Fitur ini secara otomatis mencari teks yang cocok dengan nama Langkah Dive dalam file yang ditautkan sebagai "File terkait" di SOP Anda, dan menyisipkan tautan untuk membuka Langkah-langkah tersebut secara langsung. Anda tidak perlu menentukan baris atau sel mana yang akan ditempel. Teks dan tata letak tetap tidak berubah, sehingga Anda dapat menggunakan format asli Anda.
Tanpa fitur ini, Anda harus mencari setiap item dalam dokumen secara manual, mencari URL untuk setiap Langkah, dan menempeli satu per satu. Untuk lembar periksa dengan puluhan item, ini tidak praktis. Fitur ini melakukan pencocokan dan penyisipan sekaligus, dan memungkinkan Anda meninjau daftar "Langkah mana yang sesuai dengan lokasi mana di file" sebelum menempel.
Sementara ekspor PDF, Excel, dan PowerPoint membuat file baru dari konten Dive Anda, fitur ini hanya menambahkan tautan ke file yang sudah ada dan mengembalikannya. Gunakan ini ketika Anda ingin menyimpan lembar periksa dan standar kerja yang sudah digunakan setiap hari di lantai pabrik apa adanya, dan menghubungkannya dengan Langkah video Anda.
Ekspor tersedia di paket Pro dan Enterprise. Dilakukan oleh seseorang yang dapat mengedit SOP menggunakan browser PC. Pengguna juga harus memiliki izin untuk mengunduh file lampiran.
File yang didukung
Hanya file yang ditautkan sebagai "File terkait" di tab Informasi dasar editor SOP yang memenuhi kondisi berikut yang memenuhi syarat. Tombol "Tambah tautan Dive" hanya muncul di baris file yang memenuhi kondisi.
- Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm), atau PDF (.pdf)
- Format lama (.doc, .xls, .ppt) tidak didukung. Mereka dapat dibaca sebagai materi referensi untuk analisis AI, tetapi penyisipan tautan memerlukan pengembalian file yang tidak berubah. Simpan file Anda dalam format baru.
- File harus diunggah ke Dive. File eksternal yang terdaftar sebagai URL tidak dapat diakses dan tidak memenuhi syarat.
- File PDF tidak boleh dilindungi dengan kata sandi.
Tidak hanya SOP yang digunakan sebagai materi referensi untuk analisis AI, tetapi lembar periksa dan inspeksi yang ditambahkan kemudian juga memenuhi syarat. Pengaturan "Peran" file tidak penting.
Tambahkan tautan
- Buka tab Informasi dasar di editor SOP dan buka panel "File terkait"
- Klik "Tambah tautan Dive" di baris file target
- Teks dalam file secara otomatis cocok dengan nama Langkah, dan layar tinjauan terbuka
- Jika ada Langkah yang tidak ingin Anda tambahkan, hapus centang di kotak di ujung kiri
- Klik "Unduh dengan tautan", "Simpan ke Dive", atau "Tambahkan ke berkas Microsoft 365"
Cara membaca layar tinjauan
Hasil pencocokan dibagi menjadi tiga jenis berdasarkan jenis pencocokan.
- Cocok persis - Nama Langkah dan teks dalam file sama (perbedaan karakter lebar penuh dan setengah, spasi, dan angka baris atau simbol di awal baris diabaikan)
- Cocok sebagian - Nama Langkah terdapat di teks dalam file apa adanya
- Estimasi - Teks tidak cocok persis. Ini terjadi ketika karakter menurun dalam dokumen yang dipindai. Tingkat kecocokan ditampilkan sebagai persentase.
"Lokasi penempatan" dan "Teks di lokasi itu" menunjukkan lokasi sebenarnya tempat tautan akan dilampirkan dan teks yang tertulis di sana. Jika bukan tempat yang Anda maksudkan, hapus centangnya. Langkah-langkah dengan kotak yang tidak dicentang tidak akan memiliki tautan yang ditambahkan.
Untuk PDF, gambar halaman muncul di sisi kanan. Mengklik baris tabel memindahkan ke lokasi tersebut dan bingkai berkedip. Bingkai oranye adalah entri "Estimasi". Anda dapat menyeret batas antara tabel dan gambar halaman untuk mengubah lebar.
Langkah-langkah yang tidak dapat ditautkan muncul bersama di bagian atas layar.
- Langkah-langkah tidak ditemukan di file
- Langkah yang tidak memenuhi syarat - Langkah dengan karakter kurang dari tiga di nama Langkah, atau Langkah dengan nama duplikat
Perbedaan antara unduh dan ganti
Unduh
File dengan tautan yang disisipkan diunduh segera. Nama file menjadi "original_file_name_with_links.extension". Gunakan ini ketika Anda ingin mendistribusikan di luar Dive.
Simpan ke Dive (ganti file terkait)
File dengan tautan yang disisipkan disimpan ke Dive dan konten file terkait diganti. File yang dapat diakses dari SOP selalu merupakan versi terbaru dengan tautan.
Bahkan setelah penggantian, versi asli sebelum menambahkan tautan tetap disimpan. Kali berikutnya Anda menjalankan "Tambah tautan Dive", selalu dibuat dari versi asli, sehingga tautan tidak akan pernah ditambahkan dua kali.
Tambahkan ke berkas Microsoft 365
Untuk file yang diimpor dari Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive), "Tambahkan ke berkas Microsoft 365" muncul sebagai pengganti "Simpan ke Dive". Konten dengan tautan yang disisipkan ditulis kembali ke file asli di lokasi aslinya. Tanpa mengunduh dan mendistribusikan ulang, lembar periksa di SharePoint terbuka sehingga pengguna dapat langsung beralih ke SOP.
Saat Anda menjalankan ini untuk pertama kalinya, layar yang meminta izin untuk menulis ke Microsoft 365 ditampilkan. Setelah Anda menyetujui, itu tidak akan muncul lagi. Jika pengaturan Anda memerlukan persetujuan administrator, hubungi departemen IT Anda.
Penulisan kembali tidak akan terjadi dalam kasus ini:
- File asli terbuka di Excel, Word, PowerPoint, atau SharePoint (tutup dan tunggu sebentar sebelum mencoba lagi. Jika diperiksa, checkout diperlukan)
- Asli telah berubah sejak Dive terakhir kali melihatnya (untuk menghindari menimpa pengeditan orang lain)
Untuk metode impor dan koneksi, lihat Impor file dari Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).
Tautan yang disisipkan
Apa yang tertanam adalah URL Dive yang membuka Langkah itu secara langsung. Saat diklik, layar pemutaran Dive dimulai dari Langkah itu.
URL itu sendiri tidak memiliki hak tampilan. Apakah dapat dibuka tergantung pada izin akses folder setelah masuk ke Dive. Jika seseorang yang tidak masuk atau yang tidak memiliki izin tampilan untuk folder tersebut mengkliknya, SOP tidak akan ditampilkan. URL berbagi eksternal tidak dapat disematkan.
Untuk cara berbagi SOP dengan orang-orang di luar organisasi Anda, lihat Berbagi SOP Eksternal: Panduan Penggunaan (URL Berbagi Eksternal / Undangan Tamu).
Apa yang berubah dan apa yang tidak berubah di file asli
Teks dengan tautan ditampilkan dalam warna biru dengan garis bawah sehingga penerima memahami itu dapat diklik (kecuali dalam PDF). Konten teks, tata letak, dan format tetap tidak berubah.
- Excel - Hyperlink diatur di sel yang sesuai, dan teks berwarna biru dengan garis bawah. Garis kisi, isi, penyelarasan, dan format angka mewarisi pemformatan asli. Nilai sel, rumus, ukuran baris dan kolom, bentuk, dan kotak centang tidak diubah.
- Word - Teks dalam paragraf yang sesuai menjadi tautan, dan gaya karakter "Hyperlink" standar diterapkan. Pemformatan dan tata letak paragraf tetap tidak berubah.
- PowerPoint - Teks dalam paragraf yang sesuai menjadi tautan. Warna dan garis bawah mengikuti pemformatan hyperlink tema. Posisi bentuk, ukuran, dan ukuran font tetap tidak berubah.
- PDF - Wilayah tautan ditambahkan ke halaman. Konten halaman tidak diubah, sehingga tampilannya tetap sama (tautan tidak terlihat)
Ketika tautan tidak ditambahkan
Untuk menghindari distribusi tautan ke Langkah yang salah, kami tidak menambahkan tautan ketika penentuan tidak pasti. Tautan tidak akan ditambahkan dalam kasus ini:
- Ketika frasa atau akhiran berbeda ("Perbaiki alat jig" dan "Memperbaiki alat jig" diperlakukan sebagai teks yang berbeda)
- Ketika nama Langkah memiliki karakter kurang dari tiga
- Ketika ada beberapa Langkah dengan nama yang sama (kami tidak dapat menentukan Langkah mana, jadi kami tidak menambahkan ke yang mana pun)
- Ketika teks yang sama muncul di beberapa lokasi dalam file. Misalnya, ketika nama Langkah muncul di daftar isi dan badan. Kami hanya menambahkan ketika kami dapat mempersempit ke satu lokasi antara Langkah yang berdekatan.
- Di Excel, kami hanya melihat sel yang berisi teks. Satu tautan per sel, satu lokasi per Langkah.
- Di Word dan PowerPoint, paragraf yang sudah memiliki tautan yang diatur tidak memenuhi syarat (untuk menghindari merusak tautan asli). Kami tidak dapat menambahkan ketika nama Langkah mencakup beberapa paragraf.
- Di Word, teks di dalam kotak teks atau bentuk, dan paragraf dengan riwayat perubahan yang tersisa juga tidak memenuhi syarat.
- Dalam PDF, teks yang diputar tidak memenuhi syarat.
Jika tidak ada yang cocok, "Tidak ada nama Langkah yang cocok ditemukan di file" ditampilkan dan file tidak dibuat. Nama Langkah yang lebih dekat ke format dokumen asli cocok lebih mudah.
Ketika Anda merevisi SOP
Tautan yang disisipkan menunjuk ke nomor Langkah. Jika Anda mengubah nama Langkah atau mengatur ulang Langkah setelah menambahkan tautan, tautan dalam file yang diekspor akan menunjuk ke Langkah yang bergeser.
Ketika Anda mencoba menerbitkan dalam keadaan itu, "File yang diekspor dengan tautan akan menjadi usang" ditampilkan. Setelah penerbitan, jalankan "Tambah tautan Dive" lagi dari Informasi dasar > "File terkait" untuk mengekspor file lagi.
Untuk revisi di mana nama dan urutan Langkah tidak berubah, pesan ini tidak muncul. Tautan dalam file yang diekspor terus bekerja apa adanya.
Tentang pencocokan nama Langkah
Kami terus meningkatkan pencocokan nama Langkah. Jika Anda melihat contoh penempatan yang berhasil atau penempatan yang tidak diinginkan, beri tahu kami melalui dukungan.