Pertama, ketahui ini: ada dua cara untuk berbagi SOP di luar organisasi Anda
Dive menawarkan dua metode untuk berbagi SOP dengan pihak eksternal, perusahaan mitra, mitra bisnis, dan orang lain yang tidak ingin Anda campurkan ke dalam operasi Dive normal Anda. Pilih metode yang sesuai dengan tujuan Anda.
- ① Berbagi Eksternal (tidak perlu login): Terbitkan URL hanya-lihat yang dilindungi oleh tanggal kedaluwarsa atau kata sandi, dan biarkan orang melihat SOP hanya dengan membuka tautan. Tidak perlu login, dan penerima tidak memerlukan persiapan apa pun. Karena URL diterbitkan untuk setiap SOP individual, metode ini paling cocok untuk berbagi sekali atau bertujuan khusus.
- ② Undangan Tamu: Terbitkan informasi login dengan izin berbagi informasi saja (hanya lihat, tidak termasuk dalam pelacakan pelatihan atau Laporan Pemanfaatan), dan operasikan mereka di bawah manajemen yang sama seperti pengguna lain (Pembatasan Folder, Log audit, Pembatasan alamat IP, SSO). Karena SOP dibagikan menurut Folder, metode ini paling cocok untuk pemirsa jangka panjang atau berkelanjutan.
Dari perspektif keamanan, kami merekomendasikan ② Undangan Tamu sebagai praktik standar. Jika Anda hanya perlu berbagi sekali, gunakan ① Berbagi Eksternal yang dilindungi dengan tanggal kedaluwarsa dan kata sandi.
Undangan Tamu dapat diubah ke tingkat izin lain mana pun (Penonton atau lebih tinggi) kapan saja. Saat Anda melakukannya, hitungan secara otomatis beralih antara Undangan Tamu dan Jumlah akun. Tidak perlu mengundang ulang.
Mana yang harus Anda pilih? (Keputusan cepat)
Jawab ketiga pertanyaan ini dan Anda akan tahu metode mana yang harus digunakan.
-
Apakah penerima akan menonton SOP yang sama berulang kali dan jangka panjang? (Apakah Anda ingin menunjukkan beberapa SOP bersama-sama?)
- Ya → Undangan Tamu (Anda dapat berbagi beberapa SOP bersama-sama menurut Folder)
- Tidak (sekali, hanya beberapa hari, atau satu SOP sekaligus) → Berbagi Eksternal
-
Apakah Anda memerlukan Log audit, Pembatasan alamat IP, atau kontrol SSO?
- Ya → Undangan Tamu (kontrol yang sama berlaku seperti pengguna lain)
- Tidak → Kedua metode ini baik-baik saja
-
Apakah Anda ingin menghindari penggunaan Jumlah akun?
- Ya → Berbagi Eksternal
- Tidak → Undangan Tamu (Anda menggunakan undangan tamu menurut jumlah orang, tetapi paket Core dan lebih tinggi menyediakan 3x Jumlah akun: Core 75, Pro 150, Enterprise 300)
Tabel perbandingan (Apa bedanya?)
| ① Berbagi Eksternal | ② Undangan Tamu | |
|---|---|---|
| Unit berbagi | Satu URL per SOP | Beberapa SOP bersama-sama menurut Folder |
| Persiapan diperlukan dari penerima | Tidak diperlukan (cukup buka URL) | Login diperlukan (informasi login Dive) |
| Jumlah akun | Tidak dikonsumsi | Menggunakan satu slot Undangan Tamu per orang (tidak dihitung sebagai Jumlah akun. Gratis/Lite tidak tersedia, Core atau lebih tinggi menyediakan 3x Jumlah akun: Core 75, Pro 150, Enterprise 300) |
| Paket tersedia | Lite atau lebih tinggi (Gratis tidak tersedia). Dinonaktifkan secara default; Pemilik harus Aktifkan | Core atau lebih tinggi (Gratis/Lite tidak tersedia) |
| Tanggal kedaluwarsa dan kata sandi | Atur per URL (tanggal kedaluwarsa atau kata sandi wajib) | Sama seperti pengguna lain (tanpa kedaluwarsa, kata sandi yang dikelola) |
| Granularitas akses | Per URL untuk setiap SOP | Izin atur menurut Folder atau Grup |
| Log audit | Mencatat penerbitan URL, kedaluwarsa, pengaktifan ulang, dan perubahan tanggal kedaluwarsa atau kata sandi | Mencatat login sama seperti pengguna lain (tampilan SOP tidak dicatat) |
| Pembatasan alamat IP | Bukan target | Termasuk rekap (Pengaturan Keamanan Tim berlaku) |
| Kontrol SSO | Bukan target | Termasuk rekap |
| Cara daftar SOP muncul | Hanya SOP untuk URL tersebut | Folder yang diizinkan muncul di atas daftar (sub-item muncul saat Anda membuka Folder tersebut. Nama Folder di luar atau yang tidak dapat dilihat tidak muncul) |
| Pelacakan pelatihan dan pengembangan | Bukan target | Bukan target (tidak termasuk dalam penugasan Kursus atau Peta Keterampilan) |
| Agregasi Laporan Pemanfaatan | Bukan target | Tidak dihitung (tamu masih dapat menggunakan Riwayat lihat dan Favorit secara normal) |
| Pembuatan dan pengeditan SOP | Tidak mungkin (hanya lihat) | Tidak mungkin (hanya lihat) |
| Perubahan izin | — | Dapat diubah ke tingkat izin lain mana pun kapan saja (hitungan secara otomatis beralih antara Undangan Tamu dan Jumlah akun) |
| Paling cocok untuk | Pengarahan sekali, mengirim penawaran kepada mitra bisnis, berbagi materi sementara, menunjukkan hanya SOP ini saja | Perusahaan mitra jangka panjang, pekerja di tempat, menunjukkan beberapa SOP seiring waktu |
| Peringatan | Jika URL bocor, dapat ditampilkan (disarankan perlindungan kata sandi) | Memerlukan upaya manajemen yang sama seperti pengguna lain (pengaturan Grup, dll.) |
Panduan Penggunaan Terperinci untuk Masing-masing
- ① Berbagi Eksternal: Cara menggunakan Berbagi Eksternal (langkah penerbitan, perlindungan kata sandi, manajemen riwayat, kedaluwarsa)
- ① Aktifkan/Nonaktifkan Berbagi Eksternal (untuk administrator): Pengaturan pembatasan Berbagi Eksternal (aktifkan/nonaktifkan Berbagi Eksternal)
- ② Undangan Tamu: Apa itu Undangan Tamu? (detail, undangan, izin akses)