「どの文書をどの様式で作るか」「何を必ず書くか」を定めた社内規定のファイルを読み込ませると、AIがその内容を整理して登録します。登録した内容は、手順書を作る前の整理と整合性チェックの判断根拠になります。
Enterpriseプランのお客様がご利用いただけます。PCブラウザから行います。
開き方
サイドバーの［辞書・テンプレ］→［テンプレート］タブ→［社内規定］タブを開きます。
読み取る
- ［ファイルを追加］で規定のファイルを追加します。PDF・Word・Excel を読めます
- 関係するものをまとめて追加して構いません。1つの文書にまとまっている必要はありません
- ［規定を読み取る］をクリックします
- 読み取った内容が下書きとして並びます。内容を確認し、［この内容で確定］で保存します
保存すると版が1つ上がります。現在の版は画面上部に表示されます。追加したファイルのうち、まだ読み取っていないものがある場合はその旨が表示されます。
読み取られる内容
- 種別カタログ：社内にどんな文書の種別があるか。登録済みの出力フォーマットと対応が付くものには「様式あり」、付かないものには「様式の対応なし」が表示されます
- 必ず書く項目：その種別で欠かせない項目
- 禁止事項：使ってほしくない表現や書き方
- 言い回し・書き方：文体や表現の決まり
- 粒度：1手順をどれくらいの大きさで書くか
規定が食い違っているところ
複数の規定のあいだで書かれていることが食い違う場合、AIはどちらかに丸めず、「規定が食い違っているところ」に一覧で出します。どのファイルのどこにそう書いてあるかも表示されます。
- ［こちらにする］：採るほうを選びます。選ぶと「決めました」と表示され、決着済みになります
- ［捨てる］：その食い違いを扱わないことにします
すべて決めなくても運用を始められます。未決着の件数は表示されたままになりますが、手順書を作るときにその場で選ぶこともできます。
読み取った内容の使われかた
- 作る前に決める：種別の選択肢と、その種別に対応する様式の候補として使われます
- 整合性チェック：必ず書く項目や禁止事項が守られているかの判断根拠になります
よくある質問
●規定が文書としてまとまっていません
散らばっていて構いません。関係するファイルをまとめて追加してください。複数のファイルを1度に読み取り、食い違いは食い違いとして出します。
●読み取った内容を手で直せますか
下書きの状態で編集してから確定できます。確定後も、同じ画面から編集して保存し直せます。