Fitur ini memungkinkan Anda mengimpor berkas yang sudah ada dari Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) atau Google Drive (termasuk drive bersama) ke Dive sebagai materi, tanpa perlu mengunduhnya ke komputer. Setelah diimpor, berkas tersebut dapat digunakan untuk analisis AI, membuat SOP, dan menautkan ke berkas terkait, sama persis seperti materi yang diunggah dari komputer Anda.
Impor dan koneksi tersedia pada paket Lite, Core, Pro, dan Enterprise. Hanya pengguna dengan izin Pengguna pembuat atau yang lebih tinggi yang dapat melakukan koneksi. Anda dapat melakukannya dari peramban di komputer, smartphone, atau tablet, maupun dari aplikasi Dive (iPhone atau Android).
Artikel ini terlebih dahulu menjelaskan langkah-langkah yang sama untuk semua layanan. Perbedaan untuk tiap layanan dijelaskan pada bagian “Untuk Microsoft 365” dan “Untuk Google Drive” di bagian berikutnya.
Yang bisa dilakukan dengan impor
Saat Anda memilih berkas di layar pemilihan berkas layanan, berkas tersebut akan didaftarkan sebagai materi di Dive. Anda dapat mengimpor berkas dengan format apa pun yang dapat diunggah ke Dive. Video, gambar, PDF, dan berkas lainnya semuanya didukung, dan batasan format, ukuran, serta durasinya sama seperti saat mengunggah dari komputer.
Video diterima langsung oleh server Dive dari layanan. Karena isi berkas tidak melewati peramban yang Anda gunakan, kuota jaringan Anda tidak terpakai. Jika Anda mengunduh video 5 GB lalu mengunggahnya kembali, data 10 GB akan melewati jaringan Anda. Langkah itu tidak diperlukan lagi.
Yang disimpan di Dive adalah salinan berkas pada saat diimpor. Berkas asli tetap berada di layanan, dan Dive tidak pernah menimpa berkas asli, kecuali saat Anda menambahkan tautan SOP ke berkas asli sebagaimana dijelaskan di bawah.
Hubungkan ke layanan
Setiap orang menghubungkan satu kali di setiap perangkat yang digunakan. Meskipun Pemilik sudah menghubungkan, koneksi tidak diteruskan kepada orang lain. Setiap orang yang akan mengimpor berkas perlu menghubungkan sendiri.
- Buka menu pengguna di pojok kanan atas layar, lalu klik [Integrasi layanan eksternal]
- Pada kotak layanan yang ingin Anda gunakan, klik [Hubungkan ke Microsoft 365] atau [Sambungkan ke Google Drive]
- Layar masuk layanan akan terbuka. Masuk dengan akun yang ingin Anda gunakan
- Saat layar konfirmasi akses muncul, periksa isinya lalu setujui
- Kembali ke layar semula. Jika [Terhubung] ditampilkan, proses selesai
Akun yang digunakan untuk menghubungkan tidak harus sama dengan akun yang Anda gunakan untuk masuk ke Dive. Akun yang digunakan untuk setiap koneksi tercatat di log audit.
Di aplikasi Dive, proses masuk atau konfirmasi izin kadang dilakukan di peramban perangkat (Safari untuk iPhone, Chrome untuk Android). Setelah selesai, Anda akan kembali ke layar semula di aplikasi.
Impor berkas
- Buka [Materi] di sidebar
- Pilih tab jenis berkas yang ingin diimpor (Video / Gambar / PDF / Lainnya)
- Klik kartu tambah materi, lalu klik [Teams / SharePoint] atau [Google Drive] di bawah “Ambil dari cloud”
- Layar pemilihan berkas layanan akan terbuka. Pilih berkas yang ingin diimpor (beberapa berkas dapat dipilih sekaligus)
- Setelah selesai memilih, layar konfirmasi yang sama seperti saat mengunggah dari komputer akan muncul (opsi pemrosesan AI, cakupan berbagi, dan sebagainya)
- Periksa isinya, lalu jalankan impor untuk memulai
Anda tidak dapat memilih berkas dengan jenis yang berbeda dari tab yang sedang terbuka. Pada tab Video, hanya berkas video yang ditampilkan. Tab “Lainnya” tidak menyaring berkas berdasarkan jenis.
Waktu yang dibutuhkan untuk impor
Video diterima oleh server Dive, sehingga impor tetap berlanjut meskipun Anda menutup peramban setelah impor dimulai. Kemajuannya ditampilkan di daftar materi. Berkas selain video melewati peramban, jadi biarkan layar Dive tetap terbuka sampai selesai.
Materi yang diimpor juga dihitung ke batas unggahan harian. Impor dari layanan tidak memiliki batas tersendiri.
Saat berkas asli diperbarui setelah diimpor
Materi yang diimpor dari layanan diberi tanda untuk menunjukkan asalnya. Saat Anda memilih materi, Dive akan memeriksa status berkas asli. Jika berkas asli diperbarui setelah diimpor, tanda tersebut berubah menjadi tanda peringatan.
Klik tanda peringatan untuk mengimpor konten terbaru sebagai satu materi tambahan. Materi yang sudah diimpor tetap dibiarkan apa adanya, sehingga SOP yang dibuat dari versi lama tidak akan rusak.
Dive hanya memeriksa berkas asli untuk satu materi yang Anda pilih. Hanya dengan membuka daftar tidak akan dilakukan pemeriksaan. Jika belum terhubung, berkas asli sudah dihapus, atau Anda tidak memiliki izin, pemeriksaan tidak dapat dilakukan sehingga tanda tidak berubah.
Menambahkan tautan SOP ke berkas asli
Untuk berkas yang diimpor dari layanan, Anda dapat memilih berkas itu sendiri di lokasi aslinya sebagai tujuan keluaran untuk Menambahkan tautan SOP secara otomatis ke berkas Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang sudah ada. Tanpa perlu mengunduh dan membagikan ulang berkas, Anda dapat membuka lembar periksa di layanan dan langsung menuju SOP dari sana.
- Di layar edit SOP, buka tab [Informasi dasar], lalu buka panel “File terkait”
- Klik [Tambah tautan Dive] pada baris berkas target
- Periksa hasil pencocokan, lalu hapus centang pada langkah yang tidak ingin ditambahkan tautannya
- Klik [Tambahkan ke berkas Microsoft 365] atau [Tambahkan ke berkas di Google Drive]
Fitur ini tersedia pada paket Pro dan Enterprise. Format yang didukung adalah Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm), dan PDF (.pdf). Untuk Google Drive, Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides juga didukung. Video dan gambar tidak didukung.
Jika berkas asli telah berubah sejak terakhir kali Dive memeriksanya, Dive tidak akan melakukan pembaruan. Hal ini untuk mencegah tertimpanya perubahan yang dilakukan orang lain. Untuk catatan khusus tiap layanan, lihat bagian-bagian berikutnya dalam artikel ini.
Memutuskan koneksi layanan
Buka menu pengguna di pojok kanan atas layar → [Integrasi layanan eksternal], lalu klik [Putuskan koneksi] pada layanan yang ingin diputuskan. Informasi koneksi yang tersimpan di perangkat akan dihapus dan statusnya kembali ke belum terhubung. Materi yang sudah diimpor tetap disimpan.
Jika Anda menggunakan komputer bersama, putuskan koneksi setelah pekerjaan selesai. Informasi koneksi juga akan dihapus saat Anda keluar dari Dive.
Nonaktifkan integrasi untuk seluruh tim
Pada tab [Integrasi] di Pengaturan tim, untuk setiap layanan Anda dapat mengatur apakah akan mengizinkan “Integrasi dengan berkas di Microsoft 365 untuk tim ini” dan “Integrasi dengan berkas di Google Drive untuk tim ini”. Jika kotak dihapus centangnya, tim tidak akan dapat terhubung atau mengimpor dari layanan tersebut. Pengaturan awal adalah “Gunakan”.
Hanya Pemilik pada paket Enterprise yang dapat mengubah pengaturan ini. Pada paket lain, pengaturan tetap menggunakan nilai awal “Gunakan”.
Untuk Microsoft 365
Anda dapat mengimpor berkas dari Teams, SharePoint, dan OneDrive. Saat menambahkan materi, gunakan [Teams / SharePoint].
- Akun yang dapat digunakan: Akun kerja atau sekolah (OneDrive for Business / SharePoint). Akun Microsoft pribadi tidak didukung
- Cakupan akses Dive: Hanya berkas yang memang sudah dapat dilihat oleh pengguna yang masuk. Dive tidak pernah mengakses berkas yang tidak memiliki izin bagi pengguna tersebut
- Izin yang diminta saat menghubungkan: Hanya izin baca. Izin tulis ke berkas asli akan diminta secara terpisah, saat Anda menambahkan tautan SOP ke berkas asli. Jika Anda menyetujui pada layar izin yang muncul saat pertama kali dijalankan, layar itu tidak akan muncul lagi. Jika Anda tidak menambahkan tautan SOP ke berkas asli, Dive tidak akan pernah memiliki izin tulis
Tepat setelah terhubung, [Tinggal 1 langkah] mungkin ditampilkan. Ini berarti izin untuk menelusuri berkas SharePoint dan OneDrive belum diberikan. Klik [Izinkan penelusuran berkas] di layar untuk menyelesaikannya lebih dulu, agar layar konfirmasi izin tidak muncul saat Anda sedang mengedit SOP.
Saat menambahkan tautan SOP ke berkas asli, pembaruan tidak dapat dilakukan jika berkas sedang terbuka di Excel, Word, PowerPoint, atau SharePoint. Tutup berkas, tunggu sebentar, lalu silakan coba lagi. Jika berkas dalam status checkout, Anda perlu melakukan check-in.
Ditampilkan pesan “Anda tidak dapat menyetujuinya sendiri”
Microsoft 365 Anda diatur sedemikian rupa sehingga penggunaan aplikasi memerlukan persetujuan administrator. Mohon minta penanggung jawab departemen TI Anda untuk menyetujui koneksi ke Dive (penerbit: Episotech Ltd.). Kami dapat menyediakan panduan persetujuan. Silakan hubungi kami.
Ditampilkan pesan “Mungkin telah diblokir oleh kebijakan Microsoft 365”
Koneksi diblokir oleh kebijakan di sisi Microsoft 365, misalnya akses bersyarat. Mohon periksa dengan penanggung jawab di departemen TI Anda.
Untuk Google Drive
Selain berkas di My Drive dan drive bersama, Anda juga dapat mengimpor berkas yang dibagikan kepada Anda oleh orang lain. Saat menambahkan materi, gunakan [Google Drive].
- Akun yang dapat digunakan: Akun Google Workspace maupun akun Google pribadi dapat dihubungkan
- Cakupan akses Dive: Hanya berkas yang dipilih pengguna di layar pemilihan berkas. Dive tidak mengakses berkas lain sama sekali
- Izin yang diminta saat menghubungkan: Izin melihat dan mengedit untuk berkas yang dipilih diminta sekaligus. Hal ini karena cara kerja Google Drive, sehingga izin hanya lihat tidak dapat diminta terpisah. Jika Anda menghapus centang pada item “Google Drive” di layar konfirmasi, Anda tidak dapat menghubungkan
Google Docs, Google Sheets, dan Google Slides
Jika dipilih pada tab PDF, berkas akan diimpor sebagai PDF. Jika dipilih pada tab “Lainnya”, berkas akan diimpor dalam format Word, Excel, atau PowerPoint. Karena spesifikasi Google Drive, berkas yang lebih dari 10 MB tidak dapat diekspor. Dalam kasus itu, unduh berkas dari Google Drive sebagai PDF atau dalam format Office, lalu impor.
Saat menambahkan tautan SOP, tautan ditambahkan langsung ke berkas Google Docs, Google Sheets, atau Google Slides asli. Karena berkas tidak diubah ke format Office lalu diunggah ulang, komentar, saran, dan format tetap seperti semula.
Saat memeriksa berkas asli setelah mengimpor berkas-berkas ini, pesan “Mungkin telah diperbarui” akan ditampilkan meskipun Anda hanya mengubah nama atau pengaturan berbagi.
Hanya dapat terhubung dengan akun yang memilih berkas
Penambahan tautan SOP dan impor versi terbaru harus dilakukan dengan akun Google yang memilih berkas tersebut. Jika anggota lain dalam tim yang sama melakukannya, atau jika koneksi dibuat ulang dengan akun Google yang berbeda, pesan “Mohon beri izin akses ke berkas ini” akan ditampilkan. Jika Anda memilih berkas itu melalui [Pilih berkas dan beri izin], Anda dapat melanjutkan apa adanya tanpa perlu mengimpor ulang.
Saat menggunakan aplikasi Dive
Layar pemilihan berkas dibuka di peramban perangkat (Safari untuk iPhone, Chrome untuk Android). Setelah selesai memilih berkas, tekan [Kembali ke aplikasi Dive] untuk kembali ke layar semula di aplikasi dan melanjutkan impor. Di iPhone, saat membuka layar pemilihan berkas, dapat muncul layar masuk Google atau pesan “Mohon izinkan cookie”. Ikuti petunjuk di layar.
Fitur ini tidak dapat digunakan di aplikasi kacamata pintar. Silakan buka Dive di peramban komputer atau smartphone, lalu impor berkas di sana. Materi yang sudah diimpor tetap dapat digunakan di aplikasi kacamata pintar sebagaimana adanya.
Saat memutuskan koneksi
Izin akses yang diberikan kepada Dive di sisi Google juga akan dicabut. Jika tidak dapat dicabut, pilih Dive dari “Keamanan → Aplikasi dan layanan pihak ketiga” di Akun Google Anda (myaccount.google.com/connections), lalu cabut aksesnya.
Muncul pesan “Perlu izin dari administrator organisasi”
Administrator Google Workspace membatasi penggunaan aplikasi pihak ketiga. Mohon minta penanggung jawab departemen TI untuk menetapkan Dive sebagai aplikasi tepercaya di “Keamanan → Kontrol API → Kontrol akses aplikasi” pada konsol admin. Kami dapat menyediakan panduan pengaturan. Silakan hubungi kami.
Muncul pesan “Akses ke Google Drive tidak diizinkan”
Pada layar konfirmasi koneksi, item “Google Drive” tidak dicentang. Tekan [Sambungkan ke Google Drive] lagi, dan lanjutkan dengan kotak tetap dicentang.
Muncul pesan “Tidak dapat diimpor karena unduhan dibatasi”
Berkas ini memiliki unduhan yang dinonaktifkan untuk pengguna yang hanya dapat melihat di Google Drive. Silakan periksa pengaturan berbagi berkas.
Saat terjadi masalah (umum untuk semua layanan)
Saat menekan [Teams / SharePoint] atau [Google Drive], layar yang meminta koneksi muncul
Perangkat ini belum terhubung. Hubungkan dari [Ke pengaturan integrasi] yang ditampilkan di layar. Jika ada konten yang sedang Anda edit, simpan terlebih dahulu sebelum berpindah.
Muncul pesan “Pengaturan tim … tidak mengizinkan ini”
Pada tab [Integrasi] di Pengaturan tim, layanan tersebut diatur agar tidak digunakan. Pemilik pada paket Enterprise dapat mengubah pengaturan. Jika pesan ini muncul pada paket lain, Anda tidak dapat mengubah pengaturan, jadi silakan hubungi kami.
Muncul pesan “Ini tidak tersedia pada paket Anda saat ini”
Paket Free tidak dapat menggunakan integrasi. Integrasi tersedia mulai dari paket Lite ke atas.