手順書の [共有] から、期限付き・ログイン不要 でアクセスできる外部共有URLを発行できます。委託先・取引先・説明会の参加者など、Diveのアカウントを持たない方に手順書を共有したい場面でご活用いただけます。
発行したURLは、後から無効化・期限変更・復活もでき、誰が・いつ・どの手順書を発行したかが履歴として残ります。
ご利用前に：チームでの有効化が必要です
外部共有機能は セキュリティ配慮のため、デフォルトで無効 になっています。利用するには オーナーによるチーム設定が必要です。
- 有効化の手順は 「期限付き外部共有向け」を設定・利用できるようにしたい をご参照ください
有効化後、対象のロールに該当するユーザーが本機能を利用できるようになります。
外部共有URLを発行する
- 外部に公開したい手順書を開きます
- 上部の [共有] ボタンをクリックします
- 表示されたモーダルで [期限付き（外部共有向け）] タブを開きます
- URL有効期限 を選択します（指定日の23:59が期限になります）
- 必要に応じて コメント を入力します（例：「〇〇株式会社向け」「説明会用」など。発行履歴・監査ログに残ります）
- [URLを発行する] をクリック。URLがクリップボードにコピーされ、QRコードが表示されます
QRコードの下にある [印刷用画面を表示] から、QR印刷用レイアウトで印刷もできます。
発行直後の挙動
- URLは クリップボードに自動コピー されます。メールやチャットにそのまま貼り付けて共有してください
- QRコードはその場で表示されます。説明会など、現場でスキャンしてもらう用途にもお使いいただけます
受信者の体験
- 受信者はDiveのアカウント・ログイン不要で、URLを開くだけで手順書を閲覧できます
- 期限（指定日の23:59）を過ぎたURLにアクセスすると、閲覧できなくなります
- 無効化されたURLにアクセスしても、閲覧できません
発行履歴を確認・管理する
同じ手順書の [共有] → [期限付き（外部共有向け）] タブ下部に、その手順書に対して発行したURLの履歴（ミニ一覧）が表示されます。
- URLをコピー：履歴の各行から、同じURLを再コピーできます
- 無効化／期限切れも表示：スイッチで切替（デフォルトは有効なものだけ表示）
- 自分／全員切替：オーナー・チーム管理者は、チーム全員が発行したURLも確認できます
- [編集・詳細]：ミニ一覧の右上から、フル機能の「発行済み外部共有URL」一覧が開きます
発行済み外部共有URLの一覧（フル機能）
フル一覧では、次のことができます。
- URLをコピー：再共有用に既存URLをコピー
- 期限変更：日時を選び直して有効期限を延長／短縮
- 無効化：以降そのURLからアクセスできなくします（誤発行・退場した取引先への対応に）
- 復活：無効化したURLを再有効化（期限切れの場合は期限変更とあわせてご利用ください）
- 絞り込み：手順書名・発行者・コメントで検索、状態フィルタ、自分のみ／チーム全体スコープ切替
監査と証跡
外部共有URLの発行・無効化・復活・期限変更は、すべて監査ログに記録されます。誰が・いつ・どの手順書を・どんなコメントで発行・操作したかが残るため、社内の運用ルールや監査要件にもご活用いただけます。
うまく使うコツ
- 期限は短めに：用途に合わせて、必要最小限の期限を設定してください（既定は7日後）
- コメント運用：発行時のコメントに「相手先名」「用途」を入れておくと、履歴一覧で見分けやすくなります
- 用途が終わったら無効化：説明会後・契約終了時など、必要なくなった時点で無効化することで、流出リスクを抑えられます
- 機密度の高い手順書には注意：URLを知っていれば誰でもアクセスできる仕様です。本当に外部共有してよい内容かを発行前に確認してください