このステップでは、組織体制に合わせてグループを設定し、メンバーを割り当てます。次の順で進めます。
- グループの考え方を理解する
- グループを作成する（組織の階層に合わせて）
- ユーザーを追加し、グループへ割り当てる
- 承認フローを設定する
グループとは？
グループは、組織の単位（部署・課・プロジェクトなど）です。ユーザーがどのグループに属するかによって、次の3つが決まります。
- どのフォルダ（手順書）にアクセスできるか
- 手順書を発行するとき、どの承認フローが使われるか
- スキルマップ（スキル内容・レベル定義）を管理する単位
このステップでは、あなたの組織体制やプロジェクト体制に沿ってグループを設定していきましょう。
チームとグループの違い
チームは契約の単位で、御社の会社全体にあたります（Diveの中に1つだけ）。その中のユーザーを、部署・課・プロジェクトなどの単位でまとめたものがグループです。
イメージとしては、チーム＝会社、グループ＝その中の「部署」や「課」。グループは階層（例：製造部 → 製造2課）にでき、1人のユーザーが複数のグループに所属することもできます。
アクセス制限とグループ
フォルダのアクセス制限では、アクセスを許可するグループを指定します。指定したグループと、その配下（下の階層）のグループに属する人がアクセスできます。
言いかえると、上位のグループを指定すれば配下のグループも含まれ、下位のグループを指定すればそのグループだけに絞られます。
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例1） アクセス制限が「製造部」となっていたたとき、製造部に属する製造２課のユーザーがアクセスできる。 |
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例２） アクセス制限が「製造2課」となっていたたとき、同じ製造部に属する製造１課のユーザーであっても、あくまでも製造２課には属さないため、アクセスできない。 |
また、アカウントは複数のグループに属することができます。
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例３） 組織横断プロジェクトとして「改善グループ」が発足。グループ内ユーザーは違うけど、フォルダアクセスについては別管理できる。 |
上記を踏まえ、
①まずは、現在の組織階層で定義
②組織横断のグループがあれば、追加で定義
していくと良いでしょう。
グループの設定をやってみよう
- サイドバーの人アイコン（ユーザー管理）をクリックします。
2. [グループ管理]をクリックします。
3. [+ 最初のグループを作成] をクリックします。
4. グループ名を入力し、[追加]をクリックします。
5. グループが設定されました！（この例では「製造部」グループを作成しました）
続いて、階層定義のために子グループを作成していきます。作成したグループにマウスをのせると出てくる右側の[・・・]をクリックします。
6. [子グループを追加] をクリックします。
7. グループ名を入力し、[追加]をクリックします。
8. 子グループが作成され、階層を定義できました！（この例では、製造部→製造2課）
最後[保存]をクリックします。
9. グループ作成が完了しました！
ユーザーをグループのメンバーに追加しましょう
- せっかくなので、今あるユーザーをグループに追加しましょう。追加したいグループをクリックします（この例では、製造2課）。そうすると、右側の画面が製造2課の情報に変わります。現在はだれもいません。
- [メンバー追加]をクリックします。
- [追加するユーザーを選択]をクリックし、対象のユーザーを選択し、[追加する]をクリックします。
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グループメンバーとして、ユーザーが追加されました！
新しく他のユーザーを追加しよう
利用するメンバーをユーザーとして追加して、利用環境を整えましょう。追加には「メールで招待」と、「メール不要アカウント発行」の2つの方法があります。多人数を一度に登録する場合は、Excelでの一括インポートも利用できます。
追加の詳しい手順（招待・メール不要アカウント発行・エクセル一括インポート）は、次の記事にまとめています。
ユーザーを追加したら、上の「ユーザーをグループのメンバーに追加しましょう」と同じ要領で、各グループへ割り当ててください。
承認フローを設定しよう
最後に、必要に応じて承認フローを設定します。承認フローはグループごとに設定でき、設定すると手順書の発行・改訂時に、指定した承認者の承認が必要になります。
設定手順の詳細は 承認フロー をご参照ください。
お疲れ様でした！これでグループ設定が完了しました◎
Diveの利用範囲が増えてきたり、会社の組織編制が変わったら、またこちらを見直して設定してみてください！次のステップで最後です。このグループ設定した内容を活かしてスキルマップを定義していきます。
次のステップ ＞ Step6 スキルマップを設定しよう（管理者向け）