文書番号の台帳は、採番のルールで振った番号の一覧です。フォルダの［…］から開き、Dive の手順書の番号と、紙の作業標準書や帳票など Dive に入れていない文書の番号を、同じ連番でまとめて管理します。今お使いの Excel の台帳を読み込んで、Dive の台帳に一本化することもできます。

文書番号の台帳は、文書番号の採番（Enterprise プラン）の機能です。Enterprise プランから変えた後も、これまでの台帳を見ることと Excel で出すことはできます。

開き方

1. フォルダの［…］（フォルダの一覧の行、または開いているフォルダの名前の横）をクリックします
2. ［文書番号の台帳］をクリックします

台帳には、開いたフォルダに当たる採番のルールの番号が並びます（そのルールが当たるほかのフォルダで振った番号も含みます）。拠点ごとにルールを当てている時は、拠点のフォルダで開いてください。ホームで開くと、チームの既定のルールの番号が並びます。どのルールにも合わない番号（手で入れた番号など）は、その手順書のフォルダとその上のフォルダの台帳に「どのルールにも合わない番号」として並びます。

［文書番号の台帳］は、作成ユーザー以上の方に表示されます。閲覧できないフォルダの手順書の行は、件名を伏せて表示します。

台帳の見方

上の行に、採番のルールと次の番号が出ます。その下に、番号・件名で探す欄と、ルールで絞る欄があります。

Dive に入れていない文書の番号を取る（番号だけ取る）

紙の作業標準書や帳票など、Dive に入れていない文書にも、手順書と同じ連番から番号を取れます。そのフォルダで手順書を編集できる方が使えます。

1. 台帳の［番号だけ取る］をクリックします
2. 採番のルールが 2 つ以上ある時は、ルールを選びます
3. ［件名］（必須）と［メモ］を入れて、［番号だけ取る］をクリックします

取った番号が台帳の上に出ます。コピーして文書に記入してください。台帳には「Dive の外の文書」として残ります。

後でその文書を Dive に入れる時は、同じ採番のルールが当たるフォルダで、手順書の文書番号の欄にその番号を入れて公開してください。台帳の行が、その手順書につながります。

使わなくなった番号を欠番にする

「Dive の外の文書」の行と「使っていない番号」の行は、行の［欠番にする］で欠番にできます。理由も残せます。欠番にした番号は二度と振りません。今使われている番号（公開中の手順書・開いている下書きの番号）は欠番にできません。

欠番にできるのは、その番号を台帳に載せた方（登録者）と、オーナー・チーム管理者です。

公開中の手順書の番号を直す

公開中の手順書の行の［番号を直す］で、改訂をせずに、公開中の版の番号を書き換えます。改訂中の下書きも、同じ番号のものは書き換えます。打ち間違いを直す時に使ってください。

［番号を直す］は、オーナーとチーム管理者のうち、オーナー向け機能の「文書番号」で手で入力・変更できる役割の方に表示されます。

Excel で出す

台帳の［⋮］→［Excel で出す］で、台帳を Excel に出力します。列は、文書番号・件名・区分・採番のルール・日付・登録者・登録のしかた・メモ・欠番の理由です。検索や絞り込みをしている時は、表示している行だけを出します。

［Excel で出す］は、オーナー向け機能の「機能ごとの利用許可するユーザー権限」で［手順書一覧のExcel出力］を許可された役割の方に表示されます。

今の Excel の台帳から移る

文書番号を Excel の台帳で管理している場合は、次の順で Dive の台帳に移ります。拠点ごとに台帳が分かれている時は、拠点のフォルダごとに行ってください（チームの既定のルールは置きません）。読み込みと付与の操作は、オーナーとチーム管理者が行います。

1. 作成ルールで、今の番号と同じ形の採番のルールを作り、そのフォルダに当てます。読み込みが済むまでは［公開した時に自動で振る］を外しておきます
2. そのフォルダの台帳の［⋮］→［今の台帳を読み込む］で、今の Excel の台帳（紙の文書の番号も含めて全部）を読み込みます
3. Dive の手順書の番号を、手順書一覧の Excel で読み込みます
4. 採番のルールの［公開した時に自動で振る］にチェックを入れます。必要なら、オーナー向け機能で手で入力・変更できる人を絞ります

以後、Dive の手順書は公開した時に、紙などの文書は［番号だけ取る］で、どちらも今の番号の続きから振られます。

今の台帳を読み込む

Excel（.xlsx）や CSV の台帳を読み込みます。列は「文書番号・件名・発行日・メモ」です。見出しの行があれば列の名前で探し（「管理番号」「文書名」「備考」なども受け付けます）、見出しが無ければこの順とみなします。一度に読み込めるのは 5,000 行までです。

1. 台帳の［⋮］→［今の台帳を読み込む］をクリックし、ファイルを選びます（採番のルールが 2 つ以上ある時は、先に台帳の［すべての採番のルール］の欄で、読み込むルールを選んでおきます）
2. 確かめの画面で、入れる行の数（Dive の手順書とつながる番号・Dive の外の文書）と、読み込んだ後に振る続きの番号を確かめます
3. ［実行］をクリックします

台帳に既にある番号は読み込みません（確かめの画面に件数と例が出ます）。ルールと形の違う番号は読み込みますが、続きの番号の計算には使いません。ファイルの中で重なった番号と、60 文字を超える番号は読み込みません。Dive の手順書の番号と同じ行は、その手順書の行としてつながります。

手順書一覧の Excel から読み込む

Dive の手順書の文書番号を、手順書一覧の Excel でまとめて入れます。社外の文書管理システムで取った番号を入れる時にも使えます。

1. フォルダの［…］→［Excel出力］で、手順書一覧の Excel を出します
2. 「文書番号」の列に番号を書きます（URL の列は消さないでください。手順書の突き合わせに使います）
3. 台帳の［⋮］→［手順書一覧の Excel から読み込む］で、そのファイルを選びます
4. 確かめの画面で「今の番号 → 新しい番号」を確かめて、［実行］をクリックします

公開中の手順書の番号を、改訂をせずに書き換えます。改訂中の下書きも、同じ番号のものは書き換えます。番号の空の行は読み込みません。読み込むのは台帳を開いたフォルダとその下の手順書の行だけで、ほかのフォルダの行は件数だけを確かめの画面に出します（ホームで開くとチーム全体）。番号がすでに入っている手順書も、同じ番号のまま読み込むと、台帳の同じ番号の行がその手順書につながります。

番号の無い手順書に付ける

台帳の［⋮］→［番号の無い手順書に付ける］で、そのフォルダとその下の、文書番号の空の公開中の手順書にまとめて番号を付けます（ホームで開くとチーム全体）。付ける前に、付ける番号の一覧を確かめられます。改訂はしません。

前の版の番号や、改訂中の下書きで取った番号がある手順書はその番号に、ほかは初めて作った順に新しく振ります。新しく振るのは、公開した時に自動で振るルールが当たる手順書だけです。オーナーとチーム管理者が使えます。

よくある質問

●読み込みが途中で止まりました

もう一度同じファイルで実行してください。書けた分はそのまま残り、続きからそろいます。

●台帳の行を消せますか

消せません。番号の記録を残すため、使わなくなった番号は［欠番にする］で欠番にします。

●拠点の間で同じ番号があります

止めません。拠点ごとに番号の形が違うと、同じ文字列の番号がありえます。手順書の文書番号の欄に、同じ文書番号の手順書があるお知らせが出ます。

関連

文書番号をルールで自動で振る（採番ルール）

文書番号を入力・変更できる人を決める（オーナー向け機能）

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