Ketahui dasarnya: Ada 2 cara untuk berbagi SOP dengan orang di luar
Dive menyediakan dua metode aman untuk berbagi SOP dengan mitra eksternal, vendor, staf sementara, dan orang lain yang ingin Anda pisahkan dari alur kerja Dive normal. Pilih metode yang paling sesuai dengan kasus penggunaan Anda.
- ① Tautan publik (tidak perlu login): Terbitkan URL tampilan yang dilindungi oleh tanggal kedaluwarsa atau kata sandi, kemudian bagikan tautan secara langsung. Tidak perlu persiapan di sisi penerima. Karena satu URL diterbitkan per SOP, metode ini paling cocok untuk berbagi sesekali.
- ② Mengundang tamu: Terbitkan akun hanya-lihat yang memerlukan penerima untuk login ke Dive. Akun tamu beroperasi di bawah kontrol keamanan yang sama dengan pengguna reguler (pembatasan folder, Log audit, Pembatasan alamat IP, dan SSO), tetapi tidak dihitung dalam kuota akun Anda dan tidak dapat mengakses laporan pelatihan atau Laporan Pemanfaatan. Metode ini paling cocok untuk penonton eksternal jangka panjang yang memerlukan akses berkelanjutan ke beberapa SOP.
Dari perspektif keamanan, kami merekomendasikan Mengundang tamu sebagai standar. Jika Anda hanya memerlukan berbagi sekali, gunakan Tautan publik dengan tanggal kedaluwarsa dan kata sandi.
Undangan tamu dapat diubah ke peran pengguna lain kapan saja. Ketika Anda melakukannya, penghitungan secara otomatis beralih antara undangan tamu dan kuota akun—tidak perlu mengundang ulang.
Metode mana yang harus Anda gunakan? (Panduan keputusan cepat)
Jawab tiga pertanyaan ini untuk menentukan metode terbaik untuk situasi Anda.
-
Akankah penerima melihat SOP yang sama berulang kali dalam jangka waktu panjang? (Apakah Anda ingin berbagi beberapa SOP sekaligus?)
- Ya → Mengundang tamu (Anda dapat berbagi beberapa SOP bersama-sama menurut folder)
- Tidak (satu kali tampilan, beberapa hari saja, atau bagikan satu per satu) → Tautan publik
-
Apakah Anda memerlukan Log audit, Pembatasan alamat IP, atau penegakan SSO?
- Ya → Mengundang tamu (Kontrol yang sama berlaku seperti untuk pengguna reguler)
- Tidak → Metode apa pun dapat digunakan
-
Apakah Anda ingin menghindari penggunaan kuota akun Anda?
- Ya → Tautan publik
- Tidak → Mengundang tamu (Undangan tamu menggunakan kuota terpisah, tetapi paket Core dan lebih tinggi termasuk 3x kuota akun Anda yang dicadangkan untuk tamu: Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300)
Tabel perbandingan (Apa perbedaannya?)
| ① Tautan publik | ② Mengundang tamu | |
|---|---|---|
| Satuan berbagi | Satu URL per SOP | Menurut folder (akses yang dikelompokkan) |
| Persiapan penerima | Tidak ada (hanya buka URL) | Login diperlukan (Informasi login Dive) |
| Jumlah akun | Tidak dihitung dalam kuota | Mengundang tamu dihitung sebagai 1 tamu (terpisah dari kuota akun, tidak tersedia untuk Free/Lite; paket Core dan lebih tinggi menyisihkan 3x kuota akun Anda: Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300) |
| Paket yang tersedia | Lite dan lebih tinggi (Free tidak didukung). Dinonaktifkan secara default; Pemilik harus mengaktifkannya | Core dan lebih tinggi (Free/Lite tidak didukung) |
| Kedaluwarsa dan kata sandi | Atur per URL (kedaluwarsa atau kata sandi diperlukan) | Sama seperti pengguna reguler (tanpa kedaluwarsa, berbasis kata sandi) |
| Granularitas akses | Per URL (setiap SOP mendapatkan URL-nya sendiri) | Level folder dan grup |
| Log audit | Penerbitan URL, kedaluwarsa, dan akses dicatat | Login dan tampilan dicatat sama seperti pengguna reguler |
| Pembatasan alamat IP | Bukan target | Berlaku (Pengaturan Keamanan tim diterapkan) |
| Penegakan SSO | Bukan target | Berlaku |
| Tampilan daftar SOP | Hanya SOP untuk URL itu yang ditampilkan | Hanya SOP yang dapat dilihat pengguna yang ditampilkan pada satu layar tanpa hirarki folder (struktur folder tidak ditampilkan) |
| Ruang lingkup manajemen pelatihan | Bukan target | Bukan target (tamu tidak dihitung dalam penugasan Kursus atau Peta Keterampilan) |
| Agregasi dalam Laporan Pemanfaatan dan laporan lainnya | Bukan target | Tidak diagregasikan (Tamu dapat menggunakan riwayat tampilan pribadi dan Favorit) |
| Pembuatan dan pengeditan SOP | Tidak diizinkan (hanya lihat) | Tidak diizinkan (hanya lihat) |
| Perubahan izin | — | Dapat diubah ke peran lain kapan saja (penghitungan otomatis beralih antara undangan tamu dan Jumlah akun) |
| Paling cocok untuk | Pengarahan sekali jadi / Penawaran vendor / Berbagi sumber daya jangka pendek / Tampilkan hanya SOP ini | Kemitraan vendor jangka panjang / Kontraktor di lokasi / Akses berkelanjutan ke beberapa SOP |
| Catatan penting | Jika URL bocor, mungkin dapat dilihat (perlindungan kata sandi disarankan) | Biaya manajemen yang sama seperti pengguna reguler (konfigurasi grup, dll) |
Cara menggunakan setiap metode
- ① Tautan publik: Cara pakai fitur Berbagi Eksternal (penerbitan, perlindungan kata sandi, riwayat, kedaluwarsa)
- ① Tautan publik: Aktifkan atau Nonaktifkan (untuk administrator): Batasi Berbagi Eksternal (aktifkan atau nonaktifkan Berbagi Eksternal)
- ② Mengundang tamu: Apa itu undangan tamu? (detail, mengundang pengguna, izin akses)