フォルダのアクセス制限は、グループの階層を上（親グループ）にたどる仕組みです。たとえば「製造2課」に公開したフォルダは、製造2課と、その配下のグループに所属する方が開けます。逆に、上位の「製造部」に所属しているだけでは、製造2課だけに公開したフォルダは開けません。
そのため、上位のグループの方にも配下のグループのフォルダを見せたい場合は、その方を配下のグループへ一つずつ所属させる必要があります。この設定を有効にすると、選んだ役割の方は、自分の所属グループより下のグループ向けのフォルダも開けるようになります。対象の役割は、グループ管理者以上・作成ユーザー以上・閲覧ユーザー以上から選べます。組織変更でグループの親子関係を変えた場合も、所属を追加し直すことなく追随します。
設定できるのはオーナーのみで、チーム全体に適用されます。初期状態はオフのため、有効にするまで現在の見え方は変わりません。
設定でできること
設定は次の3つです。
- 閲覧：所属グループより下のグループ向けのフォルダも閲覧できるようにする
- 対象の役割：閲覧を有効にする方の範囲。[グループ管理者以上]・[作成ユーザー以上]・[閲覧ユーザー以上]から選びます（初期状態は[グループ管理者以上]）。ゲストは対象になりません
- 編集：上の閲覧を有効にしたうえで、編集・改訂もできるようにする（初期状態はオフ）
編集をオフのままにしている場合、この設定で見えるようになったフォルダは閲覧のみです。フォルダ設定の変更・手順書の新規作成・改訂のボタンは表示されません。
オーナーとチーム管理者は、元からアクセス制限にかかわらずすべてのフォルダを閲覧できるため、この設定の影響を受けません。対象の役割に含まれない方と、ゲストの見え方も変わりません。
設定方法
- オーナー権限でログインし、サイドメニューの[オーナー向け機能]を開きます
- 上部タブの[業務ルール]を選び、[フォルダの閲覧範囲]を開きます
- [所属グループより下のグループ向けのフォルダも閲覧できるようにする]にチェックを入れます。確認のメッセージが表示されるので、内容を確認して[続ける]をクリックします
- 続いて表示される[対象の役割]で、配下のフォルダを見せる役割を選びます。初期状態は[グループ管理者以上]です。[作成ユーザー以上]や[閲覧ユーザー以上]に広げる場合は、確認のメッセージが表示されます
- 編集・改訂まで許可する場合は、[閲覧だけでなく、編集・改訂もできるようにする]にもチェックを入れます。こちらも確認のメッセージが表示されます
- [保存]をクリックします
初期状態（閲覧・編集ともオフ、対象の役割は[グループ管理者以上]）に戻す場合は、[デフォルトに戻す]をクリックしてから[保存]をクリックします。設定の変更は監査ログに記録されます。
反映されるタイミング
変更した内容（対象の役割の変更を含む）は、各メンバーの次回ログイン時から反映されます。すでにログイン中の方の画面は、その場では変わりません。検索の結果に反映されるタイミングも同じです。
フォルダ側で編集するグループを指定している場合
フォルダのアクセス制限で[この中で編集も可能なグループ]を指定している場合は、そちらの指定が優先されます。この設定で編集まで許可しても、指定に含まれない方はそのフォルダを編集できません。フォルダ単位の設定方法は フォルダのアクセス制限設定 をご参照ください。
有効にする前にご確認ください
- これまで見えていなかった手順書が、対象の役割の方から見えるようになります。対象の役割を[作成ユーザー以上]や[閲覧ユーザー以上]に広げると、上位のグループに所属する方の多くが配下のフォルダを見られるようになります。人事・評価など、上位の方に見せたくない資料を配下のグループに置いている場合はご注意ください
- 編集まで許可すると、対象の役割の方は、自分の権限でできる範囲で、配下のグループ向けの手順書を改訂・削除・公開できます（閲覧ユーザーは元から編集できません）。まず閲覧のみで運用し、必要になってから編集を許可する形をおすすめします
- グループの階層をお使いのチーム向けの設定です。Free・Liteプランではグループを作成できないため、この設定を有効にしても見え方は変わりません
よくある質問
「所属グループより下のグループ」とは、どの範囲ですか。
その方が所属しているグループの配下にある、すべてのグループです。階層が3段以上ある場合は、さらに下のグループも含みます。
どの権限が対象になりますか。
[対象の役割]で選んだ権限です。[グループ管理者以上]ならグループ管理者、[作成ユーザー以上]ならグループ管理者と作成ユーザー、[閲覧ユーザー以上]なら閲覧ユーザーまでが対象です。オーナーとチーム管理者は元からすべてのフォルダを閲覧できます。対象に含まれない権限の方は、これまでどおりフォルダごとのアクセス制限に従います。
ゲストも対象にできますか。
できません。ゲストに見せるフォルダは、フォルダごとの[ゲストのアクセスを許可する]で指定します。詳しくは ゲストごとに見られるフォルダを分ける をご参照ください。
フォルダごとに、この設定のオン・オフを切り替えられますか。
切り替えられません。チーム全体に適用される設定です。フォルダ単位で見せる範囲を調整する場合は、フォルダのアクセス制限で[アクセスできるグループ]と[この中で編集も可能なグループ]を指定してください。
一部の方にだけ適用できますか。
できません。対象の役割に当たる方すべてが対象になります。特定の方にだけ広く見せたい場合は、その方の所属グループを調整するか、フォルダ側で[アクセスできるグループ]に追加してください。