Apa itu Rencana Pembuatan
Rencana Pembuatan adalah fitur yang mengidentifikasi SOP yang akan dikembangkan menurut folder, dan mengelola penugasan, batas waktu, dan kemajuan secara terpusat. Anda dapat membuat daftar yang menunjukkan "folder mana, SOP mana, siapa yang akan membuat, kapan", dan mengelolanya dengan membandingkan SOP yang direncanakan dengan SOP yang benar-benar dipublikasikan.
Sementara "Prosedur yang diinginkan (Buku catatan ide)" yang dikumpulkan dari lapangan adalah pengumpulan kebutuhan dari bawah ke atas, Rencana Pembuatan adalah papan untuk menempatkan pengembangan yang direncanakan terlebih dahulu dengan cara dari atas ke bawah.
Layar: Status Rencana Pembuatan terbuka dari menu samping di dasbor (Peta rencana)
Yang Diperlukan
- Izin: Peran Pengguna pembuat atau lebih tinggi (Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat). Menu tidak ditampilkan untuk Pengguna hanya-lihat atau tamu
- Paket: Tampilan "Tanggung jawab saya" dan tampilan Peta rencana tersedia di semua paket. Operasi manajemen Peta rencana (menambahkan SOP yang direncanakan, menautkan, impor/ekspor Excel, dll.) tersedia di paket Pro atau lebih tinggi
- Lokasi: Buka dari [Admin] → [Rencana Pembuatan] dalam menu samping dasbor
Dua Tampilan
Rencana Pembuatan memiliki dua tampilan: "Peta rencana" dan "Tanggung jawab saya", dan Anda beralih di antara keduanya di bagian atas layar. Tampilan default berubah menurut peran - admin melihat "Peta rencana", dan pembuat melihat "Tanggung jawab saya". Di bagian atas, kemajuan menampilkan jumlah item direncanakan, diselesaikan, sedang dibuat, belum dimulai, terlambat dan tingkat penyelesaian.
Peta rencana
Peta kanvas yang diatur menurut folder, memberikan gambaran umum tentang status pengembangan di seluruh tim Anda. Di bawah setiap folder, SOP yang direncanakan dan, sesuai kebutuhan, SOP yang ada ditumpuk.
- Seret untuk memindahkan: Anda dapat menetapkan ulang kartu rencana ke folder lain
- Perbesar dan geser: Gunakan kontrol di sudut kanan bawah kanvas untuk memperbesar/memperkecil dan pusat ulang
- Tutup header: Klik ▼ di sudut kiri atas untuk menutup judul, KPI, dan menu atas untuk memaksimalkan area kerja
Tanggung jawab saya
Tampilan menampilkan hanya SOP yang direncanakan yang ditugaskan kepada Anda dalam daftar. Anda dapat melihat status, nama SOP, status pembuatan, folder penyimpanan, batas waktu, dan catatan dalam kolom, dan pembuat melakukan pembuatan SOP dan pembaruan status dari layar ini.
Layar: Alihan "Peta rencana / Tanggung jawab saya" di bagian atas
Langkah-langkah
1. Buat folder
Dari menu tindakan (⋮) di sebelah "Beranda" di sudut kiri atas Peta rencana, pilih "Buat folder" dan masukkan nama folder. Folder yang Anda buat adalah folder yang sama dengan folder di daftar SOP. Dari menu tindakan (⋮) folder yang ada, Anda juga dapat membuat subfolder, mengganti nama folder, memindahkan, menetapkan pembatasan akses, dan menghapus.
2. Rencanakan SOP
Dari menu tindakan (⋮) folder tempat Anda ingin menambahkan rencana, pilih "Rencanakan SOP", masukkan nama SOP yang akan dibuat, lalu klik "Tambah". SOP yang direncanakan muncul dengan status "Belum dimulai". Untuk mendaftarkan beberapa sekaligus, gunakan "Tambah dari Excel" di bilah alat di bagian atas Peta rencana (lihat di bawah).
Layar: Dialog input "Rencanakan SOP"
3. Atur penugasan dan batas waktu
Klik kartu SOP yang direncanakan (Peta rencana) atau baris (Tanggung jawab saya) untuk membuka panel, lalu atur penugasan dan batas waktu. Anda dapat menugaskan ke anggota dengan peran Pengguna pembuat atau lebih tinggi (Pemilik / Admin Tim / Admin Grup / Pengguna pembuat). Ketika Anda menugaskan atau menetapkan/mengubah batas waktu, yang ditugaskan menerima pemberitahuan email. Item yang tidak selesai melewati batas waktu dihitung sebagai "Terlambat".
Layar: Panel pengaturan penugasan dan batas waktu
4. Buat SOP dan tautkan
Dari baris dalam "Tanggung jawab saya", orang yang ditugaskan dapat memilih "Buat SOP" untuk membuat SOP baru. Jika folder penyimpanan belum diatur, pilih folder terlebih dahulu. Draf yang Anda buat secara otomatis ditautkan ke SOP yang direncanakan itu, dan statusnya berubah menjadi "Sedang dibuat". Dari kolom "SOP" dalam daftar, Anda dapat mengedit draf, memeriksa status persetujuan, dan melihat SOP yang dipublikasikan.
Orang yang ditugaskan dapat meninggalkan catatan pribadi pada SOP yang direncanakan (tujuan pembuatan, informasi referensi, catatan penelitian, dll.).
5. Kelola kemajuan (status)
Status SOP yang direncanakan berkembang dalam tiga tahap: "Belum dimulai" → "Sedang dibuat" → "Selesai". Hanya admin dan orang yang ditugaskan item itu yang dapat meningkatkan status. Ketika SOP dipublikasikan, SOP yang direncanakan yang ditautkan secara otomatis menjadi "Selesai". Untuk secara manual menetapkan status ke "Selesai", pilih dan tautkan SOP aktual yang sesuai dengan SOP yang direncanakan itu.
6. Tautkan ke SOP yang ada (opsional)
Anda dapat menganggap SOP yang sudah dipublikasikan sebagai hasil aktual dari SOP yang direncanakan. Ketika Anda menghidupkan "Tampilkan juga SOP yang ada" di bagian atas Peta rencana, SOP yang dipublikasikan muncul di bawah folder. Dari tombol tautan SOP yang ada, pilih SOP yang direncanakan yang belum ditautkan di folder itu untuk menautkannya, dan SOP yang direncanakan menjadi "Selesai".
Tambah dan perbarui secara massal dari Excel
Dari tombol [Tambah dari Excel] di bilah alat di bagian atas Peta rencana, Anda dapat mendaftarkan beberapa SOP yang direncanakan sekaligus dalam format yang sama dengan ekspor Excel daftar SOP yang ada (Jenis / Jalur folder / Judul, secara opsional Penugasan / Batas waktu).
- Klik [Tambah dari Excel] di bilah alat
- Klik [Template Excel] di sudut kanan atas untuk mengunduh sampel, atau tempel data yang dipisahkan tab langsung ke bidang tempel
- Seret dan lepas file, atau tempel konten
- Pratinjau perbedaan (tambah / perbarui / lewati / kesalahan) untuk memverifikasi konten
- Jika semuanya terlihat baik, klik [Daftarkan N item] untuk mengonfirmasi
-
Jalur folder dipisahkan garis miring seperti
root/parent/child. Folder yang tidak ada akan dibuat secara otomatis - Penugasan dicocokkan dengan alamat email (nama juga berfungsi, tetapi email direkomendasikan untuk menghindari konflik)
- Jika folder dan judul yang sama sudah ada, hanya perbedaan dalam penugasan dan batas waktu yang diperbarui (tidak ada perbedaan berarti lewati)
- Baris dengan jenis "Folder" membuat folder hingga jalur itu (folder yang ada dilewati)
Ekspor status pengembangan ke Excel
- Ekspor Excel lengkap (Pro+): Dari [Ekspor ke Excel] di ujung kanan header kemajuan di Peta rencana, Anda dapat mengekspor daftar lengkap yang disusun menurut struktur folder
- Ekspor Excel Tanggung jawab saya (semua paket): Dari [Ekspor ke Excel] di sudut kanan atas tampilan Tanggung jawab saya, Anda dapat mengekspor penugasan Anda sebagai daftar datar
Naikkan dari "Prosedur yang diinginkan" ke Rencana Pembuatan
Permintaan yang dikumpulkan dalam "Prosedur yang diinginkan (Buku catatan ide)" yang Anda putuskan untuk benar-benar buat dapat dinaikkan ke Rencana Pembuatan, dengan penugasan dan batas waktu terlampir untuk pelacakan. SOP yang direncanakan yang dinaikkan menampilkan "Dari Ingin" dan ketika Anda meningkatkan status mereka dalam Rencana Pembuatan, status juga tercermin di papan Prosedur yang diinginkan. Ketika selesai, pembuat asli dan semua orang yang menandai "Ingin" menerima pemberitahuan.
Pengingat batas waktu (email otomatis)
Ketika batas waktu SOP yang direncanakan mendekat atau berlalu, orang yang ditugaskan secara otomatis menerima email.
- 3 hari sebelumnya / sehari sebelumnya / terlambat (terlambat dikirim hanya sekali)
- Dikirim setiap hari pada 08:00 (JST)
- Ketika Anda mengubah batas waktu, itu dikirim ulang dengan tanggal baru (penjaga duplikat diatur ulang)
- SOP yang direncanakan yang ditandai "Selesai" dihapus dari target pengingat
Pertanyaan yang sering diajukan
Q. Bisakah saya menambahkan SOP yang direncanakan di paket apa pun?
A. Tampilan "Tanggung jawab saya" dan tampilan Peta rencana tersedia di semua paket, tetapi operasi manajemen rencana (menambahkan SOP yang direncanakan, menautkan, impor/ekspor menggunakan Excel) tersedia di paket Pro atau lebih tinggi.
Q. Bisakah saya membawa "Prosedur yang diinginkan" yang dikumpulkan dari lapangan ke dalam rencana?
A. Ya, Anda bisa. Item yang dibawa menampilkan "Dari Ingin" dan ketika Anda meningkatkan status mereka dalam Rencana Pembuatan, status juga tercermin di papan Prosedur yang diinginkan.
Q. Bisakah siapa pun selain orang yang ditugaskan mengubah status?
A. Hanya admin dan orang yang ditugaskan item itu yang dapat meningkatkan status.