiarkan kotak itu kosong, jadi salin dan tempel sebagai gantinya.
● Sampul dan umum
| Tag | Konten yang masuk |
|---|---|
| {{title}} | Judul SOP |
| {{description}} | Deskripsi SOP |
| {{rev}} | Nomor revisi (Rev terbaru) |
| {{cover_photo}} | Gambar sampul SOP. Ditempel dalam ukuran yang pas dengan lokasi penempatan tag |
● Awal dan akhir sebuah langkah
| Tag | Konten yang masuk |
|---|---|
| {{step_begin}} | Tag awal. Satu langkah dimulai dari sini (untuk Word dan PowerPoint) |
| {{step_begin:1}} | Tag awal untuk mengatur kotak. Angka adalah nomor langkah yang akan ditranskripsikan ke sana (untuk Excel) |
| {{step_end}} | Tag akhir. Dari tag awal ke sini adalah satu langkah |
● Langkah-langkah (tag yang ditempatkan antara tag awal dan akhir)
| Tag | Konten yang masuk |
|---|---|
| {{step_no}} | Nomor langkah (berurutan mulai dari 1) |
| {{step_title}} | Judul langkah |
| {{step_detail}} | Isi pekerjaan |
| {{step_tips}} | Tips kerja |
| {{step_note}} | Peringatan Kualitas |
| {{step_safety}} | Informasi keselamatan penting |
| {{step_question}} | Pertanyaan. Jenis (pilihan tunggal dll.), teks pertanyaan, dan opsi |
| {{step_subtitles}} | Subtitle untuk langkah itu (subtitle yang tidak ditampilkan dikecualikan) |
| {{step_url}} | URL untuk membuka langkah itu. Menjadi tautan yang dapat diklik |
| {{step_photo}} | Gambar langkah. Ditempel dalam ukuran yang pas dengan lokasi penempatan tag |
| {{step_qr}} | Kode QR untuk membuka langkah itu. Ditempel dalam ukuran yang pas dengan lokasi penempatan tag |
● Riwayat revisi (1, 2, 3... terbaru lebih dulu)
| Tag | Konten yang masuk |
|---|---|
| {{rev_begin}} | Tag awal. Ditulis dengan cara yang sama seperti langkah-langkah |
| {{rev_begin:1}} | Tag awal untuk mengatur kotak. Angka adalah urutan terbaru lebih dulu (untuk Excel) |
| {{rev_end}} | Tag akhir. Dari tag awal ke sini adalah satu entri riwayat |
| {{rev_no}} | Nomor Rev (dengan indikator versi terbaru / sedang diedit) |
| {{rev_comment}} | Detail revisi |
| {{rev_drafter}} | Pengusul |
| {{rev_started}} | Tanggal pengajuan |
| {{rev_approved}} | Tanggal persetujuan |
| {{rev_approvers}} | Penyetuju |
Tentukan di mana satu langkah dimulai dan diakhiri
{{step_begin}} hingga {{step_end}} adalah satu langkah. Satu langkah dapat menjangkau beberapa baris atau paragraf. Tag akhir dapat ditulis pada sel atau paragraf yang sama dengan tag lainnya. Baris atau kolom khusus untuk tag akhir tidak diperlukan.
Word hanya menempatkan satu kotak. Kotak bertambah sesuai jumlah langkah, jadi tidak perlu angka.
PowerPoint: jika Anda menempatkan satu langkah per slide, hanya tempatkan satu kotak di slide itu. Jika Anda menempatkan tabel di satu slide, baris tabel menjadi kotak dan baris bertambah. Hanya ketika Anda ingin mengatur dua atau lebih langkah pada satu slide, tulis angka seperti Excel dan susun kotak.
Excel: tempatkan sebanyak kotak yang diperlukan dan tulis angka dalam tag awal. Jika Anda mengekspor SOP dengan 15 langkah, susun 15 set kotak {{step_begin:1}} hingga {{step_end}}, mengubah angka.
Riwayat revisi bekerja dengan cara yang sama; tempatkan {{rev_begin}} hingga {{rev_end}} sebagai satu entri.
Tips membuat templat
Umum untuk ketiga format
- Urutan kolom, lebar, garis kisi, judul, font, dan warna tetap sama. Silakan edit secara bebas agar sesuai dengan format perusahaan Anda
- Kumpulkan tag langkah di satu tempat. Jika ditempatkan di badan dan header, sisi header akan kosong
- Jangan salin tag penggabung dalam teks penjelasan dalam templat. Di mana pun dalam dokumen, mereka diperlakukan sebagai tag nyata, dan penjelasan itu menjadi kotak kedua
- Pengulangan halaman dan nomor halaman ditangani oleh baris judul tabel dan nomor halaman Word, baris judul cetak dan &P / &N Excel, sehingga tidak rusak bahkan ketika jumlah langkah berubah
Excel
- Buat satu kotak lengkap, lalu salin dan susun dengan mengubah angka untuk kecepatan
- Kotak yang tidak digunakan tetap sebagai baris kosong (garis kisi tidak hilang). Tentukan jumlah yang akan disusun berdasarkan ukuran kertas
- Satu tag pas dalam satu sel dan tidak mengalir ke baris berikutnya. Untuk item yang menjadi panjang seperti konten pekerjaan, gabungkan sel secara vertikal atau tingkatkan tinggi baris
- Gambar dan Kode QR ditempel dalam ukuran yang pas dengan sel tempat tag ditempatkan (atau kisaran itu jika digabungkan). Jangan overlay bentuk lain di sel tempat foto ditempatkan
- Ketikkan tag langsung ke dalam sel. Tag dalam kotak teks atau bentuk tidak memenuhi syarat
Word
- Hanya tempatkan satu kotak. Baris bertambah sesuai jumlah langkah
- Teks panjang membungkus secara otomatis, jadi penyesuaian tinggi tidak diperlukan
- Anda juga dapat menulis tag di header dan footer. Namun, jika Anda menempatkan sesuatu yang berkembang berdasarkan jumlah entri seperti riwayat revisi di footer, bagian bawah semua halaman akan berkembang. Kami merekomendasikan menempatkan riwayat revisi di akhir badan
PowerPoint
- Pertahankan kotak langkah seragam dalam desain. Pencampuran "satu langkah per slide" dan "baris tabel" dalam satu templat membuat tidak mungkin untuk memutuskan yang mana untuk digunakan dari entri kedua seterusnya
- Tempatkan tag foto dalam kotak teks khusus foto saja. Karena ditempel agar sesuai dengan ukuran dan posisi bentuk itu, jika Anda menulisnya dalam kotak yang sama dengan badan, itu akan tumpang tindih pada teks
- Tag dengan hanya satu nilai per dokumen, seperti nama dokumen, deskripsi, revisi, dan foto sampul, juga dapat ditempatkan di slide master atau tata letak. Anda dapat menggunakannya di header laporan yang dicetak di semua halaman. Tag langkah dan riwayat revisi tidak dapat ditempatkan di sana karena satu master dibagikan oleh semua slide dan Anda tidak dapat memutuskan entri mana yang akan dimasukkan
- Ketika menulis di slide master, gambar kotak teks bukan placeholder ("klik untuk memasukkan" kotak). Teks di dalam placeholder tidak muncul di slide
- Jika Anda menggunakan baris tabel sebagai kotak, tabel mungkin meluas melampaui bagian bawah slide jika ada banyak langkah. Untuk SOP dengan banyak entri, format "satu langkah per slide" lebih cocok
Daftarkan format ekspor
- Buka "Kamus / Templat" dari menu samping
- Tab "Templat" → Buka "Format ekspor"
- Klik "Daftarkan format ekspor"
- Ketikkan nama templat (Contoh: Format standar kerja perusahaan sendiri). Nama ini muncul di menu ekspor
- Jatuhkan file yang Anda buat atau klik untuk memilih
- Klik "Daftar"
Format yang terdaftar dapat digunakan oleh semua anggota tim. Dalam daftar, Anda dapat memeriksa nama templat, nama file, format, tanggal pendaftaran, dan orang yang mendaftar. Anda dapat mengunduh file asli dari "Buka".
Judul item
Dalam "Judul item" dari daftar, Anda dapat beralih apakah akan menambahkan judul seperti "Tips kerja:" sebelum teks badan saat mentranskripsikan tips kerja, peringatan kualitas, dan informasi keselamatan penting. Jika kolom format Anda sudah memiliki judul, menetapkannya ke "Jangan tambahkan" membuat lebih mudah dibaca.
Ekspor SOP
- Buka layar detail SOP yang ingin Anda ekspor
- "Ekspor" → Buka jenis format yang ingin Anda gunakan ("Excel", "Word", atau "PowerPoint")
- "Standar" (urutan standar Dive) dan nama format ekspor terdaftar tercantum
- Pilih format yang ingin Anda gunakan
Jika tidak ada format ekspor jenis itu yang terdaftar, "Excel", "Word", dan "PowerPoint" muncul sebagai item terpisah seperti sebelumnya, dan ekspor terjadi dalam urutan standar Dive.
Ketika transkrip tidak berfungsi dengan baik
| Gejala | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Pesan "Tidak ada tempat untuk menyisipkan Langkah ◯ dalam templat" muncul dan ekspor tidak terjadi | Tidak ada cukup kotak untuk jumlah langkah. Tambahkan kotak dengan angka yang ditampilkan dalam pesan ke templat. Jika Anda mengatur kotak pada satu slide di PowerPoint, mengaturnya ke satu kotak membuat slide bertambah sesuai jumlah langkah |
| Pesan "Tag penggabung tidak ditemukan dalam templat" muncul | Periksa apakah tag dimasukkan langsung ke dalam sel, teks badan, atau slide. Di Excel, tag di dalam kotak teks atau bentuk tidak memenuhi syarat |
| Hanya kotak tertentu yang kosong | Kesalahan ketik tag mungkin terjadi. Salin dari daftar di layar dan tempel kembali |
| Pesan "Ada kesalahan dalam kombinasi tag awal dan akhir" muncul | Ada tempat di mana hanya tag awal atau hanya tag akhir. Selalu kelilingi setiap kotak dengan kedua tag |
| Pesan "Karena ada dua atau lebih kotak dengan angka yang sama, konten yang sama ditranskripsikan ke beberapa tempat" muncul | Angka duplikat saat mengatur kotak. Renumbering mereka |
| Pesan "Karena tag langkah juga ada di header dan footer, yang tersebut dibiarkan kosong" muncul | Tag langkah terbagi antara badan dan header/footer. Kumpulkan langkah di satu tempat |
| Pesan "Tag langkah dan riwayat revisi tidak dapat ditempatkan di slide master atau tata letak" muncul | Di PowerPoint, tempatkan tag langkah dan riwayat revisi di slide. Hanya nama dokumen, deskripsi, revisi, dan foto sampul yang dapat ditempatkan di master atau tata letak |
| Pesan "Tag yang ditulis dalam placeholder tidak muncul di slide" muncul | Gambar kotak teks bukan placeholder ("klik untuk memasukkan" kotak) di slide master dan tulis tag di dalamnya |
| Foto tidak pas atau posisi mati | Di PowerPoint, tempatkan tag foto dalam kotak teks khusus foto saja. Di Excel, jangan overlay bentuk lain di sel tempat foto ditempatkan |
| Riwayat revisi hanya sebagian masuk | Tidak ada cukup kotak riwayat revisi. Hanya apa yang pas ditranskripsikan dalam urutan terbaru lebih dulu, dan pesan muncul saat ekspor |
| Teks terpotong | Di Excel, tinggi sel tidak cukup. Untuk item yang menjadi panjang, gabungkan sel secara vertikal atau tingkatkan tinggi baris |