Apa itu Rencana Pembuatan?
Rencana Pembuatan adalah fitur yang mengidentifikasi SOP yang dijadwalkan untuk pemeliharaan menurut folder dan mengelola tanggung jawab, batas waktu, dan kemajuan secara terpusat. Fitur ini membuat daftar yang menunjukkan "folder mana, SOP mana, siapa, dan kapan" dan memungkinkan Anda membandingkan SOP yang direncanakan (terjadwal) dengan yang benar-benar dipublikasikan (hasil aktual).
Sementara Prosedur yang diinginkan (buku catatan ide) mewakili pengumpulan permintaan dari bawah ke atas dari lapangan, Rencana Pembuatan adalah papan untuk menempatkan "jadwal pemeliharaan" dari atas ke bawah terlebih dahulu.
●Layar: Tampilan peta rencana dibuka dari menu sebelah kiri "Rencana Pembuatan" di dasbor
Persyaratan
- Izin: Pengguna pembuat atau lebih tinggi (Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat). Menu tidak ditampilkan untuk pengguna hanya-lihat atau tamu.
- Paket: Tampilan "Tanggung jawab saya" dan melihat Rencana Pembuatan tersedia untuk semua paket. Operasi manajemen pada Rencana Pembuatan (menambah/menghubungkan SOP yang direncanakan, impor/ekspor Excel, dll.) tersedia untuk paket Pro dan lebih tinggi.
- Lokasi: Buka dari menu sebelah kiri dasbor: [Manajemen] → [Rencana Pembuatan]
Dua Tampilan
Rencana Pembuatan memiliki dua tampilan: "Peta rencana" dan "Tanggung jawab saya", yang dapat Anda alihkan menggunakan sakelar di bagian atas layar. Tampilan default berbeda-beda menurut peran—admin melihat "Peta rencana" dan pembuat melihat "Tanggung jawab saya". Bagian atas menampilkan metrik kemajuan: jumlah item yang direncanakan, selesai, sedang dibuat, belum dimulai, terlambat dan tingkat penyelesaian.
Peta rencana
Peta kanvas berpusat pada folder yang menampilkan tampilan mata burung status pemeliharaan seluruh tim. Di bawah setiap folder, menampilkan SOP yang direncanakan (terjadwal) dan, jika perlu, SOP yang ada (hasil aktual).
- Seret untuk memindahkan: Anda dapat menetapkan ulang kartu rencana ke folder lain
- Perbesar dan geser: Gunakan kontrol di sudut kanan bawah kanvas untuk memperbesar/memperkecil dan memusatkan
- Collapse header: Gunakan ▼ di sudut kiri atas untuk menggabungkan judul, KPI, dan menu atas guna memaksimalkan area kerja
Tanggung jawab saya
Tampilan daftar yang hanya menampilkan SOP yang direncanakan di mana Anda ditetapkan sebagai orang yang bertanggung jawab. Anda dapat melihat status, nama SOP, status pembuatan, folder penyimpanan, batas waktu, dan catatan dalam kolom. Orang yang ditugaskan menggunakan layar ini untuk membuat SOP dan memperbarui status mereka.
●Layar: "Peta rencana / Tanggung jawab saya" beralih di bagian atas layar
Langkah-Langkah
1. Buat folder
Dari menu tindakan (⋮) di sebelah "Beranda" di sudut kiri atas peta rencana, pilih "Buat folder", masukkan nama folder, dan buat. Folder yang dibuat dibagikan dengan folder dalam daftar SOP. Dari menu tindakan (⋮) folder yang ada, Anda juga dapat membuat subfolder, mengganti nama folder, memindahkan, menetapkan batasan akses, dan menghapus.
2. Rencanakan SOP
Dari menu tindakan (⋮) folder tempat Anda ingin menambahkan rencana, pilih "Rencanakan SOP", masukkan nama SOP yang akan dibuat, dan pilih "Tambah". SOP yang direncanakan ditambahkan ditampilkan dengan status "Belum dimulai". Saat mendaftarkan beberapa item sekaligus, gunakan "Tambah dari Excel" di bilah alat di bagian atas peta rencana (lihat di bawah).
●Layar: Dialog input untuk "Rencanakan SOP"
3. Atur orang yang bertanggung jawab dan batas waktu
Klik kartu SOP yang direncanakan (di peta rencana) atau baris (di Tanggung jawab saya) untuk membuka panel dan atur orang yang bertanggung jawab dan batas waktu. Orang yang bertanggung jawab hanya dapat ditetapkan ke anggota dengan Pengguna pembuat atau lebih tinggi (Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat). Ketika orang yang bertanggung jawab ditugaskan, dan ketika batas waktu diatur atau diubah, orang yang ditugaskan menerima pemberitahuan email. Item yang melewati batas waktu tanpa penyelesaian dihitung sebagai "Terlambat".
●Layar: Panel untuk mengatur orang yang bertanggung jawab dan batas waktu
4. Buat SOP dan hubungkan
Orang yang ditugaskan dapat memilih "Buat SOP" dari baris mereka dalam tampilan "Tanggung jawab saya" untuk membuat SOP baru. Jika folder penyimpanan tidak diatur, pilih folder terlebih dahulu. Draf yang dibuat secara otomatis dihubungkan ke SOP yang direncanakan dan statusnya berubah menjadi "Sedang dibuat". Dari kolom "SOP" dalam daftar, Anda dapat menavigasi untuk mengedit draf, memeriksa status persetujuan, atau melihat SOP yang dipublikasikan.
Orang yang ditugaskan juga dapat meninggalkan catatan pribadi pada SOP yang direncanakan (tujuan pembuatan, materi referensi, catatan penelitian, dll.).
5. Kelola kemajuan (status)
Status SOP yang direncanakan berkembang melalui tiga tahap: "Belum dimulai" → "Sedang dibuat" → "Selesai". Hanya admin dan orang yang bertanggung jawab sendiri yang dapat memajukan status. Ketika SOP dipublikasikan, SOP yang direncanakan yang terhubung secara otomatis menjadi "Selesai". Untuk secara manual mengatur status menjadi "Selesai", pilih dan hubungkan SOP aktual yang sesuai dengan SOP yang direncanakan.
6. Hubungkan ke SOP yang ada (opsional)
Anda juga dapat memperlakukan SOP yang sudah dipublikasikan sebagai hasil untuk SOP yang direncanakan. Ketika Anda mengaktifkan "Tampilkan juga SOP yang ada" di bagian atas peta rencana, SOP yang dipublikasikan ditampilkan di bawah folder. Dari tombol tautan SOP yang ada, pilih SOP yang direncanakan yang belum terhubung di folder itu untuk menghubungkannya. SOP yang direncanakan kemudian menjadi "Selesai".
Tambah atau perbarui secara massal dari Excel
Dari bilah alat [Tambah dari Excel] di bagian atas peta rencana, Anda dapat mendaftarkan beberapa SOP yang direncanakan sekaligus dalam format yang sama dengan ekspor Excel dari daftar SOP yang ada (dengan tipe / jalur folder / judul, dan secara opsional orang yang bertanggung jawab / batas waktu).
- Klik [Tambah dari Excel] di bilah alat
- Klik [Template Excel] di sudut kanan atas untuk mengunduh sampel, atau tempel data yang dipisahkan tab langsung di area tempel
- Seret dan lepas file, atau tempel isinya
- Periksa pratinjau perbedaan (tambah / perbarui / lewati / kesalahan) untuk memverifikasi isinya
- Jika semuanya terlihat baik, klik [Daftarkan N item] untuk mengonfirmasi
-
Jalur folder menggunakan format yang dipisahkan garis miring seperti
root/parent/child. Folder yang tidak ada akan dibuat secara otomatis - Orang yang bertanggung jawab dicocokkan berdasarkan alamat email (nama juga berfungsi, tetapi email direkomendasikan untuk menghindari ambiguitas)
- Jika SOP dengan folder dan judul yang sama sudah ada, hanya bidang orang yang bertanggung jawab dan batas waktu yang diperbarui (tidak ada pembaruan jika tidak ada perbedaan)
- Baris dengan tipe "Folder" membuat folder hingga jalur itu (folder yang ada dilewati)
Ekspor status pemeliharaan ke Excel
- Ekspor Excel penuh (Pro+): Dari [Ekspor ke Excel] di ujung kanan header kemajuan di peta rencana, Anda dapat mengekspor daftar lengkap mengikuti struktur folder
- Ekspor Excel Tanggung jawab saya (semua paket): Dari [Ekspor ke Excel] di sudut kanan atas tampilan Tanggung jawab saya, Anda dapat mengekspor daftar datar item yang ditugaskan kepada Anda
Promosikan dari "Prosedur yang diinginkan" ke Rencana Pembuatan
Permintaan yang dikumpulkan di "Prosedur yang diinginkan" (buku catatan ide) yang diputuskan untuk dibuat dapat dipromosikan ke Rencana Pembuatan, di mana mereka dapat dilacak dengan tanggung jawab dan batas waktu yang ditetapkan. SOP yang direncanakan yang dipromosikan menampilkan indikator "Dari Ingin" dan ketika Anda memajukan status dalam Rencana Pembuatan, itu juga tercermin di papan Prosedur yang diinginkan. Ketika selesai, pemberitahuan dikirim ke penulis asli dan semua orang yang menekan "ingin".
Pengingat batas waktu (email otomatis)
Ketika batas waktu untuk SOP yang direncanakan mendekat atau berlalu, orang yang ditugaskan secara otomatis menerima email.
- 3 hari sebelumnya / 1 hari sebelumnya / terlambat (dikirim sekali saat terlambat)
- Dikirim setiap hari pada 08:00 (JST)
- Ketika batas waktu berubah, pengingat dikirim ulang dengan batas waktu baru (penjaga duplikat direset)
- SOP yang direncanakan dengan status "Selesai" dihapus dari pengingat
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Q. Bisakah saya menambahkan SOP yang direncanakan di paket mana pun?
A. Tampilan "Tanggung jawab saya" dan melihat Rencana Pembuatan tersedia di semua paket. Namun, operasi untuk menambah/menghubungkan SOP dengan rencana dan impor/ekspor dengan Excel tersedia untuk paket Pro dan lebih tinggi.
Q. Bisakah saya menggabungkan "Prosedur yang diinginkan" yang dikumpulkan dari lapangan ke dalam rencana?
A. Ya, Anda bisa. Item yang digabungkan menampilkan indikator "Dari Ingin" dan ketika Anda memajukan status dalam Rencana Pembuatan, itu juga tercermin di papan Prosedur yang diinginkan.
Q. Bisakah orang selain orang yang ditugaskan mengubah status?
A. Hanya admin dan orang yang bertanggung jawab sendiri yang dapat memajukan status.