การจำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์จะปฏิบัติตามลำดับชั้นของกลุ่มขึ้นไป (ไปยังกลุ่มแม่) ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์ที่เผยแพร่ให้ "แผนกการผลิต 2" สามารถเปิดได้โดยสมาชิกของแผนกการผลิต 2 และกลุ่มที่อยู่ด้านล่างของแผนก นั่นหมายความว่า สมาชิกที่อยู่ในแผนกที่สูงกว่า "แผนกการผลิต" อย่างเดียว ไม่สามารถเปิดโฟลเดอร์ที่เผยแพร่เฉพาะให้แผนกการผลิต 2 ได้
ดังนั้น เพื่ออนุญาตให้สมาชิกของกลุ่มที่สูงกว่าดูโฟลเดอร์จากกลุ่มที่อยู่ด้านล่าง คุณต้องกำหนดสมาชิกเหล่านั้นให้กับแต่ละกลุ่มที่อยู่ด้านล่างทีละรายการ การเปิดใช้งานการตั้งค่านี้จะอนุญาตให้สมาชิกที่มีบทบาทที่เลือก ดูโฟลเดอร์ที่มีไว้สำหรับกลุ่มที่อยู่ด้านล่างของกลุ่มของพวกเขา คุณสามารถเลือกจากบทบาทเป้าหมายสามแบบ: ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป ผู้สร้างขึ้นไป หรือผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป หากคุณเปลี่ยนลำดับชั้นของกลุ่มระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร สมาชิกจะเห็นโฟลเดอร์ด้านล่างโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องเพิ่มความเกี่ยวข้องของกลุ่มของพวกเขาซ้ำ
เฉพาะเจ้าของเท่านั้นที่สามารถกำหนดค่าการตั้งค่านี้ได้ และจะนำไปใช้กับทั้งทีม สถานะเริ่มต้นคือปิด ดังนั้นมุมมองปัจจุบันจะไม่เปลี่ยนแปลงจนกว่าคุณจะเปิดใช้งาน
ส่วนเดียวกันยังมีการตั้งค่าเพื่อป้องกันไม่ให้โฟลเดอร์ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าปรากฏในการค้นหาสำหรับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า (อธิบายไว้ด้านล่าง)
สิ่งที่สามารถทำได้ในการตั้งค่า
มีการตั้งค่าที่พร้อมใช้งานสี่แบบ:
- ดู: อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์ที่มีไว้สำหรับกลุ่มที่อยู่ด้านล่างของกลุ่มของคุณ
- บทบาทเป้าหมาย: ขอบเขตของสมาชิกที่จะเปิดใช้งานการดู เลือกจาก "ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป" "ผู้สร้างขึ้นไป" หรือ "ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป" (ค่าเริ่มต้นคือ "ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป") ผู้เยี่ยมชมไม่สามารถเป็นเป้าหมายได้
- แก้ไข: อนุญาตให้แก้ไขและแก้ไขเพิ่มเติม ไม่เพียงแต่ดูเท่านั้น นอกเหนือจากสิทธิ์ในการดูข้างต้น (ค่าเริ่มต้นคือปิด)
- อย่าแสดง SOP ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่า: อย่าแสดง SOP จากโฟลเดอร์ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าให้กับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า (ค่าเริ่มต้นคือปิด) สามารถเปิด/ปิดได้อย่างอิสระจากการตั้งค่าทั้งสามข้างต้น
หากคุณปล่อยให้การแก้ไขในสถานะปิด โฟลเดอร์ที่มองเห็นได้จากการตั้งค่านี้จะเป็นแบบดูเท่านั้น ปุ่มเพื่อเปลี่ยนการตั้งค่าโฟลเดอร์ สร้าง SOP ใหม่ หรือแก้ไข SOP ที่มีอยู่จะไม่แสดงขึ้น
เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถดูโฟลเดอร์ทั้งหมดโดยไม่คำนึงถึงข้อจำกัดการเข้าถึง ดังนั้นการตั้งค่านี้จึงไม่ส่งผลกระทบต่อพวกเขา การตั้งค่าการดูและแก้ไขจะไม่เปลี่ยนแปลงวิธีที่สมาชิกที่ไม่รวมอยู่ในบทบาทเป้าหมายหรือผู้เยี่ยมชมเห็นโฟลเดอร์
วิธีการกำหนดค่า
- ล็อกอินเป็นเจ้าของ และเปิด "ฟังก์ชันสำหรับเจ้าของ" จากเมนูด้านข้าง
- เลือกแท็บ "กฎธุรกิจ" ที่ด้านบน และเปิด "ขอบเขตการดูโฟลเดอร์"
- ทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับ "อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์ที่มีไว้สำหรับกลุ่มที่อยู่ด้านล่างของกลุ่มของคุณ" ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้น ตรวจสอบและคลิก "ต่อไป"
- จากนั้น ให้เลือกบทบาทเพื่อเปิดใช้งานการดูโฟลเดอร์ด้านล่างใน "บทบาทเป้าหมาย" ค่าเริ่มต้นคือ "ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป" หากคุณขยายไปยัง "ผู้สร้างขึ้นไป" หรือ "ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป" ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้น
- เพื่ออนุญาตให้แก้ไขและแก้ไขเพิ่มเติม ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับ "อนุญาตให้ไม่เพียงดูเท่านั้น แต่ยังแก้ไขและแก้ไขได้" ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้นสำหรับตัวเลือกนี้ด้วย
- เพื่ออย่าแสดง SOP จากโฟลเดอร์ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าให้กับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องสำหรับ "อย่าแสดง SOP ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าให้กับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า" ข้อความยืนยันจะปรากฏขึ้น
- คลิก "บันทึก"
เพื่อกลับไปยังสถานะเริ่มต้น (ทั้งหมดปิด บทบาทเป้าหมายตั้งเป็น "ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป") ให้คลิก "คืนค่าเริ่มต้น" แล้วคลิก "บันทึก" การเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าจะถูกบันทึกไว้ในบันทึกการตรวจสอบ
เมื่อการเปลี่ยนแปลงมีผลบังคับใช้
การเปลี่ยนแปลงที่คุณทำ (รวมถึงการเปลี่ยนแปลงบทบาทเป้าหมาย) จะมีผลบังคับใช้ที่การล็อกอินครั้งต่อไปของสมาชิกแต่ละคน หน้าจอของสมาชิกที่ล็อกอินอยู่แล้วจะไม่เปลี่ยนแปลงในทันที ผลลัพธ์การค้นหาจะได้รับการอัปเดตในเวลาเดียวกัน
เมื่อมีการระบุกลุ่มแก้ไขที่ระดับโฟลเดอร์
หากคุณได้ระบุ "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" ในการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ ข้อกำหนดนั้นจะมีลำดับความสำคัญ แม้ว่าคุณจะอนุญาตให้แก้ไขด้วยการตั้งค่าระดับทีมนี้ สมาชิกที่ไม่รวมอยู่ในข้อกำหนดระดับโฟลเดอร์ก็ไม่สามารถแก้ไขโฟลเดอร์นั้นได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการกำหนดค่าข้อจำกัดการเข้าถึงระดับโฟลเดอร์ โปรดดู การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง
โปรดยืนยันก่อนเปิดใช้งาน
- SOP ที่ซ่อนอยู่ก่อนหน้านี้จะมองเห็นได้สำหรับสมาชิกที่มีบทบาทเป้าหมาย หากคุณขยายบทบาทเป้าหมายไปยัง "ผู้สร้างขึ้นไป" หรือ "ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป" สมาชิกส่วนใหญ่ในกลุ่มระดับสูงกว่าจะสามารถเห็นโฟลเดอร์ด้านล่าง ระวังหากกลุ่มระดับต่ำของคุณมีเอกสารเช่น เอกสารทรัพยากรบุคคลหรือการประเมินผลงานที่คุณไม่ต้องการให้สมาชิกระดับสูงกว่าเห็น
- หากคุณอนุญาตให้แก้ไข สมาชิกที่มีบทบาทเป้าหมายสามารถแก้ไข ลบ และเผยแพร่ SOP สำหรับกลุ่มที่อยู่ด้านล่างภายในขอบเขตของสิทธิ์ของพวกเขา (ผู้ใช้ที่ดูอย่างเดียวอยู่แล้วไม่สามารถแก้ไขได้อยู่แล้ว) เราขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการทำงานแบบดูเท่านั้นและอนุญาตให้แก้ไขเมื่อจำเป็นเท่านั้น
- การตั้งค่านี้สำหรับทีมที่ใช้ลำดับชั้นของกลุ่ม เนื่องจากไม่สามารถสร้างกลุ่มในแผนฟรีหรือไลต์ได้ การเปิดใช้งานการตั้งค่านี้จึงจะไม่เปลี่ยนแปลงวิธีการปรากฏของสิ่งต่างๆ
อย่าแสดง SOP ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าให้กับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า
โดยค่าเริ่มต้น สมาชิกของกลุ่มที่อยู่ด้านล่างสามารถดู SOP จากโฟลเดอร์ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่า (สมาชิกของกลุ่มถือว่าเป็นเจ้าของกลุ่มระดับสูงกว่าด้วย) เมื่อคุณเปิดใช้งาน "อย่าแสดง SOP ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าให้กับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า" SOP จากโฟลเดอร์ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าจะแสดงเฉพาะสมาชิกที่เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มนั้นโดยตรง สำหรับสมาชิกที่สามารถดูโฟลเดอร์ด้านล่างผ่าน "อนุญาตให้ดูโฟลเดอร์จากกลุ่มที่อยู่ด้านล่าง" พวกเขาจะยังคงเห็นตามปกติ
สมาชิกของกลุ่มที่อยู่ด้านล่างยังสามารถเปิดโฟลเดอร์ระดับสูงกว่าเพื่อเข้าไปยังโฟลเดอร์ของกลุ่มของพวกเขา เมื่อเปิด จะแสดงโฟลเดอร์ระดับต่ำเท่านั้น และไม่มีการแสดง SOP จากโฟลเดอร์นั้น หากไม่มีโฟลเดอร์ใดด้านล่างที่สมาชิกสามารถมองเห็นได้ โฟลเดอร์ระดับสูงกว่าจะไม่แสดง
ก่อนเปิดใช้งานการตั้งค่านี้ โปรดตรวจสอบประเด็นต่อไปนี้:
- SOP จากโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์กลุ่มระดับสูงกว่าที่ไม่มีการกรองจะแสดงให้กับสมาชิกของกลุ่มระดับสูงกว่าเท่านั้น สำหรับโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดงให้กับกลุ่มระดับต่ำ ให้กรองตามกลุ่มนั้น
- SOP จากโฟลเดอร์ที่สร้างด้วยการกรองเฉพาะที่กลุ่มที่ไม่มีสมาชิกโดยตรง (เช่น กลุ่มทั้งบริษัท) จะแสดงเฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลทีมเท่านั้น
- SOP ที่สมาชิกของกลุ่มระดับต่ำวางในโฟลเดอร์ระดับสูงกว่าจะไม่มองเห็นได้โดยสมาชิกเหล่านั้นอีกต่อไป
- SOP ที่ไม่แสดงจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาหรือในอีเมลการแจ้งเตือนการเผยแพร่ สมาชิกไม่สามารถสร้างหรือแก้ไข SOP ที่ซ่อนไว้
- ใช้กับผู้เยี่ยมชมในลักษณะเดียวกัน
คำถามที่พบบ่อย
ขอบเขตของ "กลุ่มที่อยู่ด้านล่างของกลุ่มของคุณ" คืออะไร
ทุกกลุ่มที่อยู่ด้านล่างของกลุ่มที่คุณเป็นสมาชิก หากมีสามระดับขึ้นไปในลำดับชั้น นอกจากนี้ยังรวมกลุ่มที่ต่ำกว่าแม้กระทั่ง
สิทธิ์ใดที่เป็นเป้าหมาย
สิทธิ์ที่เลือกใน "บทบาทเป้าหมาย" หากคุณเลือก "ผู้ดูแลกลุ่มขึ้นไป" ผู้ดูแลกลุ่มจะเป็นเป้าหมาย หากคุณเลือก "ผู้สร้างขึ้นไป" ผู้ดูแลกลุ่มและผู้สร้างจะเป็นเป้าหมาย หากคุณเลือก "ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวขึ้นไป" ผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวจะเป็นเป้าหมาย เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถดูโฟลเดอร์ทั้งหมดแล้ว สมาชิกที่มีสิทธิ์ที่ไม่รวมอยู่ในเป้าหมายจะปฏิบัติตามข้อจำกัดการเข้าถึงระดับโฟลเดอร์ตามปกติ
ผู้เยี่ยมชมสามารถเป็นเป้าหมายได้หรือไม่
ไม่ สำหรับโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแสดงให้กับผู้เยี่ยมชม ให้ระบุในตัวเลือก "อนุญาตให้ผู้ใช้แขกเข้าถึง" สำหรับแต่ละโฟลเดอร์ โปรดทราบว่า "อย่าแสดง SOP ที่กรองที่ระดับกลุ่มสูงกว่าให้กับสมาชิกของกลุ่มที่ต่ำกว่า" ยังใช้กับผู้เยี่ยมชมด้วย สำหรับรายละเอียด โปรดดู แบ่งโฟลเดอร์ที่มองเห็นได้โดยผู้เยี่ยมชม
คุณสามารถเปิด/ปิดการตั้งค่านี้สำหรับโฟลเดอร์แต่ละรายการได้หรือไม่
ไม่ได้ นี่คือการตั้งค่าทั่วทีม เพื่อปรับช่วงการมองเห็นแยกต่างหาก ให้ใช้การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์เพื่อระบุ "กลุ่มที่สามารถเข้าถึง" และ "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย"
สามารถใช้กับเพียงบางสมาชิกเท่านั้นได้หรือไม่
ไม่ได้ สมาชิกทั้งหมดที่มีบทบาทเป้าหมายจะรวมอยู่ด้วย หากคุณต้องการให้การเข้าถึงที่กว้างขึ้นเฉพาะสมาชิกบางคน ให้ปรับการเกี่ยวข้องของกลุ่มของพวกเขา หรือเพิ่มพวกเขาไปยัง "กลุ่มที่สามารถเข้าถึง" ของโฟลเดอร์