Phần khó hơn không phải là tạo SOP Video — mà là khiến nhóm của bạn thực sự sử dụng chúng. Đặc biệt khi bạn bắt đầu từ đầu không có hướng dẫn nào, làm sai có thể biến các video của bạn thành "một tập hợp mà không ai xem". SOP Video không phải chỉ là tài liệu tham khảo; chúng là một hệ thống bạn xây dựng vào quy trình công việc của mình.

Dưới đây là những mẹo thực tế để SOP Video bám rễ vào tổ chức, theo thứ tự bạn nên thực hiện.

① Bắt đầu nhỏ — đừng nhắm đến sự hoàn hảo ngay (chỉ 3 video)

Nếu bạn cố gắng xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh ngay từ ngày đầu tiên, bạn sẽ bị kẹt. Bắt đầu với chỉ 3 video về các chủ đề có xu hướng đạt được kết quả:

• 3 câu hỏi được hỏi phổ biến nhất
• Công việc mà những người mới luôn gặp khó khăn
• Công việc thường có nhiều sai sót

Hãy coi nó như một thử nghiệm, không phải một lần ra mắt đầy đủ.

② Nhận chủ đề video từ những gì nhóm thực sự cần

Bạn không phải tự mình tìm ra điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Bạn không cần bắt đầu với một cuộc kiểm toán kỹ năng nặng nề.

Sử dụng tính năng "SOP mong muốn" của Dive. Nó cho phép nhóm của bạn đăng những gì họ cần: "Tôi muốn một SOP Video cho nhiệm vụ này" hoặc "Tôi gặp khó khăn ở đây." Mọi người — những người mới, Người dùng chỉ xem, thậm chí những Khách mời — đều có thể đăng. Mọi người có thể thêm phiếu bầu của họ vào các yêu cầu họ cũng cần, vì vậy bạn luôn biết những gì được mong muốn nhất.

• Các thành viên nhóm có thể đăng những gì họ cần hoặc nơi họ bị lúng túng, ngay khi nó xảy ra
• Các video bạn tạo phù hợp với nhu cầu thực tế — được ưu tiên theo số người muốn — vì vậy ít công việc bị lãng phí
• Khi bạn hoàn thành một video trả lời một yêu cầu, người đăng nó sẽ nhận được thông báo "Đã trả lời"

Xây dựng từ những gì sàn công trường thực sự cần sẽ giảm bớt các video không sử dụng. Để biết cách sử dụng tính năng này, hãy xem Cách dùng SOP mong muốn (Sổ ghi chép ý tưởng).

③ Tạo một câu chuyện thành công trước tiên

Đừng cố gắng triển khai cho mọi người cùng một lúc — bạn sẽ thất bại. Chọn một người: ai đó sẵn sàng thử những điều mới, một thành viên nhóm trẻ tuổi, ai đó háo hức muốn phát triển. Hãy để họ sử dụng nó một cách nghiêm túc và xem kết quả.

"Tôi xem video và học cách thực hiện công việc nhanh hơn rất nhiều." Khi những người khác thấy thành công đó, nó lan rộng nhanh hơn bất kỳ thông báo nào.

④ Đừng để một người làm tất cả công việc quay (xây dựng văn hóa ghi hình)

Điều đó được tốt nếu người chạy việc triển khai tạo các video đầu tiên. Nhưng nếu nó chỉ là một người, nó chết. Mục tiêu là điều này:

• Chủ công việc tự quay các video của họ
• Một văn hóa "nếu chúng tôi cải thiện công việc, chúng tôi sẽ quay lại video"
• Mọi người xem video là tài sản công ty

Thủ thuật là làm cho việc ghi hình dễ dàng nhất có thể (video smartphone hoặc chụp màn hình là đủ) và chỉ cần để mọi người tải lên khi xong — không có rắc rối.

⑤ Xây dựng xem video vào quy trình công việc của bạn (làm cho nó "đáng xem")

Lý do lớn nhất video không được sử dụng là mọi người không phải xem chúng.

❌ "Nếu bạn không chắc chắn, hãy xem video" → Không ai xem

⭕ "Kiểm tra video trước khi bạn hỏi một câu hỏi"
⭕ "Đào tạo bắt đầu bằng cách xem video"
⭕ "Xem video, sau đó thực hành"

Nói ngắn gọn, video cần phải là một phần của cách công việc được thực hiện.

Dive sử dụng AI để giảm bớt công việc ghi hình và chỉnh sửa. Bạn không cần phải quay những clip ngắn và ghép chúng lại với nhau. Quay một video dài của toàn bộ quy trình, và AI sẽ chia nhỏ nó theo bước. AI cũng viết tiêu đề bước và mô tả dựa trên những gì được hiển thị và những gì đang được nói. Hãy thử nó.