Dengan mendaftarkan file standar kerja yang digunakan oleh perusahaan Anda, Anda dapat mengekspor SOP Dive dalam format tersebut. Daftarkan format yang digunakan tim Anda di "Kamus / Templat", dan pilih dari menu "Ekspor" di layar detail SOP.
Anda dapat mendaftarkan file Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), dan PowerPoint (.pptx / .pptm).
Tersedia dengan paket Enterprise. Daftarkan dan hapus format dengan hak akses Admin Tim atau lebih tinggi; ekspor dilakukan oleh siapa pun yang memiliki izin untuk mengekspor SOP. Ini dilakukan dari browser PC.
Apa itu format ekspor
Ekspor standar Dive mengekspor dalam urutan yang ditentukan Dive. Ketika Anda menggunakan format ekspor, garis kisi, lebar kolom, logo, judul, font, pengaturan cetak, rumus, dan makro tetap utuh saat konten SOP Anda dialihkan ke format perusahaan Anda.
Dalam file, tulis "tag sisipan" di lokasi tempat Anda ingin konten dialihkan. Konten yang sesuai dengan setiap tag muncul di tempat Anda menulis tag. File yang berisi makro (.xlsm / .docm / .pptm) diekspor dengan makro dipertahankan.
Satu-satunya perbedaan menurut format adalah "bagaimana bingkai berkembang"
Langkah-langkah dikelilingi antara {{step_begin}} dan {{step_end}} sebagai satu "bingkai". Metode penulisan sama untuk ketiga format, dengan perbedaan hanya dalam cara bingkai berperilaku saat langkah ditambahkan.
| Format | Penempatan bingkai | Saat langkah ditambahkan |
|---|---|---|
| Word | Tempatkan hanya satu bingkai | Bingkai meningkat menurut jumlah langkah |
| PowerPoint | Jika Anda menempatkan satu langkah per slide, tempatkan hanya satu bingkai di slide itu. Jika Anda menempatkan tabel daftar di satu slide, jadikan satu baris tabel sebagai bingkai | Slide atau baris tabel meningkat |
| Excel | Sejajarkan sebanyak bingkai yang diperlukan, tuliskan angka seperti {{step_begin:1}} dalam tag awal | Tidak meningkat. Bingkai yang tidak digunakan tetap kosong, dan pesan kesalahan muncul jika langkah melebihi jumlah bingkai |
Bingkai Excel tidak meningkat karena penambahan atau penghapusan baris akan menggeser referensi sel yang digunakan oleh rumus, pemformatan bersyarat, baris judul cetak, dan makro. Strukturnya dirancang agar tidak pernah memindahkan baris.
Siapkan templat
Buat dari sampel
Saat membuat untuk pertama kalinya, Anda dapat membuat lebih cepat dengan menggunakan sampel yang disediakan Dive sebagai dasar.
- Buka bilah samping "Kamus / Templat"
- Tab "Templat" → Buka "Format ekspor"
- Dari "Contoh template Excel", "Contoh template Word", "Contoh template PowerPoint (1 langkah 1 slide)", dan "Contoh template PowerPoint (2 langkah per slide)", klik format yang ingin Anda buat. Sampel adalah file lengkap yang siap digunakan sebagaimana adanya untuk ekspor
- Sesuaikan file yang diunduh untuk mencocokkan format perusahaan Anda
Jika Anda sudah memiliki file standar kerja yang sedang digunakan, Anda juga dapat menggunakannya dengan hanya menambahkan tag sisipan ke file itu.
Tag sisipan
Masukkan langsung tag untuk konten yang ingin Anda alihkan di lokasi tempat Anda menginginkannya. Anda dapat mengklik tag dalam daftar di layar untuk menyalin. Jika Anda mengetik secara manual, kesalahan ketik akan menyisakan bingkai itu kosong saja, jadi salin dan tempel sebagai gantinya.
●Sampul dan umum
| Tag | Konten yang disisipkan |
|---|---|
| {{title}} | Judul SOP |
| {{description}} | Deskripsi SOP |
| {{rev}} | Nomor revisi (Rev terbaru) |
| {{cover_photo}} | Gambar sampul SOP. Ini menempel pada ukuran yang sesuai dengan lokasi tempat Anda menempatkan tag |
●Awal dan akhir sebuah langkah
| Tag | Konten yang disisipkan |
|---|---|
| {{step_begin}} | Tag awal. Satu langkah dimulai dari sini (gunakan ini untuk Word dan PowerPoint) |
| {{step_begin:1}} | Tag awal untuk menyelaraskan bingkai. Angka adalah nomor langkah yang akan dialihkan di sana (gunakan ini untuk Excel) |
| {{step_end}} | Tag akhir. Dari tag awal sampai di sini adalah satu langkah |
●Langkah-langkah (tag ditempatkan antara tag awal dan akhir)
| Tag | Konten yang disisipkan |
|---|---|
| {{step_no}} | Nomor langkah (berurutan mulai dari 1) |
| {{step_title}} | Judul langkah |
| {{step_detail}} | Isi pekerjaan |
| {{step_tips}} | Tips kerja |
| {{step_note}} | Peringatan kualitas |
| {{step_safety}} | Informasi keselamatan penting |
| {{step_question}} | Pertanyaan. Jenis (pilihan tunggal dll.), teks pertanyaan, dan opsi |
| {{step_subtitles}} | Subtitle untuk langkah itu (subtitle tersembunyi dikecualikan) |
| {{step_url}} | URL untuk membuka langkah itu. Ini menjadi tautan yang dapat diklik |
| {{step_photo}} | Gambar langkah. Ini menempel pada ukuran yang sesuai dengan lokasi tempat Anda menempatkan tag |
| {{step_qr}} | Kode QR untuk membuka langkah itu. Ini menempel pada ukuran yang sesuai dengan lokasi tempat Anda menempatkan tag |
●Riwayat revisi (1, 2, 3... terbaru lebih dulu)
| Tag | Konten yang disisipkan |
|---|---|
| {{rev_begin}} | Tag awal. Ditulis dengan cara yang sama seperti untuk langkah-langkah |
| {{rev_begin:1}} | Tag awal untuk menyelaraskan bingkai. Angka adalah nomor urut dari terbaru lebih dulu (gunakan ini untuk Excel) |
| {{rev_end}} | Tag akhir. Dari tag awal sampai di sini adalah satu entri riwayat |
| {{rev_no}} | Nomor Rev (dengan indikator versi terbaru / sedang diedit) |
| {{rev_comment}} | Detail revisi |
| {{rev_drafter}} | Perancang |
| {{rev_started}} | Tanggal proposal |
| {{rev_approved}} | Tanggal persetujuan |
| {{rev_approvers}} | Penyetuju |
Tentukan di mana satu langkah dimulai dan berakhir
Dari {{step_begin}} ke {{step_end}} adalah satu langkah. Satu langkah dapat mencakup sejumlah baris atau paragraf. Tag akhir dapat ditulis berturut-turut dengan tag lain dalam sel atau paragraf yang sama. Anda tidak memerlukan baris atau kolom yang didedikasikan untuk tag akhir.
Untuk Word, tempatkan hanya satu bingkai. Karena bingkai meningkat menurut jumlah langkah, tidak diperlukan penomoran.
Untuk PowerPoint, jika Anda menempatkan satu langkah per slide, tempatkan hanya satu bingkai di slide itu. Jika Anda menempatkan tabel daftar di satu slide, menjadikan satu baris tabel sebagai bingkai akan meningkatkan baris. Hanya saat Anda ingin menyelaraskan dua atau lebih item di satu slide, tuliskan angka seperti dalam Excel dan sejajarkan bingkai.
Untuk Excel, sejajarkan sebanyak bingkai yang diperlukan dan tuliskan angka dalam tag awal. Jika Anda mengekspor SOP dengan 15 langkah, sejajarkan 15 set {{step_begin:1}} hingga {{step_end}} bingkai, ubah angkanya.
Riwayat revisi menggunakan konsep yang sama, dengan {{rev_begin}} hingga {{rev_end}} sebagai satu entri.
Tips untuk membuat templat
Umum untuk ketiga format
- Urutan kolom, lebar, garis kisi, judul, font, dan warna tetap utuh. Rasakan bebas menyesuaikan dengan format perusahaan Anda
- Simpan tag langkah di satu tempat. Jika Anda menempatkannya di badan dan judul, sisi judul akan kosong
- Jangan menyalin tag sisipan ke dalam teks penjelasan dalam templat. Tag diperlakukan sebagai tag nyata di mana pun mereka muncul dalam dokumen, dan teks penjelasan itu menjadi bingkai kedua
- Untuk pengulangan halaman dan penomoran halaman, andalkan baris judul tabel Word dan nomor halaman, atau baris judul cetak Excel dan &P / &N. Ini mencegah tata letak rusak saat jumlah langkah berubah
Excel
- Buat satu bingkai lengkap, lalu salin dengan mengubah angka untuk menyelaraskan—ini lebih cepat
- Bingkai yang tidak digunakan tetap sebagai baris kosong (garis kisi tidak hilang). Tentukan berapa banyak yang akan disejajarkan berdasarkan ruang kertas
- Satu tag pas di satu sel dan tidak mengalir ke baris berikutnya. Untuk item yang menjadi panjang seperti isi pekerjaan, gabungkan sel secara vertikal atau tingkatkan tinggi baris
- Gambar dan kode QR menempel pada ukuran yang sesuai dengan sel tempat Anda menempatkan tag (atau rentang gabungan jika digabungkan). Jangan tumpangkan bentuk lain di atas sel untuk foto
- Masukkan tag langsung di sel. Tag di dalam kotak teks atau bentuk tidak disertakan
Word
- Tempatkan hanya satu bingkai. Baris meningkat menurut jumlah langkah
- Teks panjang membungkus secara otomatis, jadi penyesuaian ketinggian tidak diperlukan
- Anda dapat menulis tag di header dan footer. Namun, jika Anda menempatkan sesuatu seperti riwayat revisi (yang berkembang menurut jumlah) di footer, bagian bawah semua halaman akan meluas. Kami merekomendasikan penempatan riwayat revisi di akhir badan
PowerPoint
- Pertahankan bingkai langkah konsisten dalam desain. Mencampur "satu langkah per slide" dan "baris tabel" dalam satu templat membuat tidak jelas di mana item kedua dan seterusnya akan masuk
- Untuk tag foto, tempatkan secara mandiri dalam kotak teks yang didedikasikan untuk foto. Karena ia menempel untuk mencocokkan posisi dan ukuran bentuk, menempatkannya dalam kotak yang sama dengan teks isi akan tumpang tindih dengan teks
- Tag yang hanya memiliki satu nilai per dokumen, seperti nama dokumen, deskripsi, revisi, dan foto sampul, juga dapat ditempatkan di slide master atau tata letak. Anda dapat menggunakannya untuk header bentuk yang dicetak di semua halaman. Tag langkah dan riwayat revisi tidak dapat ditempatkan karena satu master dibagikan oleh semua slide dan tidak ada cara untuk menentukan entri mana yang akan digunakan
- Saat menulis di slide master, gambarlah kotak teks daripada menggunakan placeholder (bingkai "Klik untuk memasukkan"). Teks di dalam placeholder tidak akan ditampilkan di slide
- Jika Anda menggunakan baris tabel sebagai bingkai untuk daftar, tabel mungkin meluas melampaui bagian bawah slide dengan banyak langkah. SOP dengan banyak entri lebih cocok untuk struktur "satu langkah per slide"
Daftarkan format ekspor
- Buka bilah samping "Kamus / Templat"
- Tab "Templat" → Buka "Format ekspor"
- Klik "Daftarkan format ekspor"
- Masukkan nama templat (contoh: Format standar kerja perusahaan sendiri). Nama ini muncul di menu ekspor
- Lepaskan file yang Anda buat atau klik untuk memilih
- Klik "Daftar"
Format yang didaftarkan tersedia untuk semua orang di tim. Dalam daftar, Anda dapat mengonfirmasi nama templat, nama file, format, tanggal pendaftaran, dan pendaftar, serta mengunduh file asli dari "Buka". Nama templat dapat diubah kemudian dari [Ganti nama] dalam daftar (diperlukan hak akses Admin Tim atau lebih tinggi).
Judul item
Dalam daftar di bawah "Judul item", Anda dapat beralih apakah akan menambahkan judul seperti "Tips kerja:" sebelum teks isi saat mentransfer Tips kerja / Peringatan kualitas / Informasi keselamatan penting. Jika kolom format Anda sudah memiliki judul, memilih "Jangan tambahkan" akan membuatnya lebih mudah dibaca.
Ekspor SOP
- Buka layar detail SOP yang ingin Anda ekspor
- "Ekspor" → Buka format ("Excel", "Word", atau "PowerPoint")
- "Standar" (urutan standar Dive) dan nama format ekspor terdaftar muncul
- Pilih nama format yang ingin Anda gunakan
Jika tidak ada format ekspor untuk format itu yang didaftarkan, "Excel", "Word", dan "PowerPoint" akan ditampilkan sebagai item individual seperti sebelumnya, dan akan diekspor dalam urutan standar Dive.
Saat transfer tidak berfungsi dengan benar
| Gejala | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Pesan "Tidak ada tempat untuk menyisipkan langkah ◯ dalam templat" muncul dan ekspor gagal | Tidak cukup bingkai untuk jumlah langkah. Tambahkan bingkai ke templat untuk angka yang ditampilkan dalam pesan. Jika bingkai disejajarkan di satu slide di PowerPoint, menyetelnya ke hanya satu bingkai akan menambah slide menurut jumlah langkah |
| Pesan "Tidak ada tag sisipan yang ditemukan dalam templat" muncul | Periksa apakah tag dimasukkan langsung ke dalam sel, teks isi, atau slide. Di Excel, tag di dalam kotak teks atau bentuk tidak disertakan |
| Hanya bingkai tertentu yang kosong | Kesalahan ketik dalam tag kemungkinan besar. Salin dari daftar di layar dan tempel lagi |
| Pesan "Ada kesalahan dalam kombinasi tag awal dan akhir" muncul | Ada lokasi dengan hanya tag awal atau hanya tag akhir. Selalu kelilingi satu bingkai dengan keduanya |
| Pesan "Ada dua bingkai atau lebih dengan nomor yang sama, jadi konten yang sama dialihkan ke beberapa lokasi" muncul | Nomor duplikat saat menyelaraskan bingkai. Berikan nomor baru |
| Pesan "Ada tag langkah di header dan footer, jadi yang itu dibiarkan kosong" muncul | Tag langkah terbagi antara teks isi dan header/footer. Konsolidasikan langkah-langkah di satu lokasi |
| Pesan "Tag langkah dan riwayat revisi tidak dapat ditempatkan di slide master atau tata letak" muncul | Di PowerPoint, tempatkan tag langkah dan riwayat revisi di slide. Hanya tag nama dokumen, deskripsi, revisi, dan foto sampul yang dapat ditempatkan di master atau tata letak |
| Pesan "Tag yang ditulis dalam placeholder tidak akan ditampilkan di slide" muncul | Di slide master, gambarlah kotak teks daripada menggunakan placeholder (bingkai "Klik untuk memasukkan"). Tulis tag dalam kotak teks itu |
| Foto tidak sesuai atau posisi bergeser | Di PowerPoint, tempatkan tag foto secara mandiri dalam kotak teks yang didedikasikan untuk foto. Di Excel, jangan tumpangkan bentuk lain di atas sel untuk foto |
| Riwayat revisi hanya muncul sebagian | Tidak cukup bingkai riwayat revisi. Hanya jumlah yang sesuai yang dialihkan dalam urutan terbaru terlebih dahulu, dan pesan muncul pada waktu ekspor |
| Teks terpotong | Tinggi sel di Excel tidak mencukupi. Untuk item yang menjadi panjang, gabungkan sel secara vertikal atau tingkatkan tinggi baris |