Anda dapat mengontrol folder mana yang dapat dilihat oleh pengguna tamu yang diundang dengan menentukan folder di tingkat folder. Dengan menambahkan tamu ke grup, dan kemudian mengaktifkan "Izinkan akses pengguna tamu" hanya untuk folder yang ingin ditampilkan dalam folder yang disaring berdasarkan grup tersebut, Anda dapat mengontrol visibilitas folder per tamu. Misalnya, Anda dapat menampilkan hanya folder Departemen Produksi yang disetujui kepada tamu dari Perusahaan Mitra A, sambil menyembunyikan folder yang telah dibagikan departemen lain kepada tamu.
Undangan tamu tersedia di paket Core, Pro, dan Enterprise. Untuk informasi lebih lanjut tentang undangan tamu secara umum, lihat Apa itu undangan tamu?
Cara kerja visibilitas
Tamu hanya melihat folder tempat "Izinkan akses pengguna tamu" diaktifkan. Visibilitas kemudian berubah tergantung pada apakah penyaringan folder diterapkan:
- Folder tanpa penyaringan: ditampilkan kepada semua tamu
- Folder dengan penyaringan: ditampilkan hanya kepada tamu yang termasuk dalam "grup yang dapat diakses"
Folder dengan "Izinkan akses pengguna tamu" dinonaktifkan tidak ditampilkan kepada tamu mana pun, bahkan jika tamu tersebut termasuk dalam grup. Untuk mengontrol visibilitas per tamu, gabungkan folder yang disaring dengan keanggotaan grup.
Contoh konfigurasi
Berikut adalah contoh menampilkan hanya folder Departemen Produksi yang disetujui kepada tamu dari Perusahaan Mitra A:
- Tambahkan tamu Perusahaan A ke grup "Departemen Produksi"
- Aktifkan "Izinkan akses pengguna tamu" hanya untuk folder yang ingin dibagikan (misalnya: "Untuk Mitra") dalam folder yang disaring Departemen Produksi
Dengan konfigurasi ini, tamu dari Perusahaan A akan melihat hanya SOP "Untuk Mitra". Folder Departemen Produksi lainnya dan folder yang disaring oleh departemen lain (bahkan yang mengaktifkan "Izinkan akses pengguna tamu") tidak akan terlihat.
Catatan: Ketika tamu ditambahkan ke grup, mereka juga mewarisi akses dari grup induk. Jika ada grup induk di atas Departemen Produksi (misalnya: Kantor Pusat), tamu dari Perusahaan A juga akan melihat folder yang disaring oleh Kantor Pusat dengan "Izinkan akses pengguna tamu" diaktifkan.
Cara mengonfigurasi
1. Tambahkan tamu ke grup
Tambahkan tamu ke grup yang menyaring folder yang ingin ditampilkan (misalnya: Departemen Produksi). Untuk petunjuk, lihat Edit Grup Afiliasi pengguna.
Anda juga dapat membuat subgrup khusus tamu di bawah grup tersebut (misalnya: Departemen Produksi → Tamu Mitra) dan menambahkan tamu ke sana. Anda dapat menggunakan pendekatan ini untuk menjaga agar anggota internal dan tamu tetap terorganisir dengan terpisah. Untuk petunjuk tentang cara membuat grup, lihat Langkah 5: Atur grup (untuk administrator).
2. Aktifkan akses tamu untuk folder yang ingin ditampilkan
- Buka folder yang ingin ditampilkan kepada tamu dari folder yang disaring Departemen Produksi
- Klik ikon menu [...] di pojok kanan atas, kemudian klik "Pengaturan Pembatasan Akses" → "Sunting"
- Aktifkan "Izinkan akses pengguna tamu" dan klik "Simpan"
[Gambar: Dialog Pengaturan Pembatasan Akses dengan "Izinkan akses pengguna tamu" diaktifkan untuk folder yang disaring Departemen Produksi]
Saat Anda mengaktifkan pengaturan ini untuk folder induk, semua subfolder secara otomatis dibagikan dengan tamu (Anda tidak dapat menonaktifkannya untuk subfolder secara individual). Aktifkan ini hanya untuk folder yang ingin ditampilkan.
Verifikasi juga bahwa folder yang Anda aktifkan memiliki penyaringan grup diterapkan (atau merupakan subfolder dari folder yang disaring). Jika Anda mengaktifkan ini untuk folder yang tidak disaring, semua tamu akan melihatnya.
Pisahkan akses tamu dalam grup yang sama
Jika Anda ingin menampilkan folder "Untuk Perusahaan A" hanya kepada tamu Perusahaan A dan folder "Untuk Perusahaan B" hanya kepada tamu Perusahaan B, buat grup khusus tamu untuk setiap perusahaan.
- Buat grup "Tamu Perusahaan A" dan tambahkan tamu Perusahaan A ke dalamnya. Buat ini sebagai grup terpisah, bukan sebagai subgrup di bawah Departemen Produksi
- Untuk folder "Untuk Perusahaan A", aktifkan "Terapkan filter" dalam Pengaturan Pembatasan Akses dan tentukan "Departemen Produksi" dan "Tamu Perusahaan A" sebagai grup yang dapat diakses
- Aktifkan "Izinkan akses pengguna tamu" dan klik "Simpan"
- Ulangi proses yang sama untuk Perusahaan B dengan grup "Tamu Perusahaan B" dan folder "Untuk Perusahaan B"
Jika Anda membuat grup tamu sebagai subgrup di bawah Departemen Produksi, tamu dalam subgrup ini akan mewarisi keanggotaan Departemen Produksi, yang berarti mereka akan melihat semua folder yang disaring oleh Departemen Produksi dengan "Izinkan akses pengguna tamu" diaktifkan (termasuk folder "Untuk Perusahaan B").
Buat folder "Untuk Perusahaan A" di tingkat beranda atau dalam folder yang tidak disaring. Jika folder induk disaring hanya oleh Departemen Produksi, tamu tidak dapat mengakses subfolder yang dibuat di dalamnya.
Verifikasi konfigurasi
Di tingkat teratas layar tamu, folder teratas yang dapat dilihat tamu akan ditampilkan. Folder di luar jangkauan ini dan folder yang tidak dapat dilihat tamu tidak akan terdaftar. Subfolder dan SOP ditampilkan saat tamu membuka folder. Setelah konfigurasi, masuk dengan akun tamu dan verifikasi bahwa hanya folder yang dimaksudkan muncul dalam Daftar SOP.
[Gambar: Daftar SOP menampilkan hanya folder tempat akses tamu diaktifkan saat masuk sebagai tamu]
Perhatian
Visibilitas dikendalikan pada tingkat folder, bukan per SOP. Anda tidak dapat menampilkan beberapa SOP dan menyembunyikan yang lain dalam folder yang sama.
Pertanyaan yang sering diajukan
T. Jika saya menambahkan tamu ke grup, dapatkah mereka melihat semua folder di grup itu?
J. Tidak. Tamu hanya melihat folder dalam filter grup itu di mana "Izinkan akses pengguna tamu" diaktifkan.
T. Bisakah saya menampilkan folder yang sama kepada tamu dari beberapa perusahaan?
J. Ya. Anda dapat menambahkan tamu setiap perusahaan ke grup yang sama, atau menentukan semua grup tamu untuk setiap perusahaan dalam grup yang dapat diakses folder.
T. Apa yang harus dilakukan jika saya hanya ingin membagikan satu SOP dengan pengguna eksternal?
J. Anda juga dapat menggunakan URL Berbagi Eksternal. Perbedaannya dijelaskan dalam Berbagi SOP secara eksternal: panduan penggunaan (URL Berbagi Eksternal / Undangan tamu).