เมื่อใช้ Dive สำหรับการดำเนินงานข้ามแผนก การตั้งค่า "สมาชิกแผนกใดสามารถดู SOP ใด" มีความสำคัญอย่างยิ่ง หน้านี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่านี้
ลำดับขั้นการตั้งค่าเบื้องต้น
- สะท้อนถึงโครงสร้างองค์กร (ดำเนินการโดยเจ้าของ/ผู้ดูแลทีม)
- สร้างโฟลเดอร์สำหรับใช้ในบริษัททั้งหมด หลายแผนก และแผนกแต่ละแผนก
สะท้อนถึงโครงสร้างองค์กร
SOP ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้นั้นขึ้นอยู่กับการจำกัดการเข้าถึงที่ตั้งค่าบนโฟลเดอร์ที่เก็บ SOP นั้น การจำกัดการเข้าถึงนี้หมายความว่า "ผู้ใช้ที่อยู่ภายใต้กลุ่มที่ตั้งค่าสามารถเข้าถึงได้"
ที่นี่เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการตั้งค่า เราแนะนำลำดับขั้นการตั้งค่าที่มีประสิทธิภาพดังต่อไปนี้
จำนวนกลุ่มที่สามารถสร้างได้และจำนวนระดับของกลุ่มย่อยแตกต่างกันไปตามแพ็กเกจ คุณไม่สามารถสร้างกลุ่มในแพ็กเกจ Free หรือ Lite ได้ สำหรับรายละเอียด โปรดดู การดำเนินงานกับบริษัท/โรงงานหลายแห่ง (งานประจำของผู้ดูแลแลและการออกแบบสิทธิ์)
- ก่อนอื่นให้กำหนดโครงสร้างองค์กรใน Dive
- จากนั้นใช้การนำเข้า Excel เพื่อสะท้อนกลุ่มที่สังกัดสำหรับผู้ใช้แต่ละรายเป็นหมู่
สร้างโฟลเดอร์สำหรับใช้ในบริษัททั้งหมด หลายแผนก และแผนกแต่ละแผนก
ตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ โฟลเดอร์สามารถมีโครงสร้างแบบต้นไม้ได้ ด้านล่างนี้เป็นลำดับขั้นแนะนำสำหรับการตั้งค่า
- ผู้ใช้เจ้าของ/ผู้ดูแลทีมสร้างโฟลเดอร์ระดับบนสุดก่อนโดยยึดตามโครงสร้างองค์กร (เช่น "แผนกธุรกิจ XXX")
- ตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้น สำหรับวิธีการตั้งค่าเอง โปรดดู ที่นี่
- หลังจากนั้น ผู้ดูแลกลุ่มจะสร้างโฟลเดอร์ระดับล่างโดยยึดตามโครงสร้างองค์กรหรือจุดประสงค์
*ในบางกรณี ผู้ใช้เจ้าของ/ผู้ดูแลทีมอาจดำเนินการขั้นตอนนี้ได้เช่นกัน -
ผู้ใช้เจ้าของ/ผู้ดูแลทีมสร้างโฟลเดอร์สำหรับบริษัททั้งหมดในระดับบนสุด อย่าตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงสำหรับโฟลเดอร์นี้
หมายเหตุ: เมื่อการจำกัดการเข้าถึงถูกตั้งค่าทั้งโฟลเดอร์ระดับบนและโฟลเดอร์ระดับล่าง เฉพาะผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มทั้งสองเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงได้ หากคุณระบุตำแหน่งที่ระดับบนและแผนกที่ระดับล่าง ผู้ใช้ที่อยู่ในแผนกนั้นแต่ไม่อยู่ในกลุ่มตำแหน่งจะไม่สามารถดูได้ ตั้งค่าการจำกัดเฉพาะในระดับที่จำเป็นเท่านั้น
หมายเหตุเกี่ยวกับการดำเนินงาน
นโยบายการสร้าง SOP และการแจกจ่าย
เมื่อสร้าง SOP และออกแบบ คุณต้องจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ คุณสามารถจัดเก็บ SOP ได้เฉพาะในโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้สร้างสามารถเข้าถึงได้เท่านั้น หากการตั้งค่าข้างต้นเสร็จสิ้นแล้ว คุณสามารถสนับสนุนการจัดเก็บในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมได้
*หมายเหตุ: ผู้ใช้เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงทุกโฟลเดอร์ได้ โปรดทราบสิ่งนี้หากการสร้างก็จะเกิดขึ้นเช่นกัน
การดำเนินงานระหว่างการแก้ไข
หลังจากออกแบบ ผู้ใช้อื่น ๆ นอกเหนือจากผู้ใช้ที่สร้างขึ้นเดิมก็สามารถแก้ไขได้หากพวกเขาสามารถเข้าถึง SOP (นั่นคือสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์) อย่างไรก็ตาม หากระบุ "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" ในการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ เฉพาะผู้ดูแลกลุ่มและผู้ใช้สร้างในกลุ่มนั้นเท่านั้นที่สามารถแก้ไข (เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถแก้ไขได้เสมอ) แม้ว่าผู้สร้างจะเปลี่ยนแปลง การดำเนินงานอย่างต่อเนื่องก็เป็นไปได้หากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องได้รับการตั้งค่าอย่างเหมาะสมในกลุ่ม
หมายเหตุ: หลังจากเปลี่ยน แม้ว่าผู้สร้างรายใหม่จะไม่มีวิดีโอเป้าหมายในสื่อ พวกเขาก็ยังคงสามารถเข้าถึงสื่อที่เป็นเป้าหมายอัปโหลดจากหน้าจอแก้ไขแก้ไข