Dari tombol Berbagi Eksternal pada SOP Anda, Anda dapat menerbitkan "URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan" yang dapat diakses siapa saja tanpa perlu login. Gunakan ini untuk berbagi SOP dengan kontraktor, mitra bisnis, peserta acara, dan orang lain yang tidak memiliki akun Dive.

💡 Tidak yakin tentang "URL berbagi eksternal vs. undangan tamu"? Pertama, baca Panduan berbagi SOP eksternal: metode mana yang digunakan. Satu halaman mencakup pohon keputusan dan tabel perbandingan.

URL yang Anda terbitkan dilindungi dengan salah satu atau kedua hal berikut:

Atur masa berlaku: Setelah tanggal yang ditentukan berlalu, URL tidak dapat diakses lagi
Kata sandi: Penonton harus memasukkan kata sandi saat mengakses

Setelah diterbitkan, Anda dapat kemudian mengubah tanggal kadaluarsa, memutar kata sandi, menonaktifkan, atau mengaktifkan kembali URL. Riwayat disimpan menunjukkan siapa yang menerbitkan SOP mana dan kapan.

Sebelum memulai: aktivasi tim diperlukan

Berbagi eksternal dinonaktifkan secara default untuk alasan keamanan. Untuk menggunakannya, Pemilik harus mengaktifkannya dalam pengaturan tim.

Untuk langkah-langkah aktivasi, lihat Batasi berbagi eksternal (aktifkan/nonaktifkan berbagi eksternal)

Setelah diaktifkan, pengguna dengan peran yang sesuai dapat menggunakan fitur ini.

Terbitkan URL berbagi eksternal

Buka SOP yang ingin Anda bagikan secara eksternal
Klik tombol Berbagi Eksternal di bagian atas
Di modal yang muncul, buka tab Berbagi eksternal (tanpa login)
Geser Atur masa berlaku ke ON dan pilih tanggal kadaluarsa (tenggat waktu adalah 23:59 pada tanggal yang ditentukan)
Sesuai kebutuhan, geser Lindungi dengan kata sandi ke ON dan masukkan kata sandi (detail di bawah)
Sesuai kebutuhan, geser Buka dari langkah yang ditentukan ke ON dan pilih langkah (penerima akan mulai melihat dari langkah yang dipilih, bukan dari awal SOP)
Sesuai kebutuhan, geser Buka dengan transisi otomatis aktif ke ON (ketika penerima membuka URL, ulangi dalam langkah akan mati secara default, dan ketika pemutaran langkah berakhir, itu akan secara otomatis beralih ke langkah berikutnya)
Sesuai kebutuhan, masukkan Komentar (contoh: "Untuk Perusahaan ABC", "Untuk sesi informasi", dll. Itu akan tetap dalam riwayat masalah dan log audit)
Klik Terbitkan URL. URL disalin ke clipboard Anda dan kode QR ditampilkan

Dari Tampilkan layar cetak di bawah kode QR, Anda juga dapat mencetak dalam tata letak pencetakan QR.

Aturan yang diperlukan untuk penerbitan (kadaluarsa ATAU kata sandi)

Saat menerbitkan URL, harus memenuhi setidaknya salah satu hal berikut:

Atur masa berlaku ON dengan tanggal hari ini atau setelahnya
Lindungi dengan kata sandi ON dan kata sandi dimasukkan

Anda tidak dapat menerbitkan URL permanen telanjang dengan kedua opsi OFF. Jika Anda ingin mematikan kadaluarsa (membuatnya menjadi URL permanen), perlindungan kata sandi menjadi wajib.

Lindungi dengan kata sandi

Entri manual: Atur kata sandi apa pun yang Anda suka (hingga 64 karakter)
Buat otomatis: Klik tombol Buat otomatis di sebelah bidang input untuk segera membuat kata sandi 8 karakter acak yang terbuat dari karakter yang mudah dibedakan (tidak termasuk 0/O, 1/l/I, dll.)
Beri tahu penerima melalui saluran terpisah: Untuk keamanan, kami merekomendasikan mengirim kata sandi melalui jalur berbeda dari URL (bukan email yang sama). Kata sandi disimpan sebagai hash PBKDF2 dan tidak disimpan dalam teks biasa di mana tamu (penerima) dapat membacanya secara langsung
Setelah diterbitkan, "URL ini dilindungi kata sandi. Kata sandi: XXXX" muncul di bawah URL, dan Anda dapat menyalin hanya kata sandi menggunakan tombol salin

Perilaku segera setelah penerbitan

URL secara otomatis disalin ke clipboard Anda. Tempel langsung ke email atau obrolan untuk berbagi
Kode QR ditampilkan di tempat. Anda juga dapat menggunakannya untuk pemindaian di lokasi di sesi informasi dan acara serupa
Jika perlindungan kata sandi ON, jangan lupa untuk memberi tahu penerima melalui saluran terpisah tentang kata sandi

Buka dengan bahasa yang ditentukan

Jika Anda menggeser Buka dengan bahasa yang ditentukan ke ON dalam modal berbagi, URL dan kode QR yang Anda terbitkan akan memungkinkan Anda menentukan bahasa tampilan (29 bahasa) dan terjemahan SOP saat dibuka. Anda dapat mendistribusikan URL yang terbuka dalam bahasa tersebut dari awal ke lokasi luar negeri atau staf yang tidak berbahasa Jepang.

Spesifikasi berlaku hanya saat URL tersebut dibuka. Penerima dapat memilih bahasa lain setelah dibuka, dan pengaturan bahasa biasa mereka tidak akan diubah. Untuk detail, lihat Saya ingin mencetak kode QR / menyalin URL berbagi.

Buka dengan transisi otomatis aktif

Jika Anda menggeser Buka dengan transisi otomatis aktif ke ON dalam modal berbagi, ketika URL tersebut dibuka, pemutaran dimulai dengan ulangi dalam langkah dimatikan (secara otomatis beralih ke langkah berikutnya). Ketika pemutaran langkah berakhir, itu secara otomatis beralih ke langkah berikutnya. Gunakan ini untuk kode QR yang diposting, menonton saat tangan Anda sibuk, dan situasi serupa.

Spesifikasi berlaku hanya saat URL tersebut dibuka. Penerima dapat mengalihkan ulangi dalam langkah setelah dibuka, dan pengaturan biasa mereka yang disimpan di perangkat mereka tidak akan diubah. Untuk kondisi beralih otomatis ke langkah berikutnya, lihat Cara menggunakan pemutaran berkelanjutan dan lompatan langkah otomatis.

Pengalaman penerima

Penerima dapat melihat SOP tanpa akun Dive atau login hanya dengan membuka URL
Untuk URL yang dilindungi kata sandi, layar masukan Dilindungi kata sandi muncul segera setelah dibuka. SOP ditampilkan setelah memasukkan kata sandi yang benar. Kata sandi yang salah tidak akan membukanya
Setelah tanggal dan waktu kadaluarsa (23:59 pada tanggal yang ditentukan) berlalu, URL tidak dapat diakses lagi
URL yang dinonaktifkan tidak dapat diakses

Lihat dan kelola riwayat penerbitan

Di SOP yang sama Anda, tab Berbagi Eksternal > Berbagi eksternal (tanpa login), di bawah Anda akan melihat riwayat (daftar mini) URL yang diterbitkan untuk SOP tersebut.

Salin URL: Salin kembali URL yang sama dari setiap baris dalam riwayat
Juga tampilkan dinonaktifkan / kedaluwarsa: Geser untuk mengalihkan (default menampilkan hanya yang aktif)
Hanya saya / Seluruh tim geser: Pemilik dan admin tim dapat melihat URL yang diterbitkan oleh semua anggota tim
Edit / Detail: Dari sudut kanan atas daftar mini, daftar "URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan" dengan fitur lengkap terbuka

Daftar lengkap URL berbagi eksternal yang telah diterbitkan

Dalam daftar lengkap, Anda dapat melakukan hal berikut:

Salin URL: Salin URL yang ada untuk dibagikan kembali
Ubah tanggal kadaluarsa: Pilih tanggal dan waktu baru untuk memperpanjang atau mempersingkat kedaluwarsa (untuk membuatnya permanen, perlindungan kata sandi diperlukan)
Putar kata sandi: Pertahankan URL tetap sama tetapi ganti kata sandi dengan yang baru. Nyaman ketika penerima berubah atau jika ada risiko kebocoran
Hapus perlindungan kata sandi: Anda hanya dapat menghapus perlindungan kata sandi dari URL terbatas waktu (URL permanen tidak dapat dihapus karena kata sandi adalah satu-satunya penghalang mereka)
Nonaktifkan: URL tidak dapat diakses lagi (gunakan ini untuk penerbitan yang tidak disengaja atau ketika mitra bisnis pergi)
Aktifkan kembali: Aktifkan kembali URL yang dinonaktifkan (gabungkan dengan perubahan tanggal kadaluarsa jika tenggat waktu telah berlalu)
Konfirmasi transisi otomatis: Di kolom transisi otomatis daftar, Anda dapat melihat pengaturan (aktif/mati) untuk kapan URL tersebut diterbitkan
Saring: Cari menurut nama SOP, penerbit, atau komentar; saring menurut status; alihkan cakupan antara hanya saya dan seluruh tim

Catatan: Penerbit, pemilik, dan admin tim dapat melihat kata sandi yang ditetapkan (teks biasa) dari daftar lengkap (untuk pembagian kembali internal dan perbaikan pemberitahuan yang terlewat). Token yang dibaca tamu (penerima) secara langsung tidak mengandung teks biasa - hanya hash PBKDF2 yang disimpan.

Audit dan jejak

Semua penerbitan, penonaktifan, pengaktifan kembali, perubahan tanggal kadaluarsa, dan perubahan kata sandi untuk URL berbagi eksternal dicatat dalam Log audit. Catatan disimpan menunjukkan siapa yang menerbitkan atau mengoperasikan SOP mana dan kapan dengan komentar apa, sehingga Anda dapat menggunakannya untuk memenuhi aturan operasional internal dan persyaratan audit.

Kiat untuk penggunaan yang efektif

Pertahankan kedaluwarsa pendek: Tetapkan kedaluwarsa minimum yang diperlukan untuk kasus penggunaan Anda (default adalah 7 hari)
Gunakan perlindungan kata sandi untuk berbagi sensitif: Dikombinasikan dengan kedaluwarsa, perlindungan kata sandi berarti URL saja tidak akan membocorkan konten sensitif. Kuncinya adalah mengirim kata sandi melalui saluran berbeda dari URL
Selalu lindungi URL yang dapat digunakan kembali jangka panjang dengan kata sandi: URL permanen memerlukan perlindungan kata sandi. Anda dapat mempertahankan keamanan dengan memutar hanya kata sandi secara teratur sambil membuat distribusi URL tetap sama
Gunakan operasi komentar: Menyertakan nama penerima dan tujuan dalam komentar masalah memudahkan untuk mengidentifikasi URL dalam daftar riwayat
Nonaktifkan bila tidak diperlukan lagi: Setelah sesi informasi atau kontrak berakhir, nonaktifkan URL untuk mengurangi risiko kebocoran
Berhati-hatilah dengan SOP sensitif: Fitur ini membiarkan siapa saja yang memiliki URL mengaksesnya. Sebelum penerbitan, konfirmasi bahwa konten sesuai untuk berbagi eksternal

Terkait