เราได้ทำการตรวจสอบฟังก์ชันการส่งออก SOP อย่างครอบคลุม เราได้เพิ่มการส่งออก Word และออกแบบ PDF มาตรฐานใหม่ให้คล้ายกับแบบฟอร์มกระดาษมากขึ้น คุณลักษณะรูปแบบการส่งออกที่ปล่อยออกมาเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม (ซึ่งส่งออกในรูปแบบของบริษัทของคุณ) ตอนนี้อนุญาตให้คุณลงทะเบียนเทมเพลต Word และ PowerPoint นอกเหนือจาก Excel
① รูปแบบการส่งออก รองรับเทมเพลต Word และ PowerPoint
คุณลักษณะรูปแบบการส่งออกที่ปล่อยออกมาเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม ก่อนหน้านี้อนุญาตให้คุณลงทะเบียนเฉพาะเทมเพลต Excel (.xlsx / .xlsm) เท่านั้น ด้วยการปล่อยออกมานี้ ตอนนี้คุณสามารถลงทะเบียนเทมเพลต Word (.docx / .docm) และ PowerPoint (.pptx / .pptm) ได้เช่นกัน วิธีการเขียนแท็กการรวม (merge tag) เหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบ
เมื่อคุณลงทะเบียนเทมเพลต ชื่อของมันจะปรากฏพร้อมกับตัวเลือกมาตรฐานภายใต้ส่งออก > Excel, Word และ PowerPoint บนหน้าจอรายละเอียด SOP เมื่อมีการลงทะเบียนเทมเพลต ทั้งเทมเพลตมาตรฐานและเทมเพลตกำหนดเองของคุณจะปรากฏในระดับเดียวกัน
● วิธีการขยายขั้นตอน แตกต่างกันไปตามรูปแบบ
- Word: วางเฉพาะกรอบขั้นตอนหนึ่งเท่านั้น แถวเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน คุณไม่จำเป็นต้องป้อนหมายเลขขั้นตอน
- PowerPoint: หากเทมเพลตของคุณแสดงขั้นตอนหนึ่งต่อสไลด์ที่มีกรอบหนึ่งต่อสไลด์ สไลด์จะเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน หากเทมเพลตของคุณใช้สไลด์สองตัวหรือมากกว่านั้นต่อขั้นตอน ให้วางแท็กเริ่มต้นบนสไลด์แรกและแท็กสิ้นสุดบนสไลด์สุดท้าย และลำดับนั้นจะเพิ่มขึ้น หากเทมเพลตของคุณวางตารางรายการบนสไลด์เดียว การทำให้แถวตารางเป็นกรอบจะทำให้แถวเพิ่มขึ้น
- Excel: เช่นเดิมก่อนหน้านี้ คุณเรียงกรอบให้มากที่สุดตามต้องการ เพื่อรักษาสูตร การตั้งค่าการพิมพ์ และการอ้างอิงมาโครโดยไม่เปลี่ยนจำนวนแถว รูปแบบนี้แตกต่างจากอีกสองรูปแบบในประเด็นนี้เท่านั้น
● ข้อควรระวังเมื่อสร้างเทมเพลต PowerPoint
- วางแท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขบนสไลด์นั้นเอง ไม่ใช่ในเลย์เอาต์หรือ Slide Master
- แท็กที่เขียนภายในตัวยึด "คลิกเพื่อเพิ่ม" จะไม่ปรากฏอยู่ วาดกล่องข้อความและเขียนแท็กลงในนั้น
- สำหรับแท็กรูปภาพ วางแท็กไว้ในกล่องข้อความเพียงกล่องเดียวที่มีขนาดสำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการให้รูปภาพปรากฏ หากคุณเขียนแท็กลงในรูปร่างเดียวกับเนื้อหาข้อความ รูปภาพจะทับซ้อนกับอักขระ
● เราได้เตรียมเทมเพลตตัวอย่างใน Excel, Word และ PowerPoint
จากส่วน "วิธีสร้างเทมเพลต" ในหน้าจอการตั้งค่า คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตตัวอย่างสำหรับทั้งสามรูปแบบ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างตั้งแต่ต้น - คุณสามารถเพิ่มแท็กการรวมไปยังเทมเพลตที่คุณใช้อยู่ได้
● ข้อกำหนดการใช้งาน
- พร้อมใช้งานบนแพ็กเกจ Enterprise
- รูปแบบไฟล์ที่สามารถลงทะเบียนได้คือ .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm มีขนาดสูงสุด 50 MB ต่อไฟล์
- สามารถลงทะเบียนและลบเทมเพลตได้โดยผู้ดูแลทีมหรือสูงกว่า การส่งออกสามารถทำได้โดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการส่งออก SOP
- ตำแหน่งการตั้งค่าคือเมนูด้านข้าง พจนานุกรม / เทมเพลต > เทมเพลต > รูปแบบการส่งออก
สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการสร้าง ลงทะเบียน และรายการแท็กที่สมบูรณ์ โปรดดู ส่งออก SOP ของคุณในรูปแบบของบริษัท (รูปแบบการส่งออก)
② ออกแบบ PDF มาตรฐานใหม่ให้ตรงกับแบบฟอร์มกระดาษ
PDF มาตรฐานก่อนหน้านี้มีหน้าปกเป็นหน้าแรก ตามด้วยขั้นตอนหนึ่งต่อหน้า เนื่องจากจำนวนหน้าเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน SOP ที่มี 20 ขั้นตอนจึงกลายเป็น 21 หน้า ซึ่งหนาเกินไปสำหรับการพิมพ์เป็นเอกสารและยากต่อการสแกนแบบสำเร็จรูป เราได้รับข้อเสนอแนะว่าจำเป็นต้องมีการปรับปรุง
ด้วยการปล่อยออกมานี้ เราได้ออกแบบใหม่ให้เป็นรูปแบบรายการที่คล้ายกับมาตรฐานการทำงานจริง
● ไม่มีหน้าปก เนื้อหาเริ่มต้นจากหน้า 1
ภาพรวม (คำอธิบายทางด้านซ้าย ภาพปกทางด้านขวา) ปรากฏที่ด้านบนของหน้า 1 และรายการขั้นตอนเริ่มต้นทันทีด้านล่าง เราได้ลบการปฏิบัติของการแทรกหน้าปกที่ต้องการเปิดก่อนจึงสามารถเริ่มงานได้
● ชื่อเอกสาร Rev และหมายเลขหน้าปรากฏที่ด้านบนของทุกหน้าโดยมีเส้นขอบ
สิ่งนี้ช่วยให้ใครก็ตามสามารถระบุได้ว่า SOP ใดและการแก้ไขปรับปรุงใดที่หน้านั้นอยู่ แม้ว่าจะถูกลบออกจากเอกสารก็ตาม ส่วนท้ายที่แสดงก่อนหน้านี้ที่ด้านล่างและการทำเครื่องหมาย "ขอเก็บเป็นความลับ" สีแดงได้ถูกยกเลิก การจัดหมวดหมู่การจัดการถูกกำหนดโดยลูกค้าแต่ละราย และเป็นการที่ไม่ถูกต้องสำหรับ Dive ที่จะพิมพ์แบบสม่ำเสมอบนเอกสาร SOP ทั้งหมด หากคุณจำเป็นต้องแสดงประกาศเก็บเป็นความลับ ให้เพิ่มลงในด้านรูปแบบการส่งออก (เทมเพลตกำหนดเอง) และใช้สิ่งนั้น
● ขั้นตอนจะแสดงในตารางสามคอลัมน์ โดยขั้นตอนหนึ่งต่อแถว
- สามคอลัมน์จากซ้ายไปขวา คือ ภาพขนาดย่อ ขั้นตอนการทำงาน และข้อสำคัญด้านความปลอดภัย / คำเตือน
- URL ข้ามไปและ QR Code สำหรับแต่ละขั้นตอนจะถูกวางแบบซ้อนกันแนวตั้งในคอลัมน์ภาพขนาดย่อ (ปรากฏในคอลัมน์ขั้นตอนการทำงานเมื่อไม่แสดงภาพขนาดย่อ)
- หัวคอลัมน์ซ้ำที่ด้านบนของแต่ละหน้า
- ความสูงของแถวจะแตกต่างกันไปตามปริมาณเนื้อหาสำหรับแต่ละขั้นตอน โดยมีเส้นแนวนอนทำเครื่องหมายการแบ่งขั้นตอน
- ขนาดรูปภาพได้รับการออกแบบเพื่อให้ขั้นตอนประมาณ 4 ขั้นตอนพอดีในหนึ่งหน้า
● ประวัติการแก้ไขปรับปรุง ได้รับการรวมเข้าในหน้าสุดท้าย
● ตอนนี้คุณสามารถเลือกรายการใดที่จะส่งออก
ก่อนหน้านี้ เฉพาะ Excel เท่านั้นที่อนุญาตให้คุณเลือกรายการส่งออก ตอนนี้ PDF และ Word ยังอนุญาตให้เลือกนี้ด้วย คุณสามารถเลือกรายการใดที่จะรวมไว้จากภาพขนาดย่อ หัวข้อของขั้นตอน รายละเอียดขั้นตอน เคล็ดลับการทำงาน / ข้อควรระวังคุณภาพ / ข้อสำคัญด้านความปลอดภัย แบบฝึกหัด เสียง (คำบรรยาย) และประวัติการแก้ไข (หน้าสุดท้าย) เมื่อคุณยกเลิกการเลือกรายการ คอลัมน์นั้นจะถูกลบออกจากหน้าที่พิมพ์
● ฟอนต์ Noto Sans JP ได้รับการฝัง
ฟอนต์ PDF ได้รับการฝัง ดังนั้นข้อความจะแสดงผลด้วยลักษณะเดียวกันบนอุปกรณ์ใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงว่าอุปกรณ์นั้นมีฟอนต์ดังกล่าวหรือไม่
③ การส่งออก Word ได้รับการเพิ่มเข้ามา
ก่อนหน้านี้ Dive สามารถส่งออกไฟล์ในรูปแบบ PDF, Excel, PowerPoint และ MP4 แต่ไม่ใช่ Word ลูกค้าที่จัดการมาตรฐานการทำงานใน Word ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากการคัดลอกเนื้อหาด้วยตนเองจาก PDF หรือ Excel
ด้วยการปล่อยออกมานี้ "Word" ได้รับการเพิ่มเข้าในเมนูส่งออกบนหน้าจอรายละเอียด SOP เลือกและคุณสามารถส่งออกโดยตรงเป็นไฟล์ .docx เนื่องจากคุณสามารถแก้ไขไฟล์ที่ส่งออกโดยตรงใน Word คุณสามารถทำการปรับปรุงเพื่อให้ตรงกับรูปแบบของบริษัทคุณและวางเนื้อหาไปยังเอกสารอื่น ๆ
● เลย์เอาต์เดียวกับ PDF มาตรฐาน
โครงสร้างเดียวกับ PDF: ภาพรวมบนหน้าแรก รายการขั้นตอนต่อไป และประวัติการแก้ไขปรับปรุงบนหน้าสุดท้าย ทั้ง PDF และ Word จะมีลักษณะเหมือนกันเมื่อพิมพ์ออกมา
● ข้อกำหนดการใช้งาน
- พร้อมใช้งานบนแพ็กเกจ Core, Pro และ Enterprise (เช่นเดียวกับการส่งออก PDF และการส่งออก Excel)
- ดำเนินการจากส่งออก > Word บนหน้าจอรายละเอียด SOP
- คุณสามารถเลือกรายการใดที่จะส่งออกและเลือกว่าจะรวม URL ข้ามไปและ QR Code สำหรับแต่ละขั้นตอนในขณะส่งออก
ผลกระทบต่อการใช้งานที่มีอยู่
เนื้อหาของ SOP ที่สร้างแล้ว ในอดีตไม่มีการเปลี่ยนแปลง ไม่มีผลกระทบต่อไฟล์ที่ส่งออกไปก่อนหน้านี้
เลย์เอาต์ PDF มาตรฐานเปลี่ยนแปลงจากการส่งออกครั้งนี้เป็นต้นไป ไม่อยู่ในรูปแบบขั้นตอนหนึ่งต่อหน้าอีกต่อไปและไม่รวมหน้าปกหรือการทำเครื่องหมาย "ขอเก็บเป็นความลับ" และหมายเลขหน้าที่ด้านล่าง หากคุณต้องการเลย์เอาต์ก่อนหน้านี้ ให้ลงทะเบียนรูปแบบของบริษัทคุณในรูปแบบการส่งออก (แพ็กเกจ Enterprise) และใช้สิ่งนั้น เลย์เอาต์ Excel และ PowerPoint มาตรฐานยังไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
- ส่งออก SOP ของคุณในรูปแบบของบริษัท (รูปแบบการส่งออก)
- PDF / Excel / Word / PowerPoint ส่งออก / เพิ่ม URL ข้ามไปยังแต่ละขั้นตอน
- ขั้นตอนการอนุมัติ
ขอบคุณที่ใช้ Dive อย่างต่อเนื่อง ◎