การเชิญผู้เยี่ยมชม คือวิธีการเชิญผู้ใช้ที่นับแยกต่างหากจากใดๆ ของ เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง / ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว ซึ่งออกแบบมาสำหรับ การแชร์ข้อมูลเท่านั้น (ดูอย่างเดียว / ไม่รวมในการรวมสำหรับการฝึกอบรม การพัฒนา รายงานการใช้งาน ฯลฯ)
Dive นับ สองสิ่งต่อไปนี้แยกต่างหาก

จำนวนบัญชี: สำหรับผู้ดำเนินการปกติ (สามารถใช้สร้าง แก้ไข การฝึกอบรม รายงานการใช้งาน ฯลฯ) "จำนวนบัญชี" ในแผนการสมัครสมาชิกของคุณสอดคล้องกับสิ่งนี้
การเชิญผู้เยี่ยมชม: สำหรับคู่ค้า ผู้จัดจำหน่าย พนักงานที่อยู่ประจำที่ ฯลฯ ซึ่งคุณ ไม่ต้องการผสมเข้ากับการดำเนินการปกติของ Dive (ดูอย่างเดียว)

สิทธิ์ของผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาอย่างอิสระ และเมื่อคุณเปลี่ยนสิทธิ์ จำนวนจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติระหว่างทั้งสอง (ตัวอย่าง: เมื่อคุณเปลี่ยนผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวเป็นผู้เยี่ยมชม ตำแหน่งจำนวนบัญชีหนึ่งจะเปิด และคุณใช้การเชิญผู้เยี่ยมชมหนึ่งตำแหน่ง) ไม่มีกฎที่ว่า "เมื่อคุณทำให้ใครเป็นผู้เยี่ยมชม คุณไม่สามารถกลับทำได้"

สิ่งที่คุณสามารถและไม่สามารถทำได้ด้วยการเชิญผู้เยี่ยมชม

SOP ดูอย่างเดียว (คุณไม่สามารถสร้างหรือแก้ไข)
ไม่นับรวมในการฝึกอบรม (คอร์ส) หรือการพัฒนา (แผนที่ทักษะ)
รายการ SOP ไม่แสดงในลำดับชั้นของโฟลเดอร์ แสดงเฉพาะ SOP ที่บุคคลนั้นสามารถดูได้บนหน้าจอเดียว (ไม่มีการรั่วไหลของโครงสร้างองค์การภายใน)
การดูของผู้เยี่ยมชม ไม่รวมในการรวมสำหรับรายงานการใช้งาน ฯลฯ (ผู้เยี่ยมชมเองยังสามารถใช้ประวัติการดูของฉัน และรายการโปรดได้ตามปกติ)

การเชิญผู้เยี่ยมชมเทียบกับ URL การแชร์ภายนอก: คุณควรใช้อันไหน?

มี สองวิธี ในการแชร์ SOP ภายนอก: ① การแชร์ภายนอก (URL ดูที่ไม่ต้องเข้าสู่ระบบ) และ ② การเชิญผู้เยี่ยมชม (บทความนี้) นี่คือคำแนะนำคร่าวๆ เกี่ยวกับวิธีใช้แต่ละอย่าง

การแชร์ภายนอก: ออก URL หนึ่ง URL สำหรับแต่ละ SOP เหมาะสำหรับ การแชร์แบบครั้งเดียวทันที เช่น "ฉันต้องการแสดง SOP นี้เพียงตัวเดียวให้กับผู้ติดต่อนี้" ไม่ต้องตั้งค่าที่ด้านของพวกเขา (เพียงเปิด URL)
การเชิญผู้เยี่ยมชม: แสดง SOP หลายตัวในระดับโฟลเดอร์พร้อมกัน เหมาะสำหรับ ผู้คนที่คุณต้องการแสดง SOP หลายตัวให้อย่างต่อเนื่อง เช่น ผู้รับเหมาระยะยาวหรือพนักงานที่อยู่ประจำที่ มีประโยชน์เช่นกันเมื่อคุณต้องการปฏิบัติตามบันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP หรือ SSO

เพื่อเปรียบเทียบโดยละเอียดและแผนภูมิการตัดสินใจ โปรดดู การแชร์ SOP กับบุคคลภายนอก: คู่มือการใช้งาน

แพ็กเกจที่พร้อมใช้งานและจำนวนผู้คน

"จำนวนบัญชี" และ "การเชิญผู้เยี่ยมชม" นับแยกต่างหาก และมีการกำหนดขีดจำกัดต่อไปนี้สำหรับแต่ละแพ็กเกจ สำหรับแพ็กเกจที่รองรับการเชิญผู้เยี่ยมชม จำนวนบัญชีสามเท่าจะถูกจัดเตรียม (ตัวอย่าง: สำหรับแพ็กเกจ Core จำนวนบัญชี 25 / การเชิญผู้เยี่ยมชม 3 เท่า 75 คน)

เมื่อคุณซื้อบัญชีเพิ่มเติมหนึ่งบัญชี การเชิญผู้เยี่ยมชมจะเพิ่มขึ้นอัตโนมัติ 3 บัญชี เมื่อคุณเปลี่ยนสิทธิ์ของผู้ใช้ จำนวนของพวกเขาจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติระหว่างจำนวนบัญชีและการเชิญผู้เยี่ยมชม

การระบุโฟลเดอร์ใดเพื่อให้ผู้ใช้ที่เชิญผู้เยี่ยมชมสามารถเข้าถึงได้

ผู้ใช้ที่เชิญผู้เยี่ยมชมสามารถดู SOP ในโฟลเดอร์เท่านั้นที่ [อนุญาตให้เข้าถึงผู้เยี่ยมชม] เปิดอยู่

เปิดโฟลเดอร์เป้าหมายและคลิก [การตั้งค่าโฟลเดอร์]
ในโมเดลการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง เปิด [อนุญาตให้เข้าถึงผู้เยี่ยมชม]
หลังจากบันทึก SOP ในโฟลเดอร์นั้นจะปรากฏบนหน้าจอของผู้เยี่ยมชม (แสดงพร้อมกันบนหน้าเดียวในรายการ)

สำหรับรายละเอียด โปรดดู การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์

การเชิญผู้เยี่ยมชม / การเปลี่ยนผู้ใช้ที่มีอยู่

สำหรับการเชิญใหม่ ให้ใช้กระบวนการเดียวกับการเชิญอีเมลปกติจากหน้าจอการเชิญผู้ใช้ โดยตั้งค่าบทบาทเป็น [ผู้เยี่ยมชม] สำหรับคำแนะนำการเชิญ โปรดดู เพิ่มผู้ใช้ (เชิญอีเมล / ออกบัญชีไม่ต้องใช้อีเมล)

คุณยังสามารถเปลี่ยนผู้ใช้ที่ลงทะเบียนแล้วเป็น การเชิญผู้เยี่ยมชม (หรือเปลี่ยนพวกเขาจากผู้เยี่ยมชมเป็นผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) ได้ตลอดเวลาอย่างอิสระ จากหน้าจอการจัดการผู้ใช้ ไม่ต้องเชิญซ้ำหรือลงทะเบียนใหม่

กรณีที่ไม่เหมาะสำหรับการเชิญผู้เยี่ยมชม (แนะนำสิทธิ์เจ้าของถึงผู้ดูอย่างเดียว)

เนื่องจากการเชิญผู้เยี่ยมชมเป็น การแชร์ข้อมูลเท่านั้น เราแนะนำให้ใช้ สิทธิ์เจ้าของถึงผู้ดูอย่างเดียว ในกรณีต่อไปนี้

คุณต้องการให้ฝ่ายอื่นสร้างและแก้ไข SOP เช่นกัน: การเชิญผู้เยี่ยมชมไม่อนุญาตให้สร้าง แก้ไข หรืออัปโหลด หากต้องการแก้ไขร่วมกัน ให้ออก ผู้สร้างหรือสูงกว่า
คุณต้องการกำหนดการฝึกอบรม (คอร์ส) หรือติดตามสถานะการเสร็จสิ้น: การเชิญผู้เยี่ยมชมไม่อยู่ในขอบเขตของการมอบหมายคอร์ส หากต้องการการฝึกอบรม ให้เชิญเป็น ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า
คุณต้องการประเมินและบันทึกความสามารถในแผนที่ทักษะ: การเชิญผู้เยี่ยมชมไม่อยู่ในขอบเขตของการพัฒนา (แผนที่ทักษะ) หากต้องการการพัฒนา ให้เชิญเป็น ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า
คุณต้องการติดตามกิจกรรมการดูของบุคคลนั้นในรายงานการใช้งาน: การดูของผู้เยี่ยมชม ไม่รวมในการรวม สำหรับสมาชิกทีมภายในที่ต้องการความสามารถในการมองเห็นการดู เราแนะนำให้ใช้ ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า
คุณต้องการให้บุคคลนั้นค้นหา SOP ตามลำดับชั้นของโฟลเดอร์: หน้าจอผู้เยี่ยมชมแสดงเฉพาะรายการที่มี SOP ทั้งหมดพร้อมกัน และไม่สามารถแสดงมุมมองแบบต้นไม้ของโฟลเดอร์ได้ สำหรับการใช้งานภายในที่ลำดับชั้นมีความสำคัญ ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า มีความเหมาะสมมากกว่า

ในทางกลับกัน หากแม้แต่หนึ่งในสิ่งต่อไปนี้ใช้ได้ เราอย่างยิ่งแนะนำให้ใช้การเชิญผู้เยี่ยมชม

ฝ่ายอื่นคือ ภายนอก (คู่ค้า ผู้จัดจำหน่าย พนักงานที่อยู่ประจำที่ ฯลฯ) และคุณไม่ต้องการเปิดเผยโครงสร้างองค์การภายในของคุณ
คุณไม่ต้องการให้พวกเขาอยู่ในขอบเขตของการฝึกอบรมหรือการจัดการทักษะ แต่คุณต้องการวางพวกเขาภายใต้การควบคุมของบันทึกการตรวจสอบ การจำกัดที่อยู่ IP และ SSO
คุณต้องการให้การดูของพวกเขา ไม่รวมในรายงานภายในเพื่อการรวม

คำถามที่พบบ่อย

Q. ฉันควรใช้การเชิญผู้เยี่ยมชมหรือ URL การแชร์ภายนอก?
A. หากพวกเขาจะดูอย่างต่อเนื่องในช่วงเวลา ให้ใช้ การเชิญผู้เยี่ยมชม; หากเป็นครั้งเดียว ให้ใช้ URL การแชร์ภายนอก คุณสามารถตัดสินใจได้อย่างง่ายดายด้วย คู่มือการใช้งาน แผนภูมิการตัดสินใจ

Q. ฉันสามารถเปลี่ยนใครบางคนจากการเชิญผู้เยี่ยมชมกลับไปเป็นผู้ใช้ปกติ (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) ได้หรือไม่?
A. คุณสามารถเปลี่ยนพวกเขาได้ตลอดเวลา เพียงแค่เปลี่ยนบทบาทจากหน้าจอการจัดการผู้ใช้ และจำนวนของพวกเขาจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติจากการเชิญผู้เยี่ยมชมเป็นจำนวนบัญชี (และในทางกลับกัน แน่นอน) ไม่ต้องเชิญซ้ำหรือลงทะเบียนใหม่

Q. การเชิญผู้เยี่ยมชมนับรวมในจำนวนบัญชีของฉันหรือไม่?
A. ไม่ คุณใช้การเชิญผู้เยี่ยมชมหนึ่งตำแหน่งต่อคน แต่ นับแยกต่างหากจากจำนวนบัญชี สำหรับแพ็กเกจ Core หรือสูงกว่า 3 เท่าของจำนวนบัญชีจะถูกจัดเตรียมโดยอัตโนมัติ (Core=75 / Pro=150 / Enterprise=300)

Q. ฉันสามารถใช้ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวแทนได้หรือไม่ หากฝ่ายภายนอกไม่ต้องการการจัดการการฝึกอบรมและการพัฒนา?
A. เราแนะนำให้ใช้การเชิญผู้เยี่ยมชมสำหรับบุคคลภายนอก ตามหลักการทั่วไป ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียว เห็นหน้าจอเดียวกับสมาชิกทีมภายใน ดังนั้นชื่อโฟลเดอร์และการจัดเรียงภายในจากแผนกอื่นจะมองเห็นได้ (แม้ว่าพวกเขาจะไม่สามารถเห็นเนื้อหา พวกเขาก็สามารถเห็นชื่อโฟลเดอร์) ผู้เยี่ยมชม ไม่สามารถเห็นลำดับชั้น ดังนั้น SOP ที่พวกเขาสามารถดูได้เท่านั้นจะแสดงบนหน้าจอเดียวโดยไม่มีโฟลเดอร์ และข้อมูลองค์การภายในของคุณจะไม่รั่วไหล
ในทางกลับกัน หากคุณต้องการให้สมาชิกทีมภายในดูอย่างเดียว / รวมในการฝึกอบรม / ติดตามในรายงานการใช้งาน สิทธิ์เจ้าของถึงผู้ดูอย่างเดียว (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) มีความเหมาะสมมากกว่า

Q. ฉันสามารถให้ใครบางคนสร้าง SOP เป็นการเชิญผู้เยี่ยมชมได้หรือไม่?
A. ไม่ การเชิญผู้เยี่ยมชมคือ การแชร์ข้อมูลเท่านั้น และไม่อนุญาตให้สร้าง แก้ไข และอัปโหลด หากต้องการสร้าง ให้ใช้ ผู้สร้างหรือสูงกว่า

Q. ฉันสามารถใช้การจำกัดที่อยู่ IP หรือ SSO กับผู้ใช้ที่เชิญผู้เยี่ยมชมได้หรือไม่?
A. ได้ ผู้ใช้ที่เชิญผู้เยี่ยมชมอยู่ภายใต้การตั้งค่าความปลอดภัยของทีมเดียวกับผู้ใช้ปกติ ดังนั้นพวกเขาจึงอยู่ในขอบเขตของการจำกัดที่อยู่ IP การควบคุม SSO และบันทึกการตรวจสอบ

Q. ฉันสามารถเชิญสมาชิกทีมภายในเป็นการเชิญผู้เยี่ยมชมได้หรือไม่?
A. ได้ คุณสามารถดำเนินการใดๆ ที่อยู่ภายในหรือภายนอกเป็นการเชิญผู้เยี่ยมชมได้หากคุณต้องการให้พวกเขาดูอย่างเดียว อย่างไรก็ตาม พวกเขาจะไม่อยู่ในขอบเขตของการฝึกอบรม (คอร์ส) หรือการพัฒนา (แผนที่ทักษะ)

Q. ผู้เยี่ยมชมสามารถเห็นลำดับชั้นของโฟลเดอร์ในรายการ SOP ได้หรือไม่?
A. ไม่ ผู้เยี่ยมชมเห็นเฉพาะ SOP ที่พวกเขาสามารถดู แสดงพร้อมกันบนหน้าจอเดียวโดยไม่มีโฟลเดอร์ พวกเขาไม่สามารถเห็นลำดับชั้น ดังนั้นชื่อโฟลเดอร์และการจัดเรียงภายในจะไม่ปรากฏ (นี่คือการออกแบบเพื่อป้องกันการรั่วไหลของโครงสร้างองค์การภายใน)
ในทางกลับกัน หากคุณต้องการให้สมาชิกทีมภายในค้นหา SOP ตามลำดับชั้น สิทธิ์เจ้าของถึงผู้ดูอย่างเดียว (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า) มีความเหมาะสมมากกว่า

Q. ฉันสามารถดูประวัติการดูของการเชิญผู้เยี่ยมชมในรายงานการใช้งานได้หรือไม่?
A. ไม่ ไม่รวมในการรวม การดูผู้เยี่ยมชมไม่รวมในการรวมสำหรับรายงานการใช้งาน โมเดลบันทึกการดู แท็บจุดสะดุด ฯลฯ (ผู้เยี่ยมชมเองยังสามารถใช้ประวัติการดูและรายการโปรดของตัวเองได้ตามปกติ) สำหรับการติดตามกิจกรรมการดูด้านการจัดการ เราแนะนำให้ใช้ สิทธิ์เจ้าของถึงผู้ดูอย่างเดียว (ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า)

หน้าที่เกี่ยวข้อง