| Nhóm chung (một Nhóm) | Nhóm riêng (các Nhóm riêng biệt) | |
| Lợi ích |
•Có thể thêm tài khoản để tiết kiệm chi phí (đặc biệt với Enterprise, giá sẽ rẻ hơn và được áp dụng chiết khấu khối lượng) •Dễ dàng triển khai SOP toàn công ty, chia sẻ kiến thức. Cũng dễ dàng thực hiện các cuộc triển khai toàn công ty. |
•Quản lý người dùng trở nên dễ dàng hơn •Cài đặt phạm vi chia sẻ cho SOP trở nên đơn giản hơn |
| Nhược điểm | Quản lý người dùng trở nên phức tạp (vì nhiều tổ chức sẽ sử dụng hệ thống, bạn cần phải quyết định rõ ràng ai có quyền quản trị. Quản trị viên có thể truy cập tất cả dữ liệu theo thiết kế). |
•Không thể triển khai chéo SOP hoặc kiến thức chung (nó sẽ bị hạn chế trong từng tổ chức). Không phù hợp cho các cuộc triển khai toàn công ty. •Tổng chi phí sẽ cao hơn so với sử dụng một Nhóm |
Dựa trên những điều trên, nếu các tổ chức thuộc cùng một công ty, hãy sử dụng một Nhóm. Nếu chúng là các công ty khác nhau, sẽ an toàn hơn khi sử dụng các Nhóm riêng biệt.
Quyết định lựa chọn cách nào
Chọn tùy chọn áp dụng cho nhiều mục sau nhất. Lưu ý rằng các SOP đã tạo không thể được di chuyển sang Nhóm khác, vì vậy hãy xác nhận trước khi bắt đầu hoạt động.
Danh sách kiểm tra để gộp vào một Nhóm
- Mỗi công ty hoặc địa điểm muốn tạo và sửa đổi SOP cùng nhau
- Muốn triển khai chéo SOP toàn công ty và chia sẻ kiến thức
- Muốn xem trạng thái xem toàn công ty và tình trạng đào tạo trong một báo cáo duy nhất
- Không vấn đề nếu nhân viên từ một công ty có thể xem tất cả SOP từ các công ty khác (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm có thể truy cập tất cả các Thư mục trong Nhóm)
- Chi phí có thể được một công ty chi trả hoặc chia tách nội bộ
- Một bộ phận quản trị được chỉ định có thể xử lý việc thêm, chuyển và loại bỏ người dùng cho tất cả các công ty
Danh sách kiểm tra cho việc sử dụng các Nhóm riêng biệt
- Muốn ngăn chặn các công ty khác xem SOP theo công ty hoặc nhà máy
- Muốn phân bổ chi phí riêng lẻ theo ngân sách của mỗi công ty
- Muốn quản trị viên của mỗi công ty chỉ quản lý phạm vi của chính họ
- Nội dung và quy tắc vận hành SOP khác nhau đáng kể giữa các tổ chức
- Các SOP chia sẻ là tối thiểu, và chỉ xem là đủ
- Muốn thay đổi cài đặt bảo mật (giới hạn địa chỉ IP, chính sách mật khẩu, v.v.) theo tổ chức
Điều quan trọng cần biết trước khi quyết định
- Các SOP và tư liệu video đã tạo không thể được di chuyển sang Nhóm khác. Nếu bạn sau này cần tách biệt hoặc gộp, bạn không thể chuyển nội dung hiện có.
- Nếu gộp vào một Nhóm, bạn sẽ cần tính năng Nhóm để tách khả năng hiển thị theo công ty hoặc địa điểm. Các gói Free và Lite không thể tạo Nhóm, vì vậy cần có gói Core trở lên.
- Ngay cả khi các Nhóm được tách biệt, nếu bạn mời họ làm Khách vào Nhóm khác, họ có thể xem các Thư mục ở cấp độ Thư mục (gói Core trở lên). Tuy nhiên, Khách chỉ có thể xem; không thể chỉnh sửa cộng tác.
- Nhân viên có nhiều vai trò hoặc quản trị viên văn phòng trung ương có thể thuộc nhiều Nhóm dưới cùng một tài khoản và chuyển đổi giữa chúng.