Kami telah merancang ulang proses dari "Tentukan sebelum membuat" SOP hingga "Konfirmasi apa yang sudah ditentukan dan verifikasi dengan kebijakan organisasi Anda" tepat sebelum publikasi sebagai alur kerja berkelanjutan. Pada saat yang sama, kami telah mengonsolidasikan kebijakan, cara penulisan SOP, dan format ekspor di satu tempat dalam bagian "Aturan penyusunan" kamus, menambahkan mekanisme di mana cara penulisan SOP dan interpretasi kebijakan berkembang dari apa yang benar-benar terjadi di lapangan.

① Kami telah merancang ulang "Pemeriksaan konsistensi" menjadi "Pemeriksaan sebelum publikasi"

"Pemeriksaan konsistensi" sebelumnya adalah layar untuk memeriksa apakah keputusan dan kebijakan sejalan. Kali ini, selain memverifikasi terhadap kebijakan, kami sekarang dapat mengeluarkan draf alasan publikasi, ringkasan, dan tag, jadi kami telah mengubah nama layar menjadi "Pemeriksaan sebelum publikasi". Anda dapat membukanya dari bagian atas layar pengeditan SOP.

Anda dapat memverifikasi hal-hal berikut: 7 item. Ketika Anda memilih sumbu di sebelah kiri, Anda hanya memverifikasi sumbu itu. Sumbu yang tidak dibuka tidak berjalan.

Hal yang sudah ditentukan: tujuan, pembaca, jenis, dan cakupan yang ditentukan sebelum membuat
Kebijakan: apakah melanggar teks kebijakan internal yang terdaftar
Cara penulisan SOP: apakah sesuai dengan frasing, granularitas, dan larangan yang telah ditentukan organisasi Anda
Format ekspor: apakah ada bidang apa pun yang tetap kosong ketika dialihkan ke format perusahaan Anda sendiri
Folder penyimpanan: apakah lokasi sesuai dengan apa yang ditentukan. Anda dapat mengubahnya di tempat jika ada saran
Alasan publikasi dan ringkasan: draf alasan dan ringkasan yang Anda masukkan dalam permintaan publikasi
Tag: saran untuk tag yang akan ditambahkan dan tag yang akan dihapus

Sisi kiri adalah daftar, dengan hasil, tanggal dan waktu pelaksanaan, dan waktu penyelesaian berjajar untuk setiap item. Sebelum Anda membukanya, Anda dapat melihat berapa banyak temuan yang ada atau "Tidak ada masalah", sumbu yang tidak berlaku untuk SOP ini, dan sumbu yang tersedia dalam paket tingkat lebih tinggi. Anda juga dapat menjalankan semuanya bersama-sama dengan "Periksa semua".

● Kami telah menyelaraskan beberapa nama layar

Kami telah menyatukan area di mana hal yang sama disebut dengan kata-kata berbeda di layar berbeda sebagai berikut. Fungsi itu sendiri tidak berubah.

Pemeriksaan konsistensi → Pemeriksaan sebelum publikasi
Kebijakan internal → Kebijakan
Kebijakan Penyusunan SOP → Cara penulisan SOP
Lokasi penyimpanan → Folder penyimpanan
Rute persetujuan → Alur persetujuan
Tentukan sebelum membuat → Konsultasi AI sebelum membuat

Layar pemeriksaan sebelum publikasi. Tujuh item di sebelah kiri, hasil tinjauan tag di sebelah kanan

② Anda sekarang dapat memverifikasi SOP terhadap teks kebijakan internal Anda

Sampai sekarang, apakah "SOP Anda mengikuti kebijakan internal" bergantung pada memori penulis. Kebijakan sering kali merupakan file PDF multi-halaman, dan tidak praktis untuk membaca ulang setiap kali Anda membuat SOP.

Kami telah memungkinkan SOP yang sedang Anda edit untuk diverifikasi sementara AI membaca teks kebijakan asli halaman demi halaman di antara kebijakan yang terdaftar. Setiap temuan disertai dengan sumber (nama kebijakan dan nomor halaman) dan kutipan dari teks asli yang mendukungnya. Temuan tanpa sumber atau temuan di mana kutipan tidak dapat ditemukan dalam teks asli dihapus sebelum muncul di layar Anda.

Anda dapat membuka kebijakan yang disebutkan dalam temuan di sana dan memeriksa teks asli.

● Saran untuk perbaikan dilengkapi dengan temuan

Temuan mencakup bidang mana dari langkah (nama langkah / konten pekerjaan / tips / peringatan / keselamatan) yang perlu diperbaiki, ditambah perbaikan yang disarankan. Untuk setiap bidang, Anda dapat menghidupkan "Masukkan ke kolom ini" dan menerapkan saran ke teks utama sekaligus. Untuk bidang di mana saran tidak dapat diberikan, kami menunjukkan hal itu dan memungkinkan Anda menulis dan menerapkan perbaikan Anda sendiri dari "Perbaiki di sini".

Tidak ada batas jumlah temuan. Bahkan untuk SOP dengan banyak langkah, kami mengeluarkan semua pelanggaran yang ditemukan.

● Anda juga dapat mendaftarkan kebijakan yang menentukan pekerjaan

Dokumen yang menentukan pekerjaan itu sendiri, seperti manual kualitas, peraturan keselamatan dan kesehatan, dokumen ISO, dan standar hukum, dapat digunakan secara langsung untuk verifikasi. Bukan hanya dokumen yang menentukan cara membuat SOP, seperti "Kebijakan Penciptaan dan Manajemen Standar Kerja".

Ketika menginterpretasikan kebijakan yang menentukan pekerjaan, jenis dan format mungkin tidak dibaca, tetapi itu tidak menjadi masalah. Masih dapat digunakan untuk memverifikasi SOP.

● Kebijakan dikonfirmasi dengan "Simpan"

Menambah atau menghapus file tidak dikonfirmasi segera. Ketika Anda menekan "Simpan" bersama hasil pembacaan, mereka dikonfirmasi sebagai satu versi. Riwayat pembaruan ditampilkan di bagian atas layar, dan Anda dapat kembali ke versi sebelumnya.

Hasil sumbu kebijakan. Sumber (nama kebijakan dan halaman), kutipan dari teks asli, 'Masukkan ke kolom ini' untuk setiap bidang

③ Tangani temuan satu per satu dan tandai item selesai

Untuk setiap temuan yang muncul, pilih "Sudah diperbaiki" atau "Tidak perlu ditindaklanjuti". Anda juga dapat memilih semuanya sekaligus. Ketika Anda telah mengisinya semua, Anda dapat mengklik "Tandai pemeriksaan selesai" untuk item itu. Ketika Anda menandai sesuatu selesai, Anda dapat meninggalkan catatan singkat tentang alasan Anda (opsional).

Setelah Anda selesai memasukkan 'Sudah diperbaiki' atau 'Tidak perlu ditindaklanjuti' untuk semua temuan, 'Tandai pemeriksaan selesai' dapat ditekan

Daftar di sebelah kiri menunjukkan hasil, tanggal dan waktu pelaksanaan, dan waktu penyelesaian untuk setiap item. Anda dapat melihat dengan cepat seberapa jauh Anda telah pergi. Penyelesaian dapat dibatalkan kapan saja.

● Hasil verifikasi disimpan

Hasil tidak hilang ketika Anda menutup layar. Anda dapat membacanya apa adanya jika Anda membukanya lagi, jadi Anda tidak perlu menjalankan verifikasi berkali-kali untuk SOP yang sama. Hasil dibawa ke depan ketika Anda merevisi, tetapi tidak ketika Anda menyalin sebagai SOP terpisah.

Jika Anda mengedit SOP setelah memverifikasinya, item akan menampilkan "SOP telah diedit setelah ini", dan status penyelesaian dihapus. Silakan verifikasi lagi dengan konten yang diperbarui.

● Penyetuju dapat melihat daftar yang sama

Bahkan jika Anda tidak dapat mengedit SOP, Anda dapat membaca hasil pemeriksaan yang ditinggalkan oleh pembuat. Anda hanya dapat membuka detail untuk item yang pembuat tandai sebagai "Pemeriksaan selesai". Sampai saat ini, tidak ada cara untuk memverifikasi dari layar persetujuan apakah "itu diperiksa terhadap kebijakan".

Daftar pemeriksaan sebelum publikasi di sebelah kiri. Hasil untuk setiap item, tanggal dan waktu pelaksanaan, waktu penyelesaian, dan status pemeriksaan selesai

④ Cara penulisan SOP dan interpretasi kebijakan berkembang dari apa yang terjadi di lapangan

Ketika temuan dilewati, ketika dianggap tidak perlu ditindaklanjuti, atau ketika dikirim kembali di persetujuan — kami mencatat apa yang benar-benar terjadi di lapangan dan menggunakannya untuk membangun kembali cara penulisan SOP dan interpretasi kebijakan (cocok dengan jenis dan format). Catatan disimpan hanya dalam tim itu dan tidak mempengaruhi tim lain. Ini bukan pembelajaran atau pelatihan ulang model AI.

● Pembaruan otomatis dan keputusan yang dibuat oleh orang

Kriteria untuk membagi mereka adalah "apakah Anda dapat memperhatikan jika ada yang salah".

Pembaruan otomatis: tambahkan bidang wajib / tinjau granularitas / tambahkan baris untuk cara penulisan SOP (jika Anda membuat kesalahan, lebih banyak temuan muncul di layar)
Harus diputuskan oleh orang: hapus bidang wajib / tulis ulang baris yang ada tentang cara penulisan SOP (jika Anda membuat kesalahan, temuan menghilang diam-diam)

● Hanya satu pengaturan

Dalam pengaturan tim, di bawah "Tumbuhkan dari catatan di lapangan", pilih Perbarui otomatis / Jangan perbarui otomatis. Bahkan jika Anda memilih "jangan perbarui otomatis", saran akan terakumulasi, sehingga Anda dapat meninjau konten dan menerapkannya secara manual.

Pengaturan tim 'Tumbuhkan dari catatan di lapangan'. Perbarui otomatis / Jangan perbarui otomatis (hanya saran)

⑤ Wawasan terakumulasi saat Anda mengedit

Kami telah menambahkan panel ke layar pengeditan SOP untuk mengumpulkan wawasan. Tetap diam saat Anda menulis, dan hanya menampilkan lencana dengan hitungan saat Anda selesai menulis langkah. Anda dapat memutuskan apakah akan membukanya.

Panel hanya menampilkan apa yang dapat ditentukan tanpa memanggil AI.

Langkah dengan bidang wajib ditinggalkan kosong
Jenis SOP belum ditentukan
Kebijakan terdaftar telah direvisi (hasil verifikasi sebelumnya tidak dapat diandalkan)
Ada poin yang belum terselesaikan dalam kebijakan
Item belum diverifikasi dalam pemeriksaan sebelum publikasi
Item dalam SOP diedit setelah verifikasi

Panel 'Wawasan' terbuka di layar pengeditan. Item belum diverifikasi dalam pemeriksaan sebelum publikasi

⑥ Kami telah mengganti nama "Tentukan sebelum membuat" menjadi "Konsultasi AI sebelum membuat" dan sekarang tersedia di paket Core ke atas

"Tentukan sebelum membuat", yang dapat Anda buka dari layar pembuatan SOP, telah diganti nama menjadi "Konsultasi AI sebelum membuat". Nama tersebut sekarang membuat jelas bahwa ini adalah fitur untuk memutuskan melalui percakapan dengan AI. Nama hasil yang ditentukan, "Hal yang sudah ditentukan", tetap sama.

Pada saat yang sama, sekarang tersedia di paket Core, Pro, dan Enterprise (sebelumnya Pro ke atas). Tujuan, pembaca, dan cakupan yang ditentukan dalam konsultasi secara otomatis dibawa ke bidang "Deskripsi" saat kemudian menganalisis materi dengan AI. Deskripsi ini adalah input yang paling besar mempengaruhi akurasi pembagian langkah dan pertanyaan yang dibuat AI.

Di layar pembuatan, kami telah menempatkan entri di bagian bawah kiri kartu dengan penjelasan satu baris tentang alasan mengkliknya. Di smartphone, percakapan memperluas untuk mengisi layar, dan apa yang ditentukan dirangkum dalam strip di bagian bawah.

Di bawah kartu 'Silakan pilih cara membuat' adalah entri 'Konsultasi AI sebelum membuat'

⑦ Kami telah membuat tab "Aturan penyusunan" baru di kamus

Kami telah mengkonsolidasikan apa yang harus diikuti saat membuat SOP di satu tempat di bawah tab "Aturan penyusunan" dalam kamus. Apa yang sebelumnya berjajar dalam template telah disusun ulang untuk menunjukkan hubungan.

Kebijakan — Mengikuti apa
Cara penulisan SOP — Bagaimana menulisnya
Format ekspor — Dikeluarkan dalam formulir yang mana

Ketika Anda mengidentifikasi "aturan tentang cara penulisan SOP" dari membaca kebijakan, Anda dapat menambahkannya untuk cara penulisan SOP dengan "Masukkan ke 'Bagaimana menulisnya'". Kami hanya menambahkan; kami tidak menulis ulang baris yang ada. Kami tidak menambahkan baris duplikat dengan konten yang sama. Anda memilih tujuan impor (seluruh perusahaan / lokasi), mengonfirmasi apa yang akan ditambahkan, dan kemudian menyelesaikan. Riwayat apa yang diimpor disimpan dalam riwayat pembaruan tentang cara penulisan SOP dengan sumbernya.

Tab Kamus/Template 'Aturan penyusunan'. Kebijakan / Cara penulisan SOP / Format ekspor

⑧ Paket yang tersedia

Fitur	Free	Lite	Core	Pro	Enterprise
Verifikasi folder penyimpanan	○	○	○	○	○
Konsultasi AI sebelum membuat	–	–	○	○	○
Saran tag AI	–	–	○	○	○
Alasan publikasi dan ringkasan	–	–	–	○	○
Kebijakan, Cara penulisan SOP	–	–	–	–	○
Format ekspor	–	–	–	–	○
Tumbuhkan dari catatan di lapangan	–	–	–	–	○

Fitur tag itu sendiri tersedia di semua paket seperti sebelumnya. Tabel di atas menunjukkan bagian di mana AI menyarankan tag dari pemeriksaan sebelum publikasi.

Dampak pada pelanggan yang ada

Nama layar akan berubah, tetapi kebijakan, kebijakan penyusunan, format ekspor, dan apa yang sudah ditentukan yang telah terdaftar sejauh ini akan dibawa ke depan. Mengonfigurasi ulang pengaturan tidak perlu.