เมื่อคุณแก้ไขและเผยแพร่ SOP ที่เกี่ยวข้องกับทักษะ ผู้ที่ทำเวอร์ชันก่อนหน้าจนจบแต่ยังไม่ได้ทำเวอร์ชันที่แก้ไขจนจบ จะได้เครื่องหมาย “ยังไม่ได้ดำเนินการหลังการแก้ไข” คุณสามารถตั้งกำหนดเวลาให้เครื่องหมายนี้ บันทึกการฝึกอบรมซ้ำและเหตุผลที่ไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ และส่งออกบันทึกของแต่ละ SOP เป็น Excel ได้
ฟีเจอร์นี้ใช้ได้เฉพาะลูกค้าในแพ็กเกจ Core, Pro หรือ Enterprise ซึ่งรวม Skill Map ไว้ด้วย การส่งออกบันทึกเป็น Excel ใช้ได้กับแพ็กเกจ Pro และ Enterprise
เครื่องหมาย “ยังไม่ได้ดำเนินการหลังการแก้ไข”
เมื่อคุณแก้ไขและเผยแพร่ SOP ที่เกี่ยวข้องกับทักษะ (SOP ที่ใช้ในการประเมินทักษะอัตโนมัติ) ผู้ที่ทำเวอร์ชันก่อนหน้าจนจบจะถูกขอให้ตรวจสอบซ้ำกับเวอร์ชันที่แก้ไข ผู้ที่ยังไม่ได้ทำเวอร์ชันที่แก้ไขจนจบจะเห็นเครื่องหมาย “ยังไม่ได้ดำเนินการหลังการแก้ไข” ในตำแหน่งต่อไปนี้
- จุดสีน้ำเงินที่มุมขวาบนของเซลล์ใน Skill Map (จะเปลี่ยนเป็นสีแดงเมื่อเลยกำหนด)
- รายละเอียดทักษะในแท็บ [การพัฒนา] ของหน้าส่วนตัว
- [ต้องตรวจสอบอีกครั้ง] ในรายชื่อลูกศิษย์
- คอลัมน์ “ทำงานได้ด้วยตนเอง” ในบันทึกการดูของ SOP
เมื่อทำเวอร์ชันที่แก้ไขจนจบ เครื่องหมายจะหายไปโดยอัตโนมัติ ระดับจะไม่ถูกลดลงโดยอัตโนมัติ สำหรับ SOP ที่เกี่ยวข้องและการประเมินอัตโนมัติ ดูที่ การอัปเดตระดับทักษะอัตโนมัติจากการจบคอร์ส การได้รับใบรับรอง และบันทึกการปฏิบัติ SOP
ตั้งกำหนดเวลา
- เปิด [การตั้งค่าร่วม] ใน Skill Map แล้วเปิดแท็บ [การประเมินโดยอัตโนมัติ]
- ในกรอบ “เพิ่มจากบันทึก SOP ที่เกี่ยวข้อง” เลือกจำนวนวันใน “กำหนดเวลาการตรวจสอบอีกครั้งหลังการแก้ไข” (ไม่จำกัด หรือ 7, 14, 30, 60, 90 วันนับจากวันที่เผยแพร่)
- ครั้งแรกที่ตั้งจำนวนวัน จะมีการยืนยันขึ้นมา ตรวจสอบรายละเอียด แล้วกด [ตั้งตามจำนวนวันนี้]
- กำหนดเวลาจะนับจากวันถัดจากวันที่เผยแพร่เวอร์ชันที่แก้ไข เมื่อเลยกำหนด เครื่องหมายจะเป็นสีแดงและแสดงว่า “หมดอายุ”
- จำนวนวันของการแก้ไขแต่ละครั้งจะถูกกำหนดตามการตั้งค่า ณ เวลาที่เผยแพร่การแก้ไขนั้น การเปลี่ยนจำนวนวันภายหลังจะไม่เปลี่ยนกำหนดเวลาของการแก้ไขที่เผยแพร่ไปแล้ว (จำนวนวันที่เปลี่ยนจะใช้กับการแก้ไขที่จะเผยแพร่จากนี้)
- เฉพาะตอนตั้งจำนวนวันครั้งแรกเท่านั้น กำหนดเวลาที่นับจากวันที่เผยแพร่ของแต่ละครั้งจะถูกเพิ่มให้การแก้ไขที่เผยแพร่ไปก่อนหน้านั้นด้วย กำหนดเวลาที่เลยไปแล้วจะแสดง “หมดอายุ” ทันที และแม้จะเปลี่ยนจำนวนวันหรือตั้งเป็น “ไม่จำกัด” ภายหลัง กำหนดเวลาเหล่านี้ก็จะไม่เปลี่ยน
- เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลทีมเท่านั้นที่ตั้งได้
บันทึกการฝึกอบรมซ้ำและการยกเว้นจากการตรวจสอบซ้ำ
เมื่อคุณได้แจ้งการเปลี่ยนแปลงผ่านการอ่านทบทวนร่วมกันหรือ OJT หรือเมื่อไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ (เช่น ผู้นั้นไม่ได้รับมอบหมายงานนี้แล้ว) ผู้รับผิดชอบการพัฒนาหรือผู้ดูแลสามารถบันทึกการดำเนินการสำหรับแต่ละคนได้ เมื่อบันทึกแล้ว เครื่องหมาย “ยังไม่ได้ดำเนินการหลังการแก้ไข” ของบุคคลนั้นสำหรับ SOP นั้นจะหายไปจากทุกหน้าจอ และอีเมลแจ้งกำหนดเวลาจะหยุดส่ง
- กด [การดำเนินการตรวจสอบซ้ำ] ในตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้
- รายชื่อลูกศิษย์
- คอลัมน์ “ทำงานได้ด้วยตนเอง” ของ SOP ที่เกี่ยวข้องใน รายละเอียดทักษะ (เปิดจากเซลล์ใน Skill Map หรือจากแถวทักษะในหน้าส่วนตัว)
- คอลัมน์ “ทำงานได้ด้วยตนเอง” ในบันทึกการดูของ SOP (สำหรับผู้บริหาร)
- สำหรับแต่ละ SOP เลือก [เสร็จแล้ว (ฝึกอบรมซ้ำผ่านการอ่านทบทวนร่วมกัน OJT ฯลฯ)] หรือ [ยกเว้นจากการตรวจสอบซ้ำ] และใส่ความคิดเห็นถ้าจำเป็น (เช่น อ่านทบทวนการเปลี่ยนแปลงร่วมกันเมื่อวันที่ 10/20)
- กด [บันทึก]
- ผู้ที่บันทึกได้คือผู้รับผิดชอบการพัฒนาของทักษะนั้นและผู้ดูแลที่เปลี่ยนการประเมินของบุคคลนั้นได้ ตัวบุคคลเองไม่สามารถบันทึกของตนเองได้
- บันทึกที่บันทึกไว้แล้วสามารถเลิกทำได้โดยผู้ที่บันทึกไว้หรือผู้ดูแล เมื่อเลิกทำแล้ว เครื่องหมายจะกลับมาแสดง และการเลิกทำนั้นก็จะถูกเก็บไว้ในบันทึกด้วย
- การบันทึกการดำเนินการจะไม่เปลี่ยนระดับทักษะ
ตั้งให้การแก้ไขไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ (ไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ)
การแก้ไขที่ไม่เปลี่ยนเนื้อหา เช่น การแก้คำพิมพ์ผิด สามารถตั้งเป็น “ไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ” ได้ เมื่อเผยแพร่เวอร์ชันที่ตั้งเป็น “ไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ” จะไม่มีเครื่องหมาย “ยังไม่ได้ดำเนินการหลังการแก้ไข” หรือกำหนดเวลาปรากฏสำหรับเวอร์ชันนั้น (เครื่องหมายและกำหนดเวลาของการแก้ไขก่อนหน้ายังคงอยู่)
เลือกตอนขออนุมัติหรือเผยแพร่
ในหน้าจอที่คุณขออนุมัติการแก้ไขเวอร์ชันนั้น หรือเผยแพร่โดยไม่ผ่านการอนุมัติ ให้เลือก [ไม่ต้องให้ตรวจสอบซ้ำในการแก้ไขครั้งนี้ (เช่น แก้คำพิมพ์ผิด)] ภายใต้ “การตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไข”
- ในขั้นตอนการอนุมัติ ผู้ร่างจะเป็นผู้เลือก และผู้อนุมัติจะตรวจสอบการเลือกนั้น หากไม่ถูกต้อง ให้ปฏิเสธและแจ้งผู้ร่าง
- เมื่อเผยแพร่โดยไม่ผ่านการอนุมัติ จะใช้เฉพาะการเลือกของเจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือผู้ดูแลกลุ่มเท่านั้น
เปลี่ยนหลังเผยแพร่
ในข้อมูลการเผยแพร่บนหน้าแก้ไข SOP ให้เปิด [ดูประวัติการปรับปรุง] แล้วกด [ตั้งเป็นไม่ต้องตรวจสอบซ้ำ] ในคอลัมน์ “การตรวจสอบซ้ำ” ของเวอร์ชันนั้น หากต้องการยกเลิก ให้ทำจากคอลัมน์เดียวกัน ผู้ที่ดำเนินการได้มีเฉพาะเจ้าของ ผู้ดูแลทีม หรือผู้ดูแลกลุ่มที่แก้ไข SOP นั้นได้
ส่งการแจ้งเตือนกำหนดเวลาทางอีเมล
เมื่อเปิด [ส่งการแจ้งเตือนกำหนดเวลาทางอีเมล] ในแท็บ [การประเมินโดยอัตโนมัติ] ประมาณ 8 โมงเช้าทุกวัน อีเมลจะถูกส่งไปยังผู้ที่ยังไม่ได้ทำเวอร์ชันที่แก้ไข ตอนแรกจะปิดอยู่
- ถึงตัวบุคคล: 3 วันก่อนกำหนด 1 วันก่อนกำหนด และวันถัดจากกำหนด (ครั้งเดียว ภายใน 7 วันหลังเลยกำหนด) รายการของวันเดียวกันจะรวมอยู่ในอีเมลฉบับเดียว
- ถึงผู้รับผิดชอบการพัฒนา: อีเมลหนึ่งฉบับในวันถัดจากกำหนด รวมลูกศิษย์ทุกคนที่ยังไม่ได้ทำ
- เฉพาะการแก้ไขที่มีกำหนดเวลาเท่านั้นที่อยู่ในขอบเขต จะไม่ส่งถึงผู้ที่มีบันทึกเสร็จแล้วหรือยกเว้นจากการตรวจสอบซ้ำ ผู้ที่ทำเวอร์ชันใหม่จนจบ ผู้ที่ถูกซ่อนใน Skill Map ผู้ที่มีการตั้งทักษะนั้นให้ถูกยกเว้น หรือผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกของกลุ่ม
ส่งออกบันทึกการตรวจสอบซ้ำเป็น Excel
เปิด [บันทึกการดู] ของ SOP แล้วกด [บันทึกการตรวจสอบซ้ำ] ที่อยู่เหนือตาราง [กลุ่มและผู้ใช้] ปุ่มนี้จะแสดงใน SOP ที่มีเวอร์ชันที่แก้ไข (สำหรับผู้บริหารเท่านั้น แพ็กเกจ Pro และ Enterprise)
- แผ่นงาน “บันทึกการตรวจสอบซ้ำ”: เรียงตามผู้ที่ทำเวอร์ชันก่อนหน้าจนจบ แสดงสถานะ ยังไม่ได้ดำเนินการ หมดอายุ เสร็จแล้ว (ทำเวอร์ชันใหม่ หรือการดำเนินการที่บุคคลบันทึกไว้) และ ยกเว้นจากการตรวจสอบซ้ำ
- แผ่นงาน “บันทึกการดำเนินการตรวจสอบซ้ำ”: แสดงบันทึกการดำเนินการทั้งหมดที่เก็บไว้สำหรับ SOP นี้ข้ามทุกเวอร์ชัน (รวมถึงบันทึกที่เลิกทำแล้ว)
ส่งออกได้เฉพาะข้อมูลของบุคคลที่คุณดูบันทึกการดูได้ การส่งออกเป็นไปตามการตั้งค่าสิทธิ์ “ส่งออกบันทึกการดู, แบบตรวจสอบ” ของทีม
คำถามที่พบบ่อย
Q. เมื่อเลยกำหนดแล้ว ระดับทักษะจะลดลงหรือไม่?
A. ไม่ลดลง เครื่องหมายและกำหนดเวลามีไว้เพื่อหาผู้ที่ยังไม่ได้ทำการตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไขเท่านั้น
Q. ฉันเปลี่ยนจำนวนวันแล้ว แต่กำหนดเวลาของการแก้ไขก่อนหน้าไม่เปลี่ยน
A. จำนวนวันถูกกำหนดตามการตั้งค่าที่มีผล ณ เวลาที่เผยแพร่การแก้ไข จำนวนวันที่เปลี่ยนจะใช้กับการแก้ไขที่จะเผยแพร่จากนี้
Q. แขก (guest) ก็มีเครื่องหมายด้วยหรือไม่?
A. ปัจจุบันแขกไม่อยู่ในขอบเขตการตรวจสอบซ้ำหลังการแก้ไข สำหรับแขก จะไม่แสดงสิ่งต่อไปนี้: เครื่องหมาย การดำเนินการ ไฟล์ Excel ของบันทึก หรืออีเมลกำหนดเวลา