社内の規程のファイルを読み込ませると、AIがその内容を整理して登録します。登録した規程は、手順書を作る前の整理と、公開前チェックの判断根拠になります。
2種類の文書を登録できます。
・「どの文書をどの様式で作るか」「何を必ず書くか」を定めた、手順書の作り方の規程（作業標準書 作成・運用規程など）
・品質マニュアル、安全衛生規程、ISO文書、法令基準のような、業務そのものを定めた規程
業務そのものを定めた規程からは、種別や様式はほとんど読み取られませんが、それで問題ありません。公開前チェックでは、原文をページ単位で読みながら照合します。
Enterpriseプランのお客様がご利用いただけます。PCブラウザから行います。
開き方
サイドバーの［辞書・テンプレ］→［作成ルール］タブを開き、［規程］の節を開きます。「作成ルール」には、規程（何に従うか）・書き方（どう書くか）・出力フォーマット（どの様式で出すか）の3つが並んでいます。
読み取る
- ［ファイルを追加］で規程のファイルを追加します。PDF・Word・Excel を読めます
- 関係するものをまとめて追加して構いません。1つの文書にまとまっている必要はありません
- ［規程を読み取る］をクリックします
- 読み取った内容が並びます。内容を確認し、［保存］で確定します
確定するのは［保存］を押したときだけです。ファイルを追加しても、一覧から外しても、その場では何も確定しません。ファイル・読み取った内容・食い違いを、まとめて1つの版にします。変更がないときは［保存］を押せません。［取り消す］で保存済みの状態に戻ります。
現在の版と更新履歴は画面の上部に表示され、以前の版に戻せます。追加したファイルのうち、まだ読み取っていないものがある場合はその旨が表示されます。
読み取られる内容
- 種別カタログ：社内にどんな文書の種別があるか。登録済みの出力フォーマットと対応が付くものには「様式あり」、付かないものには「様式の対応なし」が表示されます
- 必ず書く項目：その種別で欠かせない項目
- 禁止事項：使ってほしくない表現や書き方
- 言い回し・書き方：文体や表現の決まり
- 粒度：1手順をどれくらいの大きさで書くか
規定が食い違っているところ
複数の規程のあいだで書かれていることが食い違う場合、AIはどちらかに丸めず、「規程が食い違っているところ」に一覧で出します。どのファイルのどこにそう書いてあるかも表示されます。
- ［こちらにする］：採るほうを選びます。選ぶと「決めました」と表示され、決着済みになります
- ［捨てる］：その食い違いを扱わないことにします
すべて決めなくても運用を始められます。未決着の件数は表示されたままになりますが、手順書を作るときにその場で選ぶこともできます。
読み取った内容の使われかた
- 作る前のAI相談：種別の選択肢と、その種別に対応する様式の候補として使われます
- 公開前チェック：必ず書く項目や禁止事項が守られているかの判断根拠になります。あわせて、規程の原文をページ単位で読みながら照合し、出典（規程名とページ）と原文の引用つきで指摘します
- 書き方への取り込み：規程から見つかった「書き方に関する決まり」は、［書き方に取り込む］で書き方へ足せます。足すだけで、既存の行は書き換えません。取り込み先（全社／拠点）を選び、何が足されるかを確認してから確定します
よくある質問
●規程が文書としてまとまっていません
散らばっていて構いません。関係するファイルをまとめて追加してください。複数のファイルを1度に読み取り、食い違いは食い違いとして出します。
●読み取った内容を手で直せますか
編集してから［保存］で確定できます。確定後も、同じ画面から編集して保存し直せます。
●前の状態に戻せますか
画面上部の更新履歴から、以前の版に戻せます。規程のファイルも一緒に戻ります。