นี่คือคำแนะนำในการตั้งค่ากลุ่มใน การจัดการผู้ใช้ และโฟลเดอร์ใน SOP ในระดับชั้นเดียวกัน เพื่อสร้างมุมมองแผนผังองค์กรดังนี้:
- คุณสามารถดูโฟลเดอร์ทั้งหมดในแผนกของคุณเองและแผนกด้านล่างได้
- คุณไม่สามารถดู SOP ในแผนกที่อยู่เหนือคุณหรือในแผนกขนาน (คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์เหนือแผนกของคุณเพื่อนำทางไปยังโฟลเดอร์แผนกของคุณเอง)
ตั้งค่าโดยผู้เจ้าของ กลุ่มสามารถสร้างได้ในแพ็กเกจ Core หรือสูงกว่า กลุ่มย่อย (ลำดับชั้นของกลุ่ม) จำกัดอยู่ที่ระดับเดียวในแพ็กเกจ Core และ Pro และไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนระดับในแพ็กเกจ Enterprise
วิธีการทำงาน
การจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์มีกฎสองข้อต่อไปนี้:
- ผู้ใช้ที่อยู่ในกลุ่มถูกมองว่าเป็นสมาชิกของกลุ่มแม่เหนือด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ในแผนกที่ 1 สามารถเปิดโฟลเดอร์ที่ถูกกรองตามแผนกการผลิตได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกของแผนกการผลิตเท่านั้นไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ที่ถูกกรองตามแผนกที่ 1 ได้
- การกรองโฟลเดอร์ของผู้ปกครองยังใช้กับโฟลเดอร์ภายในด้วย หากคุณไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ของผู้ปกครอง คุณก็ไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ภายในได้เช่นกัน
ด้วยเหตุนี้ การระบุกลุ่มชื่อเดียวกันสำหรับแต่ละโฟลเดอร์จึงส่งผลให้เกิดสถานการณ์ที่ "โฟลเดอร์ในแผนกที่สูงกว่าจะมองเห็นได้ แต่โฟลเดอร์ในแผนกที่ต่ำกว่าจะมองไม่เห็น" ดังนี้:
| โฟลเดอร์แผนกการผลิต | โฟลเดอร์แผนกที่ 1 | โฟลเดอร์แผนกที่ 2 | |
|---|---|---|---|
| ผู้ใช้แผนกการผลิต | มองเห็นได้ | มองไม่เห็น | มองไม่เห็น |
| ผู้ใช้แผนกที่ 1 | มองเห็นได้ | มองเห็นได้ | มองไม่เห็น |
ในขั้นตอนของคำแนะนำนี้ การตั้งค่าขั้นตอนที่ 3 อนุญาตให้แผนกที่สูงกว่ามองเห็นโฟลเดอร์ในแผนกที่ต่ำกว่า และการตั้งค่าขั้นตอนที่ 4 ป้องกันแผนกที่ต่ำกว่าจากการมองเห็น SOP ในแผนกที่สูงกว่า
ขั้นตอนที่ 3 และ 4 สอดคล้องกับสองสิ่งแรกในแผนภาพด้านล่าง เมื่อทั้งสองเปิดใช้งาน โฟลเดอร์จะปรากฏตามแผนผังองค์กรของคุณ
ขั้นตอนการตั้งค่า
ด้านล่าง เราจะอธิบายโดยใช้องค์กรที่มีแผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 อยู่ภายใต้แผนกการผลิต
1. สร้างกลุ่มตามลำดับชั้นของแผนก
- เปิด "การจัดการกลุ่ม" จาก "การจัดการผู้ใช้" ในเมนูด้านข้าง และสร้างกลุ่มสำหรับแผนกการผลิต
- เลือก "เพิ่มกลุ่มย่อย" จากเมนู [...] ของแผนกการผลิต และสร้างกลุ่มสำหรับแผนกที่ 1 และแผนกที่ 2
- กำหนดสมาชิกแต่ละคนให้กับกลุ่มแผนกของตัวเอง กำหนดผู้ใช้แผนกการผลิตให้กับแผนกการผลิต และผู้ใช้แผนกที่ 1 ให้กับแผนกที่ 1
สำหรับวิธีการสร้างกลุ่ม โปรดดู Step 5 ตั้งค่ากลุ่ม (สำหรับผู้ดูแลระบบ) และสำหรับวิธีการเปลี่ยนความสัมพันธ์ โปรดดู แก้ไขความสัมพันธ์ของกลุ่มผู้ใช้
2. สร้างโฟลเดอร์ในระดับชั้นเดียวกันและกรองตามกลุ่มชื่อเดียวกัน
- สร้างโฟลเดอร์แผนกการผลิต และสร้างโฟลเดอร์แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 ภายใน
- ใน "การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง" ของแต่ละโฟลเดอร์ เลือก "ใช้ตัวกรอง" และระบุกลุ่มชื่อเดียวกัน ระบุกลุ่มแผนกการผลิตสำหรับโฟลเดอร์แผนกการผลิต กลุ่มแผนกที่ 1 สำหรับโฟลเดอร์แผนกที่ 1 และกลุ่มแผนกที่ 2 สำหรับโฟลเดอร์แผนกที่ 2
สำหรับวิธีการตั้งค่าแต่ละโฟลเดอร์ โปรดดู การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์
3. อนุญาตให้แผนกที่สูงกว่ามองเห็นโฟลเดอร์ในแผนกที่ต่ำกว่า
- เข้าสู่ระบบด้วยสิทธิ์เจ้าของ และเปิด "ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ" จากเมนูด้านข้าง
- เลือกแท็บ "กฎธุรกิจ" ที่ด้านบน และเปิด "ขอบเขตการดูโฟลเดอร์"
- ตรวจสอบ "อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มด้านล่างกลุ่มที่สังกัด" และคลิก "ต่อไป" ในข้อความยืนยัน
- ใน "บทบาทเป้าหมาย" เลือกบทบาทเพื่อแสดงโฟลเดอร์ด้านล่าง
- คลิก "บันทึก"
เลือก "บทบาทเป้าหมาย" ดังนี้:
- เมื่อคุณต้องการให้เฉพาะผู้ดูแลของแผนกที่สูงกว่า (เช่น หัวหน้าแผนก) เห็นโฟลเดอร์ที่ต่ำกว่า: เลือก "ผู้ดูแลกลุ่มหรือสูงกว่า" และตั้งค่าบทบาทของพวกเขาเป็นผู้ดูแลกลุ่ม
- เมื่อคุณต้องการให้ผู้ใช้ทั้งหมดในแผนกที่สูงกว่ามองเห็นโฟลเดอร์ที่ต่ำกว่า: เลือก "ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือสูงกว่า"
ผู้เยี่ยมชมไม่ได้เป็นเป้าหมาย ในตอนแรก โฟลเดอร์ที่มองเห็นได้ผ่านการตั้งค่านี้จะเป็นการดูเท่านั้น หากคุณต้องการอนุญาตให้แก้ไขและแก้ไข ให้ตรวจสอบ "อนุญาตให้ไม่เพียงดูเท่านั้น แต่ยังแก้ไขและแก้ไขได้" ด้วย สำหรับรายละเอียด โปรดดู อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มด้านล่าง (ขอบเขตการดูโฟลเดอร์)
4. ป้องกันแผนกที่ต่ำกว่าจากการมองเห็น SOP ในแผนกที่สูงกว่า
ผู้ใช้แผนกที่ 1 สามารถเปิดโฟลเดอร์แม่แผนกการผลิตเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ของตัวเอง ในตอนแรก SOP ที่วางไว้ในโฟลเดอร์แผนกการผลิตมองเห็นได้โดยผู้ใช้แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 การตั้งค่าต่อไปนี้แสดง SOP โฟลเดอร์แผนกการผลิตเฉพาะผู้ใช้แผนกการผลิต
- ใน "ขอบเขตการดูโฟลเดอร์" เดียวกับขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบ "ไม่แสดง SOP ในโฟลเดอร์ที่กรองโดยกลุ่มที่สูงกว่าให้กับผู้ใช้ในกลุ่มที่ต่ำกว่า" และคลิก "ต่อไป" ในข้อความยืนยัน
- คลิก "บันทึก"
เมื่อเปิดใช้งาน เมื่อผู้ใช้แผนกที่ 1 เปิดโฟลเดอร์แผนกการผลิต จะแสดงเฉพาะโฟลเดอร์แผนกที่ 1 หากคุณสร้างโฟลเดอร์ที่ไม่กรองในโฟลเดอร์แผนกการผลิต SOP ในโฟลเดอร์เหล่านั้นจะแสดงเฉพาะผู้ใช้แผนกการผลิต สำหรับโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดงให้ผู้ใช้แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 ให้กรองตามกลุ่มของแผนกแต่ละแผนก สำหรับรายละเอียด โปรดดู อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มด้านล่าง (ขอบเขตการดูโฟลเดอร์)
หากคุณไม่ใช้การตั้งค่านี้ ให้วางเฉพาะโฟลเดอร์จากแผนกแต่ละแผนกในโฟลเดอร์แผนกการผลิต SOP ที่วางไว้โดยตรงในโฟลเดอร์แผนกการผลิตมองเห็นได้โดยผู้ใช้แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2
นอกจากนี้ SOP ที่คุณต้องการแสดงเฉพาะผู้ใช้แผนกการผลิตควรวางไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะดังนี้:
- ใน "การจัดการกลุ่ม" สร้างกลุ่มเช่น "แผนกการผลิตภายใน" ด้านล่างแผนกการผลิต จัดแนวกับแผนกที่ 1 และแผนกที่ 2
- สร้างโฟลเดอร์เช่น "สำหรับภายในเท่านั้น" ในโฟลเดอร์แผนกการผลิต และระบุกลุ่ม "แผนกการผลิตภายใน" ใน "การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง"
ผู้ใช้แผนกการผลิตที่ตรงกับบทบาทเป้าหมายในขั้นตอนที่ 3 สามารถมองเห็นโฟลเดอร์นี้เป็นโฟลเดอร์สำหรับกลุ่มด้านล่างได้เช่นกัน เพื่อแสดงโฟลเดอร์นี้ให้ผู้ใช้แผนกการผลิตที่ไม่ตรงกับบทบาทเป้าหมาย ให้เพิ่มพวกเขาลงในกลุ่ม "แผนกการผลิตภายใน" ด้วย ผู้ใช้แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 ไม่สามารถมองเห็นโฟลเดอร์นี้เพราะพวกเขาไม่สูงกว่า "แผนกการผลิตภายใน"
ระวังอย่าให้กรองโฟลเดอร์นี้ตามกลุ่มแผนกการผลิต เพราะผู้ใช้แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 จะสามารถมองเห็นได้
วิธีการปรากฏของโฟลเดอร์หลังจากตั้งค่า
นี่คือวิธีการปรากฏของโฟลเดอร์เมื่อการตั้งค่าขั้นตอนที่ 4 เปิดใช้งาน
| SOP โฟลเดอร์แผนกการผลิต | โฟลเดอร์แผนกที่ 1 | โฟลเดอร์แผนกที่ 2 | |
|---|---|---|---|
| ผู้ใช้แผนกการผลิต (บทบาทเป้าหมาย) | มองเห็นได้ | มองเห็นได้ | มองเห็นได้ |
| ผู้ใช้แผนกที่ 1 | มองไม่เห็น (โฟลเดอร์แผนกการผลิตเปิดอยู่ แต่มีเพียงโฟลเดอร์แผนกที่ 1 เท่านั้นที่แสดงภายใน) | มองเห็นได้ | มองไม่เห็น |
| ผู้ใช้แผนกที่ 2 | มองไม่เห็น (โฟลเดอร์แผนกการผลิตเปิดอยู่ แต่มีเพียงโฟลเดอร์แผนกที่ 2 เท่านั้นที่แสดงภายใน) | มองไม่เห็น | มองเห็นได้ |
เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถมองเห็นโฟลเดอร์ทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่านี้
ยืนยันการตั้งค่า
การเปลี่ยนแปลงของ "ขอบเขตการดูโฟลเดอร์" มีผลบังคับใช้ที่การเข้าสู่ระบบครั้งต่อไปของสมาชิก เพื่อยืนยัน ให้เข้าสู่ระบบใหม่ด้วยบัญชีจากแผนกการผลิต แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2 และยืนยันว่ารายการโฟลเดอร์และผลลัพธ์การค้นหาตรงกับตารางด้านบน
คำถามที่พบบ่อย
ฉันควรทำอย่างไรเมื่อการเปลี่ยนแปลงองค์กรส่งผลต่อความสัมพันธ์ระหว่างแม่และลูกของแผนก?
เปลี่ยนความสัมพันธ์ของผู้ปกครองและลูก (parent-child) ของกลุ่มใน "การจัดการกลุ่ม" จากนั้นย้ายโฟลเดอร์ไปยังโครงสร้างเดียวกัน การกรองโฟลเดอร์ของผู้ปกครองยังใช้กับโฟลเดอร์ภายในด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณย้ายแผนกที่ 1 ภายใต้แผนกอื่น แต่โฟลเดอร์ยังคงอยู่ภายใต้แผนกการผลิต ผู้ใช้แผนกที่ 1 และผู้ใช้ในแผนกที่สูงกว่าใหม่จะไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์แผนกที่ 1 ได้ โปรดดู แก้ไขโฟลเดอร์ (รวมถึงการย้ายและลบ)
ฉันควรทำอย่างไรเมื่อต้องการแสดงโฟลเดอร์ด้านล่างเฉพาะบางคนเท่านั้น?
อย่าใช้ "ขอบเขตการดูโฟลเดอร์" แทนให้เพิ่มบุคคลนั้นลงในกลุ่มที่ต่ำกว่าด้วย (ตัวอย่างเช่น กำหนดหัวหน้าแผนกให้กับแผนกการผลิต แผนกที่ 1 และแผนกที่ 2) สิ่งนี้ไม่เปลี่ยนการมองเห็นสำหรับผู้ใช้คนอื่น อย่างไรก็ตาม เมื่อมีการเพิ่มแผนกใหม่ คุณต้องเพิ่มความสัมพันธ์ด้วย
ฉันสามารถใช้การตั้งค่าความเห็นที่เดียวกันสำหรับผู้เยี่ยมชมได้หรือไม่?
การตั้งค่าในขั้นตอนที่ 3 ไม่ใช้กับผู้เยี่ยมชม (การตั้งค่าในขั้นตอนที่ 4 ใช้กับผู้เยี่ยมชม) สำหรับโฟลเดอร์ที่มองเห็นได้โดยผู้เยี่ยมชม ให้ระบุโดยใช้ "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" สำหรับแต่ละโฟลเดอร์ สำหรับรายละเอียด โปรดดู แบ่งโฟลเดอร์ที่ผู้เยี่ยมชมแต่ละคนสามารถมองเห็นได้
ฉันควรวาง SOP ที่ใช้ร่วมกันทั่วบริษัทไว้ที่ใด?
สร้างโฟลเดอร์ที่ไม่กรองในระดับชั้นด้านบน โฟลเดอร์ที่ไม่กรองมองเห็นได้โดยสมาชิกทีมทั้งหมดยกเว้นผู้เยี่ยมชม เมื่อการตั้งค่าขั้นตอนที่ 4 เปิดใช้งาน SOP ที่วางไว้ในโฟลเดอร์แผนกการผลิตจะแสดงเฉพาะผู้ใช้แผนกการผลิต นอกจากนี้ SOP ในโฟลเดอร์ที่กรองเฉพาะกลุ่มที่ไม่มีสมาชิกโดยตรง (เช่น บริษัท) จะแสดงเฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลทีม